Der einfache Leitfaden für Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitern in Kanada

Beim Einstellen von Mitarbeitern in Kanada sind Hintergrundüberprüfungen ein entscheidender Schritt. Diese Überprüfungen dienen nicht nur dazu, die Qualifikationen Ihrer neu eingestellten Mitarbeiter zu bestätigen, sondern helfen auch, das Risiko zu minimieren, jemanden einzustellen, der eine potenzielle Bedrohung für Ihr Unternehmen darstellen könnte.

Für globale Unternehmen, die Mitarbeiter in Kanada einstellen, kann die Navigation durch den Prozess der Hintergrundüberprüfung entmutigend sein. Sie müssen wissen, was nach kanadischen Regeln und Gesetzen erlaubt ist, wie Sie verpflichtet sind, die sensiblen Daten Ihrer Mitarbeiter zu handhaben und zu speichern und mehr.

Wenn Sie einen umfassenden Leitfaden zur Durchführung gesetzeskonformer Mitarbeiterhintergrundüberprüfungen in Kanada suchen, sind Sie hier genau richtig. Lesen Sie weiter, um mehr zu erfahren.

Inhaltsverzeichnis

• Müssen Sie gesetzlich Hintergrundüberprüfungen bei kanadischen Mitarbeitern durchführen?
• Ist es legal, Hintergrundüberprüfungen bei kanadischen Auftragnehmern durchzuführen?
• Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen führen Unternehmen üblicherweise bei kanadischen Mitarbeitern und Auftragnehmern durch?
• Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen sind in Kanada illegal?
• Wann sollten Sie kanadische Mitarbeiterhintergrundüberprüfungen durchführen?
• Der einfachste Weg, eine Hintergrundüberprüfung bei einem kanadischen Mitarbeiter oder Auftragnehmer durchzuführen
• Fehler bei der Hintergrundüberprüfung in Kanada, die es zu vermeiden gilt
• Häufig gestellte Fragen zu Hintergrundüberprüfungen in Kanada

Müssen Sie gesetzlich Hintergrundüberprüfungen bei kanadischen Mitarbeitern durchführen?

Obwohl es nicht zwingend erforderlich ist, führen die meisten kanadischen Arbeitgeber Hintergrundüberprüfungen bei potenziellen Mitarbeitern durch.

Arbeitgeber dürfen Informationen über Bewerber anfordern, die für die Position relevant sind, einschließlich Überprüfungen des Strafregisters, Verifikation der Bildung und der Beschäftigungsgeschichte.

Es ist essentiell, dass Arbeitgeber vor Durchführung von Hintergrundüberprüfungen das informierte Einverständnis der Bewerber einholen. Zudem liegt es in der Verantwortung des Arbeitgebers, die persönlichen Daten der Bewerber zu schützen, deren Vertraulichkeit zu sichern und die gesammelten Informationen ausschließlich zu legitimen Zwecken zu verwenden.

Ist es legal, Hintergrundüberprüfungen bei kanadischen Auftragnehmern durchzuführen?

Vorausgesetzt, Sie haben das Einverständnis des Auftragnehmers, ist es legal, in Kanada Hintergrundüberprüfungen von Auftragnehmern durchzuführen.

Hier ist jede Art von Überprüfung im Detail:

• Strafregister. Nationale Strafregisterüberprüfungen werden durch die Königliche Kanadische Berittene Polizei (Royal Canadian Mounted Police, RCMP) durchgeführt. Provinzielle und territoriale Strafregisterüberprüfungen werden durch lokale Gerichtssuchen durchgeführt.
• Beschäftigungsgeschichte. Sie können die Personal- oder Lohnbuchhaltungsabteilungen früherer Arbeitgeber eines neu eingestellten Mitarbeiters kontaktieren, um ihre Beschäftigungsdaten, Gehalt und Kündigungsgrund zu überprüfen.
• Referenzprüfung. Sie können alle von einem neu eingestellten Mitarbeiter bereitgestellten Referenzen kontaktieren.
• Arbeitserlaubnis. Sie können nach einem Nachweis fragen, der zeigt, dass ein neu eingestellter Mitarbeiter gesetzlich in Kanada arbeiten darf. Dies kann ein Nachweis der Staatsbürgerschaft oder ein Arbeitsvisum sein.
• Bildungsgeschichte. Arbeitgeber können Hochschulen, Universitäten und andere Bildungseinrichtungen kontaktieren, um das Abschlussdatum, Informationen zum Studiengang, den erworbenen Abschluss oder das Diplom und den Notendurchschnitt (Grade Point Average, GPA) anzufordern.
• Kreditberichte. Kreditprüfungen sind keine übliche Art der Mitarbeiterhintergrundprüfung, aber sie sind erlaubt, um die Identität und den Hintergrund eines neu eingestellten Mitarbeiters/in zu überprüfen.
• Soziale-Medien-Profile. Arbeitgeber können alle öffentlichen Informationen, die ein neu eingestellter Mitarbeiter/in in sozialen Medien gepostet hat, durchsehen. Sie können Zugang zu privaten Profilen anfordern, aber Bewerber sind nicht verpflichtet, diese zu gewähren.
• Fahrberichte. Wenn ein Job das Fahren erfordert, können Arbeitgeber über ein Führerscheinbüro Zugang zu Fahrerdaten erhalten, um zu überprüfen, ob die Fahrerlaubnis des Bewerbers gültig ist und keine Ansprüche gegen sie vorliegen.
• Medizinische Akten. Arbeitgeber dürfen in Kanada niemanden aufgrund von medizinischen Informationen diskriminieren oder einen Job verweigern. Wenn jedoch ein neu eingestellter Mitarbeiter/in Anpassungen oder Vorkehrungen aufgrund einer Behinderung oder einer medizinischen Bedingung anfordert, kann der Arbeitgeber verlangen, dass sie eine ärztliche Bescheinigung vorlegen.

Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen sind in Kanada illegal?

• Fragen zur Ethnizität, Geschlecht oder Alter. Vorbeschäftigungsüberprüfungen dürfen nicht nach diesen geschützten Merkmalen fragen.
• Sie können eine Hintergrundüberprüfung zur Strafakte einer Person durchführen, aber es ist gesetzlich verboten, Bewerber aufgrund eines geringfügigen Vergehens zu diskriminieren (wie unerlaubtes Versammeln oder Hausfriedensbruch).
• Es sei denn, ein neu eingestellter Mitarbeiter/in bittet aufgrund einer Behinderung um Anpassungen, ist es nicht ratsam, eine Überprüfung ihrer Krankenakten anzufordern. Das liegt daran, dass es in Kanada illegal ist, jemandem einen Job aufgrund seiner medizinischen Vorgeschichte zu verweigern.

Die einfachste Möglichkeit, eine Hintergrundüberprüfung bei einem kanadischen Mitarbeiter/in oder Auftragnehmer durchzuführen

In Kanada gibt es mehrere Unternehmen, die Hintergrundüberprüfungen für Mitarbeiter durchführen können, einschließlich Rippling, TritonCanada, Hireright und BackCheck. Bei Weitem am einfachsten ist Rippling, weil Hintergrundüberprüfungen direkt in den Onboarding-Prozess integriert sind.

Sie müssen lediglich grundlegende Einstellungsdaten wie Gehalt und Startdatum eingeben. Rippling übernimmt dann den Versand des Angebotschreibens und der notwendigen Unterlagen an neu eingestellte Mitarbeiter. Zusätzlich wird automatisch eine gesetzeskonforme Hintergrundüberprüfung durchgeführt und die Ergebnisse elektronisch bestätigt. Sehen Sie Rippling heute.

Zu vermeidende Fehler bei der Hintergrundüberprüfung in Kanada

• Anzunehmen, dass Hintergrundüberprüfungen in Kanada gleich wie in den USA sind. Kanada und die USA sind Nachbarn, aber der Prozess der Hintergrundüberprüfung ist sehr unterschiedlich. Kanada zwingt Arbeitgeber dazu, die geringstmögliche Datenmenge für Hintergrundüberprüfungen zu sammeln, während die USA eine standardisierte Menge an Daten haben, die die meisten Arbeitgeber sammeln, unabhängig davon, ob sie für die Branche oder Rolle notwendig sind.
• Zu viele Daten sammeln. In diesem Sinne ist es absolut wichtig für Arbeitgeber, sich Kanadas Datenschutzgesetze zu merken und wie sie die Mindestdatenerhebung betonen. Das bedeutet nur die Daten zu sammeln, die absolut notwendig sind, die Sie für die Rolle des neu eingestellten Mitarbeiters/in haben müssen.
• Keine Einwilligung des Mitarbeiters einholen. Kanadas Datenschutzgesetze verlangen ebenfalls, dass Arbeitgeber eine Zustimmungsform von Bewerbern einholen, bevor sie den Prozess beginnen. Unternehmen müssen auch Kandidaten im Voraus darüber informieren, welche Daten sie verwenden, um ihre Hintergrundüberprüfung durchzuführen, mit wem ihre persönlichen Informationen geteilt werden, und warum.
• Nicht die richtige Identifikation einholen. Für bestimmte Arten von Hintergrundüberprüfungen, wie eine Strafregisterüberprüfung durch das kanadische Polizeiinformationszentrum (Canadian Police Information Center, CPIC), muss der Bewerber ein besonderes Zustimmungsformular unterzeichnen und zwei Formen der ID vorlegen. Dies soll sicherstellen, dass Informationen, die bei der Hintergrundüberprüfungen zurückgegeben werden, über die richtige Person sind.
• Die Sozialversicherungsnummer (Social Insurance Number, SIN) des Bewerbers einholen. Während das Sammeln einer Sozialversicherungsnummer für eine Beschäftigungshintergrundüberprüfung in den USA Standard ist, ist das Sammeln der SIN eines Mitarbeiters in Kanada nicht Standard. Sie sollten es nur sammeln, wenn Sie einen spezifischen Grund dafür haben.
• Die Hintergrundüberprüfung überspringen. Wegen all der verschiedenen Regeln und Anforderungen kann es überwältigend erscheinen, Hintergrundüberprüfungen bei globalen Einstellungen durchzuführen—und es mag verlockend sein, sie ganz zu überspringen. Aber Hintergrundüberprüfungen sind ein wichtiger Teil des Mitarbeiter-Onboardings und helfen, Sie und Ihr Unternehmen zu schützen.

Rippling macht es einfach, Hintergrundüberprüfungen in Kanada durchzuführen.

Häufig gestellte Fragen zu Hintergrundüberprüfungen in Kanada

Sind Hintergrundüberprüfungen in Kanada legal?

Ja, Hintergrundüberprüfungen sind in Kanada legal, vorausgesetzt, sie werden in Übereinstimmung mit den kanadischen Datenschutzgesetzen, den Menschenrechtsgesetzen und anderen anwendbaren Vorschriften durchgeführt.

Arbeitgeber dürfen Informationen von Bewerbern anfordern, die für die Stelle relevant sind, einschließlich Strafregisterkontrollen, Bildungsverifikationen und Überprüfungen der Beschäftigungshistorie. Sie müssen jedoch auch die informierte Zustimmung der Bewerber einholen, bevor sie Hintergrundüberprüfungen durchführen, deren persönliche Informationen schützen und vertraulich behandeln und die gesammelten Daten nur für legitime Zwecke verwenden. Zudem müssen Arbeitgeber sicherstellen, dass sie Bewerber nicht aufgrund geschützter Merkmale wie Rasse, Geschlecht, Religion oder krimineller Vorgeschichte diskriminieren.

Welche Sprache verwenden Sie für Hintergrundüberprüfungen in Kanada?

Im Großen und Ganzen können Hintergrundüberprüfungen in Kanada auf Englisch durchgeführt und dokumentiert werden. Eine bemerkenswerte Ausnahme ist Quebec, wo die „Charta der französischen Sprache" Französisch als Amtssprache der Provinz schützt und strenge Regeln für Arbeitgeber festlegt - zum Beispiel müssen in Quebec alle Bewerbungsunterlagen und damit zusammenhängenden Materialien auf Französisch bereitgestellt werden.

Wie beeinflussen Datenschutzgesetze Hintergrundüberprüfungen in Kanada?

Die kanadischen Datenschutzgesetze sind streng und beeinflussen signifikant die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen. Sie gelten sogar international, was bedeutet, dass globale Organisationen, die in Kanada Mitarbeiter einstellen, diese Gesetze einhalten müssen.

Das Personal Information Protection and Electronic Documents Act (PIPEDA) ist das zentrale Datenschutzgesetz für Organisationen, die in kommerziellen Aktivitäten in Kanada involviert sind. Es betrifft persönliche Daten, die über Provinzgrenzen oder international übertragen werden. PIPEDA schreibt vor, dass Organisationen die Sammlung persönlicher Informationen auf das Notwendige beschränken und angemessene Sicherheitsmaßnahmen zum Schutz dieser Daten ergreifen müssen. Auch provinzielle Datenschutzgesetze, die als „substanziell ähnlich“ zu PIPEDA angesehen werden, können Einfluss auf die Durchführung von Hintergrundüberprüfungen haben.

Wie beeinflussen Menschenrechtsgesetze Hintergrundüberprüfungen in Kanada?

Bei der Durchführung von Hintergrundüberprüfungen in Kanada müssen Arbeitgeber die Menschenrechtsgesetze beachten, die Diskriminierung aufgrund bestimmter Merkmale, einschließlich strafrechtlicher Verurteilungen, verbieten. Das Canadian Human Rights Act, das für bundesweit regulierte Industrien gilt, verbietet Diskriminierung aufgrund von Faktoren wie Rasse, Religion, Alter und strafrechtlichen Verurteilungen, die begnadigt wurden oder für die eine Aufzeichnungssperre angeordnet wurde.

Provinzielle Menschenrechtsgesetze schützen viele der gleichen Gruppen und gefährdeten Sektoren, können sich jedoch im Schutz strafrechtlicher Verurteilungen unterscheiden. Arbeitgeber müssen vorsichtig sein, keine pauschalen Disqualifizierungen von Bewerbern aufgrund der strafrechtlichen Vorgeschichte vorzunehmen. Sie müssen auch sicherstellen, dass Informationen über die strafrechtliche Vergangenheit nur berücksichtigt werden, wenn sie für die Stellenanforderungen relevant sind.

Erfordern unterschiedliche Branchen in Kanada unterschiedliche Hintergrundüberprüfungen?

Verschiedene Arten von Hintergrundüberprüfungen sind für verschiedene Branchen erlaubt. Die allgemeine Regel in Kanada ist, dass ein Arbeitgeber nur die Hintergrundüberprüfungen durchführen sollte, die für die Rolle des neuen Mitarbeiters notwendig sind. Zum Beispiel sollte eine Führerscheinüberprüfung nur durchgeführt werden, wenn die Rolle das Fahren erfordert.

Wie weit zurück reichen strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen?

Strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen in Kanada können bis zu dem Zeitpunkt zurückreichen, an dem der Antragsteller 18 Jahre alt wurde und volljährig wurde.

Welche Vorteile bieten Hintergrundüberprüfungen in Kanada?

Hintergrundüberprüfungen bringen viele Vorteile für Arbeitgeber, einschließlich:

• Verbesserte Sicherheit. Hintergrundüberprüfungen können dabei helfen, Bewerber auszusortieren, die eine Bedrohung für das Unternehmen oder seine Mitarbeiter darstellen könnten.
• Schutz vor fahrlässiger Einstellung. Unternehmen können für die Einstellung von Mitarbeitern, die später öffentliches Fehlverhalten begehen, verantwortlich gemacht werden. Hintergrundüberprüfungen decken früheres Fehlverhalten auf, was hilft, dieses Risiko zu mindern.
• Bessere Einstellungsqualität. Hintergrundüberprüfungen helfen dabei, Kandidaten mit Diskrepanzen oder Inkonsistenzen in ihrem Arbeits- oder Bildungshintergrund auszusortieren. Sie bestätigen, dass Bewerber die sind, die sie vorgeben zu sein, und dass ihre angegebenen Qualifikationen korrekt sind.
• Schutz vor berufsbedingtem Betrug. Hintergrundüberprüfungen schützen den Ruf Ihres Unternehmens, indem sie unehrliche und betrügerische Arbeitssuchende vermeiden helfen.

Neu eingestellte Mitarbeiter onboarden und Hintergrundüberprüfungen mit Rippling durchführen

Mit Ripplings Talent-Management-System können Sie neu eingestellte Mitarbeiter nahtlos onboarden und auf den Erfolg vorbereiten. Geben Sie einfach grundlegende Einstellungsinformationen wie Gehalt und Startdatum ein, und Rippling kümmert sich um den Rest, einschließlich der Durchführung einer rechtlich konformen Hintergrundüberprüfung und der Überprüfung der Ergebnisse.

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Rippling und seine verbundenen Unternehmen bieten keine Steuer-, Buchhaltungs- oder Rechtsberatung an. Dieses Material wurde zu Informationszwecken vorbereitet und ist nicht dazu gedacht, als Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu dienen. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren, bevor Sie sich an irgendwelchen damit verbundenen Aktivitäten oder Transaktionen beteiligen.