Cómo pagar a los contratistas internacionales en México [2024]
Según el Banco Mundial, el mercado laboral mexicano cuenta con casi 57 millones de trabajadores. Esto ofrece muchas oportunidades para que las empresas extranjeras encuentren contratistas altamente cualificados. Pero, ¿cómo puedes trabajar con ellos cumpliendo con las leyes laborales mexicanas?
Sigue leyendo para descubrir cómo incorporar a los contratistas mexicanos a tu equipo global. A continuación, te presentamos una guía paso a paso sobre cómo gestionar las nóminas de tus trabajadores independientes.
Paso n.º 1: clasifica a tus trabajadores
Las autoridades mexicanas clasifican a los contratistas y empleados como dos tipos de trabajadores distintos. A partir de 2022, clasificar incorrectamente a los trabajadores se considera fraude fiscal según la legislación mexicana. Por eso, es fundamental clasificar correctamente a tus contratistas y evitar problemas.
Si un contratista cree que debería tener un contrato de trabajo, puede presentar una demanda en tu contra. Un tribunal mexicano revisará todos los aspectos de la relación laboral. Si se determina que has clasificado erróneamente a los trabajadores, las sanciones pueden incluir:
- pago retroactivo de prestaciones e indemnizaciones no pagadas;
- pago retroactivo de impuestos y seguridad social pendientes, junto con recargos por demora, intereses y otras sanciones;
- multas de hasta 5000 veces el valor de la Unidad de Medida y Actualización (UMA) por empleado (en 2023, esto equivalía a 103,74 pesos mexicanos por día);
- en ciertos casos, cargos penales.
Para ayudarte a decidir si debes contratar empleados o contratistas, ten en cuenta las siguientes diferencias:
Contratistas
Empleados
Alto nivel de autonomía. Los contratistas son autónomos, por lo que tienen más libertad para decidir cuándo y cómo hacer su trabajo. No tienen un horario fijo.
Más supervisión por parte de la empresa. Como empleador, puedes tener mayor control sobre el trabajo de tus empleados, incluyendo dónde, cómo y cuándo deben realizar sus tareas. También puedes fijar los horarios de trabajo.
El contratista independiente proporciona sus propias herramientas y equipo de trabajo..
Las herramientas y el equipo de trabajo las proporciona la empresa.
No reciben prestaciones de la empresa. Los contratistas independientes se encargan de pagar sus propios impuestos sobre la renta y cotizaciones sociales. No tienen derecho a prestaciones de la empresa. En cuanto a la cobertura sanitaria, deben contratar su propio seguro médico.
Con derecho a prestaciones laborales. La empresa se encarga de liquidar el impuesto sobre nóminas y las cotizaciones a la seguridad social en nombre de sus empleados, quienes también tienen derecho a bajas por enfermedad, maternidad y paternidad, y también a participar en el reparto de beneficios de la empresa.
Los contratos suelen tener una duración determinada. Los contratistas suelen trabajar con contratos temporales. No tienen derecho a indemnización por despido, paga extra de Navidad ni permiso de paternidad o maternidad.
Los contratos son indefinidos. Los empleados suelen tener contratos indefinidos, lo que garantiza una indemnización por despido en caso de cese.
Reciben el pago después de enviar una factura. La factura especifica los servicios exactos (por ejemplo, una tarifa de consultoría) por cada mes.
Reciben un salario, independientemente del trabajo realizado cada mes.
Pueden prestar servicios a varias empresas.Los contratistas no son tus empleados; son libres de trabajar para otras empresas.
Su trabajo es exclusivo. El contrato de trabajo puede prohibir a tus empleados trabajar para otras empresas.
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Haz el test GRATISPaso n.º 2: decide la mejor manera de pagar a tus contratistas
Antes de empezar a trabajar con contratistas independientes, debes acordar cómo les vas a pagar. Hay varias opciones, y es importante encontrar una que funcione tanto para tu empresa como para tus contratistas. Esto es lo que puedes considerar:
Transferencia bancaria: puedes abrir una cuenta bancaria local en México y transferir el dinero a la cuenta de tu contratista, o bien optar por una transferencia bancaria internacional. Aunque es el método de pago más común, puede resultar costoso debido a los tipos de cambio y las comisiones de transferencia.
Plataformas digitales para hacer transferencias: también puedes usar proveedores como PayPal, Xoom o Wise. Aunque tus contratistas recibirán su dinero rápidamente, estos servicios pueden tener un coste. Por ejemplo, PayPal cobra a ambas partes un 2,99 % del importe total de la transacción + 49 céntimos por la facturación. Además, recuerda que los tipos de cambio pueden fluctuar a diario.
Servicios globales de nóminas: los contratistas independientes se encargan de pagar sus propios impuestos sobre la renta, por lo que normalmente no están en la nómina de la empresa. Emiten facturas, que suele tramitar el departamento contable de la empresa. Sin embargo, si usas una plataforma como Rippling, puedes pagar tanto a tus empleados como a tus contratistas en un solo sistema, sin importar dónde estén.
Paso n.º 3: utiliza un software global de nóminas para procesar los pagos
Como vimos en el paso anterior, hay varios métodos para pagar las facturas de tus contratistas en México. Dicho esto, la forma más fácil y rápida es hacerlo a través de un software global de nóminas.
Con Rippling, puedes enviar los pagos a tus contratistas independientes, sin importar dónde estén.
Paso n.º 4: calcula y presenta tus declaraciones de impuestos
Para cumplir con la ley al contratar contratistas en México, es clave calcular correctamente los impuestos y presentar los formularios fiscales adecuados. Tus contratistas deben registrarse ante las autoridades fiscales mexicanas como proveedores de servicios independientes y archivar sus facturas firmadas.
En cuanto a los pagos, los autónomos reciben su paga íntegra, sin retenciones, ya que ellos mismos deben liquidar sus impuestos. Sin embargo, desde abril de 2021, el gobierno mexicano exige a todos los contratistas que informen de sus contratos cada cuatro meses al Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) y al Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT).
Las empresas que contraten a contratistas en México deben proporcionarles los siguientes documentos:
- un formulario W-8BEN para personas físicas, o
- un formulario W-8BEN-E para quienes gestionan una empresa.
Ambos formularios se utilizan para verificar el país de residencia fiscal del contratista y, por lo tanto, solicitar deducciones o exenciones de impuestos en Estados Unidos.
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Ampliar tu equipo global es fácil con Rippling. Puedes pagar a contratistas internacionales en México y en cualquier parte del mundo desde un solo sistema.
Preguntas frecuentes sobre cómo pagar a contratistas en México
¿Es necesario retener impuestos al pagar a los contratistas en México?
No, los contratistas independientes en México son responsables de pagar sus propios impuestos, así que no necesitas hacer ninguna deducción de su paga.
¿El salario mínimo se aplica a los contratistas independientes en México?
No, los contratistas independientes en México están exentos de cobrar el salario mínimo y las horas extra. Es posible que otras leyes laborales tampoco se apliquen a ellos.
¿Los contratistas en México tienen derecho a recibir prestaciones?
No es necesario ofrecer a los contratistas prestaciones como cotizaciones a la seguridad social, tiempo libre remunerado o participación en el reparto de beneficios de la empresa. Si quieres ofrecerle a tu contratista alguna prestación, lo mejor es pedirle que añada el importe equivalente a su valor económico en la factura.
¿Se puede pagar a los contratistas mexicanos en tu moneda local?
Normalmente, se paga a los contratistas mexicanos en pesos mexicanos (MXN). Si decides pagarles en otra moneda, deben aceptarlo por escrito. Algunos contratistas prefieren cobrar en pesos para evitar las comisiones de conversión de moneda y las fluctuaciones del tipo de cambio.
Con Rippling, puedes pagar a los contratistas internacionales en su moneda local sin tener que esperar a que se completen las transferencias y las conversiones.
¿Se puede pagar manualmente a los contratistas en México?
Sí, se puede. Es común que los propietarios de pequeñas empresas gestionen manualmente los pagos a los contratistas para ahorrar dinero. Esto puede funcionar si solo trabajas con unos pocos, pero se complica a medida que sumas más y más autónomos.
Además, ten en cuenta que procesar los pagos manualmente conlleva ciertos riesgos. Tu nómina internacional puede estar expuesta a errores humanos y amenazas de seguridad, especialmente si usas hojas de cálculo o registros en papel.
¿Cómo se convierte a un contratista en empleado en México?
Trabajar con talento internacional como contratistas independientes puede ser beneficioso tanto operativa como financieramente. Sin embargo, con el tiempo, es posible que quieras convertir a un contratista independiente en un empleado a tiempo completo. Esto es totalmente posible, pero implica unas obligaciones legales totalmente distintas, también respecto a la nómina.
El mayor obstáculo es crear una entidad jurídica local en México para ofrecer empleo a tiempo completo. Sin embargo, puedes usar un empleador por cuenta ajena, como Rippling, si quieres evitar el proceso de crear tu propia entidad. Rippling puede ayudarte a contratar, pagar y gestionar a tus empleados.
Rippling y sus empresas afiliadas no ofrecen asesoramiento fiscal, legal o contable. La información de este material es solo informativa y no debe considerarse ni usarse como tal. Te recomendamos que consultes a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de realizar cualquier actividad o transacción.
