Comment embaucher des employés en Pologne via une entreprise de portage salarial (EPS) [Guide 2023]

Vous souhaitez recruter des employés en Pologne ? Les employeurs étrangers désireux d'exploiter la main-d'œuvre qualifiée du pays peuvent commencer par embaucher des sous-traitants polonais et effectuer des paiements internationaux. Mais si vous souhaitez vous développer et embaucher des salariés à temps plein, vous devez créer une entité juridique ou embaucher par l'intermédiaire d'une EPS.

L'enregistrement d'une entité juridique peut prendre des mois. Une fois établie, elle nécessite une connaissance des lois polonaises et européennes complexes en matière d'emploi. Tout faux pas peut entraîner des amendes et des poursuites judiciaires de la part de l'inspection nationale du travail polonaise, qui veille à l'application du code du travail polonais. Celui-ci couvre des domaines tels que les heures de travail et la semaine de travail, la rémunération, les conditions de travail, les vacances, les congés, les congés annuels, le licenciement, etc.

Sinon, vous pouvez utiliser une entreprise de portage salarial (EPS), qui gère la paie polonaise, les impôts et les questions de conformité.

Voici un guide étape par étape pour l'embauche par l'intermédiaire d'une EPS en Pologne.

Étape par étape : comment embaucher via une EPS en Pologne

Étape 1 : décider entre une EPS polonaise et une entité légale

Devriez-vous embaucher des employés polonais par l'intermédiaire d'une EPS ou créer votre propre entité ? Cela dépend des ressources de votre entreprise, de sa taille et de ses projets d'expansion.

• Entité juridique en Pologne. La création d'une entité juridique à partir de zéro nécessite généralement un enregistrement auprès des autorités locales, l'ouverture d'un compte bancaire local et la consultation d'experts locaux pour s'assurer de la conformité avec les lois polonaises en matière de fiscalité et de travail, y compris l'institution polonaise d'assurance sociale. L'inspection nationale du travail polonaise prend au sérieux toutes les plaintes relatives au travail. Ce processus comporte de nombreuses étapes et les erreurs peuvent entraîner des retards dans la mise en place de l'entreprise.
• EPS polonaise. Une EPS est un service tiers qui agit en tant qu'employeur pour le compte d'une entreprise, ce qui signifie que vous n'avez pas besoin de créer votre propre entité. En plus de vous permettre d'embaucher des employés polonais à temps plein, un service d'employeur officiel polonais peut s'occuper de toutes les exigences légales pour se conformer aux lois de l'UE et de la Pologne en matière de salaires, de contrats à durée déterminée et d'avantages sociaux. Les services de l'EPS comprennent également le calcul et la retenue des impôts au taux d'imposition approprié, l'intégration et la gestion des employés, ainsi que l'établissement des fiches de paie.

En 2023, plusieurs amendements ont été apportés au code du travail, notamment dans des domaines tels que le travail à distance, le contrôle de la sobriété, les nouveaux types de congés et les privilèges parentaux. Il est également important de se familiariser avec le fonds national de santé et l'Institut polonais d'assurance sociale (ZUS). Le ZUS réglemente les prestations par le biais d'un certain nombre de lois et de règlements. Il couvre de nombreux droits, notamment la maladie et les semaines de congé de maternité, l'incapacité de travail de longue durée, la pension de vieillesse, la couverture des accidents du travail, etc.

Étape 2 : comment choisir la meilleure EPS pour votre entreprise ?

Avant de choisir une plateforme, vous devez tenir compte des services dont vous aurez besoin et de l'ampleur de la croissance que vous prévoyez pour votre présence mondiale en matière d'embauche.

• L'EPS est-elle active dans les pays où vous devez embaucher ? C'est la première considération, et peut-être la plus évidente, à avoir lors du choix d'une EPS pour une expansion mondiale.
• L'EPS possède-t-elle ses propres entités dans les pays qu'il dessert ? Si l'EPS ne possède pas d'entités, cela signifie qu'elle travaille en partenariat avec un fournisseur local ou tiers.
• EPS protège-t-elle vos informations sensibles et confidentielles ? Il est essentiel que votre EPS mette en place les protections de données appropriées, ainsi qu'une technologie sécurisée qui élimine les divulgations potentielles d'informations privées.
• L'EPS propose-t-elle des solutions automatisées ? Vous pouvez rechercher une EPS qui automatise les tâches fastidieuses telles que l'intégration et l'adhésion aux avantages sociaux, ainsi que d'autres tâches courantes en matière de ressources humaines et de technologies de l'information.
• Quel est le modèle d'assistance de l'EPS ? Il est essentiel que votre EPS dispose d'un personnel d'assistance qui soit à la fois facile à contacter et expert dans les réglementations des pays dans lesquels vous recrutez.

Vous trouverez la liste de contrôle complète dans notre guide : qu'est-ce qu'une EPS ?

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Étape 3 : comment embaucher et intégrer vos employés polonais

Une fois que vous avez choisi une EPS qui fonctionne en Pologne, vous pouvez commencer le processus d'intégration en collectant les informations suivantes auprès de vos nouveaux employés :

• Nom (correspondant au compte où vous déposerez leur salaire).
• Date de naissance et date d'embauche
• Coordonnées, y compris leur adresse postale en Pologne.
• Informations de contact, y compris leur adresse postale en Pologne.
• Numéro d'identification personnel PESEL.
• Informations bancaires.
• Montant à payer en złoty polonais (PLN).
• ZUS ZUA : formulaire utilisé pour s'inscrire à la sécurité sociale.
• ZUS ZZA : formulaire pour les prestations de soins de santé de l'État.
• ZUS ZCNA : soins de santé pour les membres de la famille des travailleurs ou des indépendants.
• Informations sur la carte de santé polonaise (karty ubezpieczenia zdrowotnego ou KUZ).
• Examen médical.
• Les citoyens de l'UE/EEE n'ont pas besoin de permis de travail en Pologne.

Ensuite, vous devez envoyer un contrat de travail qui décrit les principales conditions de travail, telles que le type de travail, le poste, le lieu de travail, les horaires, la rémunération, la date de début du travail et la période d'essai ou de mise à l'épreuve. Le code du travail polonais exige des employeurs qu'ils informent les nouveaux employés des droits et obligations des deux parties (la relation de travail), de la rémunération, de la période d'essai, etc.

Une EPS peut automatiquement localiser et distribuer les contrats de travail. Chaque personne embauchée en Pologne disposera d'un contrat conforme à la législation, avec des exigences légales en matière de périodes d'essai, d'heures de travail, de salaire minimum, d'avantages sociaux et de politiques de licenciement, telles que les indemnités de licenciement et les délais de préavis.

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Étape 4 : exécuter la paie

Pour tout savoir sur l'emploi et la paie internationale, lisez notre guide complet pour exécuter la paie internationale pour les employés en Pologne.

Une fois que vous avez recueilli les informations relatives à un nouvel employé et que les deux parties ont signé le contrat de travail, une EPS paiera vos employés polonais en złoty (PLN), tout en retenant les impôts légalement requis sur les salaires. Cela comprend :

• La sécurité sociale et les plans de retraite.
• L'assurance maladie.
• L'assurance accident.
• Les autres droits volontaires (plan de retraite de l'entreprise).

En Pologne, il est d'usage de délivrer aux salariés une fiche de paie mensuelle, qui peut être soit sous forme papier, soit sous forme numérique.

Questions fréquemment posées sur l'embauche par l'intermédiaire d'une EPS en Pologne

Combien coûte une EPS ?

Les EPS utilisent généralement l'une des deux structures de tarification suivantes :

• Les frais mensuels fixes par employé
• Le pourcentage de la masse salariale plus les taxes applicables

Les deux méthodes peuvent également s'accompagner de divers frais administratifs, de frais d'intégration et d'autres coûts liés à des fonctions supplémentaires.

N'oubliez pas que vous n'avez pas besoin d'utiliser une EPS pour l'ensemble de votre personnel. Si vous souhaitez segmenter son utilisation, vous ne serez facturé que pour les employés que vous employez par l'intermédiaire de l'EPS.

Quelle est la différence entre une EPS et une PEO ?

Une organisation employer professionnelle (PEO) co-emploie le personnel d'une entreprise et fournit des services administratifs tels que le paiement des employés, la gestion de la conformité et la déclaration des charges sociales. L'entreprise et la PEO sont conjointement responsables de la main-d'œuvre. Les services PEO ne vous permettent toutefois pas d'embaucher dans d'autres pays où vous n'avez pas créé d'entité locale.

Une EPS, en revanche, est le seul employeur de la partie de votre main-d'œuvre pour laquelle vous l'utilisez, et assume toutes les responsabilités qui y sont associées. Une EPS permet aux entreprises de travailler avec des employés dans d'autres pays sans avoir à créer une entité juridique.

Une EPS protège-t-elle vos informations sensibles et confidentielles ?

Si l'externalisation de la gestion de la paie auprès d'une EPS peut vous faire gagner du temps et vous épargner des risques en matière de conformité, le partage de vos données avec des entreprises qui font appel à des fournisseurs tiers vous expose à des violations de données dues à des téléchargements manuels. En Pologne, la protection des données est couverte par la législation de l'Union européenne, le règlement général sur la protection des données (RGPD). L'office polonais de protection des données personnelles (UODO) enquête sur les plaintes et a infligé des amendes à un certain nombre d'entreprises. En 2022, l'UODO a infligé une amende de 1 000 000 euros pour une violation de données. Les amendes peuvent atteindre 20 000 000 euros.

Vous devez rechercher des EPS qui accordent la priorité à la protection des données :

• Une conformité avec les réglementations en matière de protection de la vie privée en vigueur dans les différents pays.
• Une infrastructure sécurisée avec maintenance 24 heures sur 24
• Un personnel soigneusement sélectionné.

Vous pouvez également conclure un accord de traitement des données (ATD) avec un service de paie qui impose des pratiques saines en matière de protection de la vie privée et assure une protection juridique.

Vous envisagez de créer votre propre entreprise ? Selon la Banque mondiale, il faut en moyenne 37 jours pour le faire en Pologne.

Une EPS aide-t-elle à remplir les déclarations fiscales polonaises ?

Une EPS peut calculer et déposer automatiquement les impôts de l'employeur en Pologne. Il peut également fournir aux employés les registres officiels de leurs revenus nets et bruts, des impôts déduits, des avantages sociaux et autres contributions. Pour les entreprises, une EPS peut soumettre des documents couvrant :

• Le revenu d'emploi.
• Les avantages sociaux imposables.
• L'impôt sur le revenu déduit.
• Les autres déductions obligatoires du revenu brut.

Quelles sont les prestations obligatoires pour les employés polonais ?

Les avantages sociaux obligatoires pour les employés en Pologne sont :

• L'assurance retraite.
• L'assurance invalidité.
• l'assurance contre les accidents du travail.
• Le plan d'épargne retraite (PKK).
• La formation à la sécurité et à la santé au travail et examens médicaux.
• Le congé maladie.
• Les droits aux congés.
• Les jours fériés légaux ou public (Noël, nouvel an, fête de la constitution, fête de l'indépendance, etc).
• Le congé parental (incluant le congé de paternité et de maternité).

Pour plus d'informations sur les avantages sociaux obligatoires en Pologne, lisez notre guide complet.

Quelles sont les charges patronales pour les salariés à temps plein en Pologne ?

Outre les impôts, les employeurs sont tenus de déduire les éléments suivants du salaire de leurs employés à temps plein. Il s'agit des cotisations patronales (mais n'oubliez pas que les déductions peuvent changer en fonction des nouvelles lois polonaises sur le travail) :

Les employeurs rémunèrent également les salariés pour les jours fériés (au nombre de 13) et les congés annuels.

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