Cómo llevar la nómina internacional para empleados en Irlanda (Actualizado 2023)

Paso #1: Regístrate como empleador en el portal ROS

Si decides establecer tu propia entidad en Irlanda en lugar de utilizar un EOR, que discutiremos más adelante, necesitas registrarte como empleador y notificar a los Comisionados de Ingresos, también conocidos como simplemente "Revenue," de tu nombre, dirección e intención de contratar empleados pagados. Este es el departamento que maneja la tributación y otros asuntos relacionados para el gobierno irlandés. Puedes enviarles tu información fácilmente usando el Portal de Registro ROS. La e-registración es el método preferido para registrar empresas, pero no está disponible para todos (más sobre eso más tarde).

Una vez que hayas registrado tu negocio, te convertirás en parte del sistema PAYE (Paga-Según-Ganes), que es esencial para pagar a los empleados en Irlanda. Este esquema ayuda a los empleadores a calcular y deducir las cantidades correctas de impuesto sobre la renta, seguro social relacionado con el pago (PRSI) y cargo social universal (USC) de cada cheque de pago de los empleados. Incluso si el director es el único empleado pagado de la empresa, debes registrarte.

¿Qué es el PRSI?

PRSI, o Seguro Social Relacionado con el Pago, es la deducción de cada nómina que va hacia el Fondo de Seguro Social de Irlanda (SIF). Tanto los empleadores como los empleados entre las edades de 16 a 66 años deben contribuir al SIF, que es administrado por el Ministro de Finanzas y paga por beneficios del bienestar social como la asignación básica de bienestar suplementaria, que se utiliza para ayudar a las personas sin ingresos suficientes para mantenerse.

¿Qué es el USC?

USC, o Cargo Social Universal, es un tipo de impuesto sobre la renta que debes pagar si tu salario anual bruto es superior a €13,000. Es separado del impuesto sobre la renta estándar que Revenue también recolecta de los empleados en Irlanda, y podrías tener que pagar el USC en ciertas formas de ingreso que están exentos del impuesto sobre la renta estándar.

¿Puedo usar un EOR en su lugar?

Sí, está perfectamente bien usar un Empleador de Registro (EOR) en lugar de intentar expandir tu negocio a Irlanda por tu cuenta. De hecho, muchas empresas que deciden operar en la República de Irlanda utilizan EORs como Rippling para ejecutar la nómina, emitir beneficios y navegar problemas de cumplimiento internacionales. Navegar los complejos problemas fiscales y leyes que Revenue impone a las empresas extranjeras es una carga administrativa significativa, y la mayoría de las empresas más pequeñas no tienen el tiempo o los recursos para dedicar.

Navigating the complex tax issues and laws the Revenue imposes on foreign businesses is a significant administrative load, and most smaller companies don’t have the time or resources to spare.

Mejor aún, cuando usas Rippling, no tendrás que cambiar tus sistemas a medida que expandes tu empresa. El EOR de Rippling está construido sobre nuestros propios rieles de nómina nativos, lo que significa que cuando llegue el momento, puedes moverte de nuestro EOR a la Nómina Global a través de tus propias entidades, en minutos. Para decirlo simplemente, un empleador de registro (EOR) puede ayudarte a manejar tu plantilla en Irlanda sin requerir que establezcas una sucursal local. Son tu socio de confianza para todo, desde nómina hasta beneficios hasta cumplimiento. De esta manera, puedes concentrarte en hacer crecer tu negocio. Un EOR es como un amigo local que conoce los trucos. Te ayudarán a navegar el paisaje empresarial irlandés y asegurar que tus empleados sean pagados precisa y puntualmente. También se encargarán de todos los asuntos de cumplimiento complejos, para que no tengas que hacerlo.

Ver Rippling Global EOR

¿Quién no es elegible para la e-registración?

Ciertas entidades no son elegibles para e-registrarse usando el ROS y tendrán que enviar una solicitud en papel. Estos incluyen empresas que no tienen un director que sea residente irlandés y organizaciones sin fines de lucro, caridades, ejecutores y fideicomisos que no están representados por un agente.

Asegúrate de presentar tu solicitud correctamente: Si envías papeleo pero eres elegible para usar el portal en línea, simplemente te lo devolverán por correo con instrucciones sobre cómo usar el ROS.

Con Rippling, puedes contratar y pagar a empleados en Irlanda con cualquiera de los métodos:

• Rippling ofrece un sistema de nómina global nativo, que te permite pagar a empleados que trabajan en el Reino Unido, y en todo el mundo, en una única ejecución de pago.
• También tenemos nuestro propio servicio de EOR nativo, que te permite contratar y pagar a empleados en el Reino Unido incluso si no has establecido una entidad allí.

Ver Rippling

Paso #2: Elige una solución de software de nómina global

Primero, es vital entender los dos tipos de soluciones de nómina internacional: procesadores de nómina global y agregadores de nómina global. Puedes aprender sobre ambos en nuestra guía.

• Procesadores de nómina global, como Rippling, realmente procesan tu nómina, transmiten fondos y calculan y presentan impuestos en cada país a través de su propio software. En pocas palabras: los procesadores de nómina global te permiten pagar a tus empleados internacionales tan fácilmente como a tus empleados locales: juntos en una sola ejecución de pago.
• Agregadores de nómina global, como Deel y Papaya Global, agregan proveedores de nómina locales en cada país y transmiten manualmente tus archivos de nómina a ellos. Estos vienen con muchas limitaciones: Se te obliga a enviar la nómina hasta 30 días antes. No puedes rastrear y sincronizar automáticamente el tiempo de los empleados en el mismo sistema.
  

Recuerda: Los agregadores de nómina no pueden procesar nómina a través de empresas que usan sus propias entidades. Pero con proveedores de nómina global nativos, como Rippling, no tendrás que cambiar de sistema a medida que creces. Puedes mover empleados de nuestro EOR a tu propia entidad local, sin quitar y reemplazar sistemas para lograr esto.

Ver Rippling

Paso #3: Determina el estado laboral de tus trabajadores

Antes de incorporar nuevos trabajadores, asegúrate de que los miembros del equipo que contrates estén correctamente clasificados como empleados, no como contratistas independientes. No solo la clasificación errónea de un miembro del equipo es una violación de la ley de empleo irlandesa, sino que la clasificación de un trabajador determina si recibe un contrato de empleo (que es para empleados) o un contrato de servicio (que es para contratistas independientes). Los contratos son legalmente diferentes entre sí, lo que refuerza la importancia de clasificar correctamente a los trabajadores.

Los legisladores irlandeses establecen criterios específicos para ayudarte a clasificar a un trabajador como empleado o contratista independiente. Las listas cubren factores de clasificación errónea como:

• Control: Los empleados están bajo control y dirección respecto a cómo, cuándo y dónde se realiza su trabajo.
• Horas de trabajo: Los empleados trabajan horas establecidas o se les da un número de horas por semana o por mes.
• Exclusividad de servicios: Los empleados suelen trabajar solo para el empleador.
• Pago: Los empleados reciben salarios por hora, semanales, mensuales fijos, a diferencia de los contratistas, que reciben el pago según las facturas por el trabajo realizado.
• Capacidad para subcontratar: Los empleados no pueden subcontratar el trabajo, mientras que los contratistas sí pueden hacerlo, siempre que esto se acuerde en el contrato
• Herramientas y equipo: Los empleados no proveen sus propios materiales de trabajo, herramientas o equipamiento.
• Exposición al riesgo: Los empleados no están expuestos a riesgos financieros personales en la realización del trabajo, mientras que un contratista tiene la oportunidad de obtener beneficios del trabajo y, del mismo modo, enfrenta riesgos dependiendo de la eficiencia.
• Inversión y gestión: Los empleados no tienen responsabilidad de inversión o gestión.
• Gastos: Recibir gastos indica una relación empleador-empleado
• Prestaciones: Los empleados tienen derecho a vacaciones anuales, baja por enfermedad y prestaciones de la empresa.
• Impuestos: A los empleados se les deducen los impuestos de sus salarios a través del sistema PAYE (en lugar de estar registrados para declaraciones de impuestos de autoevaluación o IVA).

Paso #4: Recoge información de tus empleados para la nómina

Así que, te has registrado como empleador en Irlanda, te has configurado con el sistema PAYE y estás listo para poner a los empleados en tu nómina. Para hacer esto, necesitarás recoger la siguiente información de cada trabajador:

• Nombre, fecha de nacimiento, dirección e información de contacto
• Su Número de Servicio Público Personal (PPSN)

El PPSN es un número de referencia que el Gobierno Irlandés asigna a cada ciudadano para identificarlos.

Paso #5: Elije pagar en tu moneda local o en Euros

La ley irlandesa no ofrece mucha orientación sobre si estás obligado a pagar a los empleados en Irlanda en Euros (su moneda local) o no. Generalmente, los empleados preferirán Euros para evitar tener que lidiar con los costos de conversión de moneda, pero si estás contratando para un trabajo de alto nivel con un gran salario, un posible contratado podría pedirte que le pagues en USD.

Lo que decidas, asegúrate de que tú y el empleado estén de acuerdo antes de firmar cualquier contrato. Por lo general, es mejor establecer el salario de la persona en la moneda en la que desea ser pagado para asegurar que reciba constantemente la cantidad correcta.

Con Rippling, puedes pagar a todos en Euros, en minutos, sin esperar transferencias ni conversiones.

Paso #6: Ejecuta la nómina

Tienes una entidad (ya sea la tuya o a través de un EOR), has configurado tu sistema de nómina mundial y has asegurado que tus empleados estén correctamente clasificados bajo la ley irlandesa.

¡Hora de ejecutar la nómina! Aquí hay una vista previa de cómo funciona el sistema de nómina mundial de Rippling:

Paso #7: Envía tus pagos de impuestos a Revenue

Cada vez que pagues a tus empleados, ya sea que el periodo de pago sea semanal o una vez al mes, necesitas enviar la información de la nómina a Revenue. Esto debe hacerse en o antes del día de pago. Revenue entonces usará esta información para enviarte un estado de tu responsabilidad fiscal antes del 5 del siguiente mes, que tienes que aceptar y pagar ya sea 23 días después del final del mes si usas el Portal ROS, o 14 días si presentaste la declaración y planeas hacer un pago a través de un método diferente.

¿Con qué frecuencia necesito pagar impuestos a Revenue?

Es importante notar que Revenue requiere que pagues tus impuestos cada mes independientemente de con qué frecuencia pagues a tus empleados o si envías la información de la nómina semanal o mensualmente.

¿Hay alguna exención a la regla de pago mensual?

Sí. Las empresas que califiquen pueden hacer sus pagos de impuestos a Revenue trimestralmente en lugar de mensualmente. Para calificar, debes:

• Deber menos de €28,800 por año en impuestos sobre la renta, PRSI y USC
• Haber estado registrado como empleador durante al menos 12 meses
• Estar completamente al día en todas las declaraciones y pagos de impuestos de años anteriores

Si crees que cumples con estas cualificaciones, puedes solicitar al División del Colector General para cambiar tu programa de pagos.

Rippling puede reducir tu trabajo automatizando el cálculo y la presentación de tus impuestos en Irlanda. Rippling también puede ayudarte a estar al día en tus obligaciones fiscales y asegurar que siempre estés cumpliendo con las leyes fiscales irlandesas.

Preguntas frecuentes sobre la gestión de nóminas en Irlanda

¿Qué son los impuestos de nómina en Irlanda?

Los empleadores en Irlanda son responsables de deducir el impuesto sobre la renta, el Seguro Social Relacionado con el Pago (PRSI) y el Cargo Social Universal (USC) de los cheques de pago de los empleados según sus bandas fiscales.

Tasas de impuesto sobre la renta

Las tasas de impuesto sobre la renta de los empleados son del 20% y del 40%. Los ciudadanos irlandeses pagan la tasa del 20% sobre cierta porción de sus ingresos hasta una cantidad determinada por el gobierno, llamado el punto de corte de la tasa estándar. Pagan la tasa del 40% sobre cualquier ingreso que exceda ese límite. En 2024, el punto de corte de la tasa estándar para una persona soltera en Irlanda es de €42,000. Entonces, si ganan €62,000, pagarían una tasa del 20% sobre los primeros 42,000 y del 40% sobre los 20,000 restantes.

Puedes encontrar los puntos de corte estándar de impuestos para 2023 aquí.

Clases y tasas de PRSI

Tanto los empleadores como los empleados son responsables del pago de las contribuciones de PRSI. Cuánto tiene que pagar cada uno se determina por si se clasifican como Clase A, B, C, D, E, o H. Las clases se refieren a la industria a la que pertenecen el empleador y el empleado y también determinan sus tasas de contribución de PRSI. 

La mayoría de los trabajos industriales, comerciales y de servicios están cubiertos bajo la Clase A, y es probable que esta sea la categoría bajo la cual tú y tus empleados califiquen. Las tasas de contribución de PRSI para la Clase A son las siguientes:

• Los empleados que ganan más de €352 cada semana pagan 4% PRSI; aquellos que ganan menos de esa cantidad no pagan nada.
• Los empleadores de la Clase A pagan 8.8% PRSI sobre salarios semanales de hasta €441 y 11.05% sobre ganancias que excedan esa cantidad.

Tasas de USC

Cada trabajador en Irlanda que gana más de €13,000 debe pagar USC sobre todo su ingreso. El gobierno publica tasas estándar cada año fiscal para el USC; para 2023, son las siguientes:

• 0.5% USC por tu ingreso hasta €12,012
• 2% USC de €12,012.01 a €22,920
• 4.5% USC de €22,920.01 a €70,044
• 8% por encima de los €70,044

Cualquier trabajador con ingreso por cuenta propia de más de €100,000 debe pagar 11% USC.

¿Cuáles son las penalizaciones por declarar impuestos tarde en Irlanda?

La Oficina de Comisionados de Ingresos aplica penalizaciones basadas en si es tu pago o tu declaración de impuestos lo que llega tarde.

Si tu pago es tarde

Si no realizas tu pago completo a tiempo, se te cobrará una tasa de interés de 0.0219% al día hasta que hayas cumplido con tus obligaciones fiscales. Incluso si no estás de acuerdo con esta cantidad, no puedes apelarla.

Si presentas tu declaración de impuestos tarde

Tendrás que pagar un recargo dependiendo de cuánto tiempo ha pasado desde la fecha límite de presentación.

• Si presentas tu declaración dentro de dos meses de la fecha límite, el recargo es de 5% del impuesto adeudado, hasta un máximo de €12,695.
• Si la fecha límite pasó hace más de dos meses, el recargo aumenta a 10% del impuesto que debes, hasta un máximo de €63,485.

¿Cuál es el salario promedio para los empleados en Irlanda?

La Oficina Central de Estadísticas de Irlanda estima que el salario promedio es alrededor de €44,202 al año, o aproximadamente €3,683 al mes.

¿Cuál es el salario mínimo nacional en Irlanda?

A partir de enero de 2024, el salario mínimo nacional de Irlanda es actualmente €12.70 para trabajadores de 20 años o más. 

¿Cuánto cuesta llevar la nómina en Irlanda?

El costo exacto de llevar la nómina en Irlanda varía basado en una variedad de factores. Generalmente, sin embargo, puedes esperar ser cobrado por empleado, y luego tarifas adicionales dependiendo de con qué frecuencia emites cheques de pago y qué características quieres que incluya tu software.

¿Puedo llevar la nómina manualmente para los empleados en Irlanda?

Algunos propietarios de pequeñas empresas deciden que prefieren llevar la nómina internamente en un intento de ahorrar dinero. Sin embargo, cada ejecución de la nómina es un proceso que consume tiempo que solo consumirá más de tu tiempo a medida que tu negocio crece. Además, si decides procesar la nómina tú mismo, hay riesgos potenciales a tener en cuenta, como:

• Cumplimiento: Llevar la nómina manualmente en Irlanda, sin usar servicios nativos de nómina global, te pone en riesgo de errores manuales y omisiones, que pueden resultar en sanciones severas. Rippling maneja tu trabajo de cumplimiento por ti, incluyendo la deducción de la cantidad correcta de impuestos sobre la renta, PRSI y USC. Por ejemplo, podrías cometer errores al calcular la cantidad de impuesto a retener de los salarios de los empleados, o podrías fallar en presentar las declaraciones de impuestos a tiempo. Estos errores podrían resultar en multas y sanciones de los Comisionados de Ingresos.
• Seguridad: Procesar la nómina manualmente puede suponer riesgos de seguridad, especialmente si estás utilizando hojas de cálculo o registros en papel. Esto aumenta el riesgo de que la información sensible de los empleados se pierda, sea robada o mal utilizada.

Rippling sincroniza todos los datos de RRHH de tu empresa con la nómina para que nunca tengas que usar una calculadora o ingresar datos manualmente, como horas y deducciones de la nómina. Rippling también maneja tu trabajo de impuestos y cumplimiento, desde el impuesto sobre la renta hasta PRSI y USC. Además, somos un proveedor de nómina autorizado por los Comisionados de Ingresos.

¿Cómo pagas a los contratistas independientes en Irlanda? 

• Primero, asegúrate de clasificar correctamente a esta persona como un contratista independiente (puedes usar el Analizador de Clasificación de Trabajadores gratuito de Rippling).
• A continuación, acuerda los términos de pago con el contratista: la tarifa por hora o por proyecto, la cadencia de pago y el método de pago (depósito directo, billetera virtual, etc.). 
• Recopila su información de nómina, incluyendo su nombre, fecha de nacimiento, información de contacto e información de cuenta bancaria. 
• Utiliza tu software de nómina elegido para pagar al contratista en Euros. Con Rippling, puedes pagar tanto a contratistas como a empleados en Euros, en una sola ejecución de nómina, sin esperar transferencias o conversiones.

Recuerda: Los empleadores que contratan contratistas independientes en Irlanda no son responsables de deducir impuestos, PRSI y USC de sus cheques de pago. Eso depende del trabajador. Sin embargo, los empleadores deben mantener registros precisos de su información de empleo y nómina y asegurarse de que el trabajador esté clasificado correctamente. También es bueno tener en cuenta que los contratistas independientes no son empleados y esto significa que no tienen derecho a los mismos beneficios y protecciones que los empleados, como baja por enfermedad pagada, vacaciones pagadas, y seguro de salud.