Comment gérer la paie internationale pour les employés au Royaume-Uni (mise à jour 2023)

Étape 1 : s'inscrire en tant qu'employeur sur le portail HMRC

Si vous décidez de créer votre propre entité au Royaume-Uni plutôt que de faire appel à une EPS (voir ci-dessous), voici les étapes à suivre.

Avant de pouvoir embaucher et rémunérer des salariés au Royaume-Uni, vous devez vous enregistrer en tant qu'employeur. Vous pouvez le faire via le portail de la page His Majesty's Revenue and Customs (HMRC) sur le site web gov.uk. Le HMRC est le service du gouvernement britannique chargé de collecter les impôts et autres recettes auprès des employeurs au Royaume-Uni.

Vous devez remplir la demande et vous enregistrer en tant qu'employeur avant le premier jour de paie de vos employés. Toutefois, il existe des délais particuliers à respecter.

• Le HMRC ne traitera que les demandes des employeurs qui ont l'intention d'embaucher et de rémunérer des salariés dans les deux mois à venir.
• De même, il ne tiendra pas compte des enregistrements portant sur les années fiscales à venir, et non sur l'année en cours.
• Enfin, il faut compter entre cinq et quinze jours ouvrables pour recevoir le numéro de référence PAYE (Pay-As-You-Earn) et la référence du bureau des comptes PAYE dont vous avez besoin.

Qu'est-ce que la rémunération à l'acte ?

En termes simples, le système PAYE permet au gouvernement britannique de collecter des impôts sur les salaires des employés. Grâce à votre numéro de référence, le HMRC suit votre entreprise et s'assure que vous et votre personnel payez le montant correct d'impôt et d'assurance nationale chaque jour de paie.

Puis-je utiliser une EPS à la place ?

Oui, vous pouvez tout à fait faire appel à une entreprise de portage salarial (EPS) au lieu d'essayer d'implanter vous-même une succursale indépendante de votre entreprise au Royaume-Uni. En fait, de nombreuses entreprises qui décident d'opérer au Royaume-Uni font appel à des EPS tels que Rippling pour gérer les salaires, les avantages sociaux et les questions de conformité internationale. La gestion des questions fiscales complexes et des lois imposées par le HMRC aux entreprises étrangères représente une charge administrative considérable, et la plupart des petites entreprises n'ont ni le temps ni les ressources nécessaires pour s'en charger.

Mieux encore, lorsque vous utilisez Rippling, vous n'avez pas besoin de changer de système au fur et à mesure de l'expansion de votre entreprise. L'EPS de Rippling est construit au-dessus de nos rails de paie natifs, ce qui signifie que le moment venu, vous pouvez passer de notre EPS à Global Payroll par le biais de vos propres entités en quelques minutes.

Voir Rippling Global EPS

Quelles sont les informations dont j'ai besoin pour m'inscrire en tant qu'employeur auprès du HMRC ?

Lorsque vous vous préparez à vous inscrire auprès du HMRC pour obtenir un numéro de référence PAYE, assurez-vous d'avoir les informations suivantes à portée de main :

• Votre nom, adresse, adresse email, et numéro de téléphone
• Le type d'entreprise que vous allez gérer au Royaume-Uni
• Le nombre d'employés que vous avez l'intention d'embaucher
• La date à laquelle vous voulez être enregistré et recevoir un numéro de référence PAYE (généralement, les employeurs choisissent par défaut, qui est « aujourd'hui »)
• La date à laquelle vous prévoyez que le jour de paie commence
• Un numéro d'assurance nationale associé à l'un des directeurs de l'entreprise

Qu'est-ce qu'un numéro d'assurance nationale et comment l'obtenir ?

Toute personne vivant et travaillant au Royaume-Uni possède un numéro d'assurance nationale. Ce numéro permet au HMRC de s'assurer que les impôts et les cotisations d'assurance nationale que vous payez sont correctement enregistrés sous vos données personnelles, et non sous celles de quelqu'un d'autre.

Il est nécessaire qu'au moins un membre haut placé de votre entreprise, tel qu'un directeur, possède un numéro d'assurance nationale pour pouvoir s'enregistrer en tant qu'entité commerciale au Royaume-Uni.

Si aucun membre de votre organisation n'a de numéro d'assurance nationale, vous devrez en demander un sur le site web du gouvernement britannique. Vous trouverez le lien de demande ici.

Vous n'avez pas besoin d'une longue liste de documents ou d'informations pour demander un numéro d'assurance nationale ; la chose la plus importante à faire est de prouver votre identité. Pour les citoyens américains, un passeport valide suffit. Vous voudrez peut-être avoir votre carte de sécurité sociale ou votre permis de conduire à portée de main (ou, si vous êtes déjà résident britannique en prévision de la gestion de votre entreprise depuis le Royaume-Uni, votre permis de séjour biométrique, ou BRP), juste au cas où l'application vous demanderait d'autres preuves de votre identité.

Avec Rippling, vous pouvez embaucher et payer vos employés britanniques par l'une ou l'autre méthode :

• Rippling propose un système de paie global et natif, qui vous permet de payer les employés qui travaillent au Royaume-Uni et dans le monde entier en un seul cycle de paie.
• Nous disposons également de notre propre service EPS, qui vous permet d'embaucher et de payer des employés au Royaume-Uni même si vous n'avez pas créé d'entité dans ce pays.

Voir Rippling

Étape 2 : choisir une solution logicielle globale de gestion de la paie

Tout d'abord, il est essentiel de comprendre les deux types de solutions de gestion de la paie internationale : les entreprises de traitement de la paie internationale et les agrégateurs de paie internationale. Vous pouvez en savoir plus sur ces deux types de solutions dans notre guide.

• Les sociétés de traitement de la paie internationale, comme Rippling, traitent votre paie, transmettent les fonds, calculent et déclarent les impôts dans chaque pays à l'aide de leur propre logiciel. En d'autres termes, les prestataires de services de paie internationaux vous permettent de payer vos employés internationaux aussi facilement que vos employés locaux : en un seul cycle de paie.
• Les agrégateurs de paie mondiaux, comme Deel et Papaya Global, regroupent des fournisseurs de paie locaux dans chaque pays et leur transmettent manuellement vos fichiers de paie. Ils présentent de nombreuses limites : Vous êtes obligé de soumettre les salaires jusqu'à 30 jours à l'avance. Vous ne pouvez pas suivre et synchroniser automatiquement le temps des employés dans le même système.

N'oubliez pas : les agrégateurs de paie ne peuvent pas traiter la paie des entreprises qui utilisent leurs propres entités. Mais avec les fournisseurs de services de paie internationaux natifs, comme Rippling, vous n'aurez pas à changer de système au fur et à mesure que vous évoluerez. Vous pouvez transférer des employés de notre EPS vers votre propre entité locale, sans avoir à démanteler et à remplacer des systèmes pour y parvenir.

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Étape 3 : déterminer le statut d'emploi de vos prestataires

Avant d'intégrer de nouveaux travailleurs et de commencer à établir les fiches de paie, assurez-vous que les membres de l'équipe que vous embauchez sont bien considérés comme des salariés, et non comme des prestataires indépendants. Faites également attention au langage que vous utilisez lorsque vous remplissez des documents, que vous intégrez les membres de l'équipe dans le système ou que vous émettez des fiches de paie. Le gouvernement britannique n'utilise pas les mots "employé", "travailleur" et "prestataire indépendant" de manière interchangeable.

Voici un bref aperçu des définitions de chaque mot pour vous aider à comprendre ce qu'ils signifient pour les employeurs au Royaume-Uni :

• L'employé : cette personne a signé un contrat de travail avec vous et bénéficie des droits accordés à une personne travaillant à temps plein pour une entreprise.
• Le prestataire indépendant : il s'agit d'un travailleur indépendant..
• Le travailleur : cette personne n'est pas un "employé", mais elle n'est pas non plus un prestataire indépendant. Elle a probablement signé un contrat temporaire écrit (ou même verbal) avec une entreprise pour travailler pour elle pendant une période déterminée, mais elle n'est pas propriétaire de sa propre entreprise et ne peut pas être officiellement qualifiée d'"indépendante".

Il est essentiel de classer correctement les membres de votre équipe pour éviter d'enfreindre les lois sur la fiscalité, les salaires et l'emploi, et le HMRC prend très au sérieux les conséquences d'une classification erronée. Non seulement vous serez condamné à une amende pour avoir mal classé un membre de votre équipe, mais vous pourriez même faire l'objet d'une action en justice.

Les législateurs britanniques en matière d'emploi ont établi des critères spécifiques pour vous aider à déterminer si un membre de votre équipe est un employé, un travailleur ou un prestataire indépendant. Les listes couvrent des questions telles que

• La réciprocité de l'obligation : il s'agit de savoir s'il existe un engagement contraignant pour l'entreprise d'offrir du travail et pour le consultant d'en fournir.
• Le service personnel : Un employé est tenu de fournir ses services personnellement et, s'il a le droit de nommer un remplaçant, ce droit est généralement assorti d'une réserve laissée à la discrétion de l'employeur.
• Le contrôle : le degré de contrôle que l'entité employeuse exerce sur les horaires et le lieu de travail d'un travailleur.
• Les autres activités : le travailleur peut-il exercer d'autres activités en dehors de l'entité qui l'emploie et, dans l'affirmative, dans quelle mesure ?
• La rémunération et les avantages sociaux : un employé recevra un montant fixe à une date de paiement régulière en fonction de ses heures de travail et indépendamment des objectifs de performance ou de l'achèvement du projet.
• L'intégration : le degré d'implication d'un travailleur dans l'entreprise et sa gestion et la manière dont il est perçu par les tiers.
• Les installations et les équipements : un prestataire indépendant fournit généralement son propre équipement et son propre matériel pour effectuer les services, tandis qu'un employé compte sur son employeur pour les lui fournir.
• Le risque financier : quelle partie est responsable de toute perte découlant de l'accord. Un salarié sera payé même s'il n'y a pas assez de travail pour l'occuper et n'assumera aucun risque financier en travaillant pour l'employeur.
• La fiscalité : la partie qui assume la responsabilité des impôts découlant de l'engagement. Un prestataire indépendant sera responsable du paiement de son propre impôt sur le revenu et de ses cotisations de sécurité sociale, alors que l'employeur devra s'en acquitter dans le cas de ses employés.

Les listes sont nombreuses et leur incroyable degré de spécificité vous permettra d'éviter plus facilement les problèmes qui se posent lorsque les classifications sont trop vagues.

Étape 4 : recueillir les informations de vos employés pour la paie

Une fois que vous vous êtes inscrit auprès du HMRC, que vous avez reçu votre numéro de référence PAYE et d'autres informations pertinentes pour vous établir en tant qu'employeur au Royaume-Uni, vous devez collecter les informations suivantes auprès de vos employés afin de pouvoir les inscrire sur la liste de paie :

• Nom, date de naissance et date de début avec votre entreprise
• Numéro d'assurance nationale
• Le nombre d'heures de travail hebdomadaires qu'ils effectueront régulièrement
• La fréquence à laquelle ils seront payés
• Le montant des prêts étudiants qu'ils doivent rembourser, le cas échéant
• Catégorie d'assurance nationale
• Le code fiscal de l'employé

Les membres de l'équipe qui ont occupé des emplois où ils étaient classés comme "employés" en vertu du droit du travail britannique peuvent vérifier leur formulaire P45 s'ils ne sont pas sûrs de leur numéro d'assurance nationale ou du montant de leur prêt étudiant. Pour plus d'informations sur les catégories d'assurance nationale, qui sont des lettres aidant les employeurs à déterminer le montant de leurs cotisations et de celles de l'employé lors de la gestion des salaires, consultez le site web du gouvernement britannique.

Étape 5 : fixer le salaire de l'employé en livres sterling

Quel que soit le siège de votre entreprise, lorsque vous embauchez des salariés britanniques, vous devez les rémunérer en livres sterling (GBP). Fixer le salaire du salarié en GBP dans son contrat de travail est le meilleur moyen de s'assurer qu'il recevra toujours le même montant, quel que soit le taux de change.

Avec Rippling, vous pouvez payer tout le monde en livres sterling, en quelques minutes, sans attendre les transferts ou la conversion.

Étape n°6 : exécuter la paie

Vous disposez d'une entité (la vôtre ou celle d'une EPS), vous avez mis en place votre système global de gestion des salaires et vous vous êtes assuré que vos salariés sont correctement classés au regard de la législation britannique.

Il est temps d'effectuer la paie ! Voici un aperçu du fonctionnement du système de paie mondial de Rippling :

Étape 7 : déclarer vos impôts auprès de l'administration fiscale britannique (HMRC)

Une fois que vous avez embauché des salariés, que vous les avez inscrits sur votre liste de paie et que vous vous êtes inscrit au régime PAYE, vous devez vous acquitter de certaines obligations au cours de chaque mois d'imposition. Au Royaume-Uni, les mois d'imposition vont du 6 d'un mois (par exemple, le 6 mai) au 5 du mois suivant (donc, dans cet exemple, le 5 juin).

Ce système complexe de paiement des impôts comporte deux parties. Nous allons les passer en revue ci-dessous, étape par étape.

Le jour de paie ou avant

La première partie se déroule le jour de la paie ou avant. Chaque fois que vous payez des employés, vous devez effectuer les opérations suivantes :

• Enregistrer leur salaire et toute autre rémunération, telle que les primes ou les commissions, qu'ils recevront
• Calculer les retenues qui seront effectuées sur leur salaire pour les impôts, l'assurance nationale, les prêts étudiants (le cas échéant) et les cotisations de retraite
• Déterminer le montant que vous, en tant qu'employeur, devez verser à l'assurance nationale en fonction de leur salaire (vous devez payer l'assurance nationale sur tout salaire supérieur à 242 livres sterling par semaine).
• Générer la fiche de paie correcte pour chaque employé, qui reflète le salaire qu'il recevra moins les retenues effectuées.
• Envoyer un Full Payment Submission (FPS) au HMRC.

Le premier jour du mois fiscal

La deuxième partie de vos responsabilités commence le premier jour du mois d'imposition, le 6. Le HMRC vous indiquera le montant des impôts que vous devez au plus tard le 12 de chaque mois ; vous trouverez ces informations sur son portail en ligne.

Si vous avez droit à une réduction du montant que vous devez au HMRC, vous devez envoyer à l'agence un résumé de paiement pour l'emploi (Employment Payment Summary - EPS) avant le 19. Si vous êtes en retard, vous ne pourrez pas demander de réduction, même si vous y avez droit.

Le HMRC a des délais très courts pour le paiement des impôts. Vous devez vous connecter à votre compte en ligne HMRC et payer le montant que vous devez avant le 22 du mois. En cas de retard, vous recevrez un avis et une amende.

Vous trouverez des liens vers l'EPS et d'autres formulaires, ainsi que les délais exacts, sur le site web du gouvernement britannique.

Rippling peut réduire votre charge de travail en calculant et en déclarant automatiquement vos impôts au Royaume-Uni.

Voir Rippling

Questions fréquemment posées sur la gestion des salaires au Royaume-Uni

Qu'est-ce que l'impôt sur les salaires au Royaume-Uni ?

Au Royaume-Uni, les employeurs sont tenus de déduire l'impôt sur le revenu, les cotisations à l'assurance nationale, les remboursements de prêts étudiants (le cas échéant) et les cotisations de retraite du salaire de leurs employés à temps plein.

Les montants que vous déduisez du salaire de chaque employé dépendent de facteurs tels que le lieu de résidence et la catégorie d'assurance nationale à laquelle il appartient. Le Pays de Galles et l'Écosse ont des taux d'imposition sur le revenu différents de ceux de l'Irlande du Nord et de l'Angleterre. Vous trouverez les taux et les seuils pour l'année fiscale 2023/24 ici.

Quelles sont les pénalités pour retard de paiement des impôts au Royaume-Uni ?

Si vous ne payez pas vos impôts à temps, le HMRC pénalisera votre entreprise. Le montant de l'amende dépend de la durée exacte du retard. Si vous avez un jour de retard, vous devrez payer une amende de 100 livres sterling ; si vous avez trois mois de retard, vous devrez payer le même montant. Au bout de six mois, le HMRC évalue le montant des impôts que vous devez et vous facture ce montant, majoré de 10 % des impôts impayés. Le HMRC ajoute encore 10 % si 12 mois se sont écoulés et que vous n'avez pas déposé de déclaration.

L'agence pénalise également les récidivistes : L'amende de 100 £ passe à 500 £ si vous êtes en retard trois fois de suite.

Quel est le salaire moyen des employés au Royaume-Uni ?

Selon l'Office of National Statistics, en janvier 2023, le salaire hebdomadaire régulier moyen était de 589 livres sterling.

Qu'est-ce que le salaire minimum vital au Royaume-Uni ?

Le salaire national de subsistance, c'est-à-dire le salaire minimum national qui doit être versé à toutes les personnes employées âgées de 23 ans et plus, est de 10,42 livres sterling à compter du 1er avril 2023. Le taux change le premier jour du mois d'avril de chaque année, il convient donc de le vérifier chaque année.

Quel est le coût de la gestion des salaires au Royaume-Uni ?

Le coût exact de la gestion de la paie au Royaume-Uni dépend de plusieurs facteurs, notamment du nombre de salariés et de la gestion complète ou partielle de la paie. Le coût est également influencé par les fonctionnalités que vous souhaitez pour le service. Par exemple, si vous souhaitez que le prestataire inscrive automatiquement vos salariés à des plans de retraite et les gère, vous devez être prêt à payer davantage.

Le montant total sera également influencé par les frais d'installation, les frais de génération de rapports et le fait que vous souhaitiez ou non intégrer des services de ressources humaines dans le progiciel.

Puis-je gérer manuellement la paie de mes employés au Royaume-Uni ?

Certains propriétaires de petites entreprises préfèrent gérer eux-mêmes les fiches de paie afin de réduire leurs frais généraux. Cependant, la gestion de la paie est un processus qui prend du temps et qui ne fera qu'augmenter au fur et à mesure que votre entreprise se développera. Si vous vous en chargez seul, il y a des risques potentiels à prendre en compte, comme par exemple

• La conformité : La gestion manuelle de la paie au Royaume-Uni, sans utiliser de logiciel de paie natif, vous expose à des risques d'erreurs et d'omissions manuelles, qui peuvent entraîner de lourdes pénalités. Rippling se charge pour vous du travail de mise en conformité, y compris de l'application du National Living Wage et du prélèvement du montant correct de l'impôt sur le revenu et de l'impôt sur la sécurité sociale.
• La sécurité : Le traitement manuel des salaires au Royaume-Uni peut présenter des risques pour la sécurité, en particulier si vous utilisez des feuilles de calcul ou des documents papier. Cela augmente le risque de perte, de vol ou d'utilisation abusive d'informations sensibles sur les employés.

Rippling synchronise toutes les données RH de votre entreprise avec la paie, de sorte que vous n'ayez jamais à utiliser une calculatrice ou à saisir manuellement des données, telles que les heures et les déductions salariales. Rippling prend également en charge vos tâches fiscales et de conformité, de l'assurance nationale à l'impôt sur le revenu en passant par les cotisations aux régimes de retraite professionnels. De plus, nous sommes un prestataire de services de paie agréé par le département des impôts et des douanes de Sa Majesté (His Majesty's Revenue and Customs).

Comment rémunérer les travailleurs indépendants au Royaume-Uni ?

• Tout d'abord, assurez-vous que vous classez correctement cette personne en tant que prestataire indépendant (vous pouvez utiliser l'outil gratuit d'analyse de la classification des travailleurs de Rippling).
• Ensuite, convenez des modalités de paiement avec le prestataire : le taux horaire ou le taux par projet, la cadence de paiement et la méthode de paiement (dépôt direct, portefeuille virtuel, etc.).
• Recueillez les informations relatives à la paie, notamment le nom, la date de naissance, les coordonnées et les informations sur le compte bancaire.
• Utilisez le logiciel de paie que vous avez choisi pour payer le prestataire en livres sterling. Avec Rippling, vous pouvez payer les prestataires et les employés en livres sterling, en un seul cycle de paie, sans attendre les transferts ou la conversion.

N'oubliez pas : Lorsque vous embauchez un travailleur indépendant au Royaume-Uni, vous n'êtes pas tenu de déduire les impôts et les assurances de son salaire - c'est lui qui s'en charge. Vous ne devez donc pas payer les prestataires indépendants par l'intermédiaire du système PAYE du HMRC. Veillez simplement à tenir un registre précis des informations relatives à l'emploi et à la paie de ces personnes et à les classer correctement.

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Rippling et ses filiales ne fournissent pas de conseils fiscaux, légaux ou comptables. Ce matériel a été préparé à des fins d'information uniquement, et n'est pas destiné à fournir, et ne doit pas être invoqué pour, des conseils fiscaux, légaux ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, légaux et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction liée.