Comment embaucher des employés en Australie via une entreprise de portage salarial (EPS) [Guide 2024]

Les plateformes RH globales tout-en-un, comme Rippling, vous permettent d'embaucher, de payer et de gérer des employés et des sous-traitants dans le monde entier. Elles sont également des "processeurs de paie", ce qui signifie qu'elles traitent votre paie, transmettent les fonds, calculent et déclarent les impôts dans chaque pays à l'aide de leur propre logiciel. Cela vous permet de gérer et d'automatiser l'ensemble du parcours de l'employé en un seul endroit, dans le monde entier.

La plupart des plateformes EPS ne sont pas des SIRH (systèmes d'information sur les ressources humaines). Elles ont été conçues dans le but précis d'embaucher et de payer des personnes au niveau international. Elles regroupent des prestataires de services de paie locaux dans chaque pays et leur transmettent manuellement vos fichiers de paie. Cette approche comporte de nombreuses limites.

Embauchez des employés en Australie en 90 secondes avec Rippling

Normalement, la création d'une société à l'étranger est un processus long et coûteux. Mais grâce aux entités de Rippling EPS, vous pouvez commencer à embaucher et à travailler avec des personnes à l'étranger rapidement et en toute conformité. Voir Rippling.

Étape 3 : comment embaucher et intégrer vos employés australiens

Une fois que vous avez choisi une EPS qui opère en Australie, vous pouvez commencer le processus d'intégration en recueillant les informations suivantes auprès de vos nouveaux employés :

• Nom (correspondant au compte où vous déposerez leur salaire).
• Date de naissance et date d'embauche.
• Informations de contact, y compris leur adresse postale en Australie.
• Informations bancaires.
• Montant à payer en dollars australiens (y compris les bonus).
• Les formulaires de déclaration du numéro de dossier fiscal (TFN), que chaque employé doit remplir pour déterminer les retenues à la source.

Ensuite, vous devez envoyer un contrat de travail qui décrit les conditions de travail clés. Une EPS peut automatiquement localiser et distribuer les contrats de travail. Chaque personne embauchée en Australie disposera d'un contrat conforme à la législation, avec les exigences légales en matière de périodes d'essai, d'horaires de travail, de salaire minimum national, de couverture des indemnités modernes, d'avantages sociaux, et de politiques de licenciement telles que les indemnités de départ et les délais de préavis.

Rippling EPS signale automatiquement les politiques de congé de maladie non conformes et vous indique comment y remédier. Si vous souhaitez accorder plus de congés à vos employés pour les aligner sur les politiques en vigueur dans d'autres pays, vous pouvez également le faire. Voir Rippling.

Étape 4 : exécuter la paie

Pour le guide de A à Z sur la paie à l'international, lisez notre guide complet sur l'exécution de la paie internationale pour les employés en Australie.

Une fois que vous avez collecté les informations d'une nouvelle recrue et que les deux parties ont signé des contrats de travail, une EPS paiera vos employés australiens en AUD, tout en retenant les impôts légalement requis sur les salaires. Il s'agit des cotisations pour :

• Les fonds de pensions de retraite
• Les impôts sur le revenu
• L'assurance maladie (si applicable)
• Les impôts sur la paie
• L'assurance contre les accidents du travail

N'oubliez pas que de nombreuses sociétés EPS sont des agrégateurs de paie, ce qui signifie qu'elles paient les employés via l'intermédiaire de fournisseurs tiers. Cela se traduit par des délais de traitement plus longs et des maux de tête lorsqu'il s'agit de gérer des employés internationaux dans le cadre d'un même système.

Rippling EPS, en revanche, simplifie l'emploi international en utilisant un logiciel de paie natif pour envoyer les fonds et gérer les impôts, ce qui vous permet de payer les employés australiens en même temps que votre main-d'œuvre locale, le tout en un seul cycle de paie.

Voici un aperçu du fonctionnement du système de paie mondiale en un clic de Rippling :

Questions fréquentes sur l'embauche via une EPS en Australie

Combien coûte une EPS ?

Les EPS utilisent généralement l'une des deux structures de tarification suivantes :

• Les frais mensuels fixes par employé
• Le pourcentage de la masse salariale plus les taxes applicables

Les deux méthodes peuvent également s'accompagner de divers frais administratifs, de frais d'intégration et d'autres coûts liés à des fonctions supplémentaires.

N'oubliez pas que vous n'êtes pas obligé d'utiliser une EPS pour l'ensemble de votre personnel. Si vous souhaitez segmenter son utilisation, vous ne serez facturé que pour les employés que vous embauchez par l'intermédiaire d'une EPS.

Quelle est la différence entre une EPS et une PEO ?

Une organisation professionnelle d'employeurs (PEO) co-emploie le personnel d'une entreprise et fournit des services administratifs tels que le paiement des employés, la gestion de la conformité et la déclaration des charges sociales. L'entreprise et le PEO sont conjointement responsables de la main-d'œuvre. Toutefois, une PEO ne vous permet pas d'embaucher dans d'autres pays où vous n'avez pas créé d'entité locale.
Une EPS, en revanche, est le seul employeur légal de la partie de votre main-d'œuvre pour laquelle vous l'utilisez, et assume toutes les responsabilités qui y sont associées. Une EPS permet aux entreprises de travailler avec des employés dans d'autres pays sans avoir à créer une entité juridique.

Une EPS protège-t-elle vos informations sensibles et confidentielles ?

Si l'externalisation de la gestion des salaires auprès d'une EPS peut vous faire gagner du temps et vous épargner des risques de non-conformité, le partage de vos données avec des entreprises qui font appel à des fournisseurs tiers vous expose à des violations de données dues à des téléchargements manuels.

Vous devriez rechercher des EPS qui priorisent la protection des données, incluant :

• La conformité avec les réglementations en matière de protection de la vie privée en vigueur dans les différents pays.
• L'infrastructure sécurisée et entretenue 24 heures sur 24.
• Un personnel soigneusement sélectionné.

Vous pouvez également conclure un accord de traitement des données (ATD) avec un service de paie qui impose des pratiques saines en matière de protection de la vie privée et assure une protection juridique.

Une EPS aide-t-elle à remplir les déclarations fiscales australiennes ?

Une EPS peut calculer et déclarer automatiquement vos impôts en Australie. Rippling, par exemple, est un prestataire de services de paie agréé par l'ATO. Pour le compte de votre entreprise, il peut distribuer et soumettre des formulaires qui décrivent les retenues à la source pour :

• L'impôt sur le revenu
• L'impôt sur les salaires
• La pension retraite
• L'impôt sur les avantages sociaux
• Les prélèvements sur l'assurance-maladie

Quelles sont les prestations obligatoires pour les salariés australiens ?

La loi australienne sur le travail équitable (Fair Work Act) de 2009 définit les normes nationales d'emploi (NES) qui fixent les conditions de travail minimales pour les employés australiens. Les prestations légales comprennent :

• La pension retraite (connue en Australie sous le nom de superannuation)
• 20 jours de congés annuels payés
• Un congé personnel (pour les congés de maladie et les congés pour les aidants)
• Un congé pour violences familiales et domestiques (type de congé confidentiel)
• Un congé parental non rémunéré (y compris le congé de paternité et de maternité)
• Un congé de compassion
• Un congé pour services communautaires (services d'urgence et fonctions de juré)
• Un congé d'ancienneté
• Medicare (système d'assurance maladie publique de l'Australie)
• Les jours fériés
• L'indemnisation des travailleurs

Bien que ces avantages soient obligatoires pour tous les employés australiens, les taux de rémunération et les conditions exactes varient en fonction du "Modern Award" du travailleur, qui fixe des exigences différentes en fonction du secteur et de la catégorie d'emploi.

Pour plus d'informations sur les avantages sociaux obligatoires des employés en Australie, lisez notre guide complet.

Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, légaux ou comptables. Ce matériel a été préparé à des fins d'information uniquement, et n'est pas destiné à fournir, et ne doit pas être utilisé pour des conseils fiscaux, légaux, ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, légaux et comptables avant de vous engager dans des activités ou transactions liées.