Cómo pagar a los contratistas en España [2024]
Cada vez es más común contratar a contratistas en España. Sin embargo, cuando toca pagar las facturas de estos autónomos, las cosas pueden complicarse.
Por eso, es fundamental aprender a clasificar, contratar y pagar correctamente a los contratistas españoles. Aquí te dejamos nuestra guía paso a paso para facilitarte el proceso.
Paso n.º 1: clasifica a tus trabajadores
Aunque trabajar con contratistas, tiene muchas ventajas, es importante no clasificar a tus trabajadores de manera incorrecta. España es conocida por sus fuertes protecciones laborales, incluida la política contra los «falsos autónomos», que se considera fraude laboral si se infringe. Si contratas a un contratista pero lo tratas como un empleado a jornada completa, podrías enfrentarte a las siguientes sanciones:
- multas de hasta 12 000 euros por cada trabajador mal clasificado;
- pago retroactivo de todos los impuestos no pagados, más las correspondientes sanciones;
- pago retroactivo de todas las cotizaciones a la seguridad social no abonadas, más sanciones e intereses;
- cargos penales e incluso prisión.
En general, los tribunales españoles consideran que existe una relación laboral si el contratista independiente está sujeto a la supervisión organizativa y gerencial de la empresa. Si un caso llega a juicio, evaluarán tanto el contrato como la forma en que se desarrolla el trabajo en la práctica. Estos son algunos de los aspectos que consideran:
Contratistas
Empleados
Alto nivel de control del trabajador. Los contratistas organizan su actividad de forma autónoma. No reciben órdenes sobre cómo prestar sus servicios y la empresa no puede controlar su horario ni sus vacaciones. La empresa solo establece objetivos o proyectos.
Dirección por parte de la empresa. Los trabajadores están sujetos a un mayor control de la empresa, que puede indicarles cómo realizar su trabajo y fijar horarios específicos.
No forman parte del organigrama. Los contratistas independientes no tienen un gerente ni trabajan codo con codo con empleados de la empresa. Trabajan en sus propias instalaciones.
Forman parte del organigrama. Los empleados forman parte de la estructura organizativa de la empresa y pueden trabajar en sus instalaciones.
El equipo y las herramientas son del trabajador. El trabajador no debe recibir ninguna remuneración por usar sus propias herramientas.
La empresa suele proporcionar los equipos y las herramientas. La empresa sí puede reembolsarles estos gastos a sus trabajadores.
Se les paga por objetivos o por el trabajo realizado. No se debe pagar a los contratistas por horas o con una tarifa mensual fija.
Recibe un salario mensual fijo, independientemente del trabajo completado.
No tienen derecho a prestaciones. Los contratistas son responsables de pagar sus propios impuestos. No deben tener una dirección de correo electrónico de la empresa, ni esta tampoco tiene que proporcionarles formación profesional.
Con derecho a prestaciones. Los empleados tienen derecho al salario mínimo, pago de horas extras, vacaciones, bajas por maternidad/paternidad y otras prestaciones.
No se les pueden aplicar medidas disciplinarias. La empresa no puede sancionar a los contratistas, solo puede rescindir el contrato si se incumple.
Pueden recibir medidas disciplinarias por infracciones en el lugar de trabajo.
Colaboración de duración determinada. Los contratistas suelen ser contratados para proyectos específicos o por un tiempo limitado. Cuanto más se alargue el contrato, mayor será el riesgo de una mala clasificación.
Colaboración indefinida. Generalmente, el contrato de los empleados suele ser por un tiempo indefinido.
Servicios no exclusivos. Los contratistas no pueden estar ligados a una sola empresa ni tener restricciones después del contrato.
Servicios exclusivos. Los empleados pueden estar obligados por contrato a trabajar para una sola empresa.
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Haz el test GRATISPaso n.º 2: decide la mejor manera de pagar a tus contratistas
Antes de pagar a tus contratistas en España, es necesario decidir cuál es el mejor método de pago.
Con el auge de las plantillas globales y el trabajo remoto, las empresas tienen más opciones que nunca para pagar a los contratistas. Aquí te dejamos algunas opciones:
- Transferencias bancarias: puedes utilizar tu cuenta bancaria española para transferir fondos directamente a las cuentas de tus contratistas.
- Monederos digitales o plataformas de pago: existen varias plataformas digitales de pago disponibles en España. Algunas empresas optan por servicios como Wise para realizar estas transferencias.
- Servicios de nóminas: normalmente, los contratistas no están incluidos en la nómina, ya que no se les aplican las mismas retenciones que a los empleados. En su lugar, los contratistas emiten facturas por sus servicios, que se gestionan a través del departamento de contabilidad.
Paso n.º 3: utiliza un software global de nóminas para procesar los pagos
Aunque hay varios métodos para pagar a los contratistas españoles, el más rápido y sencillo es utilizar un software de nómina global.
Rippling te permite pagar a contratistas de todo el mundo.
Paso n.º 4: cómo gestionar los impuestos de tus contratistas
Las empresas españolas no están obligadas a retener y pagar impuestos sobre los pagos realizados a contratistas.
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Preguntas frecuentes sobre cómo pagar a contratistas en España
¿Necesitas retener impuestos al pagar a los contratistas en España?
No, los contratistas en España son responsables de pagar todos sus impuestos y cotizaciones a la seguridad social.
¿Se aplica el salario mínimo a los contratistas independientes en España?
No, las leyes de salario mínimo no se aplican a los contratistas independientes en España. Cada contratista debe fijar sus propias tarifas.
¿Los contratistas españoles reciben prestaciones?
Los contratistas independientes en España no tienen derecho a las prestaciones que reciben los empleados. Además, ofrecer prestaciones a contratistas independientes puede aumentar el riesgo de que los tribunales españoles consideren que han sido clasificados incorrectamente.
¿Qué información necesitas de los contratistas españoles?
Debes redactar un acuerdo contractual y acordar con el contratista los términos y el método de pago. También necesitas recopilar su nombre, fecha de nacimiento, información de contacto, datos bancarios (u otros métodos de pago) y su número de identificación fiscal.
¿Puedes pagar manualmente a los contratistas en España?
Aunque algunos pequeños empresarios procesan los pagos a contratistas manualmente para ahorrar costes, esto puede consumir mucho tiempo y provocar errores. La gestión de la nómina se vuelve cada vez más compleja a medida que el negocio crece y se añaden contratistas extranjeros.
Algunos riesgos de gestionar manualmente la nómina son:
- Cumplimiento de la normativa: introducir la información de la nómina manualmente aumenta el riesgo de cometer errores o de omitir datos importantes.
- Seguridad: utilizar hojas de cálculo o registros en papel conlleva riesgos de seguridad. La información sensible de los contratistas podría perderse, robarse o usarse de forma indebida.
- Experiencia del contratista: pagar manualmente a los contratistas puede ser frustrante para ellos, dejándolos con dudas sobre cuándo recibirán el pago y por qué servicios exactamente.
¿Cómo se convierte a un contratista en empleado en España?
Para contratar y pagar empleados en España, necesitas crear un contrato laboral y establecer una entidad legal en España, o usar un EOR como Rippling.
En la práctica, el EOR es quien contrata oficialmente a tus trabajadores. A través de él, puedes contratar y pagar a los empleados. El EOR calcula y retiene el impuesto sobre la renta correspondiente, paga los impuestos a la Agencia Tributaria, y realiza las contribuciones a la seguridad social. También gestiona las prestaciones cumpliendo la normativa vigente.
¿Por qué utilizar un EOR en lugar de establecer tu propia entidad? Crear tu propia entidad puede tardar varios meses, y la mayoría de las pequeñas y medianas empresas no tienen el tiempo ni los recursos para este proceso tan complejo. Además, externalizar la nómina y las prestaciones a un EOR facilita la operación a largo plazo, sin tener que preocuparte por temas como los tipos impositivos, los días libres, la asistencia sanitaria y otros aspectos. El cumplimiento de la normativa puede ser complicado en España, ya que además de sus estrictas leyes laborales, hay convenios colectivos que se deben cumplir.
Rippling y sus empresas afiliadas no ofrecen asesoramiento fiscal, legal o contable. La información de este material es solo informativa y no debe considerarse ni usarse como tal. Te recomendamos que consultes a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de realizar cualquier actividad o transacción.
