Cómo pagar a los contratistas internacionales en Irlanda [2024]

Paso n.º 1: clasifica correctamente a tus trabajadores

Clasificar mal a los trabajadores reduce los fondos para programas sociales como la carga social universal (USC por sus siglas en inglés) y el sistema de cotizaciones irlandés (PRSI). Por eso, tres organismos gubernamentales vigilan de cerca la clasificación de los trabajadores: Office of Revenue Commissioners (oficinas de recaudación, el equivalente a nuestra Agencia Tributaria), la Comisión de Relaciones Laborales (WRC) y el Departamento de Protección Social (Social Welfare). 

Si clasificas mal a tus empleados y contratistas independientes puedes enfrentarte a sanciones graves de uno o de todos estos organismos, como:

• pagar impuestos atrasados, además de multas e intereses,
• no poder contratar a empleados que necesiten permisos de trabajo (un tipo de visado que los ciudadanos no irlandeses deben solicitar para trabajar en Irlanda).

Además, si clasificas a un empleado como contratista independiente y los organismos encuentran un problema, esa persona obtiene automáticamente todos los derechos de los empleados irlandeses, incluida la protección contra el despido improcedente y las prestaciones. Mientras tanto, tú tendrías que pagar todos los impuestos atrasados y cualquier otra cantidad que no hayas pagado durante su empleo.

Por suerte, puedes evitar estas situaciones si revisas con cuidado los requisitos de clasificación en Irlanda y comprendes bien la diferencia entre un empleado y un contratista independiente. En Irlanda, no existe una sola «prueba» para determinar el estatus de un trabajador. Los juzgados o tribunales analizan toda la relación laboral y evalúan varios factores para decidir si existe una relación entre la empresa y el empleado.

Los principales factores son los siguientes:

• Horario de trabajo: los empleados tienen horarios fijos cada semana o mes, mientras que los contratistas pueden elegir cuándo trabajar.
• Servicios exclusivos:los empleados suelen trabajar para una única empresa, mientras que los contratistas pueden trabajar (y trabajan) para varias a la vez.
• Retribución: los empleados reciben pagos fijos en un calendario regular. Los contratistas facturan su trabajo y suelen cobrar por proyecto.
• Capacidad de subcontratación: los contratistas pueden subcontratar su trabajo si su contrato lo permite. Los empleados, en cambio, deben hacer el trabajo por sí mismos.
• Propiedad del equipo: los contratistas suelen aportar sus propias herramientas y equipos. Los empleados, por otro lado, usan herramientas y equipos de la empresa.
• Prestaciones: los empleados tienen derecho a prestaciones como vacaciones anuales y la baja por enfermedad. Los contratistas, generalmente, no.
• Control: consiste en cuánto control tiene la persona sobre cuándo, dónde y cómo realiza el trabajo. Una persona que fija su propio horario y puede trabajar desde donde quiera es un contratista independiente.

Paso n.º 2: decide la mejor manera de pagar a tus contratistas

Una vez que determines que tu nuevo trabajador es un contratista independiente según la legislación laboral irlandesa, debes decidir cómo le vas a pagar. Desde 2020, el trabajo a distancia ha ganado popularidad, y tanto empleadores como contratistas independientes tienen más opciones que nunca para gestionar los pagos.

Aquí tienes algunas opciones para pagar a tus contratistas internacionales:

• Transferencias bancarias: puedes abrir una cuenta bancaria en Irlanda y hacer ingresos directos en las cuentas de tus contratistas. Si prefieres usar una cuenta bancaria de tu país, también puedes enviar una transferencia bancaria internacional.
• Giros postales internacionales: es uno de los métodos más antiguos, pero no es la mejor opción. Hay comisiones por cada giro y el máximo que puedes enviar de una vez es de 1000 $, lo que resulta incómodo y caro. Además, los giros postales son el método preferido por los estafadores, así que mejor evitarlos.
• Monederos digitales o plataformas de pago: los monederos digitales son útiles por muchas razones, pero pueden presentar problemas al pagar a contratistas internacionales. Cada país suele tener sus propias plataformas de pago, por lo que encontrar una que ambos podáis usar puede ser complicado.
• Servicios globales de nóminas: normalmente, los contratistas no se incluyen en las nóminas porque no están sujetos a las mismas retenciones que los empleados; ellos facturan por sus servicios y los pagos pasan por el departamento de contabilidad. Pero, con Rippling, puedes pagar a empleados y contratistas irlandeses de todo el mundo en un solo lugar.

Ver Rippling

Paso n.º 3: utiliza un software global de nóminas para procesar los pagos a los contratistas irlandeses 

Como vimos en el paso anterior, existen varias formas de pagar a los contratistas en Irlanda. Sin embargo, la manera más rápida y sencilla es utilizar un software global de nóminas para gestionar los pagos.

Con Rippling, puedes pagar a empleados y contratistas de todo el mundo desde un único sistema.

Paso n.º 4: guarda registros precisos a efectos legales

Las empresas no están obligadas por ley a deducir impuestos ni a ofrecer prestaciones a los contratistas independientes; ellos son responsables de pagar sus propios impuestos y planes de pensiones.

Sin embargo, sí que debes guardar registros precisos de la información de cada contratista y del contrato que firmaste con ellos. Así podrás demostrar que los has clasificado correctamente si surge algún problema.

Preguntas frecuentes sobre cómo pagar a contratistas en Irlanda

¿Es necesario retener impuestos al pagar a los contratistas en Irlanda?

No, las empresas extranjeras no tienen que retener impuestos sobre la nómina al pagar a los contratistas en Irlanda. Los contratistas son responsables de pagar sus propios impuestos.

¿El salario mínimo se aplica a los contratistas independientes en Irlanda?

No, las leyes del salario mínimo en Irlanda no se aplican a los contratistas independientes.

¿Los contratistas brasileños tienen derecho a prestaciones?

No. Al igual que en muchos otros países, los contratistas independientes no tienen derecho a prestaciones en Irlanda. Solo los empleados las reciben. 

¿Puedes pagar a contratistas en Irlanda en la moneda de tu país?

La mayoría de los contratistas irlandeses prefieren cobrar en euros. Si lo aceptan por escrito, puedes pagarles en otra moneda.

Muchos proveedores de pagos internacionales, como Rippling, permiten pagar a los contratistas en euros o en tu propia moneda.

¿Puedes pagar manualmente a los contratistas en Irlanda?

Sí, es común que los propietarios de pequeñas empresas procesen manualmente los pagos a los contratistas para reducir costes. Sin embargo, esto puede llevar mucho tiempo, especialmente cuando tu empresa crece y trabajas con varios contratistas en Irlanda o en otros países.

También debes tener en cuenta que procesar los pagos manualmente conlleva ciertos riesgos:

• Cumplimiento de la normativa: procesar la nómina manualmente conlleva el riesgo de cometer errores humanos y omisiones. Protégete a ti y a tu negocio con Rippling, que garantiza automáticamente el cumplimiento de las leyes locales aplicables, sin importar dónde residan los contratistas.
• Seguridad: procesar la nómina manualmente también implica riesgos de seguridad, especialmente si usas hojas de cálculo o registros en papel. La información confidencial de los contratistas puede perderse, sustraerse o utilizarse de manera indebida.
• Experiencia del contratista: los pagos manuales suelen ser lentos y no ofrecen transparencia sobre los plazos ni sobre lo que se paga exactamente a los contratistas, lo que puede resultar frustrante para ellos.

Automatiza el pago de las nóminas con Rippling. Nuestro sistema sincroniza los datos de Recursos Humanos de tu empresa con las nóminas, eliminando por completo la necesidad de introducir datos manualmente. Así, tanto empleados como contratistas de todo el mundo cobran rápido y cumpliendo la normativa sin importar dónde estén. Rippling es un proveedor de nóminas autorizado por la Office of the Revenue Commissioners.

¿Cómo convertir a un contratista en un empleado en Irlanda?

Contratar contratistas independientes en lugar de empleados a tiempo completo puede ofrecer flexibilidad y ventajas económicas, pero a veces necesitas un empleado a tiempo completo.

El reto es asegurarse de que todos los requisitos legales están en orden. Las leyes laborales irlandesas exigen aplicar deducciones legales en la nómina, como el PRSI y el USC, a las personas clasificadas como empleados.

Con Rippling, puedes gestionar fácilmente a los contratistas y, cuando sea necesario, convertirlos rápidamente en empleados a tiempo completo. Rippling se encarga de todo: el href="https://www.rippling.com/blog/how-to-create-offer-letters-for-employees-in-ireland">papeleo legal, la gestión de las prestaciones, las nóminas y mucho más. Así, cumples con las normas desde la incorporación hasta la baja.