Cómo pagar a los contratistas internacionales en Japón [2024]
Muchas empresas contratan a trabajadores por cuenta ajena para cubrir vacantes en su equipo o encargarse de proyectos especiales. Ahora que la tecnología facilita los negocios internacionales más que nunca, quizá estés pensando en contratar a un contratista en Japón. Sin embargo, aunque la tecnología te ayuda a conectar y comunicarte con tus trabajadores autónomos, cumplir con las leyes laborales y fiscales de Japón puede ser complicado.
Antes de empezar a trabajar con tu contratista y aceptar su primera factura, asegúrate de saber cómo clasificarlo, contratarlo y pagarle correctamente según las leyes japonesas. También te daremos algunos consejos sobre qué partes del proceso puedes externalizar y simplificar. Veamos cuáles son los pasos a seguir.
Paso n.º 1: clasifica a tus trabajadores
Para evitar multas y sanciones costosas, asegúrate de clasificar correctamente a tus trabajadores en Japón. Aquellos que firman un contrato de contratista independiente (conocido como gyomu itaku keiyaku) no tienen derecho a las mismas protecciones y prestaciones, como el tiempo libre remunerado y el seguro médico, que quienes tienen un contrato laboral (koyo keiyaku). Por eso, clasificar incorrectamente a los trabajadores en Japón puede resultar en sanciones severas, incluyendo:
- multas de hasta 500 000 yenes o penas de prisión de hasta seis meses
- pagos retroactivos de impuestos y cotizaciones a la seguridad social, además de sanciones e intereses
Según la legislación laboral japonesa, existen varios factores que pueden ayudar a determinar si un trabajador es un contratista o un empleado, entre ellos:
Contratistas
Empleados
Alto nivel de control del trabajador. Los contratistas deciden cómo, cuándo y dónde realizar su trabajo. Pueden aceptar o rechazar solicitudes y no están sujetos a una supervisión estricta.
Más instrucciones por parte de la empresa. Los trabajadores deben seguir las indicaciones de la empresa sobre cómo hacer su trabajo, dónde hacerlo y cuáles son los días laborales obligatorios, entre otros aspectos.
El equipo y las herramientas son propiedad del trabajador.
La empresa suele proporcionar el equipo y las herramientas.
Se les paga por los servicios prestados. A los contratistas se les suele pagar por proyecto o por el tiempo empleado en cada uno. No reciben el mismo salario que los trabajadores por cuenta ajena.
Se les paga un sueldo o salario fijo, independientemente del trabajo realizado.
No tienen prestaciones. Los contratistas también son responsables de pagar sus propios impuestos.
Tienen derecho a prestaciones. Los empleados tienen derecho a ciertas prestaciones y protecciones laborales, como indemnización por despido, vacaciones pagadas, planes de jubilación, seguro médico, baja por enfermedad remunerada y baja por maternidad o paternidad. La empresa se encarga de retener los impuestos de los trabajadores.
No están sujetos a medidas disciplinarias. Los contratistas no tienen que seguir las normas y políticas del lugar de trabajo.
Sujetos a medidas disciplinarias. Los empleados deben cumplir con las políticas y códigos de conducta del lugar de trabajo.
Servicios no exclusivos. Los contratistas no pueden estar vinculados contractualmente a una sola empresa y pueden ofrecer sus servicios a múltiples organizaciones.
Servicios exclusivos. Los empleados pueden estar obligados por contrato a trabajar únicamente para una sola empresa.
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Haz el test GRATISPaso n.º 2: decide la mejor manera de pagar a tus contratistas
Ahora que ya has clasificado correctamente a tus contratistas en Japón, es momento de elegir la mejor manera de pagarles. Con el auge de los equipos internacionales y el trabajo a distancia, hay más opciones que nunca para realizar pagos internacionales:
- Transferencias bancarias: en este caso, puedes abrir una cuenta en un banco japonés y usar esos fondos para pagar a tus contratistas en Japón. También puedes utilizar tu banco para hacer una transferencia bancaria internacional.
- Giros postales internacionales: es un método un poco anticuado, y además, suele tener comisiones altas y malos tipos de cambio. También es lento, porque el empleador debe comprar el giro postal en persona, y luego el contratista debe ingresarlo físicamente en su cuenta.
- Monederos digitales o plataformas de pago: muchas plataformas digitales no están disponibles en Japón. Por ejemplo, Venmo y CashApp solo funcionan en Estados Unidos. Algunas empresas usan plataformas como Wise para enviar dinero al extranjero, pero los tipos de cambio pueden variar, lo que hace que el importe que envías sea menos predecible.
- Servicios globales de nóminas: en la mayoría de los casos, los contratistas no forman parte de la nómina, ya que la empresa no les retiene impuestos. En su lugar, facturan por sus servicios, el departamento de contabilidad procesa el pago, y los contratistas se encargan de gestionar sus impuestos.
Paso n.º 3: utiliza un software global de nóminas para procesar los pagos de tus contratistas
Aunque hay muchas opciones de pagar a los contratistas japoneses, la más fácil y rápida es usar un software global de nóminas.
Paso n.º 4: gestiona los impuestos de los contratistas
Como empleador, no eres responsable de deducir impuestos de las nóminas de los contratistas; ellos mismos deben pagar sus impuestos sobre la renta a la Agencia Tributaria Nacional (NTA). Aun así, es importante llevar un registro claro y detallado del trabajo realizado y de las facturas pagadas a cada contratista.
Si tu empresa tiene sede en Estados Unidos, pide a los contratistas internacionales que completen el Formulario W-8BEN del Servicio de Impuestos Internos (IRS). Este formulario certifica su estado contractual ante el gobierno estadounidense.
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Preguntas frecuentes sobre cómo pagar a contratistas en Japón
¿Es necesario retener impuestos al pagar a los contratistas en Japón?
No, las empresas extranjeras no tienen que retener impuestos sobre la nómina al pagar a los contratistas japoneses. Los contratistas deben pagar todos sus impuestos y hacer sus propias cotizaciones a la seguridad social.
¿Qué información necesito para tramitar el pago a los contratistas en Japón?
Primero, acuerda las condiciones de pago, incluida la tarifa por hora o por proyecto, la frecuencia de pago y el método de pago. Especifica esos detalles en un contrato. Después, recopila el nombre del contratista, su fecha de nacimiento, sus datos de contacto y los de su cuenta bancaria o de pago.
¿El salario mínimo se aplica a los contratistas independientes en Japón?
El salario mínimo no se aplica a los contratistas independientes en Japón. Los contratistas fijan sus propios precios o acuerdan sus tarifas. Es posible que otras leyes laborales tampoco se apliquen a los contratistas japoneses.
¿Los contratistas japoneses tienen derecho a recibir prestaciones?
No, los contratistas independientes en Japón no tienen derecho a prestaciones. De hecho, ofrecerles prestaciones puede aumentar el riesgo de que se les considere empleados mal clasificados.
¿Se puede pagar a los contratistas japoneses en tu moneda local?
Lo más común es pagar a los contratistas japoneses en yenes. Puedes optar por pagarles en tu moneda, pero es necesario acordarlo y dejarlo por escrito.
Muchos proveedores de pagos internacionales, como Rippling, permiten hacer pagos a contratistas en varias divisas, incluido el yen japonés.
¿Se puede pagar manualmente a los contratistas en Japón?
Aunque los dueños de pequeñas empresas pueden procesar los pagos manualmente para ahorrar costes, esto puede llevar mucho tiempo. Además, gestionar las nóminas manualmente se vuelve más complicado a medida que tu empresa crece y comienzas a trabajar con contratistas de distintos países.
Hacer los pagos de forma manual conlleva algunos riesgos importantes para ti y tu empresa:
- Cumplimiento de la normativa: al introducir los datos manualmente, puedes cometer errores u omisiones.
- Seguridad: ten cuidado con los riegos de seguridad, ya que si usas hojas de cálculo o registros en papel, corres el riesgo de que la información confidencial de los contratistas se pierda, se robe o se use de forma indebida.
- Experiencia del contratista: los pagos manuales suelen ser lentos y poco transparentes en cuanto a los plazos, lo que puede resultar frustrante para los contratistas.
¿Cómo se convierte a un contratista en empleado en Japón?
Contratar a contratistas independientes puede ofrecer flexibilidad y ventajas económicas. Sin embargo, a veces puede ser mejor incorporar a un contratista como empleado a tiempo completo, ya sea para evitar una clasificación incorrecta, porque el contratista quiere prestaciones y otras protecciones de empleado, o simplemente porque quieres que forme parte de tu equipo. Convertir a un contratista en empleado no es tan simple como redactar un contrato de trabajo; hay muchas consideraciones legales, como las deducciones en la nómina, las prestaciones y las cotizaciones a la seguridad social.
También necesitas establecer una entidad jurídica en Japón o usar un empleador por cuenta ajena (EOR) como Rippling. Un EOR es el empleador oficial de tus trabajadores en el papel, lo que te permite contratarlos y pagarles. Los EOR también se encargan de retener los impuestos sobre la renta y de las cotizaciones al seguro de pensiones, seguro médico, seguro de desempleo y seguro de accidentes laborales.
Crear tu propia entidad es posible, pero puede llevar muchos meses. La mayoría de las pequeñas y medianas empresas no tienen los recursos para afrontar esta tarea administrativa. Además, externalizar las nóminas y prestaciones a los EOR suele ser más fácil para tu empresa a largo plazo, sobre todo si tienes empleados en varios países.
Rippling y sus empresas afiliadas no ofrecen asesoramiento fiscal, legal o contable. La información de este material es solo informativa y no debe considerarse ni usarse como tal. Te recomendamos que consultes a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de realizar cualquier actividad o transacción.
