Cómo pagar a los contratistas internacionales en Portugal [2024]
Abrir la contratación a un equipo global te brinda la oportunidad de trabajar con una gran variedad de talentos. Con la tecnología actual, contratar contratistas en lugares como Portugal es más fácil que nunca, sin importar dónde se encuentre tu negocio internacional. Sin embargo, cuando llega el momento de pagar a tus trabajadores, es importante conocer los pasos correctos para cumplir con la legislación laboral y fiscal de Portugal.
Aprende a clasificar, incorporar y pagar correctamente a los contratistas según la legislación laboral de Portugal, para estar listo en cuanto recibas la primera factura.
Paso n.º 1: clasifica a tus trabajadores
Contratar a contratistas autónomos portugueses en lugar de empleados a tiempo completo tiene grandes ventajas. Por ejemplo, las empresas no se responsabilizan de gestionar las prestaciones de los autónomos ni de deducir impuestos de los pagos a los contratistas. En su lugar, el propio contratista se encarga de sus impuestos y pagos a la seguridad social. (Nota: la única excepción es si un contratista obtiene hasta el 80 % de sus ingresos de tu empresa. En ese caso, eres responsable de pagar un impuesto del 5 % a la Seguridad Social sobre cualquier pago que le hagas).
Sin embargo, clasificar a los trabajadores de forma incorrecta en Portugal puede conllevar sanciones graves, como:
- pagar cotizaciones retroactivas a la Seguridad Social y al Fondo de Compensación Salarial;
- cumplir con los requisitos del seguro de accidentes laborales;
- pagar créditos retroactivos por vacaciones, pagas de Navidad y festivos (primas legales), dietas de comida y otras prestaciones que reciben los empleados a tiempo completo;
- multas superiores a 9000 €.
Si un trabajador portugués presenta una demanda por clasificación errónea, los tribunales portugueses examinarán el acuerdo contractual, así como el acuerdo en la práctica (es decir, cómo tu contratista realiza realmente su trabajo) para determinar si el acuerdo es una farsa. A continuación, detallamos qué factores que tienen en cuenta.
Contratistas
Empleados
Alto nivel de control del trabajador. Los contratistas tienen la libertad de decidir cómo, cuándo y dónde hacen su trabajo. La empresa solo puede darles instrucciones cuando sea necesario por motivos comerciales y siempre que sean razonables.
Más control de la empresa. Los trabajadores están sujetos a un mayor control y dirección por parte de su empleador, quien les indica cómo realizar el trabajo, fija los días de trabajo y puede establecer dónde se debe realizar.
Los contratistas usan su propio equipo y herramientas.
Equipos y herramientas proporcionados por la empresa. La empresa también puede reembolsar al trabajador los gastos de los materiales.
Cobran por el trabajo realizado. Los contratistas solo tienen derecho a recibir pagos una vez que terminado sus servicios y presentado las facturas.
Reciben un salario fijo. Los empleados reciben un salario regular, sin importar los servicios prestados.
Sin derecho a recibir prestaciones. Los contratistas no tienen las mismas prestaciones y protecciones que los empleados. Además, ellos mismos deben pagar sus impuestos.
Con derecho a recibir prestaciones. Los empleados tienen derecho a prestaciones y protecciones laborales, como el salario mínimo, cotizaciones para la pensión y vacaciones pagadas.
Servicios no exclusivos. Los contratistas no pueden estar vinculados contractualmente a una sola empresa. Pueden trabajar para más de un cliente.
Servicios exclusivos. Los empleados pueden estar obligados por contrato a trabajar solo para su empresa.
Sin medidas disciplinarias. La empresa no puede tomar medidas disciplinarias contra los contratistas por mala conducta y solo puede rescindir el acuerdo en caso de incumplimiento del contrato.
Con medidas disciplinarias. Los empleados pueden enfrentarse a medidas disciplinarias por mala conducta.
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Haz el test GRATISPaso n.º 2: decide la mejor manera de pagar a tus contratistas
Después de establecer tu acuerdo contractual, el siguiente paso es elegir cómo pagar a tu contratista. Con el crecimiento de los equipos internacionales y el trabajo en remoto, ahora tienes más opciones que nunca para realizar pagos internacionales. Aquí te presentamos algunas opciones:
- Transferencias bancarias: puedes abrir una cuenta bancaria en Portugal y usarla para enviar dinero a la cuenta de tu contratista. También puedes usar tu propio banco para enviar una transferencia internacional.
- Giros postales internacionales: los giros postales pueden ser lentos, ya que primero necesitas comprar el giro físicamente y luego el contratista debe depositarlo. Además, suelen tener comisiones y tipos de cambio desfavorables.
- Monederos digitales o plataformas de pago: no todas las plataformas de pago están disponibles en Portugal como, por ejemplo, CashApp y Venmo. Puedes utilizar por usar plataformas como Wise para enviar dinero, pero ten en cuenta que los tipos de cambio pueden variar a diario, lo que hace difícil predecir el importe exacto de las transferencias.
- Servicios globales de nóminas: Normalmente, los contratistas no forman parte de la nómina, ya que no están sujetos a las mismas retenciones. En su lugar, facturan por sus servicios, y el departamento contable de la empresa se encarga de abonarlas.
Paso n.º 3: utiliza un software global de nóminas para procesar los pagos
Como vimos en el paso anterior, existen varias formas de pagar a los contratistas en Portugal. Sin embargo, la manera más rápida y sencilla es utilizar un software global de nóminas para gestionar los pagos.
Con Rippling, puedes pagar a contratistas de todo el mundo.
Paso n.º 4: calcula y presenta tus declaraciones de impuestos
Los empresarios en Portugal no están obligados a retener y pagar impuestos a los contratistas. En cambio, los autónomos emiten lo que se conoce como «recibos verdes». Tras emitir una factura, los contratistas proporcionan un recibo verde, que actúa como comprobante de pago y se utiliza para declarar ingresos a efectos fiscales. Los autónomos deben emitirlo cada vez que realicen un servicio o vendan un producto. Es importante llevar un registro de los pagos a contratistas y de los recibos verdes recibidos.
Si tu empresa tiene sede en Estados Unidos, pide a los contratistas internacionales que rellenen un formulario W-8BEN del Servicio de Impuestos Internos (IRS). Esto certifica su condición de contratista extranjero.
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Preguntas frecuentes sobre cómo pagar a contratistas en Portugal
¿Es necesario retener impuestos al pagar a los contratistas en Portugal?
No, no es necesario retener impuestos sobre la nómina al pagar a contratistas en Portugal. Los contratistas son responsables de pagar su propio impuesto sobre la renta.
¿El salario mínimo se aplica a los contratistas independientes en Portugal?
No, las leyes de salario mínimo no se aplican a los contratistas independientes en Portugal.
¿Los contratistas portugueses tienen derecho a recibir prestaciones?
En general, no estás obligado a ofrecer prestaciones ni a cotizar a la seguridad social. Sin embargo, si tu contratista recibe más del 80 % de sus ingresos de ti, deberás pagar un 5 % de impuestos a la seguridad social sobre cualquier pago que realices.
Además, ofrecer beneficios a contratistas independientes podría aumentar el riesgo de que se les considere empleados mal clasificados.
¿Se puede pagar a los contratistas portugueses en tu moneda local?
Debes pagar a los contratistas establecidos en Portugal en euros (EUR), a menos que tengas su permiso por escrito para hacerlo en otra moneda. Es recomendable especificar la moneda en el acuerdo con el contratista antes de comenzar el trabajo.
Muchos proveedores de pagos internacionales, como Rippling, permiten realizar pagos a contratistas en euros o en tu moneda.
¿Se puede pagar manualmente a contratistas en Portugal?
Sí, puedes gestionar manualmente los pagos a los contratistas utilizando una calculadora de nóminas y haciendo transferencias directas en sus cuentas. Sin embargo, aunque muchos propietarios de pequeñas empresas optan por esta opción para ahorrar costes, gestionar las nóminas puede ser muy laborioso, especialmente si tienes una empresa en crecimiento con un equipo internacional.
El procesamiento manual de los pagos también presenta ciertos riesgos:
- Cumplimiento de la normativa: al introducir datos manualmente, hay más posibilidades de cometer errores u omisiones, lo que podría ocasionar problemas de cumplimiento.
- Seguridad: procesar nóminas manualmente conlleva riesgos de seguridad, especialmente si utilizas hojas de cálculo o registros en papel. Esto aumenta la posibilidad de que la información confidencial de los contratistas se pierda, se robe o se use de manera indebida.
- Experiencia del contratista: los pagos manuales pueden tardar y no siempre son claros en cuanto a cuándo se realizarán. Esto puede ser frustrante para los contratistas que solo quieren entender cuándo y cuánto van a recibir.
¿Cómo se convierte a un contratista en empleado en Portugal?
Aunque trabajar con contratistas independientes puede ofrecer flexibilidad y ventajas económicas, a veces puede tener sentido incorporar a un contratista como empleado a tiempo completo. En Portugal, es necesario tener un documento escrito para contratar a un contratista, pero técnicamente no se requiere uno para los empleados. Un contrato de trabajo puede ser tan simple como un acuerdo verbal. Sin embargo, aunque no sea obligatorio, es muy recomendable redactar un contrato para definir claramente las condiciones del puesto. Esto ayudará a establecer una relación clara entre tú y el empleado, y te protegerá en caso de cualquier disputa legal.
Los empleados tienen derecho a vacaciones y días festivos pagados. Además, como empresario, deberás hacer las retenciones fiscales correspondientes en las nóminas y las contribuciones a la seguridad social. Esta última cubre aspectos como incapacidad, baja por enfermedad, desempleo y baja parental (maternidad y paternidad). También es importante que tengas un seguro de accidentes laborales para protegerte en caso de cualquier accidente en el trabajo.
Si decides contratar empleados o convertir contratistas en empleados, tendrás que crear una entidad local o utilizar un empleador por cuenta ajena (EOR), como Rippling, para gestionar la incorporación y las nóminas. Crear tu propia entidad puede ser complicado, costoso y llevar mucho tiempo, así considera la opción de subcontratar a un EOR.
Rippling y sus empresas afiliadas no ofrecen asesoramiento fiscal, legal o contable. La información de este material es solo informativa y no debe considerarse ni usarse como tal. Te recomendamos que consultes a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de realizar cualquier actividad o transacción.
