Cómo pagar a los contratistas internacionales en Ucrania [2024]
Hoy en día, los equipos globales están en auge. Mientras las empresas buscan autónomos talentosos en todo el mundo, muchas se enfocan en Europa, y Ucrania está en su punto de mira. Se estima que más de medio millón de personas realiza trabajos por encargo en línea en Ucrania, especialmente en ciudades importantes como Kiev.
Pero antes de lanzarte a contratar contratistas en Ucrania, es esencial que conozcas los fundamentos de la legislación laboral del país: cómo clasificar a los trabajadores, qué derechos tienen los contratistas y cómo pagarles correctamente. Ten en cuenta que algunos métodos de pago a contratistas ucranianos se han visto afectados por la actual guerra con Rusia.
Esta guía paso a paso te explica lo básico para contratar y pagar a contratistas internacionales en Ucrania, de modo que cumplas con las leyes del país y empieces con buen pie.
Paso n.º 1: clasifica a tus trabajadores en Ucrania
Lo primero que necesitas saber antes de contratar contratistas en Ucrania es cómo clasificarlos correctamente. Al igual que en muchos países, Ucrania distingue entre empleados y contratistas independientes (o trabajadores autónomos, que pueden ser personas físicas o jurídicas).
La clasificación errónea es un asunto muy serio en Ucrania. Los empleadores deben retener impuestos y hacer aportaciones a la seguridad social por sus empleados. También están obligados a proporcionar prestaciones como el salario mínimo, la baja por enfermedad, la indemnización por despido y más. Si clasificas mal a tus empleados, podrías verte obligado a pagar:
- impuestos atrasados,
- contribuciones atrasadas a la seguridad social,
- salarios y prestaciones pendientes a los empleados mal clasificados,
- intereses de demora y sanciones adicionales.
En Ucrania, los empleados tienen derechos protegidos por el código laboral, mientras que las relaciones con los contratistas se rigen por el derecho civil. Cuando las autoridades fiscales investigan posibles casos de clasificación errónea, analizan muchos aspectos de la relación entre el trabajador y el empleador. Algunos de los factores que consideran son:
Contratistas
Empleados
Mayor autonomía del trabajador. Los contratistas tienen más libertad sobre cuándo, dónde y cómo realizan su trabajo. No están bajo la supervisión directa de una empresa.
Mayor dirección por parte de la empresa. Los empleados están más supervisados y dirigidos por sus jefes. Se les puede exigir que trabajen ciertas horas, que tomen fines de semana y vacaciones específicas, o que trabajen desde las oficinas de la empresa.
Contratación por tiempo determinado.
Contratación indefinida.
Menor integración. Los contratistas son autónomos y se mantienen como entidades separadas de la empresa. Su trabajo no es específico de una función dentro de la organización y no tienen un puesto oficial.
Alta integración. Los empleados están más integrados en la empresa y tienen un puesto y un rol específicos. Pueden recibir una dirección de correo electrónico corporativa, equipo proporcionado por la empresa y reembolsos de los gastos por viajes de negocios.
No tienen derecho a prestaciones. Si las desean, los contratistas deben proporcionar sus propias prestaciones.
Tienen derecho a prestaciones. Los empleados tienen garantizadas prestaciones como la baja por enfermedad o el permiso de maternidad o paternidad, entre otras.
Sin exclusividad. Los contratistas no están vinculados contractualmente a una sola empresa. Si un solo cliente constituye la mayor parte de sus ingresos, es una señal de alerta de posible clasificación errónea.
Exclusividad laboral. Los empleados pueden estar obligados a trabajar únicamente para una sola empresa.
Asunción de riesgos. Los contratistas asumen más responsabilidad por el trabajo que realizan.
Sin asunción de riesgos. Los empleados suelen estar protegidos de responsabilidades relacionadas con el trabajo.
Pago por resultados del trabajo. Los contratistas cobran cuando el trabajo está terminado y emiten la factura correspondiente.
Pago por el proceso de trabajo. Los empleados reciben pagos regulares de forma semanal, quincenal o mensual, independientemente de los resultados obtenidos.
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Haz el test GRATISPaso n.º 2: decide la mejor manera de pagar a tus contratistas en Ucrania
Con el auge del trabajo remoto, han proliferado los servicios de transferencia de dinero y otras formas de realizar pagos internacionales.
Aunque tienes varias opciones para pagar a tus contratistas en Ucrania, es importante tener en cuenta que la invasión rusa ha afectado algunas de ellas. Por ejemplo, EE.UU. ha impuesto sanciones geográficas a las zonas de Ucrania ocupadas por fuerzas rusas, con lo que es posible que los bancos y las empresas de transferencia de dinero con sede en EE.UU. no puedan enviar dinero a contratistas en esas áreas. Esta situación está en constante cambio y también puede depender de dónde esté ubicada tu empresa. Ten esto presente al explorar cómo pagar a tus contratistas en Ucrania.
Aquí tienes algunas opciones:
- Transferencias bancarias: si tienes una cuenta bancaria ucraniana, puedes depositar fondos directamente en las cuentas de tus contratistas. O puedes usar tu cuenta bancaria local para enviar una transferencia internacional a través de la red SWIFT. Eso sí, ten en cuenta que las transferencias bancarias internacionales pueden implicar comisiones tanto para ti como para el destinatario.
- Giros postales internacionales: este método de pago existe desde hace mucho tiempo, y muchos están familiarizados con él (proveedores como Western Union operan en casi todo el mundo). Sin embargo, los giros postales pueden ser lentos y están sujetos a tipos de cambio que a veces son impredecibles.
- Monederos digitales o plataformas de pago: las plataformas de pago en línea han ganado popularidad recientemente. Muchos contratistas ucranianos ya utilizan servicios como Wise o Xoom. Sin embargo, estas plataformas también pueden tener tipos de cambio menos favorables.
- Servicios globales de nóminas: los contratistas generalmente no se incluyen en las nóminas porque no están sujetos a los mismos impuestos y retenciones que los empleados. Pero, cuando utilizas un proveedor global de nóminas como Rippling, puedes simplificar el proceso de pagar a tus contratistas en todo el mundo.
Paso n.º 3: utiliza un software global de nóminas para procesar los pagos a contratistas ucranianos
Como vimos antes, tienes varias opciones para pagar a los contratistas en Ucrania. Pero la forma más sencilla de pagar a contratistas internacionales es usando un software global de nóminas.
Con Rippling, pagar a tus contratistas ucranianos es muy fácil. Echa un vistazo a cómo funciona nuestra plataforma.
Paso n.º 4: asegúrate de que la información fiscal de tus contratistas ucranianos es correcta
En Ucrania, los contratistas independientes (también conocidos como trabajadores autónomos, empresarios individuales o empresarios privados) se rigen por el derecho civil. Esto significa que realizan tareas específicas para sus clientes usando sus propias herramientas y fijando sus propios horarios. También asumen todos los riesgos que conlleva trabajar por proyectos. Para colaborar legalmente con un contratista, necesitas tener un acuerdo de derecho civil por escrito.
A diferencia de los empleados, la empresa no es responsable de retener impuestos sobre el salario del contratista. En cambio, el contratista debe calcular y presentar su propio impuesto sobre la renta, que se basa en un tipo impositivo del 18 % sobre sus ingresos y un 1,5 % adicional para el impuesto militar.
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Preguntas frecuentes sobre cómo gestionar la nómina de los contratistas en Ucrania
¿Es necesario retener impuestos al pagar a los contratistas en Ucrania?
No. Los contratistas ucranianos son responsables de pagar sus propios impuestos.
¿El salario mínimo se aplica a los contratistas independientes en Ucrania?
No, el salario mínimo no se aplica a los contratistas independientes en Ucrania.
¿Los contratistas ucranianos tienen derecho a recibir prestaciones?
No. Aunque los empleados en Ucrania disfrutan de prestaciones garantizadas por el código laboral, esto no se aplica a los contratistas. Se rigen por el código civil y no tienen derecho legal a prestaciones.
¿Se puede pagar a los contratistas ucranianos en tu moneda local?
Lo ideal es pagar a los contratistas internacionales en su moneda local, que en Ucrania es la hryvnia (UAH). Sin embargo, algunos contratistas prefieren recibir pagos en otras monedas, como el dólar estadounidense (USD). Asegúrate de obtener su consentimiento por escrito antes de pagarles en otra moneda.
¿Se puede pagar manualmente a los contratistas en Ucrania?
Sí, puedes pagar manualmente a los contratistas en Ucrania, pero esto puede ser un proceso lento y exponer a tu empresa a varios riesgos:
- Cumplimiento de la normativa: los pagos manuales son propensos a errores humanos, omisiones y otros problemas de cumplimiento. Puedes evitarlos automatizando los pagos con una solución global de nóminas como Rippling.
- Seguridad: los pagos manuales suelen registrarse en papel, hojas de cálculo y otros métodos anticuados. Esto pone en riesgo la información personal de tus contratistas (y de tu empresa) ante pérdidas, robos o usos indebidos.
- Experiencia del contratista: pagar manualmente puede ser lento y carecer de transparencia. Si los plazos de pago no están claros y los contratistas no saben exactamente por qué se les paga, se convierte en una experiencia frustrante para ellos.
A medida que tu empresa crece, los pagos manuales requieren demasiado tiempo y recursos como para que el ahorro de costes valga la pena. Prepárate para el futuro invirtiendo hoy en una solución global de nóminas.
¿Cómo se convierte a un contratista en empleado en Ucrania?
Aunque contratar a contratistas tiene muchas ventajas (como el ahorro en impuestos sobre nóminas y mayor flexibilidad), a veces necesitas empleados a tiempo completo. Si deseas convertir a un contratista en Ucrania en un empleado a tiempo completo, necesitarás contar con una entidad jurídica. Puedes crearla tú mismo o utilizar un servicio de empleador por cuenta ajena (EOR).
Además, asegúrate de cumplir con todos los requisitos legales en Ucrania. Esto incluye redactar un contrato de trabajo, ofrecer las prestaciones adecuadas y gestionar el pago de indemnizaciones por despido.
Rippling y sus empresas afiliadas no ofrecen asesoramiento fiscal, legal o contable. La información de este material es solo informativa y no debe considerarse ni usarse como tal. Te recomendamos que consultes a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de realizar cualquier actividad o transacción.
