Cómo pagar a los contratistas internacionales en Polonia [2024]

Con la mano de obra de Polonia tan diversa y llena de talento, no es de extrañar que tantas empresas internacionales decidan contratar a contratistas en el país. Pero cuando llega el momento de pagarles, ¿qué pasos debes seguir para cumplir con la compleja legislación laboral y fiscal de Polonia?

Antes de recibir tu primera factura, sigue leyendo para saber cómo clasificar correctamente a los contratistas, incorporarlos, cumplir los requisitos de la seguridad social y pagarles según la legislación laboral polaca y de la Unión Europea. Te lo explicamos paso a paso.

Paso n.º 1: clasifica a tus trabajadores

Clasificar correctamente a los trabajadores en Polonia es crucial. Un error al clasificarlos como contratistas puede conllevar el pago de multas, impuestos atrasados y otras sanciones graves.

Según la legislación polaca y de la Unión Europea, hay ciertos criterios para diferenciar entre trabajo por cuenta ajena y trabajo por cuenta propia. Un contratista independiente trabaja por cuenta propia, ofrece sus servicios mediante un contrato, establece su propio horario y método de trabajo, y puede trabajar para varios clientes. No recibe prestaciones y se encarga de declarar y pagar sus propios impuestos. Su remuneración no se basa en el salario mínimo de Polonia y no se paga mensualmente. 

Paso n.º 4: calcula y presenta tus declaraciones de impuestos

Aunque no estás obligado a retener y pagar los impuestos de los contratistas polacos, puede que tengas que presentar algunos documentos adicionales. La legislación laboral cambia constantemente y es fácil pasar por alto algún requisito. Aunque no tengas que retener impuestos, el Servicio de Impuestos Internos (IRS) estadounidense sí exige declarar todo el dinero que pagues a los contratistas independientes extranjeros.

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Expandir tu plantilla internacional nunca ha sido tan fácil. Con Rippling, puedes pagar a contratistas internacionales en Polonia y en todo el mundo desde un solo sistema.

Preguntas frecuentes sobre cómo gestionar el pago de los contratistas en Polonia

¿Es necesario retener impuestos al pagar a los contratistas en Polonia?

No, las empresas extranjeras no tienen que retener impuestos al pagar a los contratistas en Polonia. Los contratistas son responsables de pagar sus propios impuestos.

¿El salario mínimo se aplica a los contratistas independientes en Polonia?

No, las leyes de salario mínimo no afectan a los contratistas independientes en Polonia.

¿Los contratistas polacos tienen derecho a recibir prestaciones?

No, en Polonia los autónomos no tienen derecho a las mismas prestaciones que los trabajadores por cuenta ajena. Ofrecer prestaciones a los contratistas independientes puede incluso aumentar el riesgo de que los tribunales consideren que han sido clasificados de forma incorrecta.

¿Se puede pagar a los contratistas polacos en tu moneda local?

Intenta pagar a los contratistas polacos en su moneda local (zloty polaco o PLN). Si el contratista lo acepta por escrito, puedes pagarle en otra moneda. Ten en cuenta que las transferencias internacionales pueden tener costes extra.

Muchos proveedores de pagos internacionales, como Rippling, te permiten pagar a los contratistas tanto en zloty polaco como en tu propia moneda.

¿Se puede pagar manualmente a los contratistas en Polonia?

Sí, y es común que los propietarios de pequeñas empresas lo hagan manualmente para reducir costes. Sin embargo, esto puede llevar mucho tiempo, especialmente a medida que tu empresa crece y trabajas con varios contratistas en Polonia o en otros países.

También es importante tener en cuenta que procesar los pagos manualmente conlleva ciertos riesgos:

• Cumplimiento de la normativa: procesar la nómina manualmente conlleva el riesgo de cometer errores humanos y omisiones. Protégete a ti y a tu negocio con Rippling, que garantiza automáticamente el cumplimiento de las leyes locales aplicables, sin importar dónde residan los contratistas.
• Seguridad: procesar la nómina manualmente también implica riesgos de seguridad, especialmente si usas hojas de cálculo o registros en papel. La información confidencial de los contratistas puede perderse, sustraerse o utilizarse de manera indebida.
• Experiencia del contratista: los pagos manuales suelen ser lentos y poco transparentes. Esto puede ser frustrante para los contratistas a la hora de entender qué facturas han cobrado.

Automatiza el pago de las nóminas con Rippling. Nuestro sistema sincroniza los datos de Recursos Humanos de tu empresa con las nóminas, eliminando por completo la necesidad de introducir datos manualmente. Así, tanto empleados como contratistas de todo el mundo cobran rápido y cumpliendo la normativa.

¿Cómo se convierte a un contratista en empleado en Polonia?

Aunque contratar contratistas independientes puede ofrecer más flexibilidad y algunas ventajas económicas, a veces necesitas un empleado a tiempo completo. El reto está en cumplir todos los requisitos legales para contratar empleados y garantizar que el contrato de trabajo y sus prestaciones sean legales.

La legislación laboral polaca exige retener en la nómina el impuesto sobre la renta (con los tipos impositivos correctos), seguro médico y asistencia sanitaria. También exige proporcionar a los empleados prestaciones como vacaciones anuales, baja por maternidad, baja por paternidad, indemnización por despido, baja por enfermedad, tiempo libre retribuido, días festivos pagados, plazos de preaviso y más. Estos son aspectos de los que no tienes que preocuparte con los contratistas. Además, es necesario cumplir con la normativa de la Seguridad Social polaca (ZUS) y otras leyes laborales.

También debes decidir si prefieres establecer tu propia entidad en Polonia o contratar a través de un servicio de empleador por cuenta ajena (EOR). Un EOR, como Rippling puede ayudarte a contratar, pagar y gestionar a tus empleados sin complicaciones.