Cómo pagar a los contratistas internacionales en Sudáfrica [2024]
Según datos de 2022, alrededor del 29 % de los trabajadores sudafricanos son autónomos, lo que significa que hay muchas oportunidades para contratar a trabajadores independientes. Con un talento destacado y un PIB en crecimiento en áreas como las finanzas y las tecnologías de la información, Sudáfrica se está posicionando como un punto clave para contratistas independientes, sin importar la ubicación de la empresa contratante.
Pero antes de contratar a contratistas en Sudáfrica, debes averiguar cómo realizar los pagos. Esta guía paso a paso te explica todo lo que necesitas para pagar a contratistas independientes: desde entender las leyes sudafricanas y evitar sanciones por errores de clasificación de la agencia tributaria de Sudáfrica (SARS, por sus siglas en inglés) hasta gestionar las conversiones de divisas.
Paso n.º 1: clasifica a tus trabajadores en Sudáfrica
La legislación laboral sudafricana diferencia entre empleados y contratistas independientes, y es fundamental evitar errores en esta clasificación. Si una empresa clasifica incorrectamente a sus trabajadores, puede enfrentar consecuencias legales del SARS y de los tribunales, como sanciones, pagos retroactivos de las prestaciones e incluso penas de cárcel.
En términos generales, la legislación laboral sudafricana define una relación laboral como un contrato de servicios, mientras que un contratista ejecuta un contrato para un servicio específico que finaliza la relación laboral una vez completado.
La siguiente tabla presenta otras distinciones establecidas por las autoridades sudafricanas. Los tribunales aplican una prueba de «impresión dominante» que analiza todos los criterios en conjunto, más allá de lo estipulado en el contrato, para determinar la clasificación correcta de los trabajadores.
Contratistas
Empleados
Alto nivel de control del trabajador.
Los contratistas no están sujetos a una supervisión estricta de sus clientes.
Más control del empleador. Su trabajo está sujeto a la dirección y condiciones impuestas por su empleador, quien dicta los términos de la relación laboral.
El equipo y las herramientas son propiedad del trabajador.
Normalmente, la empresa provee las herramientas y el equipo necesarios para el trabajo.
Menos integrados. Los contratistas suelen ser independientes y, a menudo, trabajan de forma remota y asíncrona.
Muy integrados. Los empleados son parte central de la organización y participan en el día a día de la oficina.
Sin derecho a prestaciones. Los contratistas no reciben las mismas prestaciones y protecciones que los trabajadores por cuenta ajena.
Con derecho a prestaciones. /strong> Los empleados tienen derecho a prestaciones y protecciones laborales, como permisos retribuidos, días de baja por enfermedad y, a menudo, pagos por transición (es decir, indemnizaciones por despido).
Contrato por tiempo limitado. Los contratistas suelen estar contratados por un tiempo limitado o para un proyecto concreto.
Contrato indefinido. Los trabajadores tienen contratos sin límite de tiempo y trabajan una media de al menos 40 horas semanales.
No son (necesariamente) dependientes económicamente. Los contratistas suelen tener otras fuentes de ingresos y no dependen exclusivamente de una empresa para mantenerse económicamente.
Son dependientes económicamente. Los empleados dependen económicamente de la empresa.
Servicios no exclusivos.Los contratistas pueden trabajar para otras empresas.
Exclusividad de servicios. Por lo general, los empleados solo prestan servicios a su empresa.
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Haz el test GRATISPaso n.º 2: decide la mejor manera de pagar a tus contratistas en Sudáfrica
Antes de comenzar a trabajar con contratistas, debes decidir cómo realizarás los pagos. Estas son las opciones más comunes:
- Transferencias bancarias: puedes abrir una cuenta bancaria en Sudáfrica para depositar fondos, pero tendrías que hacer lo mismo en cada país donde contrates. También puedes usar tu cuenta bancaria local para enviar transferencias internacionales y pagar a tus contratistas sudafricanos. Esto conlleva comisiones y está sujeto a los tipos de cambio.
- Giros postales internacionales: similar a un cheque en papel, este método consiste en enviar un pago físico por correo al contratista en el extranjero. Empresas como Western Union, los bancos o las oficinas de Correos suelen ofrecer este servicio. Una vez recibido, el contratista debe depositarlo en su banco. Este método es lento y, además de las comisiones por transferencia, tiene tipos de cambio desfavorables.
- Monederos digitales o plataformas de pago: servicios como Wise y PayPal permiten enviar y recibir fondos por Internet. Algunas plataformas procesan transferencias al instante, pero otras, como Venmo, no están disponibles en Sudáfrica. También deberás tener en cuenta las comisiones de los proveedores y la volatilidad de los tipos de cambio.
- Servicios globales de nóminas: como los contratistas independientes gestionan sus propios impuestos, normalmente no están incluidos en el mismo sistema de nóminas que los empleados, sino que envían facturas. Esto puede hacer que el proceso sea más lento. Sin embargo, Rippling te permite pagar a tus contratistas sudafricanos junto a tu plantilla global.
Paso n.º 3: utiliza un software global de nóminas para procesar los pagos a los contratistas sudafricanos
En lugar de preocuparte por las comisiones de servicio, los tipos de cambio volátiles y los tiempos de procesamiento lentos, puedes pagar a tus contratistas sudafricanos utilizando un software de nóminas global.
Con Rippling, puedes realizar pagos a contratistas en todo el mundo usando su moneda local. Además, te permite enviar contratos de consultoría adaptados a la legislación local para que los firmen electrónicamente.
Paso n.º 4: asegúrate de que la información fiscal de tus contratistas sudafricanos es correcta
En general, los empleadores no están obligados a retener ni pagar impuestos sobre la renta para los contratistas en Sudáfrica, y estos contratistas tampoco tienen que cotizar a la seguridad social.
Sin embargo, los trabajadores autónomos sudafricanos deben pagar un impuesto provisional sobre sus ingresos estimados, en al menos dos plazos durante el año fiscal (el SARS ofrece una guía en línea sobre cómo hacerlo).
Si el contratista gana menos de 1 millón de rands sudafricanos (ZAR), puede optar por un impuesto sobre el volumen de negocios que le permite cumplir todas sus obligaciones fiscales de una sola vez. Los empresarios individuales, por su parte, pueden declarar el impuesto sobre la renta en función de los beneficios de su negocio, sin tener que presentar una declaración adicional.
Para declarar sus impuestos, los contratistas suelen necesitar:
- un número de identificación fiscal (NIF),
- un número de identidad,
- una cuenta eFiling registrada en el SARS,
- la declaración de la renta (ITR12) completa,
- la declaración IRP6 para los pagos provisionales,
- el registro de IVA si los ingresos superan 1 millón de ZAR.
Gestiona contratistas de todo el mundo sin complicaciones
Pagar a tu equipo internacional nunca ha sido tan sencillo. Con Rippling, puedes gestionar los pagos a contratistas internacionales, ya sea en Sudáfrica o en cualquier parte del mundo, todo desde un único sistema.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de nóminas para contratistas en Sudáfrica
¿Es necesario retener impuestos al pagar a los contratistas en Sudáfrica?
No, los empresarios extranjeros no están obligados a retener impuestos cuando pagan a autónomos sudafricanos. Sin embargo, sí deben retener impuestos a los empleados a tiempo completo según su remuneración, a través de un sistema llamado pay-as-you-earn (PAYE), que es el impuesto sobre el rendimiento del trabajo personal. Algunos empresarios pueden deducir el PAYE en nombre de un contratista sudafricano, pero generalmente no están obligados a hacerlo.
¿Los contratistas sudafricanos reciben prestaciones?
No, los contratistas independientes en Sudáfrica no tienen derecho a prestaciones como vacaciones pagadas, festivos o pensión. Ofrecerles estos beneficios puede interpretarse como una relación laboral y exponerte a sanciones por una clasificación errónea.
¿Se puede pagar a los contratistas en Sudáfrica en la moneda de tu país?
En general, los contratistas sudafricanos prefieren recibir pagos en rands sudafricanos (ZAR). Con su consentimiento, puedes pagarles en otra moneda, pero los ingresos deben convertirse a ZAR para declarar y pagar impuestos correctamente.
Muchos proveedores de pagos internacionales, como Rippling, permiten hacer pagos en ZAR o en tu propia moneda.
¿Se puede pagar manualmente a los contratistas en Sudáfrica?
Sí, algunos propietarios de pequeñas empresas procesan los pagos manualmente para reducir costes. Sin embargo, este proceso puede volverse engorroso si trabajas con varios contratistas sudafricanos, y posiblemente con otros de diferentes países. Además, si el proceso es lento y no realizas los pagos con rapidez, los contratistas independientes pueden optar por prestar sus servicios en otro lugar.
Además, procesar manualmente los pagos conlleva algunos riesgos:
- Cumplimiento de la normativa: gestionar la nómina manualmente deja a las empresas expuestas a errores y omisiones. Rippling asegura el cumplimiento de todas las leyes locales, sin importar el lugar de residencia de tus contratistas.
- Seguridad: el procesamiento manual de la nómina mediante hojas de cálculo, registros en papel y otros métodos caseros puede resultar en la pérdida, el robo o el uso indebido de datos confidenciales de los contratistas.
- Experiencia del contratista: Los pagos manuales suelen ser lentos y carecen de transparencia en cuanto a los plazos de pago y el desglose exacto de lo que se les paga a los contratistas, lo que crea una experiencia frustrante para quienes intentan comprender sus ingresos.
En cambio, puedes automatizar la nómina utilizando Rippling, que sincroniza todos los datos de Recursos Humanos de tu empresa con la nómina y elimina la necesidad de introducir datos manualmente.
¿Cómo se convierte a un contratista en empleado en Sudáfrica?
Imagina que tu contratista sudafricano ha hecho un trabajo fantástico, y ambos queréis formalizar un compromiso a tiempo completo con más responsabilidades. Para convertir a ese contratista en un empleado a tiempo completo, tendrás que asegurarte de cumplir con los requisitos legales: deberás registrarte para las deducciones PAYE, la seguridad social y otras prestaciones.
Si aún no tienes empleados en Sudáfrica, deberás crear una entidad jurídica o utilizar un servicio de empleador por cuenta ajena (EOR).
Rippling y sus empresas afiliadas no ofrecen asesoramiento fiscal, legal o contable. La información de este material es solo informativa y no debe considerarse ni usarse como tal. Te recomendamos que consultes a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de realizar cualquier actividad o transacción.
