Comment embaucher des employés au Royaume-Uni via une entreprise de portage salarial (EPS) [2023 Guide]

Publié

May 2, 2024

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Embaucher au Royaume-Uni ? Le Royaume-Uni est un excellent choix pour les entreprises cherchant à s'étendre à l'international en raison de son environnement favorable aux affaires et de son large vivier de talents divers et hautement qualifiés. Un autre avantage : la langue principale est l'anglais, ce qui en fait un choix populaire pour les entreprises du monde entier, en particulier celles basées aux États-Unis et au Canada.

Les employeurs étrangers peuvent commencer leur expansion en embauchant des prestataires britanniques et en envoyant des paiements internationaux. Cependant, si vous souhaitez embaucher des employés à temps plein, vous devrez soit établir une entité légale au Royaume-Uni, soit embaucher par le biais d'une EPS.

Alors que Companies House, l'agence gouvernementale qui tient le registre des entreprises au Royaume-Uni, a rendu le processus d'inscription des entreprises relativement simplifié par rapport à d'autres pays, une fois que vous avez établi votre entreprise, vous aurez besoin d'une connaissance intime des lois sur l'emploi et les impôts au Royaume-Uni. Une erreur peut facilement vous attirer les foudres de l'administration fiscale et douanière de Sa Majesté (HMRC).

Alternativement, vous pouvez utiliser une entreprise de portage salarial (EPS), qui gère la paie, les impôts et les considérations de conformité britanniques. Grâce aux entités de Rippling EPS, vous pouvez commencer à embaucher et travailler avec des employés au Royaume-Uni rapidement et en conformité.

Voici un guide étape par étape pour embaucher par le biais d'une EPS au Royaume-Uni.

Étape par étape : comment embaucher par le biais d'une EPS au Royaume-Uni

Étape 1 : décider entre une EPS au Royaume-Uni et une entité légale

Devriez-vous embaucher des employés au Royaume-Uni par le biais d'une EPS ou passer par le processus de mise en place de votre propre entité ? La réponse à cette question dépend en grande partie des ressources de votre entreprise (y compris le temps et l'argent), de sa taille et de ses plans d'expansion.

Entité légale au Royaume-Uni. Si vous décidez de suivre cette voie, vous devrez vous inscrire auprès des autorités locales, vous renseigner sur le régime de rémunération à la tâche et vous inscrire à la PAYE, déterminer si vous êtes automatiquement assujetti à l'impôt sur les sociétés et consulter des experts locaux pour vous assurer que vous êtes en conformité avec la législation britannique en matière de fiscalité et de droit du travail.
EPS au Royaume-Uni. Une EPS est un service tiers qui agit en tant qu'employeur pour le compte d'une entreprise, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de créer votre propre entité. En plus de vous permettre d'embaucher des salariés britanniques à temps plein, les EPS se chargent de toutes les formalités juridiques nécessaires pour se conformer à la législation britannique en matière de paie, de contrats et d'avantages sociaux. Les services d'EPS comprennent également le calcul et la retenue des impôts, l'intégration des employés et la gestion des salaires.

Les avantages et inconvénients des EPS par rapport à la mise en place d'une entité légale

EPS

Entités légales

Le coût et la mise en œuvre

✔ Moins de temps à consacrer à la mise en place.

✔ Vous pouvez commencer à embaucher en quelques jours au lieu de plusieurs mois.

✘ Les coûts augmentent au fur et à mesure que le nombre d'employés s'accroît.

✘ L'inscription doit se faire au bon moment : Vous ne pouvez pas vous inscrire plus de deux mois avant d'avoir l'intention de payer les employés.

✔ Plus rentable une fois que vous avez embauché suffisamment d'employés dans un pays étranger.

L'embauche

✔ Mise en place rapide de nouvelles embauches, souvent dans un délai de 1 à 14 jours, selon le fournisseur.

✔ Soutien à l'expansion à grande échelle sur un nouveau marché.

La conformité

✔ Gère pour vous l'ensemble de votre travail de conformité, prend en charge la responsabilité et fournit des contrats de travail localisés.

✘ Ne peut pas adapter certaines politiques et autres processus RH/juridiques aux besoins de votre entreprise.

✘ Nécessite une connaissance approfondie des lois et réglementations fiscales locales et des ressources juridiques internes, car votre entreprise est responsable de toutes les infractions légales et de conformité.

✔ Peut adapter certaines politiques et autres processus RH/juridiques aux besoins de votre entreprise.

La paie et les avantages sociaux

✔ Paye et assure rapidement vos employés dans le monde entier.

✔ Les impôts sont déclarés pour vous.

✘ Vous devez suivre manuellement les déductions statutaires et les droits des employés pour chaque embauche.

Étape 2 : comment choisir la meilleure EPS pour votre entreprise ?

Plusieurs EPS sur le marché, dont Deel, Papaya Global et Rippling, peuvent vous aider à embaucher, payer et gérer les employés britanniques. Avant de choisir une plateforme, vous devez tenir compte des services dont vous aurez besoin et de l'ampleur de la croissance que vous prévoyez pour votre présence mondiale en matière de recrutement.

Voici comment le Rippling EPS se compare à Deel au Royaume-Uni :

Prestataire

Employé

Paie mondiale

✔

Administration des avantages sociaux

✔

✘

Recrutement et suivi des candidats

✔

✘

Gestion de l'apprentissage

✔

✘

Gestion du temps et des présences

✔

✘

La plupart des plateformes EPS ne sont pas des systèmes d'informations sur les ressources humaines (SIRH). Elles ont été construites dans le but précis d'embaucher et de payer des gens à l'international. Elles agrègent les fournisseurs de paie locaux dans chaque pays et transmettent manuellement vos fichiers de paie à ceux-ci. Cette approche comporte de nombreuses limites.

Plateformes RH mondiales tout-en-un

La plupart des plateformes EPS

Intégrer des nouvelles recrues

90 secondes

2-4 jours

Temps de traitement de la paie

<5 jours

2-4 semaines

Rapports personnalisés

✔

✘

Intégré avec tous les outils RH, IT, et finance dont vous avez besoin pour gérer votre entreprise

✔

✘

Embaucher des employés au Royaume-Uni en 90 secondes avec Rippling

Normalement, la création d'une société à l'étranger est un processus long et coûteux. Mais grâce aux entités de Rippling EPS, vous pouvez commencer à embaucher et à travailler avec des personnes à l'étranger rapidement et en toute conformité. Voir Rippling.

Étape 3 : comment embaucher et intégrer vos employés au Royaume-Uni

Vous avez sélectionné une EPS qui fonctionne au Royaume-Uni. Maintenant, il est temps de commencer le processus d'intégration pour vos nouveaux employés.

Tout d'abord, assurez-vous que chaque nouvel employé a le droit légal de travailler au Royaume-Uni. Il peut prouver son droit de travailler en vous fournissant une copie de son passeport ou d'un visa approprié, ou en démontrant qu'il est citoyen de Grande-Bretagne, de l'UE ou de Suisse. Veillez à verser une copie du document fourni au dossier de l'employé : la loi britannique l'exige.

Si vous sautez cette étape et embauchez une personne qui travaille au Royaume-Uni illégalement, même si elle a falsifié ses documents et que vous n'avez pas été complice de cette activité, votre entreprise peut se voir infliger une amende colossale de 20 000 livres sterling par employé, et vous risquez même jusqu'à cinq ans de prison, en plus de voir le nom de votre entreprise publié par les services de l'immigration.

Ensuite, vous devez informer l'HMRC que vous avez embauché quelqu'un de nouveau et mettre en place votre employé dans le régime de PAYE pour assurer que les montants corrects de taxes et d'assurance nationale sont déduits de leurs chèques de paie. Vous aurez besoin des informations suivantes de votre employé pour compléter cette étape :

Le nom
La date de naissance, l'adresse et le genre de l'employé
La date d'entrée en fonction
Le dernier jour de travail dans l'emploi précédent
La numéro d'assurance nationale
Le code fiscal existant
Le statut de la déduction des prêts étudiants
Le total du salaire et des cotisations fiscales pour l'année en cours

Beaucoup de ces informations peuvent provenir du P45 de l'employé, qui est un formulaire qu'un employeur est obligé de fournir lorsque un employé part. Son principal but est de montrer combien en taxes l'employé a payé, ainsi que leur salaire annuel, pour l'année. L'étape suivante est de fournir à votre employé un contrat de travail, une lettre d'offre formelle qui décrit les conditions clés de travail. Une EPS peut localiser et distribuer automatiquement les accords d'emploi. Chaque embauche au Royaume-Uni aura un contrat conforme à la loi offrant des exigences statutaires pour les périodes d'essai, les heures de travail, le salaire minimum, les avantages sociaux, et les politiques de licenciement comme l'indemnité de licenciement et les périodes de préavis.

Par exemple : supposons que vous embauchiez un salarié au Royaume-Uni. Outre la collecte de son P45 et le prélèvement des montants corrects d'impôt et d'assurance nationale sur son salaire, vous devez comprendre vos propres responsabilités en tant qu'employeur.

Au Royaume-Uni, les employeurs sont tenus de verser 15,05 % sur tous les salaires supérieurs à 179 livres par mois au titre de la cotisation à l'assurance nationale, de payer un impôt supplémentaire sur les prestations et d'inscrire automatiquement chaque salarié au régime de retraite de l'entreprise (cotisation minimale de 3 % pour l'employeur et de 5 % pour l'employé). S'il s'avère que vous ou votre employé ne cotisez pas suffisamment et ne respectez pas la législation fiscale britannique, c'est à vous, et non à l'employé, qu'il incombe de payer la différence à l'administration fiscale britannique (HMRC).

Une dernière remarque : il ne faut pas croire que, parce que deux employés se trouvent au Royaume-Uni, ils auront la même tranche d'imposition. Les tranches d'imposition diffèrent entre l'Écosse, le Pays de Galles, l'Angleterre et l'Irlande du Nord.

Rippling EPS signale automatiquement les politiques de congé maladie non conformes et vous indique comment les corriger. Si vous souhaitez donner à vos employés plus de congés pour correspondre aux politiques dans d'autres pays, vous pouvez le faire également. Voir Rippling.

Étape 4 : exécuter la paie

Pour tout savoir sur la paie globale, lisez notre guide pour exécuter la paie globale pour les employés au Royaume-Uni.

Une fois que vous avez recueilli les informations relatives à un nouvel employé et que les deux parties ont signé le contrat de travail, une EPS paiera vos employés britanniques en livres sterling, tout en retenant les impôts légalement requis sur les salaires. Il s'agit notamment de :

L'assurance Nationale
L'impôt sur le revenu
Le régime de retraite

N'oubliez pas que de nombreuses sociétés EPS sont des agrégateurs de paie, ce qui signifie qu'elles paient leurs employés par l'intermédiaire de fournisseurs tiers. Cela se traduit par des délais de traitement plus longs et des maux de tête lorsqu'il s'agit de gérer des employés internationaux dans le cadre d'un même système.

Rippling EPS, en revanche, simplifie l'emploi mondial en utilisant un logiciel de paie natif pour envoyer les fonds et gérer les impôts, ce qui vous permet de payer les employés britanniques en même temps que vos employés locaux, le tout en un seul cycle de paie.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu du fonctionnement du système de paie mondial en un clic de Rippling :

La prochaine étape est de fournir à votre employé un contrat de travail, une lettre d'offre formelle qui décrit les conditions clés de travail. Une EPS peut automatiquement localiser et distribuer les contrats de travail. Toute personne embauchée au Royaume-Uni disposera d'un contrat conforme à la législation, qui énonce les exigences légales en matière de période d'essai, d'horaires de travail, de salaire minimum, d'avantages sociaux, et de politiques de licenciement telles que les indemnités de départ et les délais de préavis.

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Questions fréquemment posées sur l'embauche via une EPS au Royaume-Uni

Combien coûte une EPS ?

En général, vous pouvez opter pour l'une des deux structures de tarification suivantes :

Un montant mensuel fixe par employé.
Un pourcentage de la masse salariale plus les taxes applicables.

Quelle que soit la méthode choisie, vous devrez également payer des frais administratifs, des frais d'intégration et le coût de toute fonction supplémentaire que vous souhaiteriez ajouter.

Vous n'êtes pas obligé d'utiliser une EPS pour tous vos salariés. Vous pouvez choisir de le mettre en œuvre pour une partie de votre personnel et vous ne serez facturé que pour les salariés employés par l'intermédiaire de l'EPS.

Quelle est la différence entre une EPS et une PEO ?

Une organisation employeur professionnelle (PEO) fonctionne comme un co-employeur de votre personnel. Elle s'occupe des tâches administratives telles que le paiement des salariés, le respect des règles et la déclaration des salaires. Votre entreprise et la PEO seront conjointement responsables de vos employés. Toutefois, si vous travaillez avec une PEO, vous ne pouvez pas embaucher de salariés dans d'autres pays où vous n'avez pas enregistré d'entité locale.

Une EPS est le seul employeur des employés pour lesquels vous l'utilisez. Elle assume toutes les responsabilités liées à l'embauche de salariés et vous permet de recruter des travailleurs dans des pays où vous n'avez pas enregistré d'entité locale.

Une EPS protège-t-elle vos informations sensibles et confidentielles ?

Oui et non. Vous devez toujours être conscient que lorsque vous partagez vos données avec un tiers, vous prenez des risques supplémentaires d'être exposé à des violations de données.
Cela dit, certaines EPS accordent la priorité à la protection des données. Ils prennent des mesures supplémentaires pour garantir la sécurité, notamment :

La conformité avec les réglementations en matière de protection de la vie privée en vigueur dans les différents pays.
Une infrastructure sécurisée faisant l'objet d'une maintenance constante.
Un personnel informatique soigneusement sélectionné.

Pour plus de sécurité, établissez un accord sur le traitement des données (DPA) avec un service de paie. Cet accord vous protège en cas de problèmes juridiques et oblige l'entreprise à prendre de bonnes mesures de sécurité.

Une EPS aide-t-elle à remplir les déclarations fiscales au Royaume-Uni ?

Une EPS peut calculer et déclarer automatiquement vos impôts au Royaume-Uni. Rippling, par exemple, est un prestataire de services de paie agréé par le HMRC. Pour le compte de votre entreprise, il peut inscrire vos employés au régime PAYE britannique et s'assurer que les montants corrects d'impôts sont déduits de leurs salaires. Il s'agit notamment de :

L'assurance nationale
L'impôt sur le revenu
Le régime de retraite

Quels sont les avantages sociaux obligatoires pour les employés au Royaume-Uni ?

Les employés au Royaume-Uni ont droit aux avantages sociaux suivants :

Une pension de travail
Le congé de maladie légal
L'indemnité légale de maladie
Le congé légal de maternité, paternité, parental,parental partagé et rémunération, et congé d'adoption
Les congés annuels
L'indemnités légale de licenciement (selon l'ancienneté).

Pour plus d'informations sur les avantages sociaux obligatoires au Royaume-Uni, lisez notre guide complet.

Quels sont les coûts pour l'employeur d'un salarié à temps plein au Royaume-Uni ?

Les employeurs sont chargés de déduire l'assurance nationale du salaire de leurs employés. Les cotisations des employés dépendent de leur salaire et vont de 0 % à 13,8 %.

Les salariés doivent également payer l'impôt sur le revenu. Les taux pour 2023/24 sont indiqués ci-dessous :

Taux de base (revenus inférieurs à 50 270 £)

20%

Taux supérieur (revenus compris entre 50 271 £ et 125 140 £)

40%

Taux supplémentaire (revenus supérieurs à 125 140 £)

45%

Veuillez utiliser ce lien pour consulter les taux et seuils pour l'Écosse.