So bezahlen Sie internationale Auftragnehmende in Spanien [2024]
Die moderne Technologie macht es heute möglich, Talente aus aller Welt zu rekrutieren. Kein Wunder, dass sich viele globale Unternehmen dafür entscheiden, Auftragnehmende aus Spanien zu engagieren. Doch wenn es an die Bezahlung der Freiberufler*innen geht, kann es kompliziert werden. Welche Schritte sind erforderlich, um alle Arbeits- und Steuergesetze Spaniens korrekt einzuhalten?
Bevor Sie Ihre erste Rechnung erhalten, sollten Sie erfahren, wie Sie spanische Auftragnehmende korrekt klassifizieren, einbinden und bezahlen. Hier ist ein Schritt-für-Schritt-Leitfaden.
Schritt #1: Klassifizieren Sie Ihre Beschäftigten
Der Einsatz von Auftragnehmenden bringt zwar viele Vorteile, jedoch sollten Sie darauf achten, Ihre Beschäftigten nicht falsch zu klassifizieren. Spanien ist bekannt für seinen starken Arbeitnehmerschutz, einschließlich der „falschen Freelancer“-Politik des Landes, die bei Verstößen als Arbeitsbetrug gilt. Wenn Sie Auftragnehmende beauftragen, diese aber wie Vollzeitangestellte behandeln, könnten Sie mit folgenden Strafen rechnen:
- Geldstrafen von bis zu 12.000 € pro falsch eingestufter Arbeitskraft
- Nachzahlung aller nicht gezahlten Steuern sowie Strafgebühren
- Nachzahlung aller unbezahlten Sozialversicherungsbeiträge, plus Strafen und Zinsen
- Strafrechtliche Anklagen und Haftstrafe
In der Regel gehen spanische Gerichte davon aus, dass ein Anstellungsverhältnis dann besteht, wenn selbstständige Auftragnehmende der organisatorischen und leitenden Aufsicht des Unternehmens unterliegen. Wenn ein Fall vor Gericht kommt, prüfen die Gerichte sowohl die Vertragsvereinbarungen als auch die praktische Umsetzung der Vereinbarung. Hier sind einige ihrer Überlegungen:
Auftragnehmende
Angestellte
Hoher Grad an Kontrolle. Auftragnehmende organisieren ihre Tätigkeit frei und eigenständig. Sie unterliegen keinen Anweisungen, wie sie ihre Dienstleistungen erbringen. Das Unternehmen kann ihre Arbeitszeit oder Urlaubstage nicht kontrollieren. Das Unternehmen setzt nur Ziele oder Projekte fest.
Weisungen vom Arbeitgeber. Angestellte unterliegen stärkerer Kontrolle durch ihren Arbeitgeber, der vorschreibt, wie die Arbeit auszuführen ist und die Arbeitszeiten festlegt.
Kein Teil des Organisationsplans. Selbstständige Auftragnehmende haben keinen Vorgesetzten und arbeiten nicht mit den Angestellten des Unternehmens zusammen. Sie sollten in ihren eigenen Räumlichkeiten arbeiten.
Teil des Organisationsplans. Angestellte sind typischerweise in die Organisation des Arbeitgebers integriert und arbeiten möglicherweise in den Räumlichkeiten des Arbeitgebers.
Ausstattung und Geräte sind im Besitz der Auftragnehmenden. Sie sollten auch nicht für die Benutzung ihrer Geräte entschädigt werden.
Ausrüstung und Geräte werden in der Regel vom Unternehmen bereitgestellt. Das Unternehmen kann Mitarbeitenden auch diese Kosten erstatten.
Bezahlung für erreichte Ziele oder ArbeitAuftragnehmende sollten nicht stündlich oder nach einer festen monatlichen Gebühr bezahlt werden.
Erhalten ein gleichbleibendes monatliches Gehalt, unabhängig von der geleisteten Arbeit.
Kein Anspruch auf Sozialleistungen. Auftragnehmende sind ebenfalls dafür verantwortlich, ihre eigenen Steuern zu zahlen. Sie sollten auch keine Firmen-E-Mail-Adresse haben. Das Unternehmen muss ihnen zudem keine berufliche Weiterbildung anbieten.
Anspruch auf Sozialleistungen. Angestellte haben Anspruch auf Mindestlohn, Überstundenvergütung, Urlaubsgeld, Mutterschutz/Elternzeit und andere Sozialleistungen.
Keine Disziplinarmaßnahme. Das Unternehmen darf Auftragnehmende nicht disziplinarisch bestrafen und kann die Vereinbarung nur bei Vertragsbruch kündigen.
Kann für Verstöße am Arbeitsplatz eine Disziplinarmaßnahme erhalten.
Zeitlich begrenzte Beschäftigung. Auftragnehmende werden in der Regel für ein bestimmtes Projekt oder einen bestimmten Zeitraum engagiert. Je länger die Vertragsdauer, desto höher das Risiko einer Fehlklassifizierung.
Unbefristetes Anstellungsverhältnis. Angestellte werden in der Regel für einen unbefristeten Zeitraum eingestellt.
Keine Unternehmensbindung. Angestellte dürfen vertraglich nicht an ein einzelnes Unternehmen gebunden sein oder nachvertraglichen Einschränkungen unterliegen.
Exklusive Dienstleistungen. Angestellte können vertraglich gebunden sein, um Dienstleistungen nur für ein einziges Unternehmen zu erbringen.
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Kostenlosen Quiz startenSchritt #2: Bestimmen Sie die beste Methode zur Bezahlung von Auftragnehmenden
Bevor Sie spanische Auftragnehmende bezahlen können, sollten Sie die beste Zahlungsmethode festlegen.
Mit dem Aufstieg globaler Belegschaften und Remote-Arbeit haben Arbeitgeber jetzt mehr Möglichkeiten denn je, internationale Auftragnehmende zu bezahlen. Hier sind einige Optionen:
- Banküberweisungen. Sie können ein spanisches Bankkonto eröffnen und dieses verwenden, um Gelder auf die Konten der Auftragnehmenden einzuzahlen. Oder Sie nutzen Ihre lokale Bank, um eine internationale Überweisung zu tätigen.
- Internationale Postanweisungen. Diese Zahlungsmethode kann langsam sein, da Sie die Postanweisung physisch erwerben und Auftragnehmende diese nach Erhalt physisch einzahlen müssen. Postanweisungen sind oft mit Gebühren und schlechten Wechselkursen verbunden.
- Digitale Geldbörsen oder Zahlungsplattformen. Nicht alle digitalen Zahlungsplattformen sind in Spanien verfügbar. Zum Beispiel können Sie CashApp oder Venmo nicht verwenden. Einige Arbeitgeber nutzen Plattformen wie Wise, um Geld über Grenzen hinweg zu transferieren. Beachten Sie, dass sich Wechselkurse täglich ändern. Das macht es schwierig, die ausgehenden Beträge vorherzusagen.
- Globale Gehaltsabrechnungsdienste. In der Regel werden Auftragnehmende nicht in die Gehaltsabrechnung einbezogen, da sie nicht denselben Abzügen wie Angestellte unterliegen. Stattdessen stellen sie Rechnungen für ihre Dienstleistungen aus, die über die Kreditorenbuchhaltung abgewickelt werden.
Schritt 3: Verwenden Sie eine globale Gehaltsabrechnungssoftware zur Zahlungsabwicklung
Obwohl es verschiedene Methoden gibt, spanische Auftragnehmende zu bezahlen, ist die schnellste und einfachste Methode die Nutzung von einer globalen Gehaltsabrechnungssoftware.
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Schritt #4: So verwalten Sie Steuern für Auftragnehmende
Unternehmen in Spanien sind nicht verpflichtet, Steuern für Auftragnehmer einzubehalten und abzuführen. Wenn Ihr Unternehmen jedoch in den Vereinigten Staaten ansässig ist, sollten Sie spanische Auftragnehmer (sowie alle anderen internationalen Auftragnehmer) ein IRS-Formular W-8BEN ausfüllen lassen. Dies bestätigt ihren ausländischen Vertragsstatus gegenüber der US-Regierung.
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Häufig gestellte Fragen zur Bezahlung von Auftragnehmenden in Spanien
Müssen Sie Steuern einbehalten, wenn Sie Auftragnehmende in Spanien bezahlen?
Nein, ausländische Unternehmen müssen keine Einkommensteuern einbehalten und sie müssen auch keine Sozialversicherungsbeiträge leisten. Auftragnehmende müssen alle ihre Steuern und Sozialversicherungsbeiträge selbst zahlen.
Gilt der spanische Mindestlohn für selbstständige Auftragnehmende in Spanien?
Nein, Mindestlohn-Gesetze gelten nicht für sie. Auftragnehmende in Spanien müssen ihre eigenen Tarife festlegen.
Erhalten spanische Auftragnehmende Sozialleistungen?
Nein, sie haben keinen Anspruch auf Sozialleistungen. Das Angebot von Sozialleistungen an selbstständige Auftragnehmende kann sogar das Risiko erhöhen, dass spanische Gerichte eine Falschklassifizierung feststellen.
Welche Informationen benötigen Sie von spanischen Auftragnehmenden?
Erstellen Sie eine Vertragsvereinbarung und stimmen Sie sich mit Auftragnehmenden über die Zahlungsbedingungen und die Zahlungsmethode ab. Halten Sie deren Namen, das Geburtsdatum, Kontaktinformationen, Bankverbindungsdaten (oder andere Zahlungsinformationen) und die Steuernummer fest.
Können Sie Auftragnehmende in Spanien in Ihrer Heimatwährung bezahlen?
Es ist gängige Praxis, internationale Auftragnehmende in ihrer lokalen Währung zu bezahlen. In Spanien ist das der Euro (EUR). Sie dürfen Auftragnehmende nur in einer anderen Währung bezahlen, wenn sie dem ausdrücklich zustimmen. In diesem Fall sollten diese Informationen im Vertragsdokument festgehalten werden.
Viele internationale Zahlungsanbieter, wie Rippling, unterstützen Zahlungen an Auftragnehmende entweder in Euro oder in Ihrer eigenen Währung.
Können Sie Auftragnehmende in Spanien manuell bezahlen?
Während einige Kleinunternehmer*innen durch manuelle Zahlungen Kosten sparen möchten, kann dies zeitaufwendig sein und zu Fehlern führen. Die Lohnbuchhaltung wird immer komplexer, je mehr Ihr Unternehmen wächst und Sie ausländische Auftragnehmende anheuern.
Einige Risiken, die mit der manuellen Abwicklung der Gehaltsabrechnung verbunden sind, umfassen:
- Einhaltung von Vorschriften. Bei der manuellen Eingabe von Lohn- und Gehaltsdaten besteht die Gefahr, dass Fehler gemacht oder wichtige Daten ausgelassen werden.
- Datenschutz. Die Nutzung von Tabellenkalkulationen oder Papieraufzeichnungen birgt Sicherheitsrisiken. Sensible Informationen können verloren gehen, gestohlen oder missbraucht werden.
- Erfahrung von Auftragnehmenden. Die manuelle Bezahlung von Auftragnehmenden kann zu einer frustrierenden Erfahrung werden, da sie sich fragen, wann und wofür sie genau bezahlt werden.
Wie werden Auftragnehmende in Spanien zu Angestellten?
Um spanische Mitarbeitende einzustellen und zu bezahlen, müssen Sie einen Arbeitsvertrag erstellen und entweder eine Niederlassung in Spanien besitzen oder einen EOR wie Rippling nutzen.
Auf dem Papier ist die EOR der offizielle Arbeitgeber Ihrer Angestellten und Sie können darüber Personal einstellen und bezahlen. Der EOR berechnet und behält die entsprechenden Einkommensteuern von den Gehältern der Angestellten ein, zahlt Ihre Steuern an die spanische Steuerbehörde (auch bekannt als Agencia Estatal de la Administración Tributaria oder Agencia Tributaria) und leistet Beiträge zur Sozialversicherung. EORs verwalten auch die gesetzlich vorgeschriebenen Sozialleistungen.
Warum sollten Sie einen Employer of Record (EOR) anstelle einer eigenen Rechtseinheit nutzen? Die Einrichtung eines eigenen Rechtsträgers kann viele Monate dauern – die meisten kleinen und mittelständischen Unternehmen haben weder die Zeit noch die Ressourcen für diese enorme administrative Belastung. Ferner kann es langfristig einfacher für Ihr Unternehmen sein, Gehaltsabrechnungen und Sozialleistungen an EORs auszulagern. Sie müssen sich keine Sorgen um Steuersätze, Urlaub, Gesundheitsleistungen und vieles mehr machen. Die Einhaltung von Vorschriften kann in Spanien herausfordernd sein, da es nicht nur strenge Arbeitsrechte, sondern auch Tarifverträge gibt, die Arbeitgeber beachten müssen.
Rippling und die damit verbundenen Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dafür vorgesehen, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu bieten oder darauf vertraut zu werden. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater*innen konsultieren, bevor Sie irgendwelche entsprechenden Aktivitäten oder Transaktionen durchführen.
