Comment embaucher des employés au Canada via une entreprise de portage salarial (EPS) [Guide 2023]

Vous souhaitez embaucher au Canada ? Les employeurs étrangers désireux de profiter de la main-d'œuvre qualifiée du pays peuvent commencer par embaucher des sous-traitants canadiens et effectuer des paiements internationaux. Mais si vous souhaitez vous développer et embaucher des salariés à temps plein, vous devrez créer une entité juridique ou embaucher par l'intermédiaire d'une EPS.

L'enregistrement d'une entité juridique peut prendre des mois. Une fois établie, elle nécessite une connaissance des lois canadiennes complexes en matière d'emploi, qui varient selon les provinces et les territoires. Tout faux pas peut entraîner des amendes et des poursuites judiciaires de la part de l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Sinon, vous pouvez utiliser une entreprise de portage salarial (EPS), qui s'occupe de la paie, de la fiscalité et de la conformité au Canada. Grâce aux entités de Rippling EPS, vous pouvez commencer à embaucher et à travailler avec des employés au Canada rapidement et en toute conformité.

Voici un guide étape par étape pour l'embauche par l'intermédiaire d'une EPS au Canada.

Étape par étape : comment embaucher via une entreprise de portage salarial au Canada

Étape n°1 : choisir entre une EPS canadienne et une entité légale

Devriez-vous embaucher des employés canadiens par l'intermédiaire d'une EPS, ou créer votre propre entité ? Cela dépend des ressources, de la taille de votre entreprise et de vos plans de développement.

• Entité légale au Canada. La création de zéro d'une entité juridique nécessite généralement l'enregistrement auprès des autorités locales, l'ouverture d'un compte bancaire local et la consultation d'experts locaux pour s'assurer du respect des lois fiscales et du droit du travail.
• EPS canadienne. Une EPS est un service tiers qui agit en tant qu'employeur pour le compte d'une entreprise, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de créer votre propre entité. En plus de vous permettre d'embaucher des employés canadiens à temps plein, les EPS s'occupent de toutes les exigences juridiques liées au respect des lois canadiennes en matière de paie, de contrats et d'avantages sociaux. Les services d'une EPS comprennent également le calcul et la retenue des impôts, l'intégration et la gestion des employés, ainsi que la gestion de la paie.

L'enregistrement d'une entité juridique peut prendre des mois. Une fois établie, elle nécessite une connaissance des lois canadiennes complexes en matière d'emploi, qui varient selon les provinces et les territoires. Tout faux pas peut entraîner des amendes et des poursuites judiciaires de la part de l'Agence du revenu du Canada (ARC).

Embauchez des employés au Canada en 90 secondes avec Rippling

Normalement, la création d'une société à l'étranger est un processus long et coûteux. Mais grâce aux entités de Rippling EPS, vous pouvez commencer à embaucher et à travailler avec des personnes à l'étranger rapidement et en toute conformité. Voir Rippling.

Étape 3 : comment embaucher et intégrer vos employés canadiens

Une fois que vous avez choisi une EPS qui travaille au Canada, vous pouvez commencer le processus d'intégration en recueillant les informations suivantes auprès de vos nouveaux employés :

• Nom (correspondant au compte où vous déposerez leur salaire).
• Date de naissance et date d'embauche.
• Coordonnées, y compris l'adresse postale au Canada.
• Numéro de sécurité sociale.
• Permis de travail (le cas échéant).
• Informations bancaires.
• Montant à être payé en dollars canadiens (CAD).
• Les formulaires TD1 remplis. Chaque employé à temps plein doit remplir une déclaration de crédits d'impôt personnels (formulaire TD1), et il devra en soumettre une nouvelle chaque fois qu'il apportera des modifications à ses crédits d'impôt personnels.

Ensuite, vous devez envoyer un contrat de travail qui décrit les principales conditions de travail. Une EPS peut automatiquement localiser et distribuer les contrats de travail. Chaque personne embauchée au Canada disposera d'un contrat conforme à la loi, avec les exigences légales en matière de période d'essai, d'heures de travail, de salaire minimum, d'avantages sociaux et de politiques de licenciement telles que les indemnités de départ et les délais de préavis.

Exemple : supposons que vous embauchiez au Canada deux salariés payés à l'heure qui vivent dans des provinces différentes et qui ont des obligations distinctes en matière de rémunération des heures supplémentaires.

Lorsque vous utilisez une EPS au Canada, elle génère des contrats de travail distincts pour tenir compte du fait que le résident de l'Ontario a droit à un salaire de base multiplié par 1,5 après 44 heures dans une semaine de travail, et que le résident de la Colombie-Britannique bénéficie du taux de rémunération des heures supplémentaires après huit heures dans une journée de travail.

Rippling EPS signale automatiquement les politiques de congé de maladie non conformes et vous indique comment y remédier. Si vous souhaitez accorder plus de congés à vos employés pour les aligner sur les politiques en vigueur dans d'autres pays, vous pouvez également le faire. Voir Rippling.

Étape 4 : exécuter la paie

Pour tout savoir sur la paie mondiale, lisez notre guide complet pour exécuter une paie internationale pour les employés au Canada.

Une fois que vous avez recueilli les informations relatives à un nouvel employé et que les deux parties ont signé le contrat de travail, une EPS paiera vos employés canadiens en dollars canadiens, tout en retenant les impôts légalement requis sur les salaires. Cela comprend :

• Les impôts fédéral et provincial sur le revenu
• Le régime de retraite du Canada (ou régime de rentes du Québec pour les résidents du Québec)
• L'assurance-emploi
• L'impôt sur la santé lié à l'emploi
• L'assurance contre les accidents du travail

N'oubliez pas que de nombreuses sociétés EPS sont des agrégateurs de paie, ce qui signifie qu'elles paient leurs employés par l'intermédiaire de fournisseurs tiers. Cela se traduit par des délais de traitement plus longs et des maux de tête lorsqu'il s'agit de gérer des employés internationaux dans le cadre d'un même système.

Rippling EPS, en revanche, simplifie l'emploi international en utilisant un logiciel de paie local pour envoyer les fonds et gérer les impôts, ce qui vous permet de payer les employés canadiens en même temps que vos employés locaux, le tout en un seul cycle de paie.

Vous trouverez ci-dessous un aperçu du fonctionnement du système de paie mondial en un clic de Rippling :

Questions fréquentes sur l'embauche via une EPS au Canada

Combien coûte une EPS ?

Les EOR utilisent généralement l'une des deux structures de tarification suivantes :

• Les frais mensuels fixes par employé
• Le pourcentage de la masse salariale plus les taxes applicables

Les deux méthodes peuvent également s'accompagner de divers frais administratifs, de frais d'intégration et d'autres coûts liés à des fonctions supplémentaires.

N'oubliez pas que vous n'avez pas besoin d'utiliser une EPS pour l'ensemble de votre personnel. Si vous souhaitez segmenter son utilisation, vous ne serez facturé que pour les employés que vous employez par l'intermédiaire de l'EPS.

Quelle est la différence entre une EPS et une PEO ?

Une organisation employeur professionnelle (PEO) co-emploie le personnel d'une entreprise et fournit des services administratifs tels que le paiement des employés, la gestion de la conformité et la déclaration des charges sociales. L'entreprise et la PEO sont conjointement responsables de la main-d'œuvre. Toutefois, une PEO ne vous permet pas d'embaucher dans d'autres pays où vous n'avez pas créé d'entité locale.

Une EPS, en revanche, est le seul employeur de la partie de votre main-d'œuvre pour laquelle vous l'utilisez, et assume toutes les responsabilités qui y sont associées. Une EPS permet aux entreprises de travailler avec des employés dans d'autres pays sans avoir à créer une entité juridique.

Une EPS protège-t-elle vos informations sensibles et confidentielles ?

Si l'externalisation de la gestion des salaires auprès d'une EPS peut vous faire gagner du temps et vous épargner des risques de non-conformité, le partage de vos données avec des entreprises qui font appel à des fournisseurs tiers vous expose à des violations de données dues à des téléchargements manuels.

Vous devriez rechercher des EPS qui priorisent la protection des données, incluant :

• La conformité avec les réglementations en matière de protection de la vie privée en vigueur dans les différents pays.
• Une infrastructure sécurisée avec une maintenance permanente.
• Un personnel soigneusement sélectionné.

Vous pouvez également conclure un accord de traitement des données (ATD) avec un service de paie qui impose des pratiques saines en matière de protection de la vie privée et assure une protection juridique.

Une EPS aide-t-elle à remplir les déclarations fiscales canadiennes ?

Une EPS peut calculer et déclarer automatiquement vos impôts au Canada. Rippling, par exemple, est un fournisseur de services de paie autorisé par l'ARC. Au nom de votre entreprise, il peut distribuer et soumettre les formulaires T4 qui décrivent :

• Le revenu total.
• Le revenu d'emploi.
• Les avantages sociaux imposables.
• L'impôt sur le revenu déduit.
• Les cotisations au régime de pensions du Canada (RPC) ou à des régimes de retraite régionaux comme le régime de rentes du Québec (RRQ).
• Cotisations à l'assurance-emploi (AE).

Quels sont les avantages sociaux obligatoires pour les employés canadiens ?

Les normes et réglementations canadiennes en matière d'emploi prévoient les prestations obligatoires suivantes pour les employés :

• La retraite
• Le congé maladie
• Le congé parental (y compris le congé de paternité et de maternité)
• Les autres congés protégés (tels que le congé pour obligations familiales et le congé de soignant)
• Le droit aux vacances (qui varient selon l'année de service)
• Les jours fériés
• L'indemnisation des travailleurs

Un régime de santé collectif n'est pas obligatoire, mais il est recommandé, et les prestations exactes varient d'une province à l'autre. En outre, toutes les provinces ne partagent pas les mêmes jours fériés. Par exemple, le jour du Souvenir est un jour férié en Alberta et en Colombie-Britannique, mais pas en Ontario.

Pour plus d'informations sur les avantages sociaux obligatoires au Canada, lisez notre guide complet.

Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce matériel a été préparé à des fins informatives uniquement, et n'est pas destiné à fournir, et ne doit pas être utilisé comme conseil fiscal, juridique ou comptable. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans des activités ou transactions connexes.