Der einfache Leitfaden für Hintergrundüberprüfungen von Mitarbeitern im Vereinigten Königreich

Stellen Sie Mitarbeiter im Vereinigten Königreich ein? Vor dem Onboarding von Mitarbeitern ist es entscheidend, eine Hintergrundüberprüfung durchzuführen. Dies stellt nicht nur sicher, dass Ihr neu eingestellter Mitarbeiter tatsächlich die qualifizierteste Person für die Position ist, sondern könnte auch Sie und Ihre Mitarbeiter vor kriminellem Verhalten schützen.

Allerdings variieren die Regeln für Hintergrundüberprüfungen von Land zu Land. Unternehmen, die nicht im Vereinigten Königreich ansässig sind, könnten den Prozess als komplexer empfinden, als zunächst angenommen. Sie müssen verstehen, was nach britischem Arbeitsrecht zulässig ist, sowie die verschiedenen Arten von Offenlegungs- und Sperrdiensten (Disclosure and Barring Services, DBS), die die britische Regierung bereitstellt, was überprüft werden darf, wie dies zu tun ist und welche Verpflichtungen zur Behandlung und Speicherung sensibler Daten bestehen.

Dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden unterstützt Sie dabei, rechtskonforme Überprüfungen des Strafregisters und andere Arten von Hintergrundüberprüfungen durchzuführen, wenn Sie Mitarbeiter im Vereinigten Königreich einstellen.

Inhaltsverzeichnis

• Sind man gesetzlich verpflichtet, bei britischen Mitarbeitern Hintergrundüberprüfungen durchzuführen?
• Ist es legal, Hintergrundüberprüfungen bei Auftragnehmern im Vereinigten Königreich durchzuführen?
• Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen führen Unternehmen häufig bei britischen Mitarbeitern und Auftragnehmern durch?
• Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen sind im Vereinigten Königreich illegal?
• Wann sollten Sie Hintergrundüberprüfungen bei britischen Mitarbeitern durchführen?
• Der einfachste Weg, eine Hintergrundüberprüfung eines britischen Mitarbeiters oder Auftragnehmers durchzuführen
• Zu vermeidende Fehler bei Hintergrundüberprüfungen im Vereinigten Königreich
• Häufig gestellte Fragen zu Hintergrundüberprüfungen im Vereinigten Königreich

Sind Sie gesetzlich verpflichtet, bei britischen Mitarbeitern Hintergrundüberprüfungen durchzuführen?

Ja. Im Jahr 2008 hat die britische Regierung den Employment Background Check Act verabschiedet, der von Arbeitgebern verlangt, Strafregister-, Referenz- und sogar Kreditüberprüfungen durchzuführen, bevor sie den Onboardingprozess beginnen.

Arbeitgeber dürfen Informationen anfordern, die ihnen helfen, einen gründlichen Hintergrundüberprüfungsprozess zu durchlaufen. Neben den genannten Überprüfungen ist es entscheidend sicherzustellen, dass der Mitarbeiter berechtigt ist, in Großbritannien zu arbeiten (d. h., dass er sich legal dort aufhält), und seine finanzielle, gesundheitliche und Ausbildungsgeschichte zu überprüfen.

Bevor Sie den Hintergrundüberprüfungsprozess starten, müssen Sie die Zustimmung des Mitarbeiters einholen. Zusätzlich müssen deren Daten sicher gespeichert werden, und Sie müssen dem Mitarbeiter die Möglichkeit geben, seine Daten einzusehen, wenn er dies wünscht. Schließlich dürfen Sie keine Informationen anfordern, die außerhalb des Rahmens der von der britischen Regierung erlaubten Hintergrundüberprüfungen liegen, und alle Ihnen zur Verfügung gestellten Informationen müssen vertraulich behandelt werden.

Ist es legal, Vorbeschäftigungsüberprüfungen bei britischen Auftragnehmern durchzuführen?

Ja, es ist legal – und eine gängige Praxis – Hintergrundüberprüfungen bei selbständigen Auftragnehmern im Vereinigten Königreich durchzuführen, obwohl diese Überprüfungsprozesse oft nicht so umfangreich sind wie die, die Personen als Mitarbeiter durchlaufen.

Hier ist jeder Typ von Überprüfung im Detail:

• Strafregister. Um eine strafrechtliche Hintergrundüberprüfung durchzuführen, fordern Sie eine DBS-Überprüfung vom Disclosure and Barring Service an.
• Beschäftigungsgeschichte. Es ist eine gute Idee, die Personalwesen- oder Gehaltsabteilung des vorherigen Unternehmens des Mitarbeiters zu kontaktieren, um deren Beschäftigungsdaten, Gehalt und Kündigungsgründe zu überprüfen.
• Referenzprüfung. Sie können jeden der Arbeitsreferenzen des neuen Mitarbeiters kontaktieren, um weitere Informationen über sie zu erhalten und festzustellen, ob sie gut passen und ob ihre Arbeitsgeschichte korrekt ist.
• Arbeitserlaubnis. Stellen Sie sicher, dass der neue Mitarbeiter das Recht hat, im Vereinigten Königreich zu arbeiten. Dies können sie beweisen, indem sie Ihnen ihren britischen oder irischen Reisepass zeigen (aktuell oder abgelaufen ist in Ordnung), indem sie Ihnen eine Kopie ihrer irischen oder britischen Geburtsurkunde geben oder indem sie Ihnen ein Zertifikat zeigen, das belegt, dass sie britische Staatsbürger sind.
• Ausbildungsgeschichte/Referenzen. Arbeitgeber können die weiterführende Schule, Universität oder Hochschule eines potenziellen Mitarbeiters kontaktieren, um zu bestätigen, dass ihre Bildungsnachweise und Fähigkeiten legitim sind.
• UK/Internationale Sanktionen. Stellen Sie sicher, dass der potenzielle Mitarbeiter nicht auf einer der UK- oder internationalen Sanktionslisten steht. Beides sind veröffentlichte Listen, die die Namen, Reisepassnummern und andere Informationen von Personen enthalten, die Ärger mit der Regierung haben. Dies ist besonders relevant, wenn Sie jemanden für die Arbeit im Finanz- oder Schifffahrtssektor einstellen.
• Drogentests. Obwohl Drogentests in Großbritannien sehr ungewöhnlich sind, können sie durchgeführt werden, wenn das Arbeiten unter dem Einfluss eine Sicherheitsgefahr für den Mitarbeiter und die Umgebung darstellen würde.
• Soziale Medien Profile. Abhängig von der Rolle des neuen Mitarbeiters ist es Arbeitgebern erlaubt, die sozialen Medienkonten eines neuen Mitarbeiters zu durchsuchen, um nach illegalem oder gewalttätigem Verhalten zu suchen, das eine Bedrohung am Arbeitsplatz darstellen könnte. Allerdings müssen Überprüfungen von sozialen Medien völlig transparent sein.
• Fahrtenbücher. Kontaktieren Sie die Fahrer- und Fahrzeugzulassungsbehörde, um sicherzustellen, dass eine Person ist, wer sie sagt, dass sie ist. Beachten Sie, dass Arbeitgeber nur dann die Fahrzeugführerschein-Unterlagen eines potenziellen Mitarbeiters durch die DVLA einsehen dürfen, wenn ihre Rolle sie dazu verpflichtet, zu fahren.
• Medizinische Unterlagen. Während Sie einen Mitarbeiter nicht aufgrund seiner medizinischen Unterlagen diskriminieren können, sind Sie in einigen Fällen gesetzlich verpflichtet, einen Blick auf seine Gesundheitsgeschichte zu werfen, wie z. B. wenn er schweres Gerät bedienen oder einen LKW fahren wird oder wenn er für Sie als Kurier arbeiten wird. Sie müssen die schriftliche Zustimmung des Arztes des neuen Mitarbeiters haben, bevor Sie in seine medizinische Vorgeschichte einsteigen.
• Kreditprüfung. Kreditprüfungen sind meistens auf Personen beschränkt, die im Finanzsektor arbeiten oder wenn sie in einer Rolle arbeiten werden, die finanzielle Aufgaben erfordert.

Welche Arten von Hintergrundüberprüfungen sind im Vereinigten Königreich illegal?

• Fragen zu Gesundheit oder Behinderung.
  Vorbeschäftigungsscreenings dürfen nur dann nach den medizinischen Unterlagen einer Person fragen, wenn dies gesetzlich erforderlich ist (zum Beispiel, wenn sie ein kommerzielles Fahrzeug führen werden) oder wenn es notwendig ist, um ihre Arbeit auszuführen (zum Beispiel fordern Versicherungsunternehmen Gesundheitsprüfungen bei Kurieren). Das einzige Mal, wenn Sie jemanden nach seiner Behinderung fragen dürfen, ist, wenn Sie beabsichtigen, dies für „positive Maßnahmen“ zu verwenden, wie es die britische Regierung formuliert, d. h., Sie streben aktiv danach, mehr behinderte Personen in der Belegschaft aufzunehmen, um die Vielfalt zu erhöhen oder Diskriminierung zu reduzieren. Sie dürfen einen behinderten Mitarbeiter einem körperlich fähigen vorziehen, wenn beide für die Arbeit qualifiziert sind.
• Jemanden nach seinem Geburtsdatum fragen. Es ist Ihnen gesetzlich untersagt, jemanden nach seinem Geburtsdatum zu fragen, wenn der Job eine bestimmte Altersgrenze für die notwendigen Aufgaben voraussetzt. Beispielsweise dürfen Jugendliche, die 16 oder 17 Jahre alt sind, Alkohol nur servieren, wenn der Manager es genehmigt.
• Den Bewerber nach getilgten Straftaten im Vor-Einstellungsscreening fragen. Bevor Sie eine DBS-Überprüfung bei einem Mitarbeiter, insbesondere einem mit getilgten Verurteilungen, anfordern, stellen Sie sicher, dass Sie dazu berechtigt sind. Wenn Sie nicht berechtigt sind, dürfen Sie niemanden nur deshalb diskriminieren, weil er getilgte Verurteilungen hat.

Außerdem dürfen Sie niemanden diskriminieren, wenn er aufgrund eines „geschützten Merkmals“ ausfällt. Dies wird im FAQ-Abschnitt weiter diskutiert. Wichtig zu beachten ist, dass, wenn nachgewiesen wird, dass Sie bestimmte potenzielle Mitarbeiter diskriminieren, diese rechtliche Schritte gegen Sie einleiten können.

Wann sollten Sie im Vereinigten Königreich Beschäftigungs-Hintergrundüberprüfungen durchführen?

Im Vereinigten Königreich sind Arbeitgeber gesetzlich verpflichtet, Hintergrundüberprüfungen durchzuführen. Sie können dies entweder tun, bevor sie einen offiziellen Arbeitsvertrag versenden oder sobald Sie den Onboarding-Prozess gestartet haben. Unabhängig davon, welche Option sie wählen, wenn Sie aufgefordert werden, ein Vor-Einstellungsscreening auszufüllen: Seien Sie ehrlich: Das Auslassen bestimmter Informationen wird fast sicher Ihren Ruf schädigen, und der Arbeitgeber wird wahrscheinlich sein Angebot zurückziehen.

Die einfachste Möglichkeit, eine Hintergrundüberprüfung eines Mitarbeiters oder Auftragnehmers in Großbritannien durchzuführen

Obwohl Sie selbst eine Hintergrundüberprüfung durchführen können, sind die britischen Gesetze kompliziert und erfordern einen erheblichen Zeitaufwand sowie detaillierte Kenntnisse darüber, wie man britische Datenbanken navigiert und die Unterschiede zwischen beispielsweise der DBS-Überprüfung, der FCA-Überprüfung und mehr versteht.

Statt sich selbst mit diesem Kopfzerbrechen zu befassen und das Risiko der Nichteinhaltung oder Verzögerung des Onboarding-Prozesses einzugehen, weil Sie Schwierigkeiten haben zu verstehen, was Sie tun müssen, ist es am besten, eine sachkundige dritte Partei zu beauftragen.

Mehrere verschiedene Unternehmen können Hintergrundüberprüfungen bei potenziellen Mitarbeitern in Großbritannien durchführen, einschließlich Rippling, HireRight und BackCheck.

Am einfachsten ist es bei weitem mit Rippling, weil Hintergrundüberprüfungen direkt in den Onboarding-Prozess integriert sind. Geben Sie einfach grundlegende Einstellungsdaten wie Gehalt und Anfangsdatum ein, und Rippling erledigt den Rest:

• Brief- und Neuanstellungsunterlagen senden
• Automatisch eine gesetzeskonforme Hintergrundüberprüfung durchführen und das Ergebnis e-verify
• Den neuen Mitarbeiter zur Gehaltsabrechnung hinzufügen
• Sie in Sozialleistungen einschreiben

...und alles andere, was sie vom ersten Tag an benötigen. Sehen Sie sich Rippling heute an.

Erinnern Sie sich, der Arbeitgeber benötigt die Zustimmung zur Durchführung einer Hintergrundüberprüfung. Nachdem sie den potenziellen Mitarbeiter informiert haben, werden sie um Zustimmung schriftlich bitten.

Hintergrundüberprüfungsfehler, die Sie im Vereinigten Königreich vermeiden sollten

• Vorausgesetzt, die Hintergrundüberprüfungen in Vereinigtes Königreich sind in England, Schottland, Wales und Nordirland gleich. Der Überprüfungsprozess zwischen den USA und Großbritannien ist recht unterschiedlich, aber es gibt noch eine weitere Falle, die beachtet werden muss. Zum Beispiel unterscheiden sich die Werkzeuge für die Durchführung der DBS-Überprüfung in England und Wales von denen, die in Schottland und Nordirland verwendet werden.
• Zu viele Daten sammeln. Sie dürfen nicht mehr Informationen sammeln, als erforderlich sind, um die Hintergrundüberprüfung durchzuführen. Arbeitgeber sind darauf beschränkt, potenzielle Mitarbeiter nur das ausfüllen zu lassen, was in den Offenlegungsformularen benötigt wird. Sie dürfen nicht nach zusätzlichen Informationen „für alle Fälle“ fragen.
• Keine Zustimmung des Mitarbeiters einholen. Das britische Recht schreibt vor, dass Mitarbeiter der Hintergrundüberprüfung zustimmen müssen und dass der Arbeitgeber ihnen erlaubt, auf ihre Daten auf Anfrage zu jedem Zeitpunkt zuzugreifen.
• Potenzielle Mitarbeiter nach Strafregisterinformationen fragen, die sie nicht offenlegen müssen. Es ist entscheidend, die (etwas verwirrenden) britischen Gesetze zu verstehen, die regeln, was Mitarbeiter einem potenziellen Arbeitgeber offenlegen müssen und was nicht. Das Rehabilitation of Offenders Act (ROA) verhindert nicht nur, dass Personen, die kleinere Vergehen begangen haben, diskriminiert werden, sondern es verhindert auch, dass Arbeitgeber diese Personen nach getilgten Verurteilungen fragen. Nichtkonformität mit dem ROA könnte Sie in Schwierigkeiten bringen, und Sie könnten sich rechtlichen Konsequenzen gegenübersehen.
• Nicht verstehen, was Sie auf sozialen Medien nutzen können und was nicht. Es ist völlig in Ordnung, das soziale Medienkonto eines potenziellen Mitarbeiters anzusehen (und viele Arbeitgeber tun dies), aber seien Sie vorsichtig: Sie dürfen bestimmte Informationen, die Sie im Profil eines Kandidaten auf sozialen Medien finden, nicht verwenden, um ihnen den Job zu verweigern. Die einzigen Informationen, die Sie verwenden können, sind relevant für die Rolle, die sie erfüllen werden, und seien Sie vorsichtig bei der Verletzung von Diskriminierungsgesetzen. Sie können verklagt werden, wenn nachgewiesen wird, dass Sie einen potenziellen Mitarbeiter aufgrund seiner sozialen Medien diskriminiert haben.
• Die Hintergrundüberprüfung überspringen. Aufgrund des Zeitaufwands und der Komplexität des britischen Arbeitsrechts könnten Sie versucht sein, die Hintergrundüberprüfung einfach ganz zu überspringen, um den Einstellungsprozess reibungslos fortzusetzen. Dies ist jedoch ein Fehler: Großbritannien verlangt von Ihnen, das Recht des Mitarbeiters auf Arbeit, sein Strafregister, seine Arbeitsgeschichte und andere relevante Informationen zu untersuchen. Wenn Sie dies nicht tun, riskieren Sie, sich selbst und Ihr Team rechtlichen Problemen und sogar einer unsicheren Umgebung auszusetzen.

Rippling macht es einfach, Hintergrundüberprüfungen im Vereinigten Königreich durchzuführen.

Häufig gestellte Fragen zu Hintergrundüberprüfungen im Vereinigten Königreich

Sind Hintergrundüberprüfungen in Großbritannien legal?

Ja, Hintergrundüberprüfungen sind in Großbritannien nicht nur legal, sondern Arbeitgeber sind verpflichtet, sie durchzuführen.

Welche Sprache verwenden Sie für Hintergrundüberprüfungen in Großbritannien?

Hintergrundüberprüfungen werden in der Amtssprache Großbritanniens durchgeführt: Englisch.

Was sind die „geschützten Merkmale“ in Großbritannien?

Geschützte Merkmale umfassen Alter, Rasse, Religion, Geschlecht, sexuelle Orientierung, Geschlechtsumwandlung, Behinderung, Schwangerschaft und Mutterschaft sowie Ehe und Lebenspartnerschaften. Sie dürfen potenzielle Einstellungen nicht aufgrund dieser diskriminieren.

Was ist das DBS, und wie weit zurück können strafrechtliche Hintergrundüberprüfungen gehen?

Leider gibt es keine einfache Antwort darauf, wie weit Arbeitgeber zurückgehen können, wenn sie eine strafrechtliche Hintergrundüberprüfung durchführen und Ihr Recht auf Arbeit untersuchen.

Stattdessen verwenden Arbeitgeber in Großbritannien Überprüfungen durch den Disclosure and Barring Service (DBS). Diese Behörde führt detaillierte Aufzeichnungen über die kriminelle Vergangenheit von Personen. DBS-Überprüfungen gibt es in vier verschiedenen Arten:

• Einfache Überprüfung. Diese Überprüfung zeigt „nicht abgelaufene Verurteilungen“ (d. h. Verurteilungen, die noch nicht den Punkt erreicht haben, an dem sie aus Ihrem Register gelöscht werden können) und bedingte Verwarnungen, die Alternativen zu einer Strafverfolgung wegen eines geringfügigen Verbrechens sind.
• Standardüberprüfung. Diese Überprüfung zeigt sowohl „abgelaufene“ (d. h. Verurteilungen, die den Punkt erreicht haben, an dem sie aus dem Register einer Person entfernt werden können) als auch nicht abgelaufene Verurteilungen. Sie gibt einen umfassenderen Einblick in die kriminelle Vergangenheit einer Person und umfasst offizielle Verweise und letzte Verwarnungen.
• Erweiterte Überprüfung. Dies ist eine Standardüberprüfung, die durch alle Informationen ergänzt wird, die die Polizei für den Arbeitgeber als relevant erachten könnte, um über eine potenzielle Einstellung Bescheid zu wissen.
• Erweiterte Überprüfung mit Sperrliste. Diese ist ziemlich selbsterklärend. Sie enthält alle Elemente der erweiterten Überprüfung mit einer wichtigen Ergänzung: Sie zeigt, ob Sie gesetzlich davon ausgeschlossen wurden, die Rolle, für die Sie sich beworben haben, auszufüllen.

Meistens können sich Mitarbeiter nicht selbst für DBS-Überprüfungen bewerben. Und leider ist der Disclosure and Barring Service ziemlich vage darin, wann ein Mitarbeiter einem Arbeitgeber während des Vorab-Screening-Prozesses von seiner kriminellen Vergangenheit erzählen muss. Das einzige, worüber sie tatsächlich klar sind, ist, dass Arbeitgeber überprüfen müssen, ob sie berechtigt sind, nach abgelaufenen Verurteilungen zu fragen.

Was ist eine FCA-Überprüfung?

Die Finanzaufsichtsbehörde (Financial Conduct Authority, FCA) verlangt von Arbeitgebern in bestimmten Sektoren sicherzustellen, dass Mitarbeiter ehrlich sind, Integrität besitzen und ihrem Ruf gerecht werden. Diese Sektoren umfassen:

• Organisationen für Finanzinvestitionen
• Versicherungsunternehmen
• Verbraucherkreditunternehmen
• Unternehmen für E-Geld
• Genossenschaften

Zusätzlich zu den standardmäßigen kriminellen, identitären, Arbeitsrechts-, Beschäftigungs- und Bildungsüberprüfungen verlangt die FCA auch, dass Arbeitgeber sicherstellen, dass die Person keine britischen oder internationalen Sanktionen hat, solvent ist und nicht in Konkurs gegangen ist und dass sie die Financial Services Register Check bestehen.

Welche Vorteile haben Hintergrundüberprüfungen im Vereinigten Königreich?

Hintergrundüberprüfungen bieten für Arbeitgeber viele Vorteile, einschließlich:

• Verbesserte Sicherheit. Die Durchführung einer Hintergrundüberprüfung für jeden Mitarbeiter gewährleistet ein sicheres Arbeitsumfeld für das Unternehmen und seine Mitarbeiter, da es Bewerber aussortieren kann, die eine Bedrohung darstellen oder dem Ruf eines Unternehmens oder seinen Arbeitnehmern schaden könnten.
• Schutz vor der Einstellung illegaler Arbeiter. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht das Recht haben, in Großbritannien zu arbeiten, können Sie mit einer Geldstrafe von bis zu 20.000 GBP belegt werden.
• Schutz vor beruflichem Betrug. Indem Sie unehrliche, unqualifizierte Arbeitssuchende vermeiden, schützen Sie den Ruf Ihres Unternehmens. Nur Mitarbeiter, die ehrlich über ihre Arbeit und ihren Bildungshintergrund sind und ihre Qualifikationen nachweisen können, werden ein Gewinn für Ihr Unternehmen sein.

Neu eingestellte Mitarbeiter onboarden und Vorbeschäftigungs-Screening durchführen mit Rippling

Mit dem Talentmanagementsystem von Rippling können Sie neu eingestellte Mitarbeiter problemlos onboarden und sie erfolgreich machen. Geben Sie einfach grundlegende Einstellungsinformationen wie Gehalt und Startdatum ein, und Rippling erledigt den Rest – einschließlich der Durchführung einer rechtlich konformen Hintergrundüberprüfung und der Überprüfung der Ergebnisse.

Bereit, mit jeder Neueinstellung erfolgreich zu sein? Sehen Sie sich Rippling heute an.

Rippling und seine verbundenen Unternehmen bieten keine Steuer-, Buchhaltungs- oder Rechtsberatung. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken bereitgestellt und ist nicht als Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung gedacht. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater zu Rate ziehen, bevor Sie sich auf solche Aktivitäten oder Transaktionen einlassen.