Cómo pagar a los contratistas internacionales en Alemania [2024]
Como una de las principales economías del mundo, y hogar de una mano de obra altamente cualificada en ciudades dinámicas como Berlín y Múnich, no es de extrañar que Alemania sea una opción popular para las empresas que buscan contratar a contratistas independientes a nivel internacional. Sin embargo, cuando llega el momento de pagar a tus contratistas, ¿qué pasos debes seguir para cumplir con la legislación laboral alemana?
En esta guía te explicamos paso a paso cómo clasificar correctamente a los contratistas, gestionar sus pagos y cumplir con la normativa laboral en Alemania.
Paso n.º 1: clasifica correctamente a tus trabajadores
El gobierno alemán se toma muy en serio la correcta clasificación de los trabajadores, ya que las consecuencias de una clasificación errónea son graves y no deben tomarse a la ligera.
Clasificar incorrectamente a tus empleados y contratistas independientes en Alemania puede acarrear sanciones severas, como:
- multas de hasta 15 000 euros por infracción, o hasta 10 millones de euros si se demuestra que la clasificación errónea se hizo intencionadamente para evadir impuestos;
- incautación de los beneficios obtenidos mediante el uso de trabajadores mal clasificados;
- pago retroactivo de todos los impuestos y cotizaciones a la seguridad social impagados durante un máximo de 30 años, más intereses punitivos.
Si cometiste un error y tu contratista independiente debe reclasificarse como empleado por cuenta ajena, tendrá derecho a todas las prestaciones y beneficios que se otorgan a los empleados a tiempo completo o parcial en Alemania. Como puedes ver, el coste de una clasificación incorrecta puede ser muy elevado para las empresas.
Entonces, ¿cómo asegurarte de que un contratista independiente está correctamente clasificado? Según la legislación alemana, los principales criterios para determinar si un trabajador es empleado o contratista son:
- Si el trabajador forma parte de la organización de la empresa. Algunas señales de que un trabajador se considera empleado (en lugar de contratista) son: tener una dirección de correo electrónico de la empresa, utilizar herramientas y equipos de la empresa en lugar de los propios, tener un horario de trabajo fijo y disponer de una oficina permanente.
- Si el trabajador está sujeto a la supervisión y control de la empresa. Aquí hay varias señales de alerta que podrían indicar que un trabajador es empleado y no un contratista independiente, como realizar tareas similares a las de los empleados regulares, recibir beneficios de la empresa, percibir un salario fijo, no tener flexibilidad para elegir cuándo, dónde y cómo realizar su trabajo, no poder subcontratar sus tareas, o tener un acuerdo exclusivo para trabajar con una única empresa.
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Haz el test GRATISPaso n.º 2: decide la mejor manera de pagar a tus contratistas en Alemania
Una vez que has clasificado correctamente a tu trabajador como contratista independiente, el siguiente paso es decidir cómo pagarle. Con el auge del trabajo a distancia, las empresas ahora tienen más opciones que nunca para decidir cómo realizar estos pagos.
Aquí tienes algunas opciones que puedes explorar para pagar a tus contratistas internacionales:
- Transferencias bancarias: puedes abrir una cuenta bancaria en Alemania y realizar los pagos directamente en las cuentas de tus contratistas alemanes, o bien enviar una transferencia internacional desde una cuenta bancaria de tu país de origen.
- Giros postales internacionales: esta es una opción tradicional para pagar a contratistas que no residen en el mismo país que su empleador. Sin embargo, ha perdido popularidad debido a la aparición de métodos más modernos y seguros, que protegen mejor contra los fraudes. Además, cada giro postal conlleva una comisión, lo que puede resultar costoso si tienes varios contratistas.
- Monederos digitales o plataformas de pago: aunque son convenientes, los monederos digitales pueden presentar dificultades para realizar pagos internacionales, ya que los distintos países suelen utilizar plataformas diferentes. Encontrar una que funcione para ambas partes puede ser complicado.
- Servicios globales de nóminas: generalmente, los contratistas no forman parte de la nómina, ya que no están sujetos a las mismas retenciones fiscales que los empleados. En su lugar, emiten facturas por sus servicios, las cuales suelen gestionarse a través del departamento de cuentas por pagar en muchas empresas.
Paso n.º 3: utiliza un software global de nóminas para procesar los pagos a contratistas alemanes
Como viste en el paso anterior, existen varias formas de pagar a los contratistas en Alemania. Sin embargo, la manera más rápida y sencilla es utilizar un software global de nóminas para gestionar los pagos.
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Paso n.º 4: mantén registros precisos a efectos legales
La buena noticia es que el gobierno alemán no te exige realizar trámites fiscales complicados para tus contratistas independientes. Los trabajadores autónomos son responsables de gestionar sus propios impuestos.
No obstante, sí debes mantener registros precisos sobre cada contratista y el contrato que firmaste con ellos. De este modo, podrás demostrar que están clasificados correctamente en caso de que surja algún inconveniente.
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Preguntas frecuentes sobre cómo pagar a contratistas en Alemania
¿Es necesario retener impuestos al pagar a los contratistas en Alemania?
No, las empresas extranjeras no están obligadas a retener impuestos sobre las nóminas cuando pagan a contratistas en Alemania. Los trabajadores autónomos son responsables de deducir y pagar sus propios impuestos a las autoridades competentes.
¿El salario mínimo se aplica a los contratistas independientes en Alemania?
No, las leyes sobre el salario mínimo no se aplican a los contratistas independientes en Alemania.
¿Los contratistas alemanes tienen derecho a beneficios?
No. Aunque Alemania cuenta con fuertes protecciones laborales para los empleados, los contratistas independientes no tienen derecho a los beneficios que se otorgan a los empleados a tiempo completo o parcial.
¿Puedes pagar a los contratistas en Alemania en tu moneda local?
Sí, es posible. El contratista y tú debéis acordar la moneda de pago al negociar los términos del contrato, y dejarlo por escrito.
¿Puedes pagar manualmente a los contratistas en Alemania?
Sí, es común que los propietarios de pequeñas empresas gestionen manualmente los pagos a contratistas para reducir costes. Sin embargo, este proceso puede ser muy laborioso, especialmente a medida que tu empresa crece y si trabajas con varios contratistas, en Alemania o en otros países.
Además, es importante recordar que procesar los pagos manualmente implica ciertos riesgos:
- Cumplimiento de la normativa: procesar la nómina manualmente conlleva el riesgo de cometer errores humanos y omisiones. Protégete a ti y a tu negocio con Rippling, que garantiza automáticamente el cumplimiento de las leyes locales aplicables, sin importar dónde residan los contratistas.
- Seguridad: procesar la nómina manualmente también implica riesgos de seguridad, especialmente si usas hojas de cálculo o registros en papel. La información confidencial de los contratistas puede perderse, sustraerse o utilizarse de manera indebida.
- Experiencia del contratista: los pagos manuales suelen ser más lentos y poco transparentes en cuanto a los plazos de pago y los conceptos abonados. Esto puede resultar frustrante para los contratistas que quieren entender mejor los ingresos que reciben.
¿Cómo convertir a un contratista en empleado en Alemania?
Aunque contratar a contratistas independientes puede ofrecer flexibilidad y ventajas económicas, en ocasiones necesitarás contar con un empleado a tiempo completo. El reto está en asegurarte de que cumples con todos los requisitos legales, ya que la burocracia y las leyes laborales alemanas son muy complejas. Al contratar a un empleado, estás obligado a deducir de su nómina contribuciones como la seguridad social, además de proporcionar beneficios a tu nuevo empleado.
Considera utilizar un empleador por cuenta ajena (EOR) como Rippling, para contratar, pagar y gestionar a los empleados alemanes si decides no establecer tu propia entidad en el país.
Rippling y sus empresas afiliadas no ofrecen asesoramiento fiscal, legal o contable. La información de este material es solo informativa y no debe considerarse ni usarse como tal. Te recomendamos que consultes a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de realizar cualquier actividad o transacción.
