Der einfache Leitfaden für Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitern in den Niederlanden

Bei der Einstellung von Mitarbeitern in den Niederlanden sollten Sie den Schritt der Hintergrundüberprüfung im Auswahlprozess nicht auslassen. Die Überprüfung der Qualifikationen des potenziellen Mitarbeiters durch eine Beschäftigungshintergrundprüfung ist nützlich, um zu beurteilen, ob sie gut zum Unternehmen passen, und entscheidend, um Risiken wie Betrug oder Haftungsfragen für Ihr Unternehmen zu minimieren.

Welche Art von Hintergrundüberprüfung ist in den Niederlanden erlaubt? Den Überblick über die Einhaltung von Beschäftigungsverifizierungen, Mitarbeiterklassifizierung und alles, was mit der Einstellung im Ausland zusammenhängt, zu bewahren, kann für ein globales Unternehmen eine Herausforderung sein. Als Arbeitgeber müssen Sie lokale Gesetze und Vorschriften beachten, um zu verstehen, auf welche Art von persönlichen Daten Sie vor einer Einstellung zugreifen dürfen. Beispielsweise muss in den Niederlanden der potenzielle Mitarbeiter ein Einwilligungsformular unterzeichnen, bevor eine Hintergrundüberprüfung initiiert werden darf.

Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie bei der Durchführung von Mitarbeiter-Hintergrundüberprüfungen in den Niederlanden rechtlich korrekt bleiben und welche Fehler Sie vermeiden sollten, um Sanktionen zu umgehen.

Inhaltsverzeichnis

• Musst du rechtlich gesehen Hintergrundüberprüfungen bei niederländischen Mitarbeitern durchführen?
• Ist es legal, Hintergrundüberprüfungen bei niederländischen Auftragnehmern durchzuführen?
• Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen führen Unternehmen häufig bei niederländischen Mitarbeitern und Auftragnehmern durch?
• Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen sind in den Niederlanden illegal?
• Wann solltest du Hintergrundüberprüfungen bei niederländischen Mitarbeitern durchführen?
• Der einfachste Weg, eine Hintergrundüberprüfung bei einem niederländischen Mitarbeiter oder Auftragnehmer durchzuführen
• Fehler bei der Hintergrundüberprüfung in den Niederlanden, die du vermeiden solltest
• Häufig gestellte Fragen zu Hintergrundüberprüfungen in den Niederlanden

Sind Sie gesetzlich verpflichtet, niederländische Mitarbeiter zu überprüfen?

Nein, das Durchführen von Hintergrundüberprüfungen in den Niederlanden ist nicht gesetzlich erforderlich. 

Die meisten niederländischen Arbeitgeber führen jedoch eine Überprüfung durch, um die Beschäftigungshistorie zu verifizieren. Dennoch werden solche Überprüfungen durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) streng überwacht, um die Privatsphäre der persönlichen Daten des Bewerbers zu sichern.

Arbeitgeber müssen sich an Artikel 88 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) halten, der vorschreibt, dass Arbeitgeber nur auf Daten zugreifen dürfen, die unmittelbar relevant für die zu besetzende Position sind. Eine Hintergrundüberprüfung erfordert zudem eine von dem Kandidaten unterzeichnete Einwilligung. Der Arbeitgeber muss lokale Gesetze einhalten, die persönlichen Daten des Kandidaten schützen und nur die erforderlichen Informationen sammeln, um eine fundierte Einstellungsentscheidung treffen zu können.

Ist es legal, Hintergrundüberprüfungen bei niederländischen Auftragnehmern durchzuführen?

Ja, es ist legal, Hintergrundüberprüfungen bei Auftragnehmern durchzuführen, solange Sie eine schriftliche, unterschriebene Einwilligung vom potenziellen Auftragnehmer erhalten. 

Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen führen Unternehmen häufig bei niederländischen Mitarbeitern und Auftragnehmern durch?

Die Niederlande haben einen speziellen Rahmen und Einschränkungen, die den Prozess der Hintergrundüberprüfung umgeben. Während des Einstellungsprozesses müssen Arbeitgeber einen legitimen Grund für die Überprüfung der Beschäftigung haben, der mit der Rolle zusammenhängt. Es gibt einige Arten von Hintergrundüberprüfungen, die Sie in den Niederlanden durchführen können. 

Hier ist jeder Typ von Überprüfung im Detail:

• Zertifikat über gutes Verhalten (VOG). Das verklaring omtrent het gedrag (VOG) wird durch die Integritäts- und Überprüfungsbehörde (Justis) oder lokale Gemeinde erhalten. Es zeigt dem Arbeitgeber, dass es in Ihrer Vergangenheit keine für die Rolle relevanten Strafregister gibt und kann vom Stellenbewerber erhalten werden. Dieses Zertifikat wird anstelle der standardmäßigen kriminellen Hintergrundüberprüfung verwendet, da die niederländische Polizei keine Strafregisterberichte herausgibt.
• Kreditbericht. In bestimmten Situationen, in denen dieser Bericht für die Rolle relevant ist, können Arbeitgeber den Kreditbericht eines Bewerbers anfordern, um Einblick in seine Kreditgeschichte zu erhalten. Der Bericht wird jegliche unregelmäßigen finanziellen Informationen enthalten, einschließlich Insolvenzen, Gerichtsurteile und Rückzahlungsgeschichte vom Hauptkreditbüro, dem Bureau Krediet Registratie (BKR).
• Arbeitsgeschichte. Der Bewerber kann die Telefonnummern seiner vorherigen Arbeitgeber angeben, um seine Beschäftigungsdaten, Titel, Kündigungsgrund und zusätzliche Informationen zu verifizieren.
• Referenzprüfung. Es wird erwartet, dass in den Niederlanden eine persönliche Referenzprüfung durchgeführt wird, um zusätzliche Fragen zu ihrem beruflichen Hintergrund zu stellen.
• Sicherheitsüberprüfung. In einigen Fällen kann eine Rolle eine Sicherheitsfreigabe erfordern. Die niederländische Geheimdienstagentur kann eine Sicherheitsüberprüfung durchführen und eine Erklärung ohne Einwand ausstellen, wenn sie bestehen.
• Bildungsüberprüfung. Arbeitgeber können frühere Instiutionen in der akademischen Historie des Bewerbers kontaktieren, um Anmeldungen zu verifizieren und Abschlüsse zu bestätigen.
• Social-Media-Profile. Soziale-Medien-Überprüfungen werden bei Arbeitgebern immer häufiger im Hinblick auf Hintergrundüberprüfungen, um zu sehen, wie sich ein neuer Mitarbeiter in seinen öffentlichen Profilen verhält.
• Schwarze Liste. Verwaltet von der niederländischen Datenschutzbehörde, kannst du bestätigen, dass der Bewerber nicht auf einer schwarzen Liste steht. Diese Liste kann Personen enthalten, die ein Verbrechen oder Betrug gegen einen früheren Arbeitgeber begangen haben.

Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen sind in den Niederlanden illegal?

• Das Gesetz über medizinische Untersuchungen verbietet es, Kandidaten nach Gesundheitsinformationen zu fragen, die nicht relevant für die Stellenanzeige sind. Es sei denn, die Rolle erfordert einen spezifischen Gesundheitsstatus, ist es untersagt, eine medizinische Überprüfung durchzuführen oder medizinische Aufzeichnungen anzufordern. Bewerber haben das Recht, ihre persönlichen Gesundheitsinformationen zurückzuhalten. Das Beschwerdekomitee für vor der Beschäftigung stehende medizinische Untersuchungen wird Sanktionen verhängen, falls die Vorschriften nicht korrekt eingehalten werden.
• Das Fragen nach Ethnie, sexueller Orientierung oder Religion. Vorbeschäftigungsüberprüfungen dürfen keine persönlichen Informationen über den Kandidaten gemäß Artikel 88 der EU-DSGVO-Konformität anfordern. Sie müssen alle potenziellen Mitarbeiter gleich behandeln. 
• Zusätzliche Informationen anfordern, die nicht relevant für die Jobbeschreibung sind und nicht mit den niederländischen Datenschutzgesetzen und -vorschriften übereinstimmen, die von der Datenschutzbehörde festgelegt wurden, zum Beispiel einen Kreditbericht anfordern, wenn er nicht benötigt wird, um die Eignung des Kandidaten für die Rolle zu bestimmen.

Wann sollten Sie Hintergrundüberprüfungen bei niederländischen Mitarbeitern durchführen?

Vorbeschäftigungsüberprüfungen finden statt, bevor der niederländische Bewerber eingestellt wird und einen Arbeitsvertrag erhält. Vor dem Versenden eines Angebotsbriefs sollten alle notwendigen Hintergrundüberprüfungen durch den Arbeitgeber durchgeführt werden und bestätigen, dass der Kandidat der Richtige für die freie Position ist.

Bevor irgendeine Hintergrundüberprüfung durchgeführt wird, muss der Arbeitgeber den Bewerber bitten, ein Einverständnisformular mit den Details zur Hintergrundüberprüfung zu vervollständigen und zu unterschreiben.

Der einfachste Weg, eine Hintergrundüberprüfung bei einem niederländischen Mitarbeiter oder Auftragnehmer durchzuführen

In den Niederlanden bieten mehrere Unternehmen Hintergrundüberprüfungen für Mitarbeiter an, darunter Rippling, Skuad und HireRight. Besonders unkompliziert gestaltet sich der Prozess bei Rippling, da die Überprüfungen direkt in den Onboarding-Prozess integriert sind. Man gibt lediglich grundlegende Einstellungsdaten wie Gehalt und Anfangsdatum ein, und Rippling kümmert sich um das Versenden des Angebotsbriefes sowie der Dokumente für neu eingestellte Mitarbeiter. Zudem wird automatisch eine gesetzeskonforme Hintergrundüberprüfung durchgeführt und die Ergebnisse verifiziert. Sehen Sie Rippling heute an.

Fehler bei Hintergrundüberprüfungen in den Niederlanden vermeiden

• Die Hintergrundüberprüfung überspringen. Obwohl Hintergrundüberprüfungen und alle ihre Vorschriften einen zusätzlichen Schritt im Einstellungsprozess darstellen, könnte man versucht sein, sie nicht durchzuführen. Laut einigen Studien lügen etwa 50% der Bewerber über ihre Qualifikationen, sodass eine Hintergrundüberprüfung Ihnen helfen kann, ungeeignete Kandidaten zu filtern und Ihren Firmennamen zu schützen.
• Hintergrundüberprüfungen sind nicht gleich. Hintergrundüberprüfungen in den Niederlanden funktionieren nicht wie in den USA. Der Prozess ist stark reguliert, mit verschiedenen Typen statt einem Standard. Die Regierung ermutigt Arbeitgeber, nur für die Rolle relevante Daten zu sammeln.
• Daten zu lange speichern. Nach der Vorbeschäftigungsüberprüfung sollten die Daten des Arbeitgebers nur so lange aufbewahrt werden, bis ihr Zweck erfüllt ist. In diesem Fall wurde der Kandidat eingestellt. Gemäß der DSGVO müssen die Daten, sobald sie verwendet wurden und keinen Zweck mehr erfüllen, sicher und dauerhaft gelöscht werden.
• Versäumnis, die Zustimmung des Kandidaten einzuholen. Vor der Durchführung von Hintergrundüberprüfungen müssen Sie die ausdrückliche schriftliche und unterzeichnete Zustimmung des Kandidaten einholen.
• Medizinische Informationen anfordern. Nach dem Gesetz über medizinische Untersuchungen dürfen Arbeitgeber keine persönlichen Informationen über den Gesundheitszustand der Kandidaten anfordern, wenn sie nicht relevant für die Stellenausschreibung sind.
• Unnötige Informationen sammeln. Das Sammeln irrelevanter Informationen während eines Hintergrundscreenings kann die Privatsphäre des Kandidaten verletzen und zu Sanktionen durch die EU-Datenschutz-Grundverordnung führen.

Häufig gestellte Fragen zu Hintergrundüberprüfungen in den Niederlanden

Sind Hintergrundüberprüfungen in den Niederlanden legal?

Ja, Hintergrundüberprüfungen sind in den Niederlanden legal und stellen ein Standardverfahren bei niederländischen Unternehmen dar.

Arbeitgeber müssen die niederländischen Datenschutzgesetze und -vorschriften beachten, um Strafen für das Sammeln übermäßiger Informationen oder das Versäumnis, die Privatsphäre des Kandidaten zu schützen, zu vermeiden. Jede Hintergrundüberprüfung muss direkt relevant für den Job sein und kann die Überprüfung der Ausbildung, Beschäftigungsgeschichte sowie Sicherheitsüberprüfungen umfassen. Es ist den Arbeitgebern untersagt, aufgrund von Religion, Rasse, Geschlecht oder anderen geschützten Merkmalen zu diskriminieren. Die schriftliche Zustimmung des Bewerbers ist erforderlich, um eine Hintergrundüberprüfung durchführen zu können.

Welche Sprache verwenden Sie für Hintergrundüberprüfungen in den Niederlanden?

Ein angeforderter Führungszeugnis (VOG) wird auf Niederländisch ausgestellt, aber von einer Zusammenfassung in Englisch begleitet. Jede andere relevante Dokumentation zum Einstellungsprozess kann auf Niederländisch oder Englisch eingereicht werden, abhängig von der Institution.

Wie wirken sich Datenschutzgesetze auf Hintergrundüberprüfungen in den Niederlanden aus?

Die Niederlande haben strenge Datenschutzvorschriften zum Schutz der Privatsphäre von Bewerbern, die unter die Aufsicht der niederländischen Datenschutzbehörde und Artikel 88 der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) fallen. Arbeitgeber müssen einen legitimen Grund vorweisen, um eine Hintergrundüberprüfung zu rechtfertigen, und sollten dabei die minimal notwendige Menge an persönlichen Daten erheben, um eine Einstellungsentscheidung treffen zu können.

Zudem ist es erforderlich, dass der Arbeitgeber ein unterschriebenes Einverständnisformular vom Bewerber einholt, um eine Hintergrundüberprüfung durchführen zu dürfen. Alle persönlichen Daten des Kandidaten müssen sicher verwahrt werden, bis sie ihren Zweck erfüllt haben, und anschließend dauerhaft gelöscht werden.

Wie beeinflussen Menschenrechtsgesetze Hintergrundüberprüfungen in den Niederlanden?

Als Arbeitgeber sollten Sie stets die Menschenrechtspolitik der Niederlande respektieren, wenn Sie Hintergrundüberprüfungen durchführen. Es ist untersagt, Bewerber aufgrund von Merkmalen wie Geschlecht, Rasse, Alter, Familienstand, Religion oder einem anderen geschützten Merkmal zu diskriminieren.

Bei Stellenbewerbern mit einer kriminellen Vorgeschichte müssen Arbeitgeber vorsichtig sein, um Stellenbewerber nicht allein aufgrund ihres Strafregisters zu disqualifizieren, indem sie die Umstände und den Hintergrund sorgfältig berücksichtigen. Zum Beispiel, wenn die Rolle die Besetzung einer Stelle mit einer gefährdeten Bevölkerungsgruppe wie Kindern oder älteren Menschen beinhaltet.

Müssen in den Niederlanden verschiedene Branchen unterschiedliche Hintergrundüberprüfungen durchführen?

Je nach Branche können einige Hintergrundüberprüfungen in den Niederlanden relevanter sein als andere. Zum Beispiel ist ein Führungszeugnis notwendig für eine Rolle in Kinderbetreuungsdiensten und beim Taxifahren, während ein Kreditbericht ein Muss in Buchhaltungs- und Finanzpositionen ist. 

Ein Stellenbewerber, der vertrauliche Informationen bearbeiten möchte, benötigt möglicherweise eine Überprüfung der Beschäftigung und ein Sicherheitsscreening. Denken Sie daran, nur auf die Daten zuzugreifen, die Sie benötigen, um eine Einstellungsentscheidung zu treffen.

Wie weit zurück gehen kriminelle Hintergrundüberprüfungen?

Das hängt von der Straftat ab. Strafregister beginnen im Alter von 12 Jahren für schwere Delikte wie Diebstahl oder Mord und erscheinen in Ihrem Führungszeugnis. Für die meisten Jobs geht die kriminelle Vorgeschichte typischerweise nur fünf Jahre zurück. Für Kinderbetreuung, Pflege und Sicherheitsjobs können Hintergrundüberprüfungen bis zu 10 Jahre oder sogar länger zurückgehen, abhängig vom Arbeitgeber.

Welche Vorteile haben Hintergrundüberprüfungen in den Niederlanden?

Hintergrundüberprüfungen bringen viele Vorteile für Arbeitgeber, einschließlich:

• Top-Talente rekrutieren. Hintergrundüberprüfungen helfen bei der Überprüfung von Qualifikationen und der Eingrenzung von Stellenbewerbern mit der Bildung und den Fähigkeiten, die für den Erfolg benötigt werden. In vielen Fällen werden bis zu die Hälfte der Bewerber lügen, um einen Abschluss zu behaupten.
• Schutz vor Haftung. Eine Hintergrundüberprüfung hilft, Bewerber auszusondern, die möglicherweise ungeeignete Hintergründe haben und die Sicherheit Ihres Unternehmens und der dort Arbeitenden beeinträchtigen könnten.
• Einstellung ist teuer. Hintergrundüberprüfungen helfen dabei, Stellenbewerber auszusondern, die nicht für die Rolle geeignet sind, und sparen langfristig Zeit und Geld.
• Schutz vor beruflichem Betrug. Hintergrundüberprüfungen schützen Ihren Firmennamen und Ihren Ruf, indem sie betrügerische Arbeitsuchende abwehren und melden.

Neue Mitarbeiter onboarden und Hintergrundüberprüfungen durchführen mit Rippling

Mit Ripplings Talent Management System können Sie neue Mitarbeiter nahtlos onboarden und sie für den Erfolg vorbereiten. Geben Sie einfach grundlegende Einstellungsinformationen wie Gehalt und Startdatum ein, und Rippling erledigt den Rest – einschließlich der Durchführung einer gesetzeskonformen Hintergrundüberprüfung und der E-Verifizierung der Ergebnisse.

Sind Sie bereit, mit jedem neuen Mitarbeiter durchzustarten? Sehen Sie Rippling heute.

Rippling und seine verbundenen Unternehmen bieten keine Steuer-, Buchhaltungs- oder Rechtsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dazu gedacht, und sollte nicht für Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung verwendet werden. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren, bevor Sie an irgendwelchen damit zusammenhängenden Aktivitäten oder Transaktionen teilnehmen.