Cómo pagar a contratistas internacionales en el Reino Unido (UK) [2024]
El Reino Unido está lleno de ciudades dinámicas y pobladas como Londres, Edimburgo y Cardiff, todas con trabajadores diversos de habla inglesa, con formación y talento. Todos estos factores hacen que contratar a contratistas autónomos en el Reino Unido sea una elección popular entre las empresas de todo el mundo. Pero cuando llega el momento de pagar a estas personas, ¿qué pasos se deben seguir para cumplir con las leyes de empleo del Reino Unido?
En esta guía, revisaremos los pasos para clasificar correctamente a los contratistas, incluirlos en la nómina y pagar sus facturas, todo mientras se cumple con la normativa laboral del Reino Unido.
Paso 1: clasifique correctamente a sus trabajadores
Aunque la normativa laboral del Reino Unido no protege a los contratistas autónomos de la misma manera que a los empleados a tiempo completo, es muy clara en cuanto a la clasificación de los trabajadores: clasificar incorrectamente a sus empleados y contratistas autónomos es una violación grave que le costará impuestos atrasados y otras sanciones financieras por parte de His Majesty’s Revenue and Customs (HMRC), un departamento del Gobierno del Reino Unido responsable de la administración y recaudación de impuestos.
Específicamente, dependiendo de los detalles del caso, las sanciones del HMRC podrían incluir:
- Pago de impuestos atrasados, más multas e intereses
- Pago de cotizaciones atrasadas a la Seguridad Social y al sistema de pensiones, además de multas e intereses
- Penalizaciones financieras adicionales
- Cargos penales si la empresa clasificó erróneamente a los trabajadores para evadir conscientemente el pago de impuestos
- Daño reputacional
Para ayudar a los empleadores a evitar las sanciones derivadas de la incorrecta clasificación de los trabajadores, el HMRC ha hecho muy fácil verificar el estado de empleo de una persona. Solo es necesario entrar en el sitio web de gov.uk y usar la herramienta Check Employment Status for Tax (CEST). Si tiene problemas o la herramienta CEST no produce ningún resultado, puede ponerse en contacto con el HMRC para obtener ayuda.
A pesar de disponer de estas herramientas, es una buena idea que al menos esté algo familiarizado con la legislación Inland Revenue 35 (a menudo llamada IR35), que garantiza que los contratistas autónomos no evadan el pago de impuestos. Si una persona está «dentro» de la legislación IR35, se clasifica como empleada. Si cae «fuera» de la legislación IR35, es un contratista autónomo.
Un trabajador debe clasificarse como contratista autónomo en el Reino Unido si:
- Puede controlar sus propios horarios y cómo desempeñar las responsabilidades que se le asignan.
- No está directamente supervisado por un gerente específico de la empresa.
- Debe utilizar su propio equipo y herramientas para completar el trabajo; el empleador no proporciona nada.
- Debe presentar una factura para recibir el pago por el trabajo una vez que esté completado.
- No participa en los planes de beneficios para empleados.
- Si se toma un día libre, ya sea por vacaciones, motivos personales o enfermedad, no se le paga por su ausencia.
Debería redactar un contrato de contratista autónomo que deje muy claros estos y otros factores por escrito. No omita formalizar este acuerdo ni confíe en promesas verbales o correos electrónicos con los que sustituir un contrato oficial que establezca a un trabajador como contratista autónomo por escrito y lo proteja a usted de acciones legales.
Los contratistas autónomos son responsables de pagar sus impuestos, mientras que los empleadores son responsables de deducirlos a los empleados de la nómina.
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Realizar el cuestionario GRATISPaso 2: determine la mejor manera de pagar a sus contratistas
Ahora que ya ha clasificado a su nuevo empleado como un contratista autónomo, lo siguiente que necesitará determinar es exactamente cómo lo pagará. La economía basada en trabajos temporales explotó en popularidad durante la pandemia de COVID-19, y el teletrabajo llegó para quedarse. Ambos factores han permitido que los empleadores tengan más opciones que nunca para pagar a contratistas, incluso si no viven en su mismo país.
Aquí tiene algunas opciones a considerar para pagar a contratistas internacionales:
- Transferencias bancarias. Abra una cuenta bancaria en el Reino Unido y deposite fondos directamente en las cuentas de los contratistas del país. También puede enviar una transferencia bancaria internacional a través de su propia cuenta.
- Giros postales internacionales. Los giros postales han existido desde siempre y podrían ser lo primero en lo que pensar al decidir cómo pagar a un contratista. Sin embargo, no son la mejor opción por varias razones. Primero, el límite es de 1000 $ y tienen comisiones. Así que, cada vez que las nóminas de sus contratistas superen los 1000 $, tendrá que enviar otro giro postal y pagar altas comisiones de nuevo. Además, no son muy seguros y propician las estafas. Hoy en día es poco probable que contratistas autónomos legítimos le pidan que les pague usando este método, así que tenga cuidado con cualquier persona que elija giros postales internacionales. Podrían estar haciéndose pasar por un contratista e intentar estafarlo.
- Monederos digitales o plataformas de pago. Los monederos digitales pueden ser una excelente opción para pagar a los contratistas autónomos que viven en su mismo país. Sin embargo, si no es así, no son la mejor opción, simplemente porque los monederos digitales y las plataformas de pago disponibles en cada país varían en todo el mundo. Por ejemplo, uno de los monederos digitales más populares en el Reino Unido es Revolut, algo que no utilizan los empleadores de EE. UU.
- Servicios globales de nóminas. Normalmente, los contratistas no se incluyen en la nómina, ya que no están sujetos a las mismas retenciones que los empleados; en su lugar, presentan facturas por sus servicios, que se contabilizan como cuentas por pagar en muchas empresas. Pero con Rippling, puede pagar a empleados y a contratistas del Reino Unido desde un solo sistema, sin importar dónde se encuentren.
Paso 3: utilice un software global de nóminas para procesar pagos
Como se describió en el paso 2, hay múltiples maneras de pagar a los contratistas en el Reino Unido. Pero la forma más rápida y sencilla es pagarlos a través de un software global de nóminas.
Con Rippling, puede pagar a empleados y contratistas en todo el mundo mediante un solo sistema.
Paso 4: obtenga asistencia de un sistema global de nóminas
Los empleadores no están obligados a inscribirse en el esquema PAYE («Pay As You Earn», pagar a medida que se cobra), cuando contratan a contratistas autónomos, ya que estos últimos son responsables de pagar sus impuestos. Solo necesitan inscribirse en el esquema si están contratando empleados.
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Preguntas frecuentes sobre el pago a contratistas en el Reino Unido
¿Necesita retener impuestos al pagar a los contratistas en el Reino Unido?
No, las empresas extranjeras no tienen que retener impuestos sobre la nómina al pagar a contratistas en el Reino Unido. Los contratistas están obligados a pagar todos impuestos.
¿Aplica el salario mínimo del Reino Unido a los contratistas autónomos en el Reino Unido?
No. Las personas autónomas, incluidos los contratistas independientes, no tienen derecho al salario mínimo nacional. Otras leyes de empleo pueden no aplicarse tampoco a los contratistas autónomos, así que asegúrese de verificarlo antes de trabajar con ellos.
¿Tienen beneficios los contratistas en el Reino Unido?
No, los contratistas autónomos en el Reino Unido no tienen derecho a beneficios para empleados. Si se los ofrece a su contratista autónomo, es probable que el HMRC decida examinar más detenidamente su sistema de clasificación, y corre el riesgo de ser considerado legalmente responsable de los impuestos atrasados y otras sanciones mencionadas anteriormente en esta guía.
¿Puedo pagar a los contratistas en el Reino Unido en mi moneda local?
Normalmente, los contratistas en el Reino Unido reciben el pago en su moneda local, la libra esterlina (GBP). Puede optar por pagar a los contratistas en una moneda diferente, pero esto debe figurar explícitamente por escrito en su contrato con ellos.
Muchos proveedores internacionales de pagos, como Rippling, admiten pagos a contratistas tanto en GBP como en su moneda.
¿Se puede pagar manualmente a los contratistas en el Reino Unido?
Sí, y es común que los propietarios de pequeñas empresas procesen manualmente los pagos a contratistas para intentar reducir costes. Pero esto puede requerir mucho tiempo, especialmente a medida que su empresa crezca y si trabaja con varios contratistas en el Reino Unido o más allá de las fronteras.
También es importante tener en cuenta que procesar los pagos manualmente conlleva algunos riesgos:
- Cumplimiento de la normativa. Gestionar la nómina manualmente implica asumir el riesgo de cometer errores y omisiones humanos. Protéjase a sí mismo y a su negocio con Rippling, que se encarga automáticamente del cumplimiento de cualquier ley local aplicable, sin importar dónde vivan sus contratistas.
- Seguridad. El procesamiento manual de nóminas también presenta riesgos de seguridad, especialmente si utiliza hojas de cálculo o registros en papel. La información sensible de los contratistas puede perderse, ser objeto de robo o utilizarse de manera inadecuada.
- Experiencia del contratista. Los procesos manuales pueden ralentizar los pagos y carecer de la transparencia que muchos contratistas buscan al tratar de entender sus ingresos.
Haga que el pago de la nómina sea automático usando Rippling. Rippling sincroniza todos los datos de RR. HH. de su empresa con la nómina, lo que elimina por completo la necesidad de introducir datos a mano. Empleados y contratistas en todo el mundo reciben los pagos rápidamente (y en cumplimiento con la normativa). Además, Rippling es un proveedor autorizado de nóminas por el HMRC.
¿Cómo convertir a un contratista en empleado en el Reino Unido?
Si bien contratar contratistas autónomos en lugar de empleados a tiempo completo puede ofrecer flexibilidad y algunos beneficios financieros, a veces se necesita un empleado durante toda la jornada. El desafío es asegurarse de que todos los requisitos legales estén en orden: las leyes de empleo del Reino Unido exigen deducciones en la nómina, incluidas las destinadas a pensiones, Seguridad Social y prestaciones, entre otras, en el caso de empleados, de las que no tiene que preocuparse con los contratistas.
Las empresas son más propensas a contratar a través de su propia entidad si ya cuentan con una en el Reino Unido. Sin embargo, aún pueden contratar empleados en ese país sin una entidad allí, mediante un servicio de empleador registrado.
Con Rippling, puede gestionar contratistas sin esfuerzo, así como pasar rápidamente de contratistas a empleados a jornada completa, con papeleo legalmente compatible, gestión de beneficios, nómina y más. Rippling se encarga de todo, para que cumpla con la normativa desde la incorporación hasta la salida de la empresa.
Rippling y sus afiliados no ofrecen asesoramiento fiscal, legal o contable. Este material se ha preparado solo con fines informativos y no pretende proporcionar asesoramiento fiscal, legal o contable, ni debe utilizarse para ello. Consulte a sus propios asesores fiscales, legales y contables antes de llevar a cabo cualquier actividad o transacción relacionada.
