15 mejores prácticas para gestionar equipos remotos

Hace no mucho, el trabajo a distancia era una tendencia de nicho, pero ya no es así: ahora es una pieza clave para el funcionamiento de las empresas modernas. Sin embargo, este cambio ha traído retos únicos. Incluso los gerentes más experimentados han tenido que adaptarse a la era digital, ya que el trabajo remoto requiere, a menudo, un enfoque distinto. Uno que reconozca las posibles dificultades, como la falta de comunicación o el reto de mantener la motivación del equipo repartido en diferentes zonas horarias, y que, al mismo tiempo, sepa aprovechar todas las oportunidades que ofrece el trabajo remoto.

Aunque los equipos remotos dependen de la tecnología para sacar adelante su trabajo, su éxito también se basa en prácticas de gestión bien pensadas, que fomenten la colaboración, la confianza y un sentido de propósito compartido, a pesar de la distancia. Si buscas estrategias para superar los retos del trabajo a distancia y quieres mejorar la eficacia y cohesión de tu equipo, estás en el lugar adecuado: en este artículo, vamos a repasar algunas de las mejores prácticas para gestionar un equipo remoto.

Los desafíos de la gestión de equipos a distancia

Gestionar un equipo remoto plantea retos que pueden ser muy diferentes a los que se enfrentan en un entorno de oficina tradicional. Desde mantener una comunicación fluida hasta asegurar que tu organización cumple con las leyes y normativas de distintas jurisdicciones, el trabajo remoto exige una planificación cuidadosa y un enfoque estratégico para que todo funcione sin contratiempos.

Barreras de comunicación

Uno de los mayores desafíos en la gestión de equipos remotos es superar las barreras de comunicación.

Sin el beneficio de las interacciones cara a cara, los malentendidos pueden surgir con facilidad, provocando confusión y retrasos. Además, las diferencias horarias complican aún más la comunicación, haciendo difícil encontrar horarios que coincidan para las reuniones de equipo o los seguimientos rápidos.

Para reducir estos problemas de comunicación, suele ser responsabilidad de los gerentes establecer protocolos claros y aprovechar herramientas que faciliten la comunicación del equipo, tanto en tiempo real como de manera asíncrona.

Garantizar la seguridad de los datos

En un equipo remoto—especialmente cuando los miembros están repartidos por todo el mundo—la seguridad de los datos se convierte en una prioridad, ya que los empleados acceden a los recursos de la empresa desde distintos lugares y dispositivos. El riesgo de brechas de seguridad o accesos no autorizados aumenta, sobre todo si los empleados utilizan dispositivos personales o redes no seguras. 

Mantener la seguridad de los datos en una plantilla remota puede requerir una combinación de estrategias clave por parte de la dirección de la empresa, como

• cumplir rigurosamente con los protocolos de seguridad establecidos y documentados,
• ofrecer formación periódica sobre las mejores prácticas de ciberseguridad,
• usar herramientas de seguridad de primera categoría para proteger la información confidencial.

Gestionar el equilibrio entre el trabajo y la vida personal

El trabajo remoto suele hacerse desde casa, lo que puede desdibujar la línea entre la vida personal y la profesional, dificultando que los empleados mantengan un equilibrio saludable. Sin límites claros, es fácil que los empleados remotos terminen trabajando más horas, lo que puede llevar al agotamiento y a una reducción de la productividad. Los gerentes deben animar a sus equipos a marcar límites, tomarse descansos periódicos y priorizar el autocuidado para evitar el estrés y el exceso de trabajo.

Gestión de nóminas y beneficios

Gestionar las nóminas, las prestaciones y los beneficios de un equipo distribuido puede ser todo un reto, especialmente cuando sus miembros están en diferentes estados o países. Las normativas fiscales, las divisas y las leyes laborales varían, lo que añade capas de complejidad a la gestión de nóminas (te contamos más sobre esto más adelante). 

Para afrontar estos retos, las empresas necesitan sistemas que gestionen de forma fluida las nóminas globales, la administración de beneficios y prestaciones y el cumplimiento normativo, garantizando que todos los empleados cobren con precisión y a tiempo. Con Rippling, puedes contratar y pagar a tus empleados internacionales cumpliendo con todas las normativas: Rippling se encarga de los cálculos y las transferencias, para que tú puedas centrarte en lo que realmente importa.

Cumplir la normativa en diferentes estados y países

Tanto si tu equipo es local como remoto, es fundamental cumplir con las leyes y normativas locales para evitar sanciones y multas. Sin embargo, con un equipo remoto, el cumplimiento puede ser más complejo: las leyes laborales, las obligaciones fiscales y los requisitos sobre prestaciones pueden variar considerablemente de una región a otra. A menudo, son los gerentes quienes deben estar al tanto de los requisitos legales en cada lugar donde operan los miembros de su equipo, asegurándose de que las políticas y prácticas de la empresa se ajusten a dichas normativas.

Con Rippling, automatiza el cumplimiento normativo a nivel global. Revisar los riesgos de cumplimiento lleva tiempo, pero Rippling trabaja de forma segura en segundo plano, señalando continuamente los riesgos potenciales.

Mejores prácticas para gestionar equipos remotos

Llevar un equipo remoto con éxito requiere combinar una comunicación clara, planificación inteligente y las herramientas adecuadas para que todo funcione sin contratiempos. Aquí tienes algunas buenas prácticas que te ayudarán a gestionar tu equipo y conseguir que mantengan su productividad, motivación y trabajo en equipo para alcanzar los objetivos globales de tu empresa.

1. Establece expectativas claras

Definir expectativas claras no se trata solo de asignar funciones; es tarea de los gerentes fomentar una cultura de transparencia y responsabilidad, donde cada miembro del equipo sepa cuáles son sus objetivos, entienda cómo su trabajo contribuye a los objetivos de la empresa y tenga una hoja de ruta bien definida hacia el éxito.

Mejores prácticas:

• Prepara descripciones detalladas de los roles: desglosa cada puesto en tareas concretas, resultados esperados y recursos disponibles. Comparte estas descripciones durante la incorporación y revísalas de forma periódica.
• Crea una hoja de ruta compartida del proyecto: usa herramientas como Asana o Trello para crear hojas de ruta visuales que detallen plazos, hitos y responsabilidades. Asegúrate de que todos en el equipo entiendan cómo su trabajo encaja en la visión global del proyecto.
• Establece objetivos SMART: utiliza el marco SMART (Específicos, Medibles, Alcanzables, Relevantes y con un Plazo) para definir los objetivos de tu equipo. Revisa estos objetivos regularmente en reuniones individuales o de equipo para hacer un seguimiento del progreso y ajustar lo necesario.

2. Programa reuniones periódicas

Las reuniones periódicas ayudan a mantener una comunicación abierta entre los trabajadores remotos y aseguran que todos sigan por buen camino. Estas reuniones deben ser algo más que un trámite rutinario; deben aprovecharse como una oportunidad para el diálogo, la resolución de problemas y el fortalecimiento de relaciones, diseñadas para aportar valor tanto al gerente como al empleado.

Mejores prácticas:

• Marca un plan de 30-60-90 días para las nuevas contrataciones: durante los primeros 90 días, programa reuniones a los 30, 60 y 90 días para repasar los avances, resolver posibles problemas y establecer objetivos a largo plazo. Adapta estas reuniones para que los nuevos miembros se sientan respaldados e integrados en el equipo.
• Estructura tus reuniones individuales: utiliza una agenda o plantilla para asegurarte de cubrir temas clave: carga de trabajo, desarrollo personal, retos y comentarios. Deja tiempo al final para charlas abiertas o conversaciones más informales que ayuden a fortalecer la relación.

3. Organiza actividades virtuales de equipo

Crear una cultura de equipo sólida en un entorno remoto puede ser un reto, pero las actividades de equipo virtuales pueden ayudar a conectar a los miembros. Una actividad bien pensada puede replicar el espíritu de camaradería de las interacciones en persona, ayudando a reducir la sensación de aislamiento entre los empleados remotos.

Mejores prácticas:

• Organiza eventos sociales periódicamente: programa un evento virtual mensual, como una noche de juegos, un escape room virtual o un trivial temático. Rota a los organizadores para mantener el interés y dar a todos la oportunidad de contribuir.
• Fomenta los encuentros entre departamentos: incentiva la colaboración y el intercambio de conocimientos organizando reuniones virtuales entre distintos departamentos o equipos que normalmente no interactúan. Esto puede generar nuevas ideas y fortalecer la cultura empresarial.
• Crea canales informales: habilita canales de Slack no relacionados con el trabajo o salas de café virtuales donde el equipo pueda charlar, compartir hobbies o discutir temas de interés. Esto ayuda a fomentar un sentido de comunidad.

4. Celebra los logros

Celebrar los hitos significa crear momentos de reconocimiento que refuercen el valor de las contribuciones de cada miembro del equipo. Esto ayuda a construir una cultura positiva, donde los logros de los empleados remotos se valoren y se aprecien.

Mejores prácticas:

• Desarrolla un programa de reconocimiento para empleados: da a los miembros del equipo la posibilidad de felicitarse mutuamente por los hitos o logros destacados. Conviértelo en una práctica habitual en la cultura de tu equipo.
• Personaliza las celebraciones: adapta las celebraciones a cada persona. Por ejemplo, envía un regalo personalizado o una nota manuscrita en los aniversarios laborales, o destaca los logros personales en las reuniones de equipo.

5. Unifica los datos de los empleados

En muchas empresas donde se trabaja en remoto, los datos de los empleados suelen estar dispersos en distintas aplicaciones y módulos, lo que obliga a los gerentes y a los equipos de RR. HH. a introducir constantemente la misma información y realizar tareas manuales tediosas y que consumen mucho tiempo. Cuando unificas los datos de tus empleados, puedes automatizar esas tareas, ahorrando tiempo a tu equipo y reduciendo el riesgo de errores humanos.

Mejores prácticas:

• Utiliza Rippling HCM: a diferencia de la mayoría de las herramientas de gestión de capital humano (HCM, por sus siglas en inglés), que se basan en módulos aislados, todas las aplicaciones de Rippling están diseñadas para trabajar de manera integrada. El HCM de Rippling conecta sin problemas funciones clave de RR. HH. como las nóminas, la gestión de prestaciones y beneficios, la planificación de personal y la formación, ofreciendo una experiencia fluida.
• Unifica tu equipo remoto: con Rippling, puedes centralizar todos los datos de tus empleados, sin importar dónde estén. Rippling adapta automáticamente la información —desde los campos y documentos hasta las divisas— según la ubicación de tus empleados.

6. Ofrece oportunidades de desarrollo profesional

El desarrollo profesional debe ser un proceso continuo y dinámico, que se ajuste tanto a las necesidades de la empresa como a las aspiraciones de cada persona. Brindar oportunidades de crecimiento a tus empleados remotos no solo les ayuda a desarrollar nuevas habilidades, sino que también puede aumentar su satisfacción y fidelidad.

Mejores prácticas:

• Fomenta una cultura de aprendizaje continuo: organiza seminarios web trimestrales, sesiones de almuerzo y aprendizaje o intercambios de conocimientos, donde los miembros del equipo puedan aprender unos de otros o de expertos externos. Haz que estas sesiones sean interactivas y tengan relación con los proyectos actuales.
• Implanta un sistema de gestión del aprendizaje: con Rippling Learning Management, puedes utilizar cursos prediseñados, crear los tuyos propios y automatizar el cumplimiento de las formaciones requeridas en distintas ubicaciones.

7. Fomenta el equilibrio entre la vida laboral y personal

Fomentar el equilibrio entre la vida personal y laboral implica tanto establecer límites como promover prácticas que apoyen el bienestar mental y físico. Hay muchas razones de peso para que tu equipo remoto alcance este equilibrio: los estudios demuestran que quienes lo logran son más productivos, creativos y están más comprometidos. Sin embargo, esto puede ser difícil en un entorno remoto, donde las líneas entre el trabajo y la vida personal pueden desdibujarse con facilidad. Por eso, es fundamental que los gerentes lideren con el ejemplo, fomentando una cultura que permita a sus trabajadores desconectar y respetar su tiempo personal.

Mejores prácticas: 

• Implementa horarios de trabajo flexibles: permite que los miembros del equipo establezcan sus propios horarios de trabajo dentro de un marco general, para que gestionen su tiempo de manera efectiva mientras cumplen con las necesidades de la empresa. Haz que todos fijen sus horas de trabajo en el calendario, para que los demás sepan cuándo están disponibles.
• Fomenta el uso de los días de descanso: recuerda a tus empleados la importancia de tomarse sus vacaciones y lidera con el ejemplo, tomándote descansos tú también. Considera la opción de establecer un «día de desconexión» para toda la empresa, en el que todos puedan desconectar al mismo tiempo.
• Proporciona recursos relacionados para fomentar el bienestar: ofrece acceso a programas de bienestar, como aplicaciones de mindfulness, clases de ejercicio virtuales o asesoramiento sobre salud mental. Fomenta la participación y convierte el bienestar en una parte integral de la cultura del equipo.

8. Invierte en las herramientas adecuadas

Invertir en las herramientas adecuadas para el trabajo remoto significa dar a tu equipo los recursos necesarios para destacar. Esto incluye no solo las herramientas para ayudar en las tareas diarias, sino también aquellas que mejoran la colaboración, la seguridad y la eficiencia.

Mejores prácticas:

• Realiza una auditoría de herramientas: revisa con regularidad las herramientas que utiliza tu equipo remoto y pídeles su opinión para saber si cumplen con sus necesidades. Si alguna herramienta no aporta valor, sustitúyela por otra que sí lo haga.
• Integra las herramientas: opta por herramientas que se integren bien entre sí, reduciendo las fricciones en los flujos de trabajo. Por ejemplo, conectar Slack con herramientas de gestión de proyectos como Asana puede facilitar la comunicación y el seguimiento de las tareas.

9. Utiliza objetivos para medir el rendimiento

Medir el rendimiento no se trata solo de ver los resultados, sino de alinear los esfuerzos de cada persona con los objetivos generales de la empresa. Al definir objetivos claros y medibles, aseguras que todos trabajan para alcanzar las mismas metas.

Mejores prácticas:

• Implementa OKR: aplica el marco de OKR (objetivos y resultados clave) para definir y llevar un seguimiento de los objetivos de tu equipo. Esta herramienta ayuda a alinear los esfuerzos de cada persona con los objetivos de la empresa y a aclarar qué significa tener éxito.
• Revisa y ajusta los objetivos periódicamente: convierte los objetivos en algo dinámico. Haz revisiones trimestrales para evaluar cómo van, resolver obstáculos y ajustar los objetivos cuando sea necesario, ayudando a tu equipo a adaptarse a las nuevas prioridades.
• Utiliza un software de gestión del rendimiento: Rippling Performance Management conecta a toda tu empresa en torno a la gestión del rendimiento. Desde alinear los objetivos y OKR, hasta ajustar evaluaciones y aumentos, y configurar ciclos de revisión. También puedes analizar las tendencias de rendimiento junto con otros datos del equipo, para descubrir oportunidades y tomar decisiones más informadas.

10. Implementa la gestión remota de dispositivos

La gestión de dispositivos de un equipo remoto puede ser complicada, especialmente desde el punto de vista logístico, incluyendo desde la entrega de equipos hasta la protección y actualización de software a distancia, más aún si tu plantilla está repartida en diferentes países. Por eso, es clave contar con un buen sistema de gestión remota de dispositivos.

Mejores prácticas:

• Usa un sistema de gestión remota de dispositivos: con Rippling, tienes todo en un solo lugar para monitorear, actualizar y proteger los dispositivos de la empresa. Puedes configurar políticas de seguridad personalizadas según los datos del equipo y, si es necesario, bloquear o borrar un dispositivo de forma remota, al instante.

11. Aprovecha la comunicación asíncrona

La comunicación asíncrona no tiene por qué ser un obstáculo para los equipos remotos. Al contrario, permite una mayor flexibilidad y asegura que la comunicación no se convierta en un cuello de botella, especialmente cuando el equipo está repartido en diferentes zonas horarias.

Mejores prácticas: 

• Establece pautas claras para la comunicación asíncrona: define de forma específica cuándo y cómo debe usarse. Por ejemplo, utiliza herramientas como Loom para actualizaciones en vídeo o Confluence para documentar proyectos de forma detallada.
• Fomenta la comunicación reflexiva: promueve el hábito de dar actualizaciones claras y completas que los demás puedan consultar cuando lo necesiten. Esto reduce la necesidad de reunirse en tiempo real y asegura que todos tengan la información que necesitan.
• Usa documentos compartidos: usa herramientas como Google Docs o Notion para crear documentos colaborativos donde el equipo pueda añadir y actualizar información de forma asíncrona. Así, todos están al día de los cambios en el proyecto, aunque no trabajen al mismo tiempo.

12. Prioriza el bienestar de los empleados

Dar prioridad al bienestar de los empleados significa crear un entorno donde el equipo se sienta apoyado, valorado y capaz de dar lo mejor de sí. Esto requiere un enfoque proactivo para atender la salud física y mental de tus empleados remotos.

Mejores prácticas:

• Ofrece horarios de trabajo flexibles: permite que los miembros del equipo ajusten sus horarios o su carga de trabajo según sus necesidades personales. Por ejemplo, ofrece la posibilidad de trabajar menos horas o de tomarse días de salud mental sin penalización alguna.
• Ofrece beneficios que fomenten el bienestar: da acceso a recursos de bienestar, como apoyo en salud mental, programas de ejercicio físico y talleres para manejar el estrés. Fomenta la participación y haz del bienestar una parte central de la cultura de tu empresa.

13. Usa los datos para tomar decisiones

Usar datos para guiar tus decisiones te ayuda a asegurarte de que tus estrategias de gestión son efectivas y están alineadas tanto con las necesidades de tu equipo como con los objetivos más amplios de tu organización.

Mejores prácticas:

• Haz un seguimiento de las métricas clave: identifica las métricas más relevantes para el rendimiento de tu equipo, como la productividad, el compromiso y la retención. Revisa estos datos regularmente para detectar patrones y abordar cualquier problema a tiempo.
• Elige el software adecuado: con Rippling, que unifica todos los datos de tus empleados, puedes crear informes detallados usando cualquier conjunto de datos, sin conocimientos de programación.

14. Documenta los procesos y procedimientos

Contar con una documentación clara es fundamental para los equipos remotos, ya que ayuda a mantener la coherencia en la forma de comunicarse y colaborar sin necesidad de estar juntos físicamente. Al documentar de forma detallada los flujos de trabajo, procesos y procedimientos, creas puntos de referencia para el equipo, eliminas cualquier ambigüedad y facilitas que los nuevos empleados se pongan al día rápidamente.

Mejores prácticas:

• Crea un repositorio de documentos en constante actualización: usa plataformas como Notion o Confluence para mantener toda la documentación de procesos y procedimientos actualizada. Asegúrate de que el repositorio sea fácilmente accesible para todos los miembros del equipo.
• Involucra al equipo: anima a los miembros del equipo a contribuir y a mantener la documentación al día. Esto no solo ayuda a que esté actualizada, sino que también garantiza que refleje fielmente cómo se llevan a cabo las tareas.

15. Pon el foco en los resultados, no en las horas

En un entorno remoto, centrarse en los resultados más que en el número de horas trabajadas puede ayudar a que el equipo se enfoque en la productividad y evite el agotamiento. Este enfoque promueve una cultura orientada al rendimiento, en la que se prioriza la calidad del trabajo por encima del presentismo laboral.

Mejores prácticas:

• Establece objetivos basados en resultados: en lugar de medir las horas, define objetivos claros y medibles para cada miembro del equipo remoto.
• Reconoce los logros por los resultados, no por el esfuerzo: cuando celebres los logros, enfócate en los resultados obtenidos y no en el tiempo dedicado. Esto refuerza la importancia de la eficacia sobre el esfuerzo.
• Ofrece flexibilidad: da a los empleados remotos la autonomía para gestionar su propio tiempo, siempre y cuando cumplan con sus objetivos.

4 herramientas para gestionar equipos remotos

Para gestionar eficazmente a los trabajadores remotos, es fundamental contar con las herramientas adecuadas que simplifiquen la comunicación, permitan la colaboración asíncrona y establezcan flujos de trabajo claros para llevar a cabo el trabajo a distancia. A continuación, te presentamos cuatro herramientas esenciales que pueden ayudar a los gerentes de equipos remotos, cada una con funcionalidades específicas para responder a las necesidades de una plantilla distribuida.

Rippling

Rippling unifica todos los datos de tus empleados en un solo lugar, abarcando áreas como RR. HH., nóminas, gastos y TI, y reuniendo las herramientas necesarias para gestionar y automatizar todo el ciclo de vida del empleado. Todas las aplicaciones de Rippling están diseñadas para funcionar de manera conjunta y cubrir todas las necesidades, desde la incorporación hasta la baja. Con Rippling, tienes acceso a nóminas globales, administración de beneficios, reclutamiento e incorporación, gestión de cumplimiento de la normativa, gestión del rendimiento, horarios y asistencia, gestión del aprendizaje y mucho más, todo dentro de un sistema unificado.

Principales ventajas:

• Gestión unificada de empleados: Rippling unifica todos los datos de tus empleados, lo que te permite gestionar la incorporación, las bajas, las nóminas, los beneficios, el cumplimiento normativo y mucho más, sin complicaciones.
• Gestión remota de dispositivos: gestiona y protege fácilmente los dispositivos de tu equipo remoto, manteniendo todos los equipos de la empresa actualizados y seguros.

Slack

Slack es una plataforma de comunicación potente, diseñada para fomentar la conexión y el compromiso de los trabajadores remotos. Con canales, mensajería directa, videollamadas e integraciones con otras herramientas, Slack facilita las conversaciones y la colaboración en tiempo real en todo el equipo.

Principales ventajas:

• Mensajería en tiempo real: comunícate al instante con los trabajadores remotos a través de mensajes directos y videoconferencias, o bien crea canales específicos para proyectos, departamentos o temas concretos.
• Colaboración asíncrona: funciones como los hilos y las menciones permiten gestionar las conversaciones de forma asíncrona, algo muy útil para los equipos que trabajan en diferentes zonas horarias.

Google Workspace

Google Workspace es una suite de herramientas de productividad en la nube que facilita la colaboración entre equipos remotos. Incluye Gmail, Google Drive, Google Docs, Google Sheets y Google Meet, entre otros, convirtiéndose en una solución completa para gestionar el trabajo a distancia.

Principales ventajas:

• Almacenamiento en la nube: Google Drive ofrece almacenamiento seguro en la nube, con acceso sencillo a los archivos desde cualquier lugar y la posibilidad de compartir documentos con tu equipo.
• Herramientas de colaboración en tiempo real: Google Docs, Sheets y Slides permiten que varios usuarios trabajen en el mismo documento de forma simultánea, viendo los cambios en tiempo real.

Notion

Notion es un espacio de trabajo todo en uno que combina la toma de notas, la gestión de proyectos y funciones de colaboración, lo que la convierte en una herramienta muy versátil para organizar y gestionar el trabajo remoto. Permite crear espacios de trabajo personalizados que se adaptan a las necesidades específicas de tu equipo.

Principales ventajas:

• Gestión del conocimiento: centraliza la documentación del equipo, los procedimientos y las notas de los proyectos en un solo lugar, facilitando el acceso y la actualización de la información para todos los que trabajan a distancia.
• Espacios de trabajo personalizables: la interfaz flexible de Notion te permite crear y organizar páginas, bases de datos y wikis adaptados al flujo de trabajo remoto de tu equipo.

Gestiona sin esfuerzo a tus equipos remotos con Rippling

Para gestionar equipos remotos de manera efectiva, necesitas contar con las herramientas y estrategias adecuadas: una combinación de liderazgo, visión y tecnología. Con Rippling, puedes administrar a toda tu plantilla remota desde un solo lugar.

Para gestionar un equipo distribuido necesitas varias herramientas: nóminas globales, control de horarios, administración de beneficios, gestión de formación y rendimiento, gestión de dispositivos y más. Con otras soluciones, estas herramientas suelen estar desconectadas, lo que te obliga a introducir la misma información una y otra vez en distintos sistemas. Rippling es el único que ha creado todo un conjunto de herramientas sobre un modelo unificado de datos de empleados, lo que te permite gestionar a toda tu plantilla global desde un único sistema. 

Este artículo se basa en la información a disposición de Rippling a 22 de agosto de 2024.

Descargo de responsabilidad: Rippling y sus empresas afiliadas no ofrecen asesoramiento fiscal, legal o contable. La información de este material es solo informativa y no debe considerarse ni usarse como tal. Te recomendamos que consultes a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de realizar cualquier actividad o transacción.