Qu'est-ce qui est mieux pour mon entreprise : créer une entité ou embaucher via une EPS ?

À mesure que votre entreprise se développe, vous pouvez trouver de nombreuses raisons d'embaucher des salariés à l'étranger, notamment pour trouver des talents spécialisés, pénétrer de nouveaux marchés ou remédier à une pénurie de travailleurs qualifiés. Lorsque vous embauchez un salarié à l'étranger, deux options s'offrent à vous : créer une entité juridique ou faire appel à une entreprise de portage salarial (EPS).

Décider entre les deux peut être difficile. Mais dans cet article, nous couvrons les avantages des deux et comment chacun se rapporte à l'intégration, aux taxes, et à la compliance, pour que vous puissiez prendre une décision éclairée qui s'aligne avec les besoins de votre entreprise. 

Créer une entité

Lors de l'expansion sur de nouveaux marchés, la méthode traditionnelle pour embaucher des employés est d'établir une entité juridique dans cet emplacement. Cependant, ce processus peut être long ; jusqu'à six mois (sinon plus).

Établir une entité juridique peut également être coûteux. Les équipes juridiques et RH peuvent épuiser des ressources significatives à naviguer les lois locales sur l'emploi, le travail et les taxes. Il y a aussi le temps et l'argent dépensés pour nommer un directeur local, ouvrir un compte bancaire local, et mettre en place la paie, les frais d'enregistrement, et tout ce qui se trouve entre les deux.

Il existe de nombreux types différents d'entités juridiques, telles que les bureaux de représentation, les succursales, et les filiales, et différents pays peuvent avoir des exigences différentes pour chacun. Cependant, créer une entité juridique à l'étranger implique généralement certaines des exigences suivantes :

• Choisir la structure commerciale correcte pour vous (par exemple, la plupart des sociétés visent une société à responsabilité limitée privée)
• S'enregistrer auprès du gouvernement local
• Ouvrir un compte bancaire dans le pays
• S'enregistrer et mettre en place un identifiant fiscal pour soumettre les taxes sur les salaires
• Nommer un ou des directeurs locaux
• Identifier les avantages sociaux obligatoires à offrir aux nouvelles recrues
• Trouver un service tiers pour gérer la paie, les taxes, et les papiers des employés

Les avantages et inconvénients d'une entité juridique

Les entités juridiques ont de nombreux avantages, particulièrement lors de l'expansion de vos opérations dans des pays étrangers de manière plus permanente, mais il y a aussi quelques inconvénients à entreprendre le travail de créer une entité juridique à l'étranger.

Embaucher à travers une EPS

Une entreprise de portage salarial (EPS) est une entreprise qui embauche des employés au nom d'une autre entreprise, éliminant le besoin de créer une entité juridique ou d'enregistrer une entreprise. Cela permet aux entreprises d'élargir rapidement et à moindre coût dans de nouveaux marchés sans faire un engagement immédiat à long terme. Les entreprises peuvent minimiser leur risque de conformité à l'étranger en utilisant une EPS, qui peut vous aider à naviguer dans les lois locales sur le travail sans avoir à apprendre tous les tenants et les aboutissants vous-même.

Voici ce qu'une EPS peut prendre en charge :

• Conformité. De la classification des travailleurs aux lois sur le travail concernant l'intégration, les heures de travail, les contrats d'emploi, et les prestataires indépendants, une EPS reste à jour sur les lois locales, donc vous n'avez pas à le faire. 
• Complexité de la paie et des taxes. Lorsque vous embauchez par l'intermédiaire d'une EPS, c'est à ce dernier qu'il incombe de rémunérer correctement l'employé et de calculer et de déclarer les impôts corrects pour chaque paie. Vous n'êtes jamais laissé dans l'incertitude si les taux d'imposition changent.
• Gestion locale des avantages sociaux. Chaque pays a des avantages sociaux obligatoires différents qui doivent être offerts aux employés, et ne pas les offrir et votre entreprise peut faire face à des pénalités. De l'assurance maladie aux congés payés, une EPS vous aide à rester en conformité avec les exigences locales en matière d'avantages sociaux.
• Licenciement. Saviez-vous que dans certains pays, des indemnités de licenciement et des périodes de préavis sont requises lors du licenciement ? Une EPS peut s'occuper de ces détails en fonction des lois locales et vous aider à gérer votre licenciement correctement. Avec Rippling, vous pouvez également déconnecter vos employés de toutes les applications de l'entreprise et des comptes e-mails et garder un inventaire des appareils. 

Avantages et inconvénients d'une EPS

Il y a de nombreux avantages clés à se développer sur de nouveaux marchés avec une EPS, mais avant de vous lancer, sachez aussi qu'une entreprise de portage salarial a quelques inconvénients.

Comparaison des coûts

Pour illustrer les différences entre utiliser une EPS et établir votre propre entité légale, regardons les deux options en action. Supposons que votre entreprise souhaite se développer en Inde. 

Naviguer dans le droit du travail en Inde peut être particulièrement difficile. Quelques exemples :

• Lorsque vous créez une entité commerciale en Inde, vous devez faire apostiller des documents, un long processus qui implique de les faire notarier en personne, puis d'envoyer les formulaires notariés au gouvernement de votre État, qui se chargera de "notariser la notarisation" avant que vous ne puissiez envoyer les documents en Inde.
• La mise en conformité en Inde peut être pénible. Prenons l'exemple de la procédure d'obtention d'un certificat de signature numérique (DSC), nécessaire pour signer des documents en Inde : la personne qui obtient le DSC doit participer à un appel vidéo chronométré et suivre des instructions strictes, notamment recevoir et lire à haute voix des codes provenant de son numéro de téléphone portable et de son adresse électronique, tout en montrant son passeport et son permis de conduire à côté de son visage. Après avoir enregistré et soumis l'appel vidéo, elle doit passer un appel vocal de suivi pour télé-vérifier les informations relatives à son DSC et répondre à toutes les questions que l'opérateur peut se poser sur son identité.
• Les entreprises étrangères doivent obligatoirement nommer un directeur résident en Inde si elles souhaitent créer une filiale, une coentreprise ou une succursale dans le pays. Cela signifie qu'il faut compter sur l'un de vos premiers employés pour le faire, car il est difficile de le révoquer par la suite.
• Les salariés indiens disposent de différents minima statutaires en matière de droits à congés acquis, en fonction de l'état dans lequel ils vivent.
• L'Inde a également adopté de nouvelles règles sur la manière dont les employeurs doivent protéger les données personnelles de leurs employés.

Ce ne sont là que quelques-unes des nuances à considérer avant d'établir une entité légale dans le pays. 

En tant qu'employeur, c'est votre responsabilité de connaître et de respecter toutes les lois et réglementations dans chaque pays où vous faites des affaires. Lorsque vous choisissez entre une EPS ou la mise en place de votre propre entité, voici une ventilation des considérations dont vous devez tenir compte :

Mettre en place une entité légale à l'étranger est un processus long et coûteux. Mais grâce aux entités EPS de Rippling, vous pouvez commencer à embaucher des employés et des prestataires en Inde, et partout dans le monde, rapidement, en conformité, et pour une fraction du coût. Voir Rippling.

Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, comptables ou juridiques. Ce matériel a été préparé à des fins d'information seulement, et n'est pas destiné à fournir, et ne devrait pas être utilisé pour, des conseils fiscaux, légaux ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans des activités ou transactions liées.