Con su excepcional reserva de talentos impulsada por una sólida ética de trabajo, Suecia se convierte en un centro ideal para las empresas globales que buscan aprovechar el poder de los contratistas independientes dentro de sus fronteras.
Sin embargo, si no estás bien informado sobre las regulaciones fiscales y de empleo en Suecia, podrías enfrentar obstáculos al contratar contratistas. Navegar estos desafíos con destreza exige una atención meticulosa, desde clasificar correctamente a tu plantilla hasta seleccionar métodos de pago confiables y garantizar la documentación adecuada.
Pero no te preocupes; esta guía te ayudará, paso a paso. Sigue leyendo mientras desglosamos el proceso de contratar y pagar a contratistas en Suecia cumpliendo con las leyes locales de empleo.
Paso #1: Clasifica a tus trabajadores en Suecia
Aunque no existe una ley o código en Suecia que aborde específicamente a los contratistas independientes, la Ley de Protección del Empleo (Lagen om anställningsskydd) proporciona un marco claro para definir la relación empleador-empleado.
De acuerdo con estos criterios, normalmente te clasifican como un contratista independiente si:
- Toma control sobre tu horario de trabajo y las horas que trabajas.
- Realizar proyectos para múltiples empresas.
- Proporcione sus herramientas o equipos personales.
- Operar de manera independiente a las funciones principales de cualquier empresa (esto significa, por ejemplo, no tener una dirección de correo electrónico interna).
- Ten la opción de delegar o subcontratar tareas.
- Trabajar sin supervisión o guía directa.
Además, los empleadores están obligados a pagar impuestos y ofrecer prestaciones a los empleados, pero no a los contratistas. En consecuencia, algunos empleadores sin escrúpulos podrían clasificar intencionadamente a sus trabajadores como contratistas para evadir sus obligaciones financieras.
Ya sea que la clasificacion incorrecta sea intencional o no, las empresas pueden enfrentarse a multas sustanciales y consecuencias legales por parte del gobierno sueco. Además de las complicaciones legales, ser descubierto clasificando incorrectamente a los trabajadores también puede significar tener que reembolsar salarios y prestaciones a los trabajadores clasificados erróneamente.
Para una comprensión más clara, aquí tienes un gráfico que detalla los factores que las autoridades locales de Suecia tienen en cuenta al determinar si un acuerdo contractual con un individuo debe en la práctica ser clasificado como una relación de empleo:
Contratistas
Empleados
Alto nivel de control por parte del trabajador. Los contratistas generalmente disfrutan de mayor autonomía para decidir cuándo y cómo completar su trabajo.
Más dirección del empleador. Los empleados generalmente reciben más control y dirección de su empleador. Este último proporciona orientación sobre cómo realizar el trabajo y también puede establecer horarios específicos de trabajo.
Los contratistas generalmente utilizan su propio equipo y herramientas.
Los empleadores proporcionan a sus empleados el equipo y las herramientas necesarios.
No tienen derecho a prestaciones. Los contratistas no reciben las mismas prestaciones y protecciones que los empleados, además de que deben pagar sus propios impuestos.
Con derecho a prestaciones. Los empleados tienen derecho a prestaciones y protecciones, como el salario mínimo y el pago de vacaciones. También pueden recibir prestaciones como pensiones, seguro de salud y baja por enfermedad remunerada.
Alto Riesgo de pérdida. Los contratistas generalmente asumen la responsabilidad por el trabajo que realizan.
Sin riesgo de pérdida. Los empleados están generalmente protegidos de la responsabilidad por problemas relacionados con el trabajo.
Subcontratación. Los contratistas pueden delegar trabajo para ser realizado por otras empresas o individuos.
No subcontratación. Se espera que los empleados completen su propio trabajo. No pueden delegar tareas sin la aprobación de la empresa.
Paso n.º 2: Determina la mejor manera de pagar a tus contratistas en Suecia
El siguiente paso es elegir un método de pago bien definido para compensar a tus contratistas suecos.
En esta era de expansión de las plantillas globales y del trabajo remoto generalizado, tienes una variedad sin precedentes de opciones para enviar pagos internacionales. Estas son tus mejores opciones viables:
- Transferencias bancarias: Esto implica abrir una cuenta bancaria sueca para hacer un depósito directo de fondos en las cuentas de los contratistas. Alternativamente, puedes usar tu propio banco para iniciar una transferencia bancaria mundial segura. Ten en cuenta que estas transferencias a menudo conllevan tarifas sustanciales.
- Giros postales internacionales: Aunque los giros postales internacionales son una forma común de pago, tienen tiempos de procesamiento lentos. Esto sucede porque el empleador necesita obtener el giro postal en persona. Luego, el contratista debe depositarlo al recibirlo. Además, los giros postales generalmente vienen con tarifas y tasas de cambio desfavorables.
- Billeteras digitales o plataformas de pago: Muchos empleadores optan por plataformas como PayPal o Wise para facilitar las transferencias de dinero internacionales. Vale la pena considerar que no todas las plataformas digitales son accesibles en todo el mundo (por ejemplo, Venmo está restringido a EE.UU.). Además, sus tasas de cambio están sujetas a fluctuaciones, lo que dificulta la proyección de gastos.
- Servicios de nómina mundial de sueldos: Normalmente, los contratistas no forman parte del sistema de nómina regular ya que su empleador no les retiene impuestos. En su lugar, envían facturas por el trabajo realizado, y el pago se procesa a través del departamento de cuentas por pagar. También son responsables de gestionar sus propios pagos de impuestos en este esquema.
Descubre Rippling y aprende cómo puedes pagar a tus empleados y contratistas suecos en un solo sistema.
Paso #3: Usa un software de nómina mundial de sueldos para procesar pagos a contratistas suecos
Como se vio en el Paso #2, tienes varios métodos a tu disposición para compensar de manera confiable a contratistas en Suecia. Pero si buscas la forma más rápida y fácil, el software de nómina mundial de sueldos es la mejor opción.
Rippling te permite pagar a contratistas en todo el mundo.
Paso n.º 4: Asegúrate de que tu contratista sueco tenga la información fiscal correcta
De acuerdo con la Agencia Tributaria sueca (Skatteverket), los empleadores con un contrato permanente y en vigor con los ciudadanos pueden asumir la responsabilidad de sus impuestos utilizando el sistema PAYE (pay-as-you-earn).
Sin embargo, los ciudadanos suecos autónomos son responsables de gestionar sus propios impuestos sobre la renta, impuestos corporativos, IVA y costos de bienestar social.
Dependiendo de la situación fiscal de tus contratistas y del tipo de trabajo que realicen, es posible que debas proporcionarles formularios fiscales. Si tu empresa opera en los EE. UU., tu contratista debe completar el Formulario W-8BEN del IRS, para verificar su estatus de contratista.
Gestiona contratistas de todo el mundo sin esfuerzo
Gestionar contratistas internacionales es muy sencillo con Rippling. Puedes pagar a tu plantilla global, tanto en Suecia como en cualquier otra parte del mundo, en un solo sistema.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de la nómina para contratistas en Suecia
¿Necesitas retener impuestos al pagar a contratistas en Suecia?
No, las empresas extranjeras no están obligadas a retener impuestos al pagar a contratistas en Suecia. Es responsabilidad del contratista gestionar sus propias declaraciones de impuestos, devoluciones fiscales y contribuciones a la seguridad social.
¿Aplica el Salario mínimo sueco a los contratistas independientes en Suecia?
No, las reglas sobre el salario mínimo no se aplican a los trabajadores freelance en Suecia.
¿Reciben prestaciones los contratistas en Suecia?
En Suecia, los contratistas independientes no disfrutan de las mismas prestaciones que los empleados a tiempo completo, como el pago por enfermedad y días libres remunerados. Conceder estos beneficios a los contratistas podría generar dudas sobre su clasificación según la ley.
¿Puedes pagar a los contratistas en Suecia en tu moneda local?
Es estándar compensar a los contratistas suecos utilizando su moneda local, la corona sueca (SEK). Sin embargo, si lo acuerdan por escrito, también puede pagarles en su propia moneda.
La mayoría de los proveedores de pago internacionales, como Rippling, admiten pagos a contratistas tanto en coronas suecas como en su propia moneda.
¿Puedes pagar manualmente a los contratistas en Suecia?
Muchos propietarios de pequeñas empresas optan por gestionar los pagos a contratistas manualmente en un intento por ahorrar dinero. Sin embargo, este enfoque puede terminar siendo bastante laborioso. Y a medida que tu empresa crece y comienza a colaborar con contratistas de varios países, la tarea de procesar manualmente la nómina se vuelve aún más compleja.
Además, procesar pagos manualmente conlleva riesgos importantes para ti y tu negocio. Esto incluye:
- Preocupaciones de cumplimiento de la normativa: Cuando dependes de la entrada manual de datos, existe una probabilidad real de cometer errores u omitir información crucial. Esto podría llevar a problemas con el cumplimiento de la normativa y los requisitos legales.
- Problemas de seguridad: Es importante considerar los riesgos de seguridad involucrados si gestionas los detalles de pago utilizando hojas de cálculo o registros en papel. Estos métodos pueden fácilmente resultar en la pérdida, robo o uso indebido de datos sensibles de contratistas.
- Experiencia del contratista: Los pagos manuales pueden ser lentos y carecer de la transparencia que los contratistas necesitan. Esto crea una experiencia frustrante para los contratistas que necesitan comprender sus ingresos.
¿Cómo convertir a un contratista en empleado en Suecia?
Si bien optar por contratistas independientes en lugar de empleados a tiempo completo puede ofrecer flexibilidad y ciertas ventajas financieras, hay ocasiones en las que es necesario contar con un empleado a tiempo completo. La clave radica en asegurarse de que se cumplan todas las obligaciones legales.
La ley sueca establece que las obligaciones como las deducciones de nómina y las prestaciones deben ser proporcionadas a los empleados. Además, si planeas contratar empleados, tendrás que establecer una entidad comercial legítima o considerar el uso de un servicio de empleador de registro (EOR). Rippling EOR puede ayudarte a contratar, pagar y gestionar a los empleados suecos en un solo sistema.
Rippling y sus afiliados no brindan asesoría fiscal, legal o contable. Este material ha sido preparado únicamente con fines informativos y no tiene la intención de proporcionar, ni debe ser considerado para, asesoría fiscal, legal o contable. Debe consultar a sus propios asesores fiscales, legales y contables antes de participar en cualquier actividad o transacción relacionada.
