Cómo pagar a los contratistas internacionales en Colombia [2024]
En Colombia, el número de trabajadores con títulos universitarios aumentó un 14 % entre 2009 y 2019, impulsados por la búsqueda de mejores oportunidades laborales y salarios más competitivos. Sin embargo, la desaceleración económica que afectó al país a partir de 2014 llevó a muchos de estos profesionales a buscar opciones más lucrativas fuera de Colombia. Para las empresas internacionales, esto convierte a Colombia en un destino atractivo para contratar a empleados y contratistas altamente capacitados y cualificados.
Con el empleo global en auge, es crucial que las empresas internacionales comprendan los matices de la legislación laboral internacional. Antes de contratar a un contratista en Colombia, debes asegurarte de cumplir con la legislación del país: desde clasificar correctamente a los trabajadores hasta pagar los impuestos correspondientes, ofrecer los beneficios adecuados y cumplir con cualquier otra normativa exigida por las leyes laborales colombianas.
Por eso, antes de formalizar un acuerdo con tu primer contratista en Colombia, consulta esta guía paso a paso. Aquí encontrarás lo esencial sobre cómo contratar y pagar a contratistas independientes en Colombia.
Paso n.º 1: clasifica a tus trabajadores en Colombia
Uno de los pasos clave es clasificar a tus trabajadores colombianos correctamente, siguiendo la legislación vigente. Muchas empresas optan por contratar contratistas en lugar de empleados como una forma de evitar los impuestos sobre la nómina. Sin embargo, la Unidad de Gestión Pensional y Parafiscal (UGPP) de Colombia ha intensificado su vigilancia sobre las empresas extranjeras para recuperar el déficit de la seguridad social del país.
El sistema de seguridad social en Colombia financia áreas como las cajas de compensación familiar, el bienestar familiar, los riesgos laborales, las pensiones y el sistema de salud. Las empresas que clasifiquen incorrectamente a sus trabajadores pueden verse obligadas a reembolsar todas las cotizaciones adeudadas a la seguridad social, además de enfrentarse a intereses por demora y otras sanciones.
Clasificar a empleados como contratistas de manera incorrecta también puede resultar en demandas por parte de los empleados, quienes pueden acudir a los tribunales para reclamar salarios pendientes, prestaciones, costes legales y otros daños. En Colombia, las relaciones laborales están reguladas por el Código Sustantivo del Trabajo, que establece los derechos y protecciones de los empleados. Los contratistas independientes, en cambio, pueden ser personas físicas o jurídicas que trabajan por cuenta propia. A continuación, detallamos algunas de las diferencias clave:
Contratistas
Empleados
El trabajador decide cómo trabaja. Los contratistas deben tener la libertad de elegir sus propios días, horas y lugar de trabajo, además de cómo realizan su labor y cuándo se toman tiempo libre.
Más control por parte del empleador. Los empleados tienen más supervisión y deben seguir las órdenes del empleador, que puede pedirles que trabajen en horarios o lugares específicos.
El contratista proporciona su propio equipo y herramientas.
El equipo lo pone la empresa y se lo proporciona a los empleados.
Se paga cuando envían la factura. En Colombia, es señal de una mala clasificación cuando un contratista recibe pagos semanales o mensuales. Deben recibir el pago solo cuando envían una factura después de completar el trabajo.
Reciben pagos regulares. Los empleados suelen recibir su salario de manera regular, y en algunos casos, pueden tener un salario integral, algo común en Colombia.
No tienen derecho a beneficios. Los contratistas se encargan de pagar sus impuestos y, si las quieren, deben conseguir sus propias prestaciones.
Tienen derecho a beneficios. Por ley, los empleados tienen derecho a beneficios como el salario mínimo, baja por enfermedad, vacaciones, baja por maternidad o paternidad, y días festivos.
No están sujetos a medidas disciplinarias. Los contratistas no reciben sanciones por bajo rendimiento o mala conducta.
Pueden ser sancionados. Los empleados pueden recibir sanciones si no cumplen con su trabajo. En caso de despido, tienen derecho a una indemnización, salvo que haya una causa justificada.
Servicios no exclusivos. Los contratistas no trabajan solo para una empresa. Pueden ofrecer sus servicios a diferentes clientes al mismo tiempo.
Trabajo exclusivo. El empleador puede pedir a los empleados que trabajen solo para su empresa.
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Haz el test GRATISPaso n.º 2: decide la mejor manera de pagar a tus contratistas en Colombia
Con el auge del empleo global y el trabajo remoto, también han surgido nuevas formas de pagar a los trabajadores a nivel internacional. Ahora tienes varias opciones para pagar a tus contratistas en Colombia. Estas son algunas alternativas disponibles:
- Transferencias bancarias: si abres una cuenta bancaria en Colombia, puedes depositar los pagos directamente en las cuentas de tus contratistas. También puedes hacer transferencias internacionales desde tu cuenta local. Sin embargo, ten en cuenta que estas transferencias suelen tener comisiones elevadas, tanto para ti como para el contratista.
- Giros postales internacionales: los giros postales internacionales existen desde hace tiempo y muchas personas ya los conocen. ¿El inconveniente? Son lentos. Debes comprar el giro postal de forma física, y tu contratista debe depositarlo manualmente al recibirlo. Además, este método puede ser costoso, ya que suele incluir comisiones y está sujeto a fluctuaciones en los tipos de cambio.
- Monederos digitales y plataformas de pago: Las plataformas digitales para realizar pagos son cada vez más populares, pero es importante saber que no todas están disponibles en todos los países (por ejemplo, Venmo solo se usa en Estados Unidos). También debes tener en cuenta que muchas de estas plataformas aplican tipos de cambio que varían diariamente, lo que puede hacer que sea más complicado prever tus costes.
- Servicios globales de nóminas: aunque los contratistas normalmente no están incluidos en las nóminas, ya que no se les aplican los mismos impuestos y retenciones que a los empleados, algunos servicios de nóminas —como Rippling— te permiten pagar tanto a empleados como a contratistas en todo el mundo, en un solo sistema.
Paso n.º 3: utiliza un software global de nóminas para procesar los pagos a tus contratistas colombianos
Como vimos en el paso anterior, hay varias opciones para pagar a los contratistas en Colombia. Sin embargo, la manera más rápida y sencilla es utilizar un software global de nóminas como Rippling.
Rippling te permite gestionar el pago de tus empleados y contratistas de todo el mundo desde un solo sistema.
Paso n.º 4: asegúrate de que la información fiscal de tus contratistas en Colombia es correcta
Como empleador, no tienes la obligación de retener ni pagar impuestos sobre la renta o nómina a tus contratistas en Colombia. Ellos son los responsables de registrarse, rellenar los formularios correctos, presentar sus declaraciones de renta y pagar sus impuestos en los plazos establecidos cada año.
Este es el proceso:
- El contratista solicita el formulario de Registro Único Tributario (RUT) a la Dirección de Impuestos y Aduanas Nacionales (DIAN). Este formulario incluye su Número de Identificación Tributaria (NIT).
- Con su NIT y número de identificación, el contratista accede a la página web de la DIAN para presentar los formularios correspondientes:
- Formulario 210: Declaración de Renta y Complementarias
- Formulario 160: Declaración de Activos en el Exterior
- Una vez presentada la declaración, el contratista puede pagar sus impuestos en línea o llevar los formularios completados a cualquier banco para realizar el pago. Si no tiene impuestos que pagar, puede llevar los formularios al banco para que se los sellen y tramiten sin coste.
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Preguntas frecuentes sobre cómo pagar a contratistas de Colombia
¿Es necesario retener impuestos al pagar a los contratistas en Colombia?
No. Las empresas extranjeras no están obligadas a retener impuestos sobre la renta o la nómina al pagar a los contratistas en Colombia. Ellos son responsables de gestionar y pagar sus propios impuestos.
¿El salario mínimo se aplica a los contratistas independientes en Colombia?
No, las leyes de salario mínimo no se aplican a los contratistas independientes en Colombia.
¿Los contratistas colombianos tienen derecho a beneficios?
Depende. Los contratistas independientes tienen derecho a prestaciones del sistema de seguridad social, como el seguro de enfermedad. A diferencia de los empleados contratados de manera indefinida, los contratistas con un contrato de duración determinada tienen derecho a un preaviso y a una indemnización por despido si se les rescinde el contrato sin una causa justificada antes de su vencimiento.
Sin embargo, las prestaciones laborales garantizadas por la legislación colombiana, como la baja por enfermedad, las vacaciones pagadas y el permiso parental, no se aplican a los contratistas. Tampoco tienen derecho a los beneficios extra que muchas empresas ofrecen en Colombia, como el seguro médico privado o los gastos de transporte.
¿Puedes pagar a los contratistas en Colombia en tu moneda local?
Lo más recomendable es pagar a los contratistas en su moneda local (pesos colombianos, en este caso). No obstante, muchos contratistas prefieren recibir el pago en otras monedas, como USD. Lo importante es asegurarte de tener un contrato por escrito que especifique claramente la moneda en la que se realizarán los pagos.
Muchos proveedores de pagos internacionales, como Rippling, permiten realizar pagos a contratistas en pesos colombianos o en tu propia moneda.
¿Puedes pagar manualmente a los contratistas en Colombia?
Sí, y muchas pequeñas empresas lo hacen para intentar reducir gastos. Sin embargo, pagar manualmente a contratistas, especialmente a nivel internacional, implica ciertos riesgos:
- Cumplimiento de la normativa: procesar las nóminas de forma manual aumenta el riesgo de cometer errores humanos, omisiones y problemas de cumplimiento. Rippling te protege a ti y a tu empresa al garantizar automáticamente el cumplimiento de todas las leyes locales, sin importar dónde residan tus contratistas.
- Seguridad: los procesos manuales que se hacen en papel u hojas de cálculo pueden poner en riesgo la seguridad de los datos personales de tus contratistas. Con una plataforma segura como Rippling, puedes proteger la confidencialidad de los datos.
- Experiencia del contratista: los pagos manuales suelen ser lentos y complicados. Además, los contratistas no tienen transparencia sobre cuánto se les está pagando ni cuándo recibirán el pago.
Rippling automatiza las nóminas de forma eficiente, sincronizando los datos de Recursos Humanos de tu empresa con las nóminas, para que no tengas que introducirlos manualmente.
¿Cómo convertir a un contratista en empleado en Colombia?
A veces, aunque contratar contratistas tenga ventajas económicas, necesitas un empleado a tiempo completo. Sin embargo, contratar empleados implica tener que cumplir con la legislación laboral del país, desde redactar un contrato de trabajo conforme a la ley hasta calcular correctamente las deducciones de la nómina.
Además, para contratar empleados en Colombia, tendrás que constituir una entidad jurídica o utilizar los servicios de un empleador por cuenta ajena (EOR) antes de continuar.
Rippling y sus empresas afiliadas no ofrecen asesoramiento fiscal, legal o contable. La información de este material es solo informativa y no debe considerarse ni usarse como tal. Te recomendamos que consultes a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de realizar cualquier actividad o transacción.
