Cómo pagar a contratistas internacionales en Kenia [2024]
Las empresas globales que buscan construir plantillas internacionales que trabajen de manera remota están recurriendo cada vez más a África oriental. Kenia, en particular, está ganando notoriedad como el "Silicon Valley de la sabana debido a su aumento vertiginoso en la velocidad de internet y la existencia de trabajadores cualificados del sector de la informática con dominio del inglés. No es de extrañar que muchas empresas globales tengan la mirada puesta hacia ciudades como Nairobi y Mombasa en busca de contratistas extranjeros.
Pero antes de contratar a su primer trabajador autónomo, necesita conocer los aspectos básicos acerca del pago a los contratistas kenianos. Desenvolverse con las leyes laborales y fiscales en países extranjeros no es tarea fácil, y pagar a los trabajadores mientras se cumple con la normativa puede ser más complicado de lo que piensa.
Afortunadamente, esta guía paso a paso puede ayudarlo. A continuación, hemos recopilado lo básico sobre cómo pagar a los contratistas internacionales en Kenia para que pueda poner en marcha su plantilla global.
Paso 1: clasifique a sus trabajadores en Kenia
Como en muchos otros países, Kenia distingue entre contratistas autónomos y empleados. Una clasificación errónea conlleva riesgos significativos. En dos casos de 2013, se declaró culpables a Everett Aviation y Kapa Oil Refineries de una mala clasificación de los trabajadores. Se les impuso pagar sus obligaciones fiscales, una multa del 25% sobre el impuesto principal evaluado y un interés adicional del 2% desde la fecha en que el impuesto originalmente vencía.
Los empleadores en Kenia son responsables de los impuestos sobre la renta, la Seguridad Social, las deducciones de la nómina, las prestaciones y otros gastos para sus empleados. Una mala clasificación de los trabajadores significa que su empresa podría ser responsable de todo lo anterior, además de pagar sanciones e intereses.
Desafortunadamente, la ley keniana no establece reglas claras para distinguir entre empleados y contratistas autónomos. Históricamente, los tribunales han observado la esencia de la relación laboral en vez de lo que está escrito en el contrato de trabajo. Aquí están los factores que los tribunales y las autoridades fiscales generalmente consideran:
Contratistas
Empleados
Alto nivel de autonomía como trabajador. Los contratistas deben tener poca o ninguna supervisión mientras trabajan, siempre y cuando entreguen el resultado requerido. Deben ser libres de establecer sus propios horarios de trabajo, trabajar desde las ubicaciones que elijan y realizar únicamente las tareas o proyectos asignados.
Más directrices por parte del empleador. Los empleados trabajan bajo la supervisión y el control directo de su empleador. Los empleadores pueden establecer sus horarios o exigirles trabajar desde una ubicación específica. En lugar de tareas o proyectos específicos, la naturaleza de las funciones laborales de un empleado es más amplia.
El equipo y las herramientas son propiedad del trabajador.
El equipo y las herramientas los suele proporcionar la empresa.
Menos integrados. Los contratistas no deben participar en las actividades de empleados o de gestión, a menos que se los invite específicamente a hacerlo.
Altamente integrados. Los empleados forman parte de la «vida» de la organización donde trabajan, ya que participan en la toma de decisiones y en las operaciones empresariales.
No tienen derecho a pensión ni a indemnización por despido. Los contratistas no deben formar parte del organigrama de pensiones de una organización. Cuando su contrato expira (o si son despedidos), no reciben beneficios por ello.
Derecho a pensión y a beneficios. Los empleados tienen derecho a beneficios legales que incluyen pensiones, atención médica, tiempo libre, entre otros.
Pago al completar el trabajo. Los contratistas solo deben cobrar al completar su trabajo y presentar la factura correspondiente.
Pago de manera regular. Los empleados deben recibir los pagos salariales en plazos semanales, quincenales o mensuales regulares.
No sujetos a procesos disciplinarios. Se puede despedir inmediatamente a un contratista si tiene un rendimiento bajo o se involucra en conductas indebidas. No debería estar sujeto a los procesos disciplinarios de su empleador.
Se les puede sancionar por bajo rendimiento o mala conducta. No se puede despedir a los empleados con tanta facilidad como a los contratistas, sino que deben someterse a procedimientos disciplinarios.
No exclusivos. Los contratistas no pueden estar contractualmente ligados con un solo empleador. Pueden trabajar con múltiples clientes a la vez.
Exclusivos. Los empleados pueden estar legalmente obligados a trabajar para un solo empleador a la vez.
Se pueden despedir de acuerdo con los términos del contrato. Los contratistas pueden ser despedidos en cualquier momento siempre que se sigan los términos de despido establecidos en el contrato.
El despido está altamente regulado. Para los empleados, el despido es extremadamente difícil y debe seguir un proceso riguroso que garantice la equidad para el empleado.
Evite errores costosos por clasificación incorrecta con nuestra valoración en línea gratuita
Realizar el cuestionario GRATISPaso 2: determine la mejor manera de pagar a sus contratistas en Kenia
A medida que el trabajo remoto se ha vuelto más común, también lo han hecho las opciones de pago internacionales. Ahora hay diversas para enviar dinero más allá de las fronteras, pero muchas de ellas presentan pros y contras.
Aquí tiene algunas opciones para pagar a contratistas en Kenia:
- Transferencias bancarias. Puede abrir una cuenta bancaria en Kenia para realizar transferencias locales a las cuentas de sus contratistas. O puede ordenar transferencias bancarias internacionales desde la cuenta bancaria de su país de origen. Recuerde que las transferencias bancarias, especialmente las internacionales, pueden incorporar comisiones altas.
- Giros postales internacionales. Este método ha existido desde hace tiempo, por lo que muchas personas alrededor del mundo están familiarizadas con él. Sin embargo, los giros postales pueden resultar anticuados: tiene que comprar el giro postal físicamente y su contratista debe depositarlo en persona cuando llegue. Con todos los pasos manuales involucrados, este método es uno de los más lentos, y a menudo está sujeto a comisiones y malas tasas de cambio.
- Monederos digitales y plataformas de pago. Los monederos digitales y las plataformas de pago como PayPal o Wise son una forma cada vez más popular de enviar dinero por todo el mundo. Solo tenga en cuenta que no todas están presentes en todos los países (por ejemplo, Venmo solo está disponible en EE. UU.).
- Servicios globales de nóminas. Los contratistas no se suelen incluir en la nómina, ya que no están sujetos a las mismas retenciones fiscales que los empleados, y sus facturas suelen gestionarse como cuentas por cobrar en la empresa contratante. Pero con Rippling, puede pagar a los contratistas mediante un solo sistema, sin importar dónde se encuentren.
Paso 3: utilice un software global de nóminas para procesar los pagos a los contratistas en Kenia
Como puede ver, hay muchas formas de pagar a los contratistas en Kenia. Pero la forma más rápida, sencilla y fácil es a través de una solución global de nóminas como Rippling.
Paso 4: asegúrese de que sus contratistas en Kenia tengan la información fiscal correcta
Los contratistas autónomos en Kenia son responsables de presentar sus declaraciones fiscales, pagar el impuesto sobre la renta y las retenciones fiscales, si están registrados como una empresa.
Para pagar impuestos en línea, el contribuyente necesitará:
- Solicitar en línea un PIN para usar iTax.
- Iniciar sesión en iTax con su PIN, contraseña y respuesta a la pregunta de seguridad en el portal en línea.
- Introducir el PIN nuevamente y seleccionar todas las obligaciones fiscales aplicables. Descargar y completar los formularios, subirlos al portal y rellenar cualquier documento en línea necesario.
- Una vez haya terminado, presentar la declaración de impuestos y pagar cualquier importe adeudado antes de la fecha límite.
Gestión de contratistas en todo el mundo sin esfuerzo
Gestionar y hacer crecer una plantilla global nunca ha sido tan fácil. Con Rippling, puede pagar a los contratistas en todo el mundo, también en Kenia.
Preguntas frecuentes sobre la gestión de la nómina de los contratistas en Kenia
¿Necesita retener impuestos al pagar a los contratistas en Kenia?
En Kenia, se espera que los contratistas presenten y paguen sus propios impuestos.
¿Aplica el salario mínimo de Kenia a los contratistas autónomos en el país?
No, las leyes sobre el salario mínimo no se aplican a los contratistas en Kenia.
¿Los contratistas en Kenia reciben beneficios?
No. Como los contratistas no están en una relación empleador-empleado, no tienen derecho a beneficios legales como permisos pagados y horas máximas de trabajo. Actualmente, el país está probando una cobertura nacional de salud universal, pero hasta que el programa se implemente del todo, los contratistas autónomos no tienen derecho a asistencia sanitaria.
¿Puedo pagar a los contratistas en Kenia en mi moneda local?
Es mejor pagar a los contratistas kenianos en su moneda local, los chelines kenianos (KES). Si decide pagar a su contratista en una moneda diferente, asegúrese de obtener su permiso por escrito primero.
¿Puede pagar manualmente a los contratistas en Kenia?
Sí, puede pagar manualmente a los contratistas en cualquier país, y muchas pequeñas empresas eligen esta opción para ahorrar costes. Sin embargo, pagar manualmente a los contratistas puede requerir mucho tiempo y ser laborioso, sobre todo si trabaja con múltiples contratistas en Kenia o en más de un país extranjero. Realizar pagos manuales transfronterizos también conlleva riesgos:
- Cumplimiento de la normativa. Al gestionar manualmente las nóminas se corre el riesgo de errores humanos y omisiones. Usar una plataforma como Rippling garantiza el cumplimiento de todas las leyes y regulaciones locales, sin importar dónde se encuentren sus contratistas.
- Seguridad. El pago manual de nóminas a menudo se efectúa con registros en papel y hojas de cálculo, lo que puede poner en peligro los datos personales de sus contratistas, que pueden perderse, ser objeto de robo o utilizarse indebidamente.
- Experiencia del contratista. Pagar manualmente a los contratistas puede ser un proceso lento e ineficiente. A menudo, no saben exactamente por qué les están pagando o cuándo esperar el cobro.
¿Cómo convertir a un contratista en un empleado en Kenia?
Contratar a contratistas tiene muchos beneficios, pero a veces necesita un empleado a tiempo completo (o tal vez su contratista prefiera un puesto de este tipo). Para convertir un contratista en empleado a tiempo completo en Kenia, deberá seguir ciertos requisitos legales y de cumplimiento de la normativa. Pero primero, si aún no tiene empleados en Kenia, deberá establecer una entidad legal o usar un servicio de empleador registrado (EOR).
Rippling y sus afiliados no ofrecen asesoramiento fiscal, legal o contable. Este material se ha preparado solo con fines informativos y no pretende proporcionar asesoramiento fiscal, legal o contable, ni debe utilizarse para ello. Consulte a sus propios asesores fiscales, legales y contables antes de llevar a cabo cualquier actividad o transacción relacionada.
