Der einfache Leitfaden für Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitern in Irland

Stellen Sie Mitarbeiter in Irland ein? Überspringen Sie nicht die Hintergrundüberprüfungen: Diese bestätigen nicht nur, dass das neue Teammitglied gut zu Ihrem Unternehmen passt, sondern helfen auch dabei, Kandidaten mit möglicherweise problematischem Vorstrafenregister auszuschließen.

Die Arbeitsgesetze und andere Gesetzgebungen in Irland ändern sich ständig, was den Prozess der Hintergrundüberprüfung für globale Unternehmen, die in Irland einstellen, komplex machen kann. Sie müssen genau verstehen, was nach irischem Recht erlaubt ist, wie Sie die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter handhaben und speichern müssen und vieles mehr.

Wir sind hier, um zu helfen. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zu umfassenden und gesetzeskonformen Mitarbeiter-Hintergrundüberprüfungen in Irland - lesen Sie weiter.

Inhaltsverzeichnis

• Müssen Sie gesetzlich Hintergrundüberprüfungen bei irischen Mitarbeitern durchführen?
• Ist es legal, Hintergrundüberprüfungen bei irischen Auftragnehmern durchzuführen?
• Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen führen Unternehmen üblicherweise bei irischen Mitarbeitern und Auftragnehmern durch?
• Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen sind in Irland illegal?
• Wann sollten Sie irische Mitarbeiter-Hintergrundüberprüfungen durchführen?
• Der einfachste Weg, eine Hintergrundüberprüfung bei einem irischen Mitarbeiter oder Auftragnehmer durchzuführen
• Zu vermeidende Fehler bei Hintergrundüberprüfungen in Irland
• Häufig gestellte Fragen zu Hintergrundüberprüfungen in Irland

Müssen Sie gesetzlich Hintergrundüberprüfungen bei irischen Mitarbeitern durchführen?

Ja und nein. Während viele Berufe keine Hintergrundüberprüfung erfordern, ist die Beschäftigungsüberprüfung für die folgenden erforderlich:

• Rollen, die es Personen erfordern, strategische Entscheidungen mit erheblichen Geldbeträgen zu treffen
• Jede Stelle, die es erfordert, mit Kindern zu arbeiten oder Personen zu schützen
• Jeder, der mit Geld arbeitet, wie Finanzinvestoren, Buchhalter und Schatzmeister
• Stellen im Gesundheitswesen, wie Apotheker, Ärzte, Krankenschwestern, Forschungswissenschaftler und alle anderen Personen, deren Rollen lebensverändernde Entscheidungen für Patienten treffen oder an der Lebenserhaltung beteiligt sind
• Rollen, bei denen Personen mit physisch schädlichen Substanzen in Kontakt kommen (z. B. Chemikalien und Gase)
• Personen, deren Arbeit die Herstellung von Lebensmitteln beinhaltet

Ist es legal, Hintergrundüberprüfungen bei irischen Auftragnehmern durchzuführen?

Ja: Es ist üblich, dass irische Arbeitgeber jeden, der für sie arbeitet, einschließlich unabhängiger Auftragnehmer, überprüfen. Allerdings ist eine Beschäftigungsüberprüfung bei unabhängigen Auftragnehmern wahrscheinlicher, wenn sie mit Kindern, schutzbedürftigen Erwachsenen (wie ältere Menschen) arbeiten werden oder an Positionen, bei denen sie eine Sicherheitsüberprüfung benötigen oder Zugang zu Regierungsaufträgen haben, arbeiten werden.

Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen führen Unternehmen üblicherweise bei irischen Mitarbeitern und Auftragnehmern durch?

In Irland werden Hintergrundüberprüfungen basierend auf der Rolle des neuen Mitarbeiters durchgeführt. Unten finden Sie eine Liste, die die am häufigsten durchgeführten Arten von Überprüfungen detailliert beschreibt, sowie einige Erklärungen und zusätzliche Informationen zu jeder (falls notwendig).

• Name, Geburtsdatum, Adressnachweis
• Persönliche öffentliche Dienstnummer (Personal Public Service Number, PPS)
• Bildungszertifikate: Dieser Teil der Hintergrundüberprüfung bestätigt, dass Sie die Schule besucht haben, von der Sie sagen, dass Sie sie besucht haben, bestätigt, dass Sie absolviert haben, und stellt sicher, dass das Zertifikat legitim ist.
• Frühere Beschäftigungsdaten: Sie müssen einen Beschäftigungsnachweis vorlegen, der sieben Jahre zurückreicht. Ihr neuer Arbeitgeber wird sich Ihre Berufsbezeichnungen und Aufgaben bei früheren Arbeitgebern sowie etwaige Leistungen, falls zutreffend, ansehen.
• Kreditprüfung: Arbeitgeber möchten sehen, ob Sie Insolvenzen, Schulden oder Urteile haben.
• Professionelle Referenzen: Sie müssen die Kontaktdaten jeder Ihrer beruflichen Referenzen angeben. Dies ist eine ziemlich standardmäßige Anforderung der meisten Arbeitgeber weltweit.
• Zeugnis über den Charakter, ausgestellt von der örtlichen Garda: Dieses Zertifikat betrifft Ihr Strafregister und ob Sie strafrechtliche Verurteilungen haben. Es ist 12 Monate gültig. Arbeitgeber können die Garda-Überprüfung nur verlangen, wenn der Job die Arbeit mit Kindern oder schutzbedürftigen Erwachsenen beinhaltet.
• Soziale-Medien-Konten: Je nach Ihrer Rolle kann Ihr neuer Arbeitgeber Sie bitten, ihm Ihre Soziale-Medien-Konten zu geben.
• Medizinische Eignungsberichte: Ein Arbeitgeber kann Ihre medizinischen Unterlagen nur anfordern, wenn ein Gesundheitsnachweis für die Ausübung Ihrer Tätigkeit erforderlich ist.
• Arbeitsvisum: Dies muss nur vorgelegt werden, wenn der Mitarbeiter ein Einwanderer in Irland ist.

Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen sind in Irland illegal?

• Neue Mitarbeiter zur Zustimmung zur Überprüfung zu zwingen. Sie müssen ein schriftliches Einverständnis erhalten und den neuen Mitarbeiter über alle durchzuführenden Überprüfungen informieren. Es ist entscheidend, dass der Mitarbeiter der Hintergrundüberprüfung zustimmt; Sie können ihn nicht dazu zwingen.
• Jemanden aufgrund eines der durch die Equal Status Acts 2000-2018 (auch bekannt als „Die Gesetze“) geschützten Merkmale zu diskriminieren. Zu diesen geschützten Merkmalen gehören Geschlecht, Familienstand, Behinderung, Alter, sexuelle Orientierung, Rasse, Religion und andere.
• Sofern die neue Stelle des Mitarbeiters nicht erfordert, dass sie in guter körperlicher Verfassung sind (zum Beispiel, wenn sie manuelle Arbeit verrichten werden), dürfen Sie nicht nach ihrer medizinischen Vorgeschichte fragen.

Wann sollten Sie irische Mitarbeiter-Hintergrundüberprüfungen durchführen?

Irische Mitarbeiter-Hintergrundüberprüfungen sind ein notwendiger Teil des Einstellungsprozesses und werden üblicherweise durchgeführt, nachdem ein bedingtes Stellenangebot unterbreitet wurde. Das bedeutet, dass der Arbeitgeber den Bewerber nur einstellt, wenn dieser die Überprüfung erfolgreich besteht.

Arbeitgeber sollten auch dem Bewerber schriftlich mitteilen, dass eine Überprüfung durchgeführt wird, und dessen schriftliche Zustimmung einholen.

Der einfachste Weg, eine Hintergrundüberprüfung bei einem irischen Mitarbeiter oder Auftragnehmer/Subunternehmer durchzuführen

Es gibt mehrere unterschiedliche Unternehmen, die Hintergrundüberprüfungen bei Mitarbeitern in Irland durchführen können, einschließlich Rippling, HireRight und BackCheck. 

Am einfachsten ist es mit Sicherheit Rippling, da die Hintergrundüberprüfungen direkt in den Onboarden integriert sind. Geben Sie einfach grundlegende Einstellungsinformationen wie Gehalt und Startdatum ein, und Rippling macht den Rest: 

• Schick das Angebotsschreiben und die Unterlagen für neu eingestellte Mitarbeiter
• Führen Sie automatisch eine rechtskonforme Hintergrundüberprüfung durch und verifiziere die Ergebnisse
• Fügen Sie den neu eingestellten Mitarbeite zur Lohnabrechnung hinzu
• Melden Sie sie für Sozialleistungen an

…und alles andere, was sie von Tag eins an brauchen. Sehen Sie heute Rippling an.

Zu vermeidende Fehler bei der Hintergrundprüfung in Irland

• Datenschutzgesetze nicht beachten. Sowohl die Europäische Union als auch Irland haben Datenschutzgesetze. Ersteres wird als Allgemeine Datenschutzverordnung (General Data Protection Regulation, GDPR) bezeichnet, während Letzteres als Datenschutzakten bekannt ist. Diese Gesetze berechtigen Mitarbeiter zu Datenschutz und fordern, dass persönliche Daten nur auf rechtmäßiger Grundlage gespeichert werden—d.h. mit Ihrer Zustimmung. Außerdem haben irische Mitarbeiter das Recht, Zugang zu ihren Daten zu beantragen und Fehler korrigieren zu lassen.
• Keine Mitarbeiterzustimmung einholen. Die Datenschutzgesetze Irlands fordern, dass Arbeitgeber die Zustimmung von Bewerbern einholen, bevor sie den Prozess beginnen. Sie müssen auch transparent gegenüber den Kandidaten sein, welche Daten Sie verwenden werden und sie informieren, dass sie das Recht haben, danach zu fragen. Sie müssen ihnen auch mitteilen, warum Sie bestimmte Daten anfordern. 
• Alle Mitarbeiter nach einem Polizeilichen Führungszeugnis fragen. Irische Mitarbeiter müssen nur ein Polizeiliches Führungszeugnis vorlegen, das Informationen über ihren Strafregister enthält, wenn sie mit Kindern oder gefährdeten Erwachsenen arbeiten werden. Wenn die Position keines von beiden umfasst, dürfen Sie das Führungszeugnis trotzdem nicht verlangen.
• Die Hintergrundüberprüfung überspringen. Aufgrund der vielen verschiedenen Regeln und Anforderungen kann es überwältigend erscheinen, Hintergrundüberprüfungen bei globalen Einstellungen durchzuführen—und es könnte verlockend sein, sie ganz zu überspringen. Hintergrundüberprüfungen sind ein wichtiger Teil des Onboardings von Mitarbeitern und helfen, Sie und Ihr Unternehmen zu schützen.

Rippling erleichtet es, Hintergrundüberprüfungen in Irland durchzuführen.

Häufig gestellte Fragen zu Hintergrundüberprüfungen in Irland

Sind Hintergrundüberprüfungen in Irland legal?

Hintergrundüberprüfungen sind in Irland legal, müssen jedoch in Übereinstimmung mit den Datenschutzgesetzen Irlands und der Europäischen Union, den Equal Status Acts 2000-2018 und anderen relevanten Vorschriften durchgeführt werden.

Arbeitgeber dürfen nur Informationen von Bewerbern anfordern, die direkt für die Arbeitsposition relevant sind. Typischerweise gehören dazu Bildungsnachweise, Überprüfungen der Beschäftigungshistorie und persönliche Referenzen. Es gibt wichtige Ausnahmen: Medizinische Aufzeichnungen und Strafregisterauszüge dürfen nur unter spezifischen Bedingungen angefordert werden.

Zudem ist es notwendig, die informierte Zustimmung des Kandidaten vor Durchführung einer Hintergrundüberprüfung zu erhalten. Informationen müssen in einer Weise gespeichert werden, die mit den Datenschutzgesetzen und der GDPR konform ist, und die Vertraulichkeit der Daten muss gewahrt werden. Es ist auch untersagt, Bewerber aufgrund geschützter Merkmale wie Rasse, Alter und Geschlecht zu diskriminieren. Die irischen Menschenrechtsvorschriften verbieten zudem diskriminierende Stellenausschreibungen, daher ist auf die verwendete Sprache in Jobbeschreibungen zu achten.

Welche Sprache wird bei Hintergrundüberprüfungen in Irland verwendet?

Obwohl die Republik Irland zwei Amtssprachen hat – Englisch und Irisch – werden die Hintergrundüberprüfungen wahrscheinlich nur auf Englisch durchgeführt.

Müssen für verschiedene Branchen in Irland unterschiedliche Hintergrundüberprüfungen durchgeführt werden?

Ja. Wenn zum Beispiel die Gesundheit des Mitarbeiters seine Eignung für die Rolle beeinflusst, können Sie seine Krankenakten anfordern. Kriminalitätsüberprüfungen sind auch beschränkt. Sie können nur angefragt werden, wenn die Rolle die Arbeit mit Kindern oder schutzbedürftigen Erwachsenen beinhaltet.

Wie weit zurück reichen Kriminalitätsüberprüfungen?

Kriminalitätsüberprüfungen in Irland können bis zu sieben Jahre zurückreichen.

Welche Vorteile haben Hintergrundüberprüfungen in Irland?

Hintergrundüberprüfungen bringen viele Vorteile für Arbeitgeber, einschließlich:

• Erhöhte Sicherheit. Hintergrundüberprüfungen können helfen, Bewerber zu filtern, die eine Bedrohung für das Unternehmen oder seine Mitarbeiter darstellen könnten.
• Schutz gegen fahrlässige Einstellung. Unternehmen können verantwortlich gemacht werden, wenn sie Mitarbeiter einstellen, die später öffentliches Fehlverhalten zeigen. Hintergrundüberprüfungen enthüllen vergangenes Fehlverhalten und helfen, dieses Risiko zu mindern.
• Bessere Einstellungsqualität. Hintergrundüberprüfungen filtern Kandidaten mit Unstimmigkeiten oder Inkonsistenzen in ihrem Arbeits- oder Bildungshintergrund heraus. Sie verifizieren, dass Bewerber sind, wer sie sagen, dass sie sind, und dass ihre angegebenen Qualifikationen genau sind.
• Schutz vor beruflichem Betrug. Hintergrundüberprüfungen schützen den Ruf Ihres Unternehmens, indem sie unehrliche und betrügerische Arbeitssuchende meiden.

Neu eingestellte Mitarbeiter Onboarden und Hintergrundüberprüfungen mit Rippling durchführen

Mit Ripplings Talent-Management-System können Sie neu eingestellte Mitarbeiter nahtlos einarbeiten und auf ihren Erfolg vorbereiten. Geben Sie einfach grundlegende Einstellungsinformationen wie Gehalt und Startdatum ein, und Rippling kümmert sich um den Rest – einschließlich der Durchführung einer rechtskonformen Hintergrundüberprüfung und der E-Verifizierung der Ergebnisse.

Bereit, mit jedem neu eingestellten Mitarbeiter durchzustarten? Sehen Sie Rippling heute an.

Rippling und seine Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Buchhaltungs- oder Rechtsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken vorbereitet und ist nicht dazu bestimmt, steuerliche, rechtliche oder buchhalterische Beratung zu bieten oder als Grundlage für solche Beratung verwendet zu werden. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren, bevor Sie an einer damit verbundenen Aktivität oder Transaktion teilnahmen.