Cómo pagar a los contratistas internacionales en Canadá [2024]
Con su diversa y talentosa mano de obra, no es de extrañar que muchas empresas internacionales opten por contratar a contratistas en Canadá. Sin embargo, al momento de pagarles, ¿qué pasos debes seguir para cumplir con las complejas leyes laborales y fiscales canadienses?
Antes de recibir tu primera factura, revisa nuestra guía paso a paso para asegurarte de clasificar correctamente a los contratistas, incorporarlos y pagarles cumpliendo con la normativa laboral de Canadá.
Paso n.º 1: clasifica a los trabajadores
Clasificar correctamente a los trabajadores en Canadá es crucial. Un error al clasificar empleados como contratistas puede resultar en multas, impuestos atrasados y otras sanciones severas impuestas por organismos como la Agencia Tributaria de Canadá (CRA, por sus siglas en inglés). Estas sanciones pueden incluir:
- hasta un 20 % de los pagos pendientes del impuesto sobre la renta, seguro de empleo y contribuciones al plan de pensiones de Canadá (CPP), más intereses;
- primas de indemnización laboral, además de multas e intereses;
- el pago de las primas impagadas del CPP, tanto por parte del empleador como del trabajador;
- cumplimiento de derechos laborales como salario mínimo, pago de horas extra, vacaciones, permisos parentales y otras beneficios obligatorios para empleados en Canadá;
- posibles demandas de los empleados por daños y perjuicios.
Para ayudar a las empresas a decidirsi una contratación cumple con los requisitos de empleado o contratista independiente, los tribunales canadienses han creado una serie de «pruebas». Tanto los tribunales como las autoridades fiscales analizan todos los aspectos del acuerdo laboral y la relación entre ambas partes para determinar la clasificación. Ninguna prueba, por sí sola, suele ser suficiente para tomar una decisión.
Contratistas
Empleados
Mayor control por parte del trabajador.
Los contratistas, por lo general, tienen más autonomía para decidir cómo llevar a cabo el trabajo y cuándo hacerlo.
Mayor control por parte de la empresa. Normalmente, los empleados generalmente están sujetos a un mayor control por parte del empleador, quien les indica cómo deben trabajar y puede establecer horarios específicos.
Los equipos y las herramientas pertenecen al trabajador.
Normalmente, la empresa proporciona los equipos y las herramientas.
Menor integración. Los contratistas tienden a ser independientes y es más probable que trabajen de forma remota, utilizando sus propias herramientas y equipos.
Mayor integración. Los empleados suelen estar más integrados en la estructura de la empresa, por ejemplo, trabajando en sus instalaciones.
No tienen derecho a beneficios. Los contratistas no tienen derecho a los mismos beneficios y protecciones que los empleados, y son responsables de pagar sus propios impuestos.
Tienen derecho a beneficios. Los empleados tienen derecho a ciertos beneficios laborales como salario mínimo, horas extras, vacaciones pagadas y, en algunos casos, seguro médico, planes de jubilación y baja por enfermedad remunerada.
Duración limitada. Los contratistas suelen ser contratados para un proyecto específico o por un tiempo determinado.
Contrato indefinido. Los empleados, por lo general, tienen un contrato por un tiempo indefinido.
Riesgo de pérdidas. Los contratistas pueden asumir mayores riesgos y responsabilidades por el trabajo que realizan.
Sin riesgo de pérdidas. Los empleados suelen estar protegidos de la responsabilidad en cuestiones relacionadas con el trabajo.
Servicios no exclusivos. Los contratistas suelen prestar servicios a más de una empresa y no están obligados a trabajar exclusivamente para una sola.
Servicios exclusivos. Los empleados pueden estar sujetos a contratos que les exigen trabajar exclusivamente para una sola empresa.
Evita que los errores de clasificación te salgan caros con nuestra evaluación en línea gratuita
Haz el test GRATISPaso n.º 2: decide la mejor manera de pagar a tus contratistas
Antes de pagar a contratistas en Canadá, lo primero que debes hacer es decidir cómo les pagarás. Con el auge de las plantillas globales y el trabajo a distancia, las empresas ahora cuentan con más opciones que nunca para realizar pagos internacionales a sus contratistas. Aquí tienes algunas opciones:
- Transferencias bancarias: puedes abrir una cuenta bancaria en Canadá y usarla para transferir fondos directamente a las cuentas de tus contratistas canadienses, o utilizar tu banco para enviar una transferencia bancaria internacional y pagar a un contratista canadiense.
- Giros postales internacionales: este método de pago puede ser lento, ya que la empresa debe comprar el giro postal en persona y el contratista debe depositarlo físicamente al recibirlo. Además, los giros postales también pueden implicar comisiones y tipos de cambio desfavorables.
- Monederos digitales o plataformas de pago: ten en cuenta que no todas las plataformas de pago digital están disponibles en Canadá (por ejemplo, Venmo solo funciona en EE. UU.), aunque algunas empresas utilizan plataformas como Wise para transferir dinero internacionalmente. Recuerda que los tipos de cambio pueden variar de un día para otro, lo que dificulta predecir los costes.
- Servicios globales de nóminas: normalmente, los contratistas no forman parte de la nómina, ya que no están sujetos a las mismas retenciones que los empleados. En su lugar, emiten facturas por sus servicios, las cuales pasan por el departamento de contabilidad de muchas empresas. Sin embargo, con Rippling, puedes pagar a empleados canadienses y a contratistas canadienses en cualquier parte del mundo en un solo sistema.
Paso n.º 3: utiliza un software global de nóminas para procesar los pagos
Como vimos en el paso anterior, existen varias formas de pagar a los contratistas en Canadá. Sin embargo, la manera más rápida y sencilla es utilizar un software global de nóminas para gestionar los pagos.
Con Rippling, puedes pagar a empleados y contratistas de todo el mundo desde un solo lugar.
Paso n.º 4: calcula y presenta tus declaraciones de impuestos
Aunque los empleadores no tienen que retener ni pagar impuestos por los contratistas en Canadá, sí deben enviar algunos formularios fiscales tanto al contratista como a la Agencia Tributaria de Canadá (CRA) cada año.
Las empresas que trabajan con contratistas en Canadá deben entregar:
- formularios T4A a los contratistas
- resúmenes T4A a la Agencia Tributaria de Canadá
- formularios T4A-NR a los contratistas internacionales
- formularios T5018 a subcontratistas del sector de la construcción
Gestiona contratistas de todo el mundo sin complicaciones
Expandir tu plantilla internacional nunca ha sido tan fácil. Con Rippling, puedes pagar a contratistas internacionales en Canadá y en cualquier parte del mundo desde un solo sistema.
Preguntas frecuentes sobre cómo pagar a contratistas en Canadá
¿Es necesario retener impuestos al pagar a los contratistas en Canadá?
No, las empresas extranjeras no deben retener impuestos sobre la nómina cuando pagan a los contratistas en Canadá. Los contratistas se encargan de pagar sus propios impuestos.
¿El salario mínimo se aplica a los contratistas independientes en Canadá?
No, las leyes de salario mínimo no se aplican a los contratistas independientes en Canadá.
¿Los contratistas canadienses tienen derecho a beneficios?
No, los contratistas independientes en Canadá no reciben beneficios como los empleados. Si ofreces beneficios a los contratistas, podrías aumentar el riesgo de que los tribunales los clasifiquen incorrectamente como empleados.
¿Se puede pagar a los contratistas en Canadá en mi moneda local?
Generalmente, debes pagar a los contratistas en Canadá en dólares canadienses. Si prefieres pagar en otra moneda, asegúrate de incluir esta condición en el contrato con ellos.
Muchos proveedores de pagos internacionales, como Rippling, te permiten pagar a contratistas en dólares canadienses o en la moneda que elijas.
¿Se puede pagar manualmente a los contratistas en Canadá?
Sí, es común que las pequeñas empresas procesen manualmente los pagos a los contratistas para intentar reducir costes. Sin embargo, este proceso puede ser muy laborioso, especialmente a medida que tu empresa crece o si trabajas con varios contratistas en Canadá o en otros países.
Es importante tener en cuenta que procesar pagos de forma manual implica ciertos riesgos:
- Cumplimiento de la normativa: procesar la nómina manualmente conlleva el riesgo de cometer errores humanos y omisiones. Protégete a ti y a tu negocio con Rippling, que garantiza automáticamente el cumplimiento de las leyes locales aplicables, sin importar dónde residan los contratistas.
- Seguridad: procesar la nómina manualmente también implica riesgos de seguridad, especialmente si usas hojas de cálculo o registros en papel. La información confidencial de los contratistas puede perderse, sustraerse o utilizarse de manera indebida.
- Experiencia del contratista: Los pagos manuales suelen ser lentos y poco claros. Los contratistas podrían frustrarse por la falta de transparencia en los plazos de pago y las cantidades que reciben.
Automatiza todo el proceso de nóminas con Rippling. Nuestro sistema sincroniza los datos de Recursos Humanos con las nóminas, eliminando la necesidad de introducir datos manualmente. Tanto empleados como contratistas de cualquier parte del mundo cobran rápido y cumpliendo con la normativa, todo desde un solo sistema. Además, Rippling es un proveedor de nóminas autorizado por la Agencia Tributaria de Canadá, el servicio de Hacienda de Canadá para el gobierno federal y la mayoría de los gobiernos provinciales y territoriales.
¿Cómo convertir a un contratista en empleado en Canadá?
Si decides convertir a un contratista en empleado, lo primero es elegir el modelo de empleo que mejor se ajuste a tu empresa. Aunque contratar contratistas independientes puede ofrecer más flexibilidad y ventajas económicas, a veces necesitas un empleado a tiempo completo.
El reto está en asegurarse de cumplir con todos los requisitos legales y normativos. Las leyes laborales de Canadá exigen deducciones en las nóminas, beneficios y otros aspectos para los empleados, que no son necesarios en el caso de los contratistas. Muchas empresas optan por contratar a través de su propia entidad si ya tienen una en Canadá o si planean establecer una entidad porque están haciendo una gran inversión en el mercado canadiense. Sin embargo, también es posible contratar empleados en Canadá sin necesidad de tener una entidad canadiense, a través de un empleador por cuenta ajena (EOR, por sus siglas en inglés).
Con Rippling, puedes gestionar fácilmente a tus contratistas y hacer la transición a empleados a tiempo completo sin complicaciones. Rippling se encarga de todo, desde el papeleo conforme a la ley hasta la gestión de beneficios y nóminas, garantizando que cumples con la normativa desde la incorporación hasta la salida.
Rippling y sus empresas afiliadas no ofrecen asesoramiento fiscal, legal o contable. La información de este material es solo informativa y no debe considerarse ni usarse como tal. Te recomendamos que consultes a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de realizar cualquier actividad o transacción.
