Cómo pagar a contratistas internacionales en Italia [2024]
Encontrar los contratistas autónomos adecuados en Italia puede potenciar a su plantilla global y aportar el talento que tanto necesita su empresa internacional. Sin embargo, la gestión de contratistas autónomos puede volverse compleja si no está familiarizado con las leyes de empleo locales y no domina los códigos fiscales italianos.
Prepárese para el éxito antes de que comience su primer proyecto, aprendiendo más sobre el cumplimiento de la normativa del Código Civil italiano, incluyendo la clasificación correcta de los trabajadores autónomos, cómo pagarles y cómo convertirlos en empleados a tiempo completo. Aquí tiene una guía paso a paso para gestionar las nóminas de los contratistas en Italia.
Paso 1: clasifique a sus trabajadores en Italia
Antes de contratar a cualquier contratista en Italia, es esencial comprender claramente en qué consiste la clasificación errónea, sea accidental o intencional, ya que puede provocar altos costes y sanciones.
Algunos de los costes potenciales son:
- En Italia, los empleadores que categoricen incorrectamente a sus trabajadores pueden enfrentarse a multas administrativas de entre 100 y 500 euros por cada trabajador mal clasificado.
- Las autoridades fiscales pueden imponer penalizaciones severas, como una sanción del 90 % por declaraciones fiscales inexactas y una penalización del 20 % por retenciones indebidas del impuesto sobre la renta.
- Según el código penal italiano, si se declara a un empleador culpable de clasificar incorrectamente a un trabajador y de evitar las contribuciones a la Seguridad Social, puede recibir multas de hasta 50 000 euros y hasta tres años de prisión.
A los empleadores que clasifiquen de manera incorrecta a los trabajadores como contratistas autónomos se los puede demandar por compensación, incluidos salarios retroactivos, beneficios y daños emocionales.
En el siguiente cuadro hay algunas de las características que diferencian a los contratistas italianos de los empleados:
Contratistas
Empleados
Control total sobre las horas de trabajo. Los contratistas italianos pueden determinar sus horas de trabajo y cómo completar las tareas según su propio horario.
Más directrices por parte del empleador. Los empleados italianos pueden recibir instrucciones sobre cómo y cuándo realizar el trabajo bajo la supervisión de un gerente.
El equipo y las herramientas son propiedad del trabajador.
El equipo y las herramientas las suele proporcionar el empleador.
Menos integrados. Los contratistas tienden a ser autónomos y es más probable que trabajen de forma remota.
Muy integrados. Los empleados generalmente están más integrados en la empresa y trabajan a tiempo completo para ella.
No tienen derecho a beneficios. Los contratistas no reciben las mismas protecciones ni beneficios que los empleados. También pagan sus propios impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social.
Derecho a beneficios. Los empleados tienen derecho a beneficios laborales obligatorios y protecciones, como el salario mínimo y las vacaciones pagadas. También tienen derecho a una paga extra, típicamente a final de año, la llamada paga del «decimotercer mes».
Compromiso a plazo fijo. A los contratistas se los suele contratar para un proyecto específico y pueden trabajar para otras empresas simultáneamente.
Compromiso indefinido. Se contrata a los empleados por un período indefinido y están limitados a un solo empleador.
Riesgo de pérdidas. Los contratistas pueden asumir más riesgos y responsabilidades por su trabajo.
Sin riesgo de pérdidas. Los empleados generalmente están protegidos de la responsabilidad relacionada con su trabajo.
Subcontratación permitida. Los contratistas pueden delegar tareas para que las lleven a cabo otras empresas o personas.
Sin subcontratación. Se espera que los empleados realicen su trabajo ellos mismos bajo las instrucciones del empleador.
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Ver RipplingPaso 2: determine la mejor manera de pagar a sus contratistas en Italia
Para empezar pagar a contratistas en Italia, decida el método de pago que mejor funcione para su empresa. Con el aumento del trabajo remoto y el empleo global, los empleadores ahora tienen acceso a más opciones de pago y proveedores que nunca antes. Estas son algunas de ellas:
Transferencias bancarias. Puede abrir una cuenta bancaria en Italia, pero solo puede hacerlo mediante una entidad legal en el país. Una vez que tenga una, puede ingresar fondos en las cuentas de los contratistas italianos. O también es posible ordenar una transferencia bancaria desde su cuenta en EE. UU., pero podría experimentar demoras.
Giros postales internacionales. Este método de pago tradicional puede ser lento e inapropiado. Requiere la adquisición y el depósito físicos de los giros postales, lo que puede acarrear comisiones y tasas de cambio europeas desfavorables.
Cheques. Aunque es un método menos común, algunos contratistas pueden seguir aceptando cheques como pago. Sin embargo, los tiempos de procesamiento pueden ser más largos y puede haber comisiones asociadas.
Plataformas de pago digitales. No todas las plataformas de pago digitales están disponibles en Italia. Algunos empleadores confían en plataformas como Wise, Satispay y PayPal para pagar a los contratistas, pero evitan Venmo, ya que no funciona en Europa. Recuerde que los tipos de cambio están sujetos a cambios diarios, lo que hace difícil prever sus facturaciones.
Servicios globales de nóminas. Los contratistas no están incluidos en la nómina y facturan directamente a la empresa por sus servicios. Muchas empresas las gestionan como cuentas por pagar, pero es complicado de gestionar esto cuando se contrata en un país extranjero. Con Rippling, puede pagar a los contratistas italianos junto con el resto de su plantilla global.
Paso 3: utilice un software global de nóminas para procesar pagos a los contratistas italianos
Existen múltiples formas de pagar a los contratistas en Italia, incluido Paypal, pero pagar a través de un software global de nóminas es la más rápida y sencilla.
Con Rippling, puede pagar a los contratistas en todo el mundo, desde un solo lugar, cumpliendo con las leyes locales.
Paso 4: asegúrese de que su contratista italiano tenga la información fiscal correcta
Los empleadores están exentos de impuestos sobre las nóminas de los contratistas. Los contratistas autónomos son responsables de declarar sus propios impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social ante el INPS. Las tasas impositivas específicas y las cotizaciones dependerán del modelo de contratación bajo el cual opere el trabajador.
Los contratistas en Italia deben presentar una declaración anual de impuestos y pagar el impuesto sobre la renta de sus ingresos antes de finales de noviembre, junto con los impuestos municipales y regionales. El contratista debe hacer dos pagos anticipados estimados (en junio y noviembre) para el año fiscal en curso.
Para presentar impuestos, los contratistas generalmente necesitan lo siguiente:
- Número de registro del IVA
- Número de identificación fiscal, o «codice fiscale»
- Formulario «Modello Redditi PF»
Gestión de contratistas en todo el mundo sin esfuerzo
Gestionar a los contratistas globales nunca ha sido tan fácil. Con Rippling, puede pagar a contratistas internacionales en Italia y alrededor del mundo mediante un solo sistema.
Preguntas frecuentes sobre cómo gestionar la nómina de los contratistas en Italia
¿Necesita retener impuestos al pagar a los contratistas en Italia?
No, los trabajadores autónomos son responsables de organizar y pagar sus propios impuestos y cotizaciones a la Seguridad Social en Italia.
¿Aplica el salario mínimo de Italia a los contratistas autónomos en Italia?
Sorprendentemente, Italia no tiene un salario mínimo. Los contratistas pueden establecer sus propios salarios. Tenga en cuenta que otras leyes de empleo pueden no aplicarse a los contratistas italianos.
¿Los contratistas italianos reciben beneficios?
No, los contratistas autónomos no tienen derecho a beneficios o prestaciones.
Desde junio de 2017, sin embargo, los trabajadores autónomos tienen garantías limitadas sobre la capacidad del cliente para cambiar el contrato de manera unilateral o terminar la relación laboral debido a la necesidad de baja por maternidad o baja por enfermedad.
¿Puedo pagar a los contratistas en Italia en mi moneda local?
Lo ideal es pagar a los contratistas en Italia en su moneda local, el euro, para evitar comisiones y tipos de cambio. Pero si el contratista italiano lo acepta por escrito, puede cobrar en otra moneda.
Muchos proveedores internacionales de cobro, como Rippling, admiten pagos a contratistas tanto en euros como en su propia moneda.
¿Se puede pagar manualmente a los contratistas en Italia?
Los propietarios de pequeñas empresas a menudo procesan los pagos a contratistas manualmente para reducir costes. Sin embargo, este proceso puede volverse muy laborioso a medida que el negocio crece, especialmente cuando se trata de múltiples contratistas en Italia y otros países.
Es también importante destacar que el procesamiento manual de pagos conlleva riesgos:
- Cumplimiento de la normativa. Ejecutar las nóminas manualmente implica riesgo de errores humanos y omisiones. Elija Rippling para el cumplimiento automático con las leyes locales, sin importar dónde vivan los contratistas.
- Seguridad. El procesamiento manual de las nóminas utilizando hojas de cálculo o registros en papel puede presentar riesgos de seguridad, ya que la información sensible de los contratistas puede perderse, ser objeto de robo o utilizarse indebidamente, lo que conlleva sanciones en Italia según el RGPD y las leyes locales.
- Experiencia del contratista. Los pagos manuales pueden ser lentos y nada transparentes a la hora de mostrar los plazos de pago y el concepto exacto por el que cobran los contratistas, lo que crea una experiencia frustrante para estos profesionales.
Haga que la nómina sea automática utilizando un sistema como Rippling. Rippling sincroniza los datos de RR. HH. con la nómina, lo que garantiza un procesamiento de pagos eficiente y de conformidad con la normativa para contratistas de todo el mundo.
¿Cómo convertir a un contratista en un empleado en Italia?
Aunque contratar a contratistas autónomos para aportar flexibilidad y ahorrar costes puede ser tentador, es posible que se enfrente a problemas legales si en realidad son empleados mal clasificados.
Según la ley italiana, los empleados son personas que tienen una relación laboral a tiempo completo bajo la dirección y supervisión de su empleador, tal como se establece en el artículo 2094 del Código Civil italiano. Si clasifica a su contratista autónomo como un empleado a jornada completa, debe cumplir con varios requisitos legales para evitar una clasificación errónea. Estos requisitos incluyen un contrato de empleo, obligaciones fiscales, cotizaciones a la Seguridad Social y beneficios, entre otros.
Además, necesitará una entidad legal en Italia, ya sea estableciendo la suya propia o mediante un servicio de operador registrado (EOR).
Rippling y sus afiliados no ofrecen asesoramiento fiscal, legal o contable. Este material se ha preparado solo con fines informativos y no pretende proporcionar asesoramiento fiscal, legal o contable, ni debe utilizarse para ello. Consulte a sus propios asesores fiscales, legales y contables antes de llevar a cabo cualquier actividad o transacción relacionada.
