Cómo pagar de manera conforme a contratistas de todo el mundo
Desde la pandemia, millones de trabajadores en todo el mundo dejaron la supervisión de un único empleador para convertirse en sus propios jefes. Ahora, la economía gig global está en aumento, se espera que alcance más de 455 mil millones de dólares para 2030.
El auge del trabajador autónomo ofrece nuevas oportunidades. Los contratistas establecen sus propios horarios, trabajan desde donde quieran y realizan proyectos de prueba con varios clientes en busca de su mejor opción. Las empresas ahorran en costos de equipo, capacitación y prestaciones, todo mientras tienen más flexibilidad de personal para tener en cuenta los altibajos de sus necesidades empresariales.
Pero las empresas pueden arruinar este arreglo si no pagan a los contratistas su ingreso ganado con esfuerzo rápidamente, con mínimas condiciones adjuntas. ¿Cuál es la mejor manera de hacer esto si tu plantilla está repartida por ciudades, países o continentes—cada uno con sus propias regulaciones de pago?
Esta guía te guiará sobre cómo pagar a los contratistas internacionales de manera rápida y conforme a la normativa. Aprende cómo incorporarlos, distinguirlos de los empleados a tiempo completo y todas tus opciones cuando se trata de ejecutar la nómina.
Para más información, mira nuestro webinar sobre cómo pagar a contratistas globales.
Preparando acuerdos de contratista conforme a la normativa
A diferencia de contratar empleados, no necesitas inscribir a los nuevos contratistas independientes en prestaciones o deducir impuestos en su nombre. Pero antes de que comiencen cualquier trabajo, necesitan firmar un acuerdo de contratista. Estos contratos legalmente vinculantes establecen los términos de la relación laboral y siempre deben incluir:
- Responsabilidades laborales
- Cronograma, con fecha de inicio y plazo
- Expectativas horarias
- Estructura de pago (ya sea por proyecto, en retención, o por tiempo y materiales)
- Frecuencia de pago
- Moneda de pago para contratistas internacionales
- Política de terminación
Los acuerdos también deben describir qué sucede si un contratista no cumple sus responsabilidades, incluir acuerdos de no divulgación para salvaguardar información propietaria y establecer protecciones de PI para determinar quién posee los derechos del trabajo producido.
Es crucial que los acuerdos de contratista cumplan con las leyes laborales locales en la jurisdicción del trabajador autónomo. Dado que las leyes laborales varían entre países, necesitas ajustar los acuerdos si estás contratando en varias regiones. Considera recurrir a expertos legales locales para adaptar los contratos a países específicos y evitar cualquier problema de cumplimiento. También podrías usar una solución de gestión de contratistas como Rippling, que proporciona plantillas de contratista pre-aprobadas para más de 50 países que son tanto conforme a las regulaciones locales como personalizables. También se almacenan de forma segura dentro de la plataforma Rippling y son fácilmente accesibles para referencia, de modo que las empresas y los contratistas independientes siempre conozcan las expectativas.
Los riesgos de la clasificación errónea
Si bien contratar contratistas independientes puede ser una ventaja para tu empresa, es vital asegurarse de que en realidad sean contratistas y no empleados disfrazados. La clasificación errónea de empleados puede resultar en multas y penalizaciones severas, deber pagos atrasados y prestaciones retroactivas, y demandas civiles. En EE. UU., por ejemplo, el IRS cobra 50 dólares por cada W-2 que no se paga, así como impuestos FICA no pagados y otras penalizaciones, ya sea que la clasificación errónea sea accidental o no.
Ejemplos reales de las severas consecuencias de la clasificación errónea incluyen:
- En 2021, los tribunales holandeses dictaminaron que los conductores de Uber eran empleados con derecho a pago retroactivo y prestaciones, y multaron a la empresa con 50,000 euros. Luego, la Corte Suprema de EE. UU. dictaminó lo mismo, con Uber pagando 8.4 millones de dólares para resolver una demanda colectiva con conductores de California.
- En 2015, FedEx pagó 228 millones de dólares después de clasificar erróneamente a los conductores como contratistas independientes en California. La empresa fue encontrada violando las leyes laborales estatales al no proporcionar a los conductores prestaciones como pago de horas extras y seguro de compensación para trabajadores.
- En Canadá, las demandas por clasificación errónea han estado en aumento; los daños reclamados en demandas recientes van de 30 millones a 200 millones de dólares.
Entonces, ¿cómo distinguir entre un contratista y un empleado?
- Contratista: Un individuo o negocio que proporciona bienes o servicios a otra entidad bajo términos especificados en un contrato.
- Empleado: Un individuo contratado por un empleador para trabajar para una empresa de manera regular que tiene derecho a ciertas prestaciones.
Aunque ningún factor único es determinante, los principales factores que las empresas necesitan considerar al delinearemployer a los empleados de los contratistas son los siguientes:
Contractor
Employee
Degree of control
El contratista controla aspectos clave de cómo completan su trabajo.
Employee’s day-to-day work is overseen by the company, which can dictate how the work is done
Permanency of the relationship
Agreement tends to have a defined end date
Agreement does not have a defined end date (though many countries permit fixed term employment agreements)
Degree of integration
Doesn’t participate in typical company processes; a true contractor’s work isn’t considered integral to the business
Does participate in company processes; an employee’s work is considered integral to the business
Chance of profit and loss
Can realize a profit or incur financial losses from their work
Does not bear an economic risk
Exclusivity of service
Can freely provide services to multiple organizations
Generally works for their employer exclusively
Métodos de pago comunes para contratistas internacionales
Si has contratado (y clasificado correctamente) a un contratista global, necesitas averiguar cómo pagarle. Aquí están los métodos de pago estándar, junto con algunas de sus ventajas y limitaciones.
Transferencia bancaria internacional
La Sociedad para las Comunicaciones Financieras Interbancarias Mundiales (SWIFT) es un sistema financiero que transmite pagos globales a una red de 11,000 bancos miembros en 200 países. Un contratista proporciona su número de cuenta bancaria y el código SWIFT de su banco, luego las empresas pueden enviar pagos internacionales.
Aunque este método es seguro y confiable (procesamiento en uno a cuatro días hábiles), también viene con tarifas bancarias elevadas, a menudo ocultas, tipos de cambio desfavorables y posibles cargos por servicio para cada transferencia.
Digamos, por ejemplo, que pagas a un contratista en Filipinas. La transferencia bancaria puede canalizarse a través de tres o cuatro bancos intermediarios, todos los cuales cobran una tarifa de procesamiento. Entonces, para cuando tu contratista realmente reciba el pago, puede encontrar un depósito más pequeño de lo esperado.
Además, las tarifas de SWIFT pueden ser volátiles; una transferencia puede incurrir en varias mientras que otra no tiene ninguna. Esto puede molestar a los contratistas internacionales que se quedan jugando un irritante juego de adivinanzas.
Giro internacional
Similar a escribir un cheque, este método implica enviar un pago físico por correo a un contratista que vive en el extranjero. Las empresas generalmente tienen que ir a un Western Union, banco o correo para comprar el giro, luego los contratistas tienen que ir a su banco para depositarlo una vez que lo hayan recibido.
Aunque esta puede ser una opción útil para llegar a contratistas globales que no tienen acceso a pagos digitales, estos pagos tardan un tiempo en procesarse y requieren que tanto el pagador como el receptor se desplacen a una ubicación física, con el contratista haciendo un segundo viaje para depositar los fondos, que se mantienen en custodia hasta que el cheque se cobra.
Los giros también vienen con tarifas de transferencia, tasas de cambio desfavorables y pueden enfrentar períodos de procesamiento de varias semanas que retrasan el acceso de un contratista al dinero que se le debe.
Pagos digitales
Los pagos digitales son servicios de transferencia de dinero que permiten enviar y recibir fondos en línea. La mayoría permite que el dinero se transfiera casi instantáneamente. No habrá tarifas ocultas, pero habrá tarifas de proveedores (PayPal, por ejemplo, cobra alrededor del 4% del pago total). Los contratistas también necesitan cuentas con el servicio de pago digital específico para recibir sus fondos, y algunos servicios no operan en ciertos países.
Por supuesto, en lugar de implementar un método separado de pago a contratistas internacionales, la opción más fácil es pagarles junto con los empleados, todo en una sola tanda de pago. Rippling te permite hacer justo eso, todo mientras manejas formas fiscales locales, proporcionando opciones de moneda flexibles y ofreciendo diferentes métodos de retiro, asegurando que tu equipo global reciba su pago a tiempo y sin errores.
Plataformas como Rippling también pueden ayudarte a abordar las fluctuaciones en las tasas de conversión de moneda entre países donde contratas a contratistas. Muchos países requieren que los trabajadores sean pagados en su moneda nativa, por lo que nunca debes asumir que un contratista internacional será pagado en USD.
Pero las tasas de cambio de divisas están constantemente cambiando, lo que significa que la moneda en la que pagas a contratistas independientes en otros países puede terminar haciendo una gran diferencia en tu flujo de caja y gastos operativos. Aunque es difícil aprovechar manualmente las fluctuaciones de moneda, Rippling paga a los contratistas en su moneda local automáticamente. Podrás especificar cualquier número de diferentes monedas y pagarlas todas en la misma tanda de pago, además de informar sobre los montos locales o los montos convertidos a USD.
Mira nuestro webinar para más información sobre cómo determinar qué moneda usar para pagar a los contratistas internacionales.
Paga a contratistas alrededor del mundo en 90 segundos
Rippling es la mejor solución para pagar rápidamente a contratistas internacionales, todo mientras gestionas tu plantilla en todas las etapas del crecimiento de tu compañía.
Rippling simplifica el pago a contratistas internacionales al:
- Proporcionar plantillas de acuerdo de consultoría específicas por país y almacenar para firma electrónica
- Enviar pagos en moneda local o USD
- Pagar a todos los contratistas en un solo ciclo de pago, sin importar su ubicación
- Consolidar datos de contratistas y empleados en el mismo sistema global de recursos humanos
- Recoger automáticamente formularios W-8BEN y W-8BEN-E (próximamente)
- Rastrear y gestionar facturas (próximamente)
Todo esto mientras gestionas completamente a los empleados: administrar prestaciones, monitorear cumplimiento de normativas, y ejecutar la nómina dentro del mismo sistema. Solicita una demostración hoy para ver cómo Rippling hace que el pago a contratistas internacionales sea rápido y fácil.
Rippling y sus afiliados no proporcionan asesoramiento fiscal, legal ni contable. Este material se ha preparado solo con fines informativos, y no está destinado a proporcionar, y no se debe confiar en él para, asesoramiento fiscal, legal o contable. Debes consultar a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de participar en cualquier actividad o transacción relacionada.
