Cómo gestionar la nómina internacional para empleados en Polonia (Actualizado 2024)

Si estás gestionando la nómina para empleados en Polonia por primera vez, hacerlo correctamente significa que puedes empezar con buen pie con tus empleados en ese país. Sin embargo, si te saltas un paso, podrías acumular miles de dólares en multas, o incluso arriesgarte a una acción legal por parte de la Administración Nacional de Ingresos de Polonia.

Aquí tienes una guía paso a paso para gestionar la nómina en Polonia, con todo lo que necesitas saber para hacerlo bien cada vez. 

Paso #1: Decide si crear o no tu propia entidad en Polonia o usar un Employer of Record (EOR)

Si quieres contratar y pagar a empleados en Polonia, primero necesitas establecer una entidad comercial en ese país. Una forma de hacerlo es usar un Employer of Record (EOR). La otra es crear tu propia entidad legal en Polonia. 

Los EOR son empresas de terceros que te permiten contratar y pagar a empleados a través de sus propias entidades. Son responsables de calcular y retener los impuestos adecuados y de pagar tus impuestos a la Administración Nacional de Ingresos de Polonia (KAS).

¿Cuándo, por qué y cómo utilizan las empresas un EOR?

Cuando las empresas expanden sus operaciones a Polonia, y alrededor del mundo, típicamente utilizan EORs como Deel, Papaya Global y Rippling para gestionar la nómina, emitir prestaciones y navegar los problemas de cumplimiento internacional.

Esto se debe a que puede llevar mucho tiempo configurar tu propia entidad legal y sistema de nómina. Es una carga administrativa significativa que las empresas más pequeñas rara vez tienen el tiempo o recursos para manejar.

¿Por qué las empresas crean su propia entidad?

Si creas tu propia entidad, eso reemplaza al EOR como la entidad legal que contrata empleados y gestiona la nómina. Las empresas generalmente crean sus propias entidades una vez que los costos de un EOR superan los costos de crear sus propias entidades.

¿Cómo configuro mi propia entidad en Polonia?

Antes de comenzar, deberías comprobar si necesitas registrar una empresa en Polonia. Si tu negocio está basado en otro país de la Unión Europea (UE) y solo proporcionas servicios temporales y ocasionales en Polonia, podrías solo necesitar obtener un permiso, concesión o entrada en un registro, dependiendo del tipo de actividades comerciales en las que tu negocio participe. El Ministerio Polaco de Desarrollo Económico y Tecnología mantiene una lista en línea de estas actividades, pero solo está disponible en polaco, así que si no hablas fluidamente, consigue que alguien traduzca las partes aplicables del documento para ti. 

Una vez que hayas establecido que después de todo necesitas abrir una entidad en Polonia, necesitas verificar tu derecho a comerciar en el país. Necesitas ser ciudadano de Polonia o de otro estado miembro de la UE o del Espacio Económico Europeo (EEE) o ser familiar de alguien que lo sea. Alternativamente, necesitas tener un permiso de residencia permanente o temporal, estatus de refugiado, protección subsidiaria, protección temporal en Polonia, una Tarjeta Polaca válida o una Visa de Puerto de Negocios Polaco válida.  

Si no cumples ninguno de estos requisitos, puedes optar por simplemente abrir una sucursal polaca de tu empresa existente, lo que implica considerablemente menos papeleo que iniciar una entidad completamente nueva. Alternativamente, puedes asociarte con alguien que califique, o dirigir una empresa.

Ahora necesitas decidir qué tipo de empresa quieres abrir. Si vas a tener empleados, puedes abrir una sociedad registrada, una sociedad de acciones limitadas, una sociedad anónima o una compañía de responsabilidad limitada (LLC). Esta última es el tipo más común de empresa en Polonia. 

Si decides abrir una LLC y tienes el capital mínimo de PLN 5,000, puedes configurarla de la manera tradicional visitando a un notario quien preparará los artículos de asociación (AoA). Alternativamente, puedes configurarla electrónicamente visitando el sitio web del Portal de Registros de la Corte, que solo está en polaco. Aquí registras una cuenta, configuras un perfil, proporcionas la información requerida y firmas electrónicamente tu solicitud. Luego pagas las tasas de inscripción judicial y el impuesto estimado. 

Ahora necesitas registrar tu empresa en el Registro Nacional de la Corte así como en el Monitor Judicial y Comercial. Como parte de esto, necesitas proporcionar el código Polaco de Clasificación de Actividades (PKD) adecuado, que puedes encontrar aquí. Luego se te emitirá un número de identificación fiscal (NIP) y un número estadístico de empresas (REGON).  

También necesitas presentar un formulario NIP-8 a la oficina de impuestos, dentro de los 21 días después de inscribir tu empresa en el Registro Nacional de la Corte y dentro de los 7 días después de comenzar a hacer negocios, y presentar una solicitud al Registro Central de Beneficiarios Reales dentro de los 7 días desde la fecha de incorporación.  

Una vez que hayas registrado tu LLC, automáticamente serás reportado al Instituto de Seguridad Social Polaco (ZUS) como pagador de contribuciones de seguro para tus empleados y para ti mismo. Sin embargo, también necesitas registrarte a ti mismo y a todos tus empleados como personas aseguradas dentro de los 7 días después de registrar tu empresa. Dependiendo de la naturaleza de tu negocio, también podrías necesitar registrarte como contribuyente de IVA. Esto se hace en la oficina de impuestos. 

No necesitas configurar una cuenta bancaria local para la nómina pero te resultará más conveniente hacerlo.

Paso #2: Elige una solución de software de nómina global

Primero, es vital entender los dos tipos de soluciones de nómina internacional: procesadores de nómina global y agregadores de nómina global. Puedes aprender sobre ambos en nuestra guía.

• Procesadores de nómina global procesan realmente tu nómina, transmiten fondos, y calculan y presentan impuestos en cada país a través de su propio software. En pocas palabras, los procesadores de nómina global te permiten pagar a tus empleados internacionales tan fácilmente como a tus empleados locales: juntos en una sola ejecución de pago.
• Agregadores de nómina global agregan proveedores locales de nómina en cada país y transmiten manualmente tus archivos de nómina a ellos.

Ver Rippling

Paso #3: Determina el estatus laboral de tus trabajadores

Antes de incorporar a tus nuevos empleados, y ciertamente antes de ejecutar la nómina, es crucial entender a quién estás pagando a ojos de la ley laboral polaca: ¿Son tus trabajadores empleados o contratistas?

Es esencial clasificarlos correctamente para evitar grandes multas. Además, si son empleados, hay deducciones de nómina de las que eres responsable, incluyendo el impuesto sobre la renta, el seguro de pensión, el seguro de discapacidad, el seguro de accidentes de trabajo y el plan de capital de empleado (PPK).

Los contratos de empleo en Polonia pueden ser por un término fijo, lo que incluiría un período de prueba de no más de 3 meses, o pueden ser por un período indefinido. No importa cómo llames al contrato; si la persona trabaja según tus instrucciones y bajo tu control, en un lugar y tiempo que especificaste, y les pagas una remuneración fija, se consideran empleados bajo la ley laboral polaca. Los contratistas independientes no son representantes de tu empresa, y tú no controlas cómo hacen el trabajo por el que les pagas, por lo que no disfrutan de los mismos derechos que los empleados.

Rippling y sus filiales no proporcionan asesoramiento fiscal, legal o contable. Este material ha sido preparado solo con fines informativos, y no está destinado a proporcionar, y no debe ser considerado como, asesoramiento fiscal, legal o contable. Debes consultar a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de participar en cualquier actividad o transacción relacionada.