Der einfache Leitfaden für Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitern in Polen

Stellen Sie Mitarbeiter in Warschau oder Krakau ein? Gleichgültig, an welchem Ort in Polen Sie Ihr Team ausbauen, Neueinstellungen spielen eine entscheidende Rolle. Eine sorgfältige Überprüfung bestätigt nicht nur die Qualifikationen Ihrer neu eingestellten Mitarbeiter, sondern minimiert auch das Risiko, eine potenzielle Gefahr für Ihr Unternehmen zu engagieren.

Für globale agierende Unternehmen, die Mitarbeiter in Polen einstellen, kann das Navigieren im Überprüfungsprozess einschüchternd wirken. Der Umgang mit privaten Daten wird in Polen strikt durch die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union sowie das polnische Datenschutzgesetz reguliert. Es ist unerlässlich zu verstehen, was nach polnischem und EU-Recht zulässig ist, wie Sie mit sensiblen Mitarbeiterdaten umgehen und diese speichern sollten und mehr.

Benötigen Sie eine Anleitung, um umfassende und rechtskonforme Mitarbeiterüberprüfungen in Polen durchzuführen, so lesen Sie weiter.

Inhaltsverzeichnis

• Müssen Sie gesetzlich Hintergrundprüfungen für polnische Mitarbeiter durchführen?
• Ist es legal, Hintergrundprüfungen bei polnischen Auftragnehmern durchzuführen?
• Welche Arten von Hintergrundprüfungen führen Unternehmen häufig bei polnischen Mitarbeitern und Auftragnehmern durch?
• Welche Arten von Hintergrundprüfungen sind in Polen illegal?
• Wann sollten Sie polnische Mitarbeiter einer Hintergrundprüfung unterziehen?
• Der einfachste Weg, eine Überprüfung für einen polnischen Mitarbeiter oder Auftragnehmer durchzuführen
• Zu vermeidende Fehler bei der Hintergrundprüfung in Polen
• Häufig gestellte Fragen zu Hintergrundprüfungen in Polen

Müssen Sie gesetzlich Hintergrundprüfungen für polnische Mitarbeiter durchführen?

Obwohl nicht zwingend erforderlich, sind Hintergrundprüfungen in Polen legal, unterliegen aber strengen Einschränkungen.

• Der Kandidat muss seine Einwilligung geben und alle Überprüfungen müssen dem EU- und polnischen Recht entsprechen. Arbeitgeber müssen die ausdrückliche Zustimmung von Bewerbern einholen, bevor sie Hintergrundprüfungen durchführen. Es ist die Verantwortung des Arbeitgebers, die persönlichen Informationen des Bewerbers zu schützen, ihre Vertraulichkeit zu bewahren und die gesammelten Informationen nur zu legitimen Zwecken zu verwenden.
• Der Kandidat kann auch jederzeit ohne Angst vor Repressalien die Erlaubnis widerrufen.

Arbeitgeber dürfen Informationen über Bewerber anfordern, die für die Stelle relevant sind, einschließlich Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Qualifikationen, Ausbildung und Berufsgeschichte.

Arbeitgeber sollten minimale Hintergrundprüfungen durchführen, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter wirklich derjenige ist, der er zu sein vorgibt: Sie dürfen nur solche Informationen anfordern, die unmittelbar mit der Position in Verbindung stehen. Das Einholen von persönlichen Angaben zu sexueller Orientierung, ethnischer Zugehörigkeit und Mitgliedschaften in Organisationen wie Kirchen oder politischen Parteien ist nicht gestattet. Alle Anfragen müssen mit dem polnischen Arbeitsgesetz, dem polnischen Datenschutzgesetz und der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) der Europäischen Union konform gehen.

Ist es legal, Hintergrundprüfungen bei polnischen Auftragnehmern durchzuführen?

Sofern Sie die Zustimmung des Auftragnehmers vorliegen haben, ist es tatsächlich legal, Hintergrundüberprüfungen bei Auftragnehmern in Polen vorzunehmen. Sie müssen gewährleisten, dass Sie dabei den relevanten Datenschutzbestimmungen entsprechen.

Hier ist jede Art von Überprüfung im Detail:

• Strafregister. Eine Überprüfung des Strafregisters, einschließlich strafrechtlicher Verurteilungen, erfordert den Zugriff auf Daten aus dem Nationalen Strafregister Polens. Der Zugriff auf diese Informationen ist jedoch stark eingeschränkt und nur für bestimmte Berufsgruppen wie Sicherheitspersonal, Lehrer und einige Jobs im Finanzsektor erlaubt.
• Beschäftigungsgeschichte. Sie können die Personal- oder Gehaltsabteilungen der früheren Arbeitgeber einer neu eingestellten Mitarbeiter/in kontaktieren, um die frühere Beschäftigung zu überprüfen und ihre Eignung für die Stelle zu bestätigen. Diese Daten müssen jedoch für die Position relevant sein. Alles andere könnte Datenschutzvorschriften verletzen.
• Referenzprüfung. Sie können von einer neu eingestellten Mitarbeiter/in angegebene Referenzen kontaktieren, dürfen jedoch keine Referenzen verlangen.
• Arbeitserlaubnis. Sie können einen Nachweis verlangen, dass ein Kandidat rechtlich in Polen arbeiten darf. Dies kann ein Nachweis der Staatsangehörigkeit oder ein Arbeitsvisum sein.
• Ausbildungsverifizierung. Von dem Kandidaten zur Verfügung gestellte Dokumente gelten als Nachweis seiner Ausbildung. Arbeitgeber sollten keine Bildungseinrichtungen kontaktieren, um Informationen zur Bestätigung anzufordern. Sie können den Kandidaten basierend auf den bereitgestellten Informationen nach seinem Bildungshintergrund fragen.
• Kreditauskünfte. Kreditüberprüfungen und die Anforderung persönlicher Finanzinformationen sind im Allgemeinen nicht erlaubt. Ausnahmen werden für Jobs gemacht, die die Verwaltung von Vermögenswerten im Namen Ihrer Organisation oder Firma beinhalten.
• Soziale Medien Profile. Sie können soziale Medien Profile überprüfen, aber nur auf professionellen Plattformen wie LinkedIn. Andere soziale Medienkanäle sollten vermieden werden, da diese Informationen als persönlich gelten. Ihre Sammlung kann gegen die DSGVO verstoßen.
• Fahrtenbücher. Sie können mit Einwilligung eine Überprüfung der Fahrerlaubnis eines Kandidaten durchführen, aber nur wenn das Fahren Teil der Stelle ist.
• Krankenakten. In Polen müssen Arbeitnehmer vor Arbeitsantritt präventive medizinische Untersuchungen durchlaufen, um sicherzustellen, dass der Mitarbeiter fit genug für die Arbeit ist. Medizinische Aufzeichnungen fallen unter die polnischen und EU-Datenschutzgesetze. Medizinische Informationen sind nur verfügbar, wenn sie für die Stelle erforderlich und gesetzlich zulässig sind. Eine Einwilligung ist ebenfalls erforderlich.

Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen sind in Polen illegal?

• Fragen zu Ethnizität, persönlichen Überzeugungen und anderen persönlichen Informationen. Die DSGVO der EU beschränkt Arbeitgeber darin, persönliche Daten zu sammeln und zu verwenden, die Rasse oder ethnische Herkunft, politische Meinungen, religiöse oder philosophische Überzeugungen und Gewerkschaftszugehörigkeit offenbaren. Die Verarbeitung genetischer Daten, biometrischer Daten zum Zweck der eindeutigen Identifizierung einer Person, Daten über die Gesundheit und Daten über das Sexualleben oder die sexuelle Orientierung einer Person ist verboten.
• Die Datenschutzgesetze in Polen sind sehr streng. Es sei denn, bestimmte Bedingungen sind erfüllt und die Anfrage wird gemäß EU- und polnischen Vorschriften als rechtmäßig angesehen, dürfen Sie lediglich persönliche Informationen wie Namen, Geburtsdatum, Kontaktdaten sowie Unterlagen, die im direkten Zusammenhang mit der Position stehen (Erfahrungen, beruflicher Werdegang, Bildung), anfordern.

Wann sollten Sie Hintergrundüberprüfungen von polnischen Mitarbeitern durchführen?

Polnische Beschäftigungshintergrundüberprüfungen sollten als Teil des Vorstellungsgesprächsprozesses durchgeführt werden, normalerweise nachdem einem Bewerber ein bedingtes Stellenangebot erteilt wurde. Das bedeutet, dass ein Arbeitgeber eine Hintergrundüberprüfung nur durchführen kann, wenn das Stellenangebot vorbehaltlich des erfolgreichen Abschlusses der Hintergrundüberprüfung gemacht wird. Arbeitgeber sollten dem Bewerber auch schriftlich mitteilen, dass eine Hintergrundüberprüfung durchgeführt wird und ihre schriftliche Einwilligung einholen.

Der einfachste Weg, eine Hintergrundüberprüfung eines polnischen Mitarbeiters oder Auftragnehmers durchzuführen

Verschiedene Unternehmen können in Polen Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitern durchführen, einschließlich Rippling, HireRight und BackCheck. Am einfachsten ist es bei weitem mit Rippling, denn die Hintergrundüberprüfungen sind direkt in den Onboarding-Prozess integriert.

Geben Sie einfach grundlegende Einstellungsinformationen wie Gehalt und Startdatum ein, und Rippling sendet das Arbeitsangebot und die neuen Mitarbeiterdokumente – und führt automatisch eine rechtskonforme Hintergrundüberprüfung durch und verifiziert die Ergebnisse elektronisch. Sehen Sie Rippling heute.

Zu vermeidende Fehler bei der Hintergrundprüfung in Polen

• Zu viele Daten sammeln. Es ist entscheidend für Arbeitgeber, die EU- und polnischen Datenschutzgesetze zu befolgen und zu beachten, wie sie minimale Datensammlung betonen. Das bedeutet, nur die Daten zu sammeln, die Sie für die Rolle der neu eingestellten Mitarbeiter/in haben müssen.
• Keine Einwilligung des Mitarbeiters einholen. Datenschutzgesetze in der Europäischen Union und in Polen verlangen auch, dass Arbeitgeber vor Beginn des Prozesses die Einwilligung der Bewerber einholen. Unternehmen müssen auch gegenüber den Kandidaten offenlegen, welche Daten sie verwenden, um ihre Hintergrundüberprüfung durchzuführen, mit wem ihre persönlichen Informationen geteilt werden und warum.
• Daten von erfolglosen Kandidaten nicht löschen. Arbeitgeber müssen die persönlichen Daten erfolgloser Kandidaten löschen, wenn die Stelle besetzt ist. Wenn der Arbeitgeber die Daten für andere Zwecke verwenden möchte, wie das Aufbewahren eines Lebenslaufs für zukünftige Stellenangebote, müssen sie die schriftliche Einwilligung des Bewerbers haben.
• Die Hintergrundüberprüfung auslassen. Aufgrund der verschiedenen Vorschriften in Polen und der EU kann die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen bei globalen Einstellungen entmutigend erscheinen – und es mag verlockend sein, sie ganz zu überspringen. Aber Hintergrundüberprüfungen, selbst minimale, sind ein wichtiger Teil des Mitarbeiter-Onboardings und helfen, Sie und Ihre Firma zu schützen. Sorgfalt ist beim Einstellen entscheidend.

Rippling macht es einfach, Hintergrundüberprüfungen in Polen durchzuführen.

Häufig gestellte Fragen zu Hintergrundüberprüfungen in Polen

Sind Hintergrundüberprüfungen in Polen legal?

Ja, begrenzte Hintergrundüberprüfungen sind in Polen legal, vorausgesetzt, sie werden in Übereinstimmung mit den polnischen und EU-Datenschutzgesetzen, Menschenrechtsvorschriften und anderen anwendbaren Vorschriften durchgeführt.

Arbeitgeber dürfen von Bewerbern Informationen anfordern, die für die jeweilige Stelle relevant sind, einschließlich Name, Geburtsdatum, Kontaktdaten, Bildung, berufliche Qualifikationen und Berufsgeschichte.

Weitere Überprüfungen sind mit Zustimmung gestattet, allerdings nur in spezifischen Fällen und sie müssen den polnischen und EU-Datenschutzgesetzen entsprechen. Arbeitgeber müssen zudem sicherstellen, dass keine Diskriminierung von Bewerbern aufgrund geschützter Merkmale wie Rasse, Geschlecht, Religion oder Vorstrafen erfolgt.

Welche Sprache verwenden Sie für Hintergrundüberprüfungen in Polen?

Hintergrundüberprüfungen in Polen werden in Polnisch durchgeführt und dokumentiert. Wenn Sie einen Dienstleister für die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen verwenden, können Sie mit ihnen Englisch sprechen.

Wie beeinflussen Datenschutzgesetze Hintergrundüberprüfungen in Polen?

Die polnischen Datenschutzvorschriften und die Datenschutzgesetze der EU (GDPR) sind sehr streng und haben einen erheblichen Einfluss auf Hintergrundüberprüfungen. Polnische und EU-Datenschutzgesetze erstrecken sich sogar über die Grenzen Polens hinaus - das bedeutet, dass sie von globalen Organisationen, die Mitarbeiter in Polen einstellen, befolgt werden müssen.

Wie beeinflussen Menschenrechtsgesetze Hintergrundüberprüfungen in Polen?

Hintergrundüberprüfungen in Polen unterliegen generell den EU- und polnischen Daten-, Datenschutz- und Arbeitsvorschriften. Sollten diese Daten jedoch verwendet werden, um auf Basis von Merkmalen wie sexueller Orientierung, Rasse oder ethnischer Herkunft und Geschlecht – um nur einige zu nennen – zu diskriminieren, könnte dies in den Geltungsbereich der Menschenrechtsgesetze fallen. In Polen werden die meisten Fälle von Diskriminierung am Arbeitsplatz jedoch durch das polnische Arbeitsgesetzbuch geregelt.

Benötigen verschiedene Branchen in Polen unterschiedliche Hintergrundüberprüfungen?

Verschiedene Arten von Hintergrundüberprüfungen sind für verschiedene Branchen erlaubt. Die allgemeine Regel in Polen ist, dass ein Arbeitgeber nur die Hintergrundüberprüfungen durchführen sollte, die für die Rolle des neuen Mitarbeiters notwendig sind - zum Beispiel sollten Sie nur eine Führerscheinkontrolle durchführen, wenn die Rolle das Fahren erfordert. Personen, die eine Anstellung in der Zivilluftfahrt suchen, können beispielsweise einer zusätzlichen Sicherheitsüberprüfung unterzogen werden.

Wie weit zurück gehen Strafregisterüberprüfungen?

Strafregisterüberprüfungen in Polen können bis zu dem Zeitpunkt zurückgehen, an dem der Bewerber 18 Jahre alt wurde und volljährig war.

Was sind die Vorteile von Hintergrundüberprüfungen in Polen?

Hintergrundüberprüfungen bieten viele Vorteile für Arbeitgeber, einschließlich:

• Verbesserte Sicherheit. Eine Hintergrundüberprüfung als Teil des Einstellungsprozesses kann dazu beitragen, potenzielle Bewerber zu identifizieren, die eine Bedrohung für das Unternehmen oder seine Mitarbeiter darstellen könnten.
• Schutz vor fahrlässiger Einstellung. Wenn ein Mitarbeiter eines Unternehmens sich öffentlich fehlverhält, kann das Unternehmen dafür verantwortlich gemacht werden. Um dieses Risiko zu mindern, können durch Hintergrundüberprüfungen frühere Fehlverhalten aufgedeckt und das Unternehmen kann fundierte Einstellungsentscheidungen treffen.
• Bessere Einstellungsqualität. Hintergrundüberprüfungen spielen eine entscheidende Rolle bei der Identifizierung potenzieller Arbeitskandidaten, die möglicherweise ungenaue oder widersprüchliche Informationen über ihre Arbeits- oder Bildungsgeschichte in ihrer Bewerbung oder in ihrem Lebenslauf angegeben haben. Durch Überprüfung der Genauigkeit ihrer Qualifikationen und Bestätigung ihrer Identität helfen diese Überprüfungen sicherzustellen, dass Kandidaten ehrlich in ihren Bewerbungen sind.
• Schutz vor beruflichem Betrug. Durch Hintergrundüberprüfungen kann der Ruf Ihres Unternehmens geschützt werden, indem unehrliche und betrügerische Arbeitsbewerber erkannt werden, wodurch potenzieller Schaden für das Image des Unternehmens verhindert wird.

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Rippling und seine Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Buchhaltungs- oder Rechtsberatung. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und sollte nicht als Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung verstanden werden. Sie sollten vor der Durchführung von damit verbundenen Aktivitäten oder Transaktionen Ihren eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberatern konsultieren.