Cómo pagar a los contratistas internacionales en Dinamarca [2024]

Muchas empresas internacionales recurren a contratistas independientes para aprovechar el talento cualificado de Dinamarca. Sin embargo, entender las normativas fiscales y laborales del país puede ser un desafío.

Antes de gestionar la primera factura, es importante que te familiarices con las reglas para clasificar correctamente a los contratistas daneses, integrarlos en tu equipo y pagarles cumpliendo con las estrictas leyes laborales del país.

Sigue leyendo para descubrir cómo puedes pagar a tus contratistas internacionales en Dinamarca de manera puntual y cumpliendo con la legislación del país.

Paso n.º 1: clasifica a tus trabajadores en Dinamarca

En Dinamarca, el gobierno define claramente las diferencias entre contratistas independientes y empleados, basándose en cómo interactúan con las empresas.

Los empleados trabajan exclusivamente para una empresa, que establece sus horas, lugar de trabajo y tareas. En cambio, los contratistas o trabajadores autónomos suelen encargarse de proyectos específicos o temporales, y a menudo trabajan para varios clientes. Tienen libertad para decidir cómo y cuándo realizar sus tareas, y generalmente facturan a los clientes por sus servicios.

Clasificar correctamente a los trabajadores es crucial en Dinamarca, ya que un error puede tener consecuencias graves, como:

• Sanciones económicas: si clasificas incorrectamente a un empleado como contratista, las multas pueden empezar desde las 10 000 coronas danesas. En casos graves, la sanción puede llegar a equivaler a 20 semanas de salario del empleado.
• Indemnización por acuerdo de no competencia: los empleados mal clasificados también pueden tener derecho a recibir una compensación por acuerdos de no competencia.
• Pagos retroactivos y prestaciones: si se detecta una clasificación errónea, la empresa deberá compensar al trabajador por los beneficios y salarios no recibidos, además de regularizar los impuestos y las cotizaciones sociales.

Para evitar confusiones, aquí tienes un cuadro que resume las diferencias clave entre contratistas y empleados según la legislación laboral danesa:

Paso n.º 2: decide la mejor manera de pagar a tus contratistas en Dinamarca

El siguiente paso es encontrar un método de pago que funcione tanto para ti como para tus contratistas, sobre todo teniendo en cuenta la creciente tendencia de trabajar con equipos globales. Aquí te presentamos varias opciones para realizar pagos internacionales de forma segura:

• Transferencias bancarias: tienes un par de opciones para explorar. Puedes optar por abrir una cuenta en un banco danés para transferir fondos directamente a las cuentas de tus contratistas, o utilizar tu banco para hacer una transferencia global. Ambos métodos garantizan pagos seguros y fiables.
• Giros postales internacionales: aunque este método ha sido común durante mucho tiempo, es bastante lento. Implica la compra física de un giro postal y que el contratista lo deposite en su cuenta, además de posibles comisiones y tipos de cambio menos favorables.
• Monederos digitales o plataformas de pago: si prefieres rapidez y comodidad, plataformas digitales como PayPal o Wise son buenas opciones para hacer transferencias internacionales. Solo ten en cuenta que algunas plataformas, como Venmo o Zelle, no están disponibles en Dinamarca. Además, presta atención a las fluctuaciones en los tipos de cambio.
• Servicios globales de nóminas: los contratistas suelen facturar por sus servicios, lo que difiere del pago a empleados a tiempo completo. Con Rippling, puedes simplificar este proceso y pagar a tus contratistas daneses junto con el resto de tu equipo global.

Paso n.º 3: utiliza un software global de nóminas para procesar los pagos a los contratistas daneses 

Como vimos en el paso anterior, hay varias formas de pagar a los contratistas en Dinamarca. Sin embargo, la forma más rápida y sencilla es utilizar un software global de nóminas.

Por ejemplo, con Rippling, puedes gestionar los pagos de tus contratistas en todo el mundo desde un solo sistema.

Paso n.º 4: asegúrate de que la información fiscal de tus contratistas daneses es correcta 

En Dinamarca, muchos contratistas prefieren trabajar como autónomos por la libertad que les ofrece esta modalidad. Para hacerlo, deben registrarse como contratistas en la Agencia de Comercio y Empresas (Danish Business Authority) y en la Agencia Tributaria de Dinamarca (SKAT).

Si vas a contratar a un autónomo, asegúrate de que el contrato especifique claramente los términos de pago y los resultados esperados. Es fundamental ser transparente para evitar posibles conflictos o malentendidos en el futuro.

Recuerda que, a diferencia de los empleados, no estás obligado a retener y pagar impuestos en nombre de tus contratistas daneses. Sin embargo, dependiendo de su situación fiscal y del tipo de trabajo que realicen, es posible que debas proporcionarles ciertos documentos fiscales.

Por ejemplo, si tu empresa tiene su sede en los Estados Unidos y trabajas con contratistas daneses (o de otros países), deben completar el formulario W-8BEN del Servicio de Impuestos Internos (IRS) para confirmar su estatus como contratistas extranjeros. Este paso es clave para cumplir con las normativas fiscales de EE. UU.

Gestiona contratistas de todo el mundo sin complicaciones

Gestionar una plantilla internacional nunca ha sido tan fácil. Con Rippling, puedes pagar a contratistas internacionales de Dinamarca y de cualquier parte del mundo desde un solo sistema.

Preguntas frecuentes sobre cómo pagar a contratistas en Dinamarca

¿Es necesario retener impuestos al pagar a los contratistas en Dinamarca?

No, no es necesario. Las empresas extranjeras no están obligadas a retener impuestos cuando pagan a contratistas daneses, ya que ellos son responsables de gestionar sus propios impuestos y de hacer sus contribuciones a la seguridad social.

¿El salario mínimo se aplica a los contratistas independientes en Dinamarca?

Dinamarca no tiene un salario mínimo establecido por ley. Los salarios dependen del tipo de trabajo y se negocian entre empresarios y sindicatos a través de convenios colectivos nacionales. Sin embargo, estos convenios no imponen un salario mínimo obligatorio para los contratistas.

¿Los contratistas daneses tienen derecho a beneficios?

No, los contratistas independientes en Dinamarca no tienen derecho a los mismos beneficios y prestaciones que los empleados. Ofrecer prestaciones, como un seguro médico o días de vacaciones pagados a los contratistas podría incluso poner en duda su clasificación y generar problemas legales.

¿Puedes pagar a contratistas en Dinamarca en tu moneda local?

Lo ideal es pagar a los contratistas en su moneda local siempre que sea posible. Por ejemplo, si trabajas con contratistas de Dinamarca, intenta pagarles en coronas danesas (DKK). Sin embargo, si prefieres pagarles en tu moneda, esto debe estar acordado en el contrato de prestación de servicios.

Muchos proveedores de pagos internacionales, como Rippling, te permiten realizar pagos a contratistas en coronas danesas o en tu moneda.

¿Puedes pagar manualmente a los contratistas en Dinamarca?

Sí, puedes pagar manualmente a los contratistas daneses. Aunque algunos dueños de pequeñas empresas prefieren este método para ahorrar costes, hay que tener en cuenta que puede volverse muy lento y complicado a medida que tu empresa crece o si trabajas con varios contratistas internacionales. Además, gestionar los pagos de manera manual tiene algunos inconvenientes:

• Cumplimiento de la normativa: al gestionar las nóminas manualmente, es más probable cometer errores o pasar por alto detalles importantes. Rippling soluciona esto automáticamente, asegurándose de que tu empresa cumpla con las leyes y normativas locales.
• Seguridad: usar hojas de cálculo o registros físicos para gestionar los pagos puede poner en riesgo la seguridad de la información, lo que deja a los datos confidenciales de los contratistas expuestos a pérdidas, robos o mal uso. Con Rippling, tus datos están protegidos y se garantiza su confidencialidad.
• Experiencia del contratistas: pagar manualmente puede ser un proceso lento y frustrante para los contratistas, ya que puede ser difícil para ellos prever cuándo recibirán el pago o entender los detalles de lo que se les paga.

Rippling ofrece una solución eficaz al automatizar el proceso de pago de nóminas, integrando de manera fluida los datos de Recursos Humanos de tu empresa y eliminando la necesidad de introducir datos manualmente.

¿Cómo convertir a un contratista en un empleado en Dinamarca?

Si estás considerando convertir a un contratista en empleado, hay varias razones para hacerlo, como evitar problemas de clasificación, integrarlo formalmente en tu equipo o proteger tu propiedad intelectual. Para hacer la transición de contratista a empleado a tiempo completo, sigue estos pasos:

• Incorpóralo adecuadamente: trátalo como a cualquier nuevo empleado. Esto implica seguir un proceso de incorporación adecuado. Si no tienes empleados en Dinamarca, debes decidir si crear una entidad local (registrándote en las autoridades fiscales y regulatorias) o utilizar un servicio de empleador por cuenta ajena (EOR, por sus siglas en inglés) para gestionar la contratación.
• Proporciona los documentos necesarios: dale un contrato de trabajo y un manual del empleado. Asegúrate de que estos documentos cumplen legalmente con las leyes danesas sobre salario mínimo, prestaciones obligatorias, horas de trabajo, días festivos y normas de indemnización por despido.
• Verifica la información del empleado: confirma los datos del empleado, como su nombre (que debe coincidir con su cuenta bancaria), nacionalidad, fecha de nacimiento, fecha de contratación, datos de contacto y detalles salariales. Almacena esta información de manera segura y conforme a las leyes de privacidad.
• Configura la nómina: una vez que la nómina esté lista, gestiona las retenciones de impuestos y las contribuciones a la seguridad social. Estas incluyen pensiones, seguro de enfermedad, asistencia médica (como baja por paternidad), seguro de accidentes laborales y seguro de desempleo.

Rippling y sus empresas afiliadas no ofrecen asesoramiento fiscal, legal o contable. La información de este material es solo informativa y no debe considerarse ni usarse como tal. Te recomendamos que consultes a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de realizar cualquier actividad o transacción.