Cómo pagar a los contratistas internacionales en los Países Bajos [2024]

Paso n.º 3: redacta y firma un acuerdo de trabajo modelo

Para evitar clasificar mal a los trabajadores, las empresas y los contratistas en los Países Bajos pueden usar un «acuerdo modelo». Este es un contrato estándar creado por la Agencia Tributaria neerlandesa para los zzp'ers y sus clientes. La Agencia ofrece tres tipos:

• acuerdos modelo estándar, que cubren la mayoría de las relaciones estándar entre contratistas y clientes;
• acuerdos modelo específicos sectoriales o profesionales, específicos para ciertos sectores y tipos de trabajo;
• acuerdos modelo individuales, creados por contratistas y ofrecidos para su uso gratuito a otros que trabajen en la misma profesión.

También puedes escribir tu propio acuerdo modelo y pedir que la Administración de Hacienda y Aduanas neerlandesa lo revise. Sin embargo, con tantos modelos ya aceptados y listos para usar, suele ser más rápido usar uno que ya existe.

Paso n.º 4: proporciona condiciones de trabajo seguras

Aunque en muchos países los contratistas no tienen los mismos derechos que los empleados, los Países Bajos ofrecen una de las mejores protecciones del mundo para los autónomos. Las empresas deben garantizar un lugar de trabajo seguro y saludable para todos sus trabajadores, incluidos los zzp'ers, que cumpla con los requisitos de la legislación laboral neerlandesa.

Paso nº 5: determina las horas de trabajo y descanso de tu contratista

La legislación laboral neerlandesa regula los horarios de trabajo y periodos de descanso, pero estas normas no siempre se aplican a los contratistas. Sin embargo, hay una excepción importante: los zzp'ers que trabajan en funciones donde la seguridad de otras personas podría estar en riesgo sí deben seguir ciertas reglas. Por ejemplo, los contratistas en el sector del transporte, como los conductores, están obligados a tomar días de descanso.

Paso n.º 6: decide la mejor manera de pagar a tus contratistas

Antes de pagar a los contratistas en los Países Bajos, debes decidir cómo lo harás. Con el aumento del trabajo global y a distancia, las empresas tienen más opciones para hacer pagos internacionales a sus contratistas. Aquí tienes algunas:

• Transferencias bancarias: puedes abrir una cuenta bancaria neerlandesa y usarla para transferir fondos a las cuentas de los contratistas en los Países Bajos, o bien utilizar tu banco para enviar una transferencia internacional. Esta es una forma de pago común en los Países Bajos.
• Giros postales internacionales: este método de pago puede ser lento y caro, ya que la empresa tiene que adquirir el giro postal en persona, y el contratista debe ingresarlo físicamente cuando lo reciba. Los giros postales también pueden tener comisiones y tipos de cambio poco favorables. No es una práctica común en los Países Bajos.
• Monederos digitales o plataformas de pago: algunas empresas usan plataformas como Wise para transferir dinero internacionalmente. Ten en cuenta que los tipos de cambio pueden variar cada día, lo que dificulta prever los gastos.
• Servicios globales de nóminas: normalmente, los contratistas no se incluyen en la nómina, ya que no están sujetos a las mismas retenciones que los empleados. En su lugar, facturan por sus servicios, y esos pagos se gestionan a través del departamento contable de muchas empresas. Este es un método común en los Países Bajos.

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Paso n.º 7: utiliza un software global de nóminas para procesar los pagos

Como vimos en el paso anterior, hay varias formas de pagar a los contratistas en los Países Bajos. Pero la manera más rápida y fácil es usar un software global de nóminas. Este método es común en los Países Bajos.

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Paso n.º 8: cumple con las leyes fiscales

Las leyes fiscales son complicadas en todas partes, pero en los Países Bajos son especialmente complejas.

Un problema importante que debes evitar es el «establecimiento permanente». Aunque tu empresa esté fuera de los Países Bajos, si contratas trabajadores neerlandeses que hacen ciertos tipos de actividades, puede considerarse que tienes un establecimiento permanente allí y que estás obligado a pagar el impuesto de sociedades local. Esto suele ocurrir si tus trabajadores neerlandeses generan ingresos para tu empresa. Por ejemplo, si trabajan en el departamento informático o de atención al cliente, es probable que no haya problemas, pero si trabajan en ventas, podría ser diferente.

A diferencia de otros países, en los Países Bajos los empresarios no están exentos de retener impuestos en los pagos de los contratistas. Los zzp'ers tienen derecho a ciertas protecciones laborales. Por ejemplo, los empresarios deben pagar más seguros a los contratistas que a los empleados fijos, porque sus contratos son de corta duración.

Ten en cuenta también que las empresas extranjeras están obligadas a pagar el IVA en todas las facturas de contratistas y subcontratistas. Normalmente, el IVA puede deducirse como impuesto soportado.

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Preguntas frecuentes sobre cómo pagar a contratistas en los Países Bajos

¿El salario mínimo se aplica a los contratistas independientes en los Países Bajos?

Sí. A diferencia de muchos países, en los Países Bajos las empresas están obligadas a cumplir con unos umbrales salariales mínimos tanto para empleados como para contratistas. A partir de principios de 2024, el salario mínimo neerlandés (para mayores de 21 años) es de 13,27 EUR por hora. Este salario se ajusta cada seis meses.

Debido a la naturaleza única de las leyes laborales en los Países Bajos, es importante que te asegures de estar al día con todos los detalles.

¿Los contratistas neerlandeses tienen derecho a recibir prestaciones?

Los contratistas independientes en los Países Bajos no reciben todas las prestaciones que los empleados, pero sí tienen algunos derechos, entre ellos:

• salario mínimo
• requisitos de seguridad y salud en el trabajo
• horas de trabajo y días de descanso (en ciertos sectores)

¿Se puede pagar a los contratistas neerlandeses en tu moneda local?

Lo más común es pagar a los contratistas en los Países Bajos en su moneda local, el euro, para evitarles comisiones y fluctuaciones de tipos de cambio. Puedes pagarles en otra moneda, pero deberás documentar este acuerdo por escrito.

Muchos servicios de pagos internacionales, como Rippling, te permiten pagar a contratistas en euros o en tu propia moneda.

¿Se puede pagar manualmente a los contratistas en los Países Bajos?

Sí, y muchos propietarios de pequeñas empresas eligen procesar los pagos a los contratistas manualmente para reducir costes. Sin embargo, este proceso puede llevar mucho tiempo, especialmente a medida que tu empresa crece y trabajas con varios contratistas en los Países Bajos o en otros países.

También es importante tener en cuenta que procesar los pagos manualmente conlleva algunos riesgos:

• Cumplimiento de la normativa: procesar la nómina manualmente conlleva el riesgo de cometer errores humanos y omisiones. Protégete a ti y a tu negocio con Rippling, que garantiza automáticamente el cumplimiento de las leyes locales aplicables, sin importar dónde residan los contratistas.
• Seguridad: procesar la nómina manualmente también implica riesgos de seguridad, especialmente si usas hojas de cálculo o registros en papel. La información confidencial de los contratistas puede perderse, sustraerse o utilizarse de manera indebida.
• Experiencia del contratista: los pagos manuales pueden ser lentos. También falta transparencia sobre cuándo y cuánto se paga exactamente a los contratistas, lo que puede ser frustrante para ellos.

¿Cómo se convierte a un contratista en empleado en los Países Bajos?

Aunque contratar contratistas independientes en lugar de empleados a tiempo completo puede ofrecer más flexibilidad y ahorrar costes, a veces necesitas un empleado a tiempo completo. El reto es asegurarse de que cumples con todos los requisitos legales: las leyes laborales de los Países Bajos exigen que se apliquen algunas prestaciones para los empleados de las que no tienes que preocuparte con los contratistas. Además, para contratar empleados, necesitarás una entidad legal en los Países Bajos, ya sea estableciendo tu propia entidad o utilizando un servicio de empleador por cuenta ajena (EOR).