Was ist richtig für mein Unternehmen: Eine Entität einrichten oder über ein EOR einstellen?

Wenn Ihr Unternehmen expandiert, gibt es viele Gründe, global Mitarbeiter einzustellen, einschließlich der Suche nach spezialisierten Fähigkeiten, der Erschließung neuer Märkte oder der Behebung eines Mangels an qualifizierten Arbeitskräften. Wenn Sie einen Mitarbeiter im Ausland einstellen, stehen Ihnen zwei Optionen zur Verfügung: die Gründung einer juristischen Person oder die Nutzung einer Arbeitnehmerüberlassung (Employer of Record, EOR).

Die Entscheidung zwischen diesen beiden kann herausfordernd sein. In diesem Artikel erörtern wir die Vorteile beider Methoden und wie sich jede auf das Onboarding, die Steuern und die Compliance auswirkt, sodass Sie eine informierte Entscheidung treffen können, die den Bedürfnissen Ihres Unternehmens entspricht.

Eine Entität gründen

Beim Betreten neuer Märkte ist die traditionelle Methode zur Einstellung von Mitarbeitern die Gründung einer rechtliche Entität vor Ort. Dieser Prozess kann jedoch zeitaufwendig sein – oft dauert es bis zu sechs Monate oder länger.

Die Gründung einer rechtliche Entität kann zudem kostspielig sein. Rechts- und Personalwesen-Teams müssen erhebliche Ressourcen aufwenden, um sich durch lokale Beschäftigungs-, Arbeits- und Steuergesetze zu navigieren. Hinzu kommen Zeit und Geld, die für die Ernennung eines lokalen Direktors, die Eröffnung eines lokalen Bankkontos und die Einrichtung der Lohnabrechnung, für Registrierungsgebühren und ähnliche Anforderungen benötigt werden.

Es gibt viele verschiedene Arten von rechtlichen Entitäten, wie Vertretungsbüros, Zweigniederlassungen und Tochtergesellschaften, und verschiedene Länder stellen unterschiedliche Anforderungen an jede dieser Formen. Die Errichtung einer juristischen Person im Ausland umfasst typischerweise einige der folgenden Schritte:

• Die richtige Geschäftsstruktur für dich auswählen (z. B. streben die meisten Unternehmen eine private Gesellschaft mit beschränkter Haftung an)
• Registrierung bei der lokalen Regierung
• Ein Bankkonto im Land eröffnen
• Registrierung und Einrichtung einer Steuer-ID zur Einreichung der Lohnsteuern
• Ernennung eines oder mehrerer lokaler Direktoren
• Festlegen der gesetzlichen Mitarbeiterleistungen, die neuen Mitarbeitern angeboten werden müssen
• Suche nach einem Drittanbieter zur Verwaltung der Lohnabrechnung, Steuern und Mitarbeiterpapieren

Vor- und Nachteile einer rechtliche Entität

Rechtliche Entitäten haben zahlreiche Vorteile, insbesondere wenn Sie Ihre Geschäftstätigkeit dauerhafter in fremde Länder erweitern möchtest, aber es gibt auch einige Nachteile, wenn man die Arbeit übernimmt, eine juristische Person im Ausland zu gründen.

Einstellung über ein EOR

Ein Arbeitnehmerüberlassung (Employer of Record, EOR) ist ein Unternehmen, das im Namen eines anderen Unternehmens Mitarbeiter einstellt, womit die Notwendigkeit entfällt, eine juristische Person zu gründen oder ein Geschäft zu registrieren. Dies ermöglicht es Unternehmen, schnell und kostengünstig in neue Märkte zu expandieren, ohne sofort ein langfristiges Engagement einzugehen. Unternehmen können ihr Compliance-Risiko im Ausland minimieren, indem sie ein EOR nutzen, das Ihnen hilft, die lokalen Arbeitsgesetze zu navigieren, ohne alle Details selbst lernen zu müssen.

Hier ist, was ein EOR übernehmen kann:

• Compliance. Von der Klassifizierung von Arbeitnehmern bis zu den Arbeitsgesetzen zu Onboarding, Arbeitszeiten, Arbeitsverträgen und unabhängigen Auftragnehmern bleibt ein EOR hinsichtlich der lokalen Gesetze auf dem Laufenden, sodass Sie das nicht müssen. 
• Lohnabrechnungs- und Steuerkomplexität. Wenn Sie über ein EOR einstellen, ist es die Verantwortung des EORs, den Mitarbeiter richtig zu bezahlen und die korrekten Steuern für jeden Gehaltsscheck zu berechnen und einzureichen. Sie sind nie im Unklaren, wenn sich Steuersätze ändern.
• Lokale Verwaltung von Sozialleistungen. Jedes Land hat unterschiedliche gesetzliche Sozialleistungen, die den Mitarbeitern angeboten werden müssen – bieten Sie sie nicht an, kann Ihr Unternehmen Strafen gegenüberstehen. Von Krankenversicherung bis bezahltem Urlaub hilft Ihnen ein EOR, konform zu bleiben mit Leistungspaketen, die den lokalen Anforderungen entsprechen.
• Kündigung. Wussten Sie schon, dass in einigen Ländern Abfindungen und Kündigungsfristen bei der Beendigung erforderlich sind? Ein EOR kann sich um diese Details auf Grundlage der lokalen Gesetze kümmern und Ihnen helfen, Ihre Kündigung korrekt abzuwickeln. Mit Rippling können Sie Ihre Mitarbeiter auch von allen Unternehmens-Apps und E-Mail-Konten abmelden und den Bestand an Geräten im Auge behalten. 

Vor- und Nachteile einer Arbeitnehmerüberlassung (Employer of Record, EOR)

Es gibt viele bedeutende Vorteile, wenn man mit einer Arbeitnehmerüberlassung in neue Märkte expandiert, doch bevor man diesen Schritt geht, sollte man sich auch bewusst sein, dass eine Arbeitnehmerüberlassung einige Nachteile mit sich bringen kann.

Kostenvergleich

Um die Unterschiede zwischen der Verwendung eines EOR und der Gründung einer eigenen rechtlichen Einheit zu veranschaulichen, betrachten wir beide Optionen in Aktion. Angenommen, Ihr Unternehmen möchte nach Indien expandieren. 

Das Navigieren im Arbeitsrecht in Indien kann besonders herausfordernd sein. Ein paar Beispiele:

• Wenn man eine Geschäftseinheit in Indien gründet, muss man Dokumente apostillieren - ein langwieriger Prozess, der beinhaltet, dass sie persönlich notariell beglaubigt werden, dann die notariell beglaubigten Formulare an Ihre Landesregierung senden, wo sie im Wesentlichen die Beglaubigung bestätigen, bevor Sie die Unterlagen nach Indien senden können.
• Compliance in Indien kann schmerzhaft sein. Nehmen Sie den digitalen Signaturzertifikats (DSC)-Prozess, der für die Unterzeichnung von Dokumenten in Indien erforderlich ist: Die Person, die das DSC erhält, muss in einem zeitlich festgelegten Videoanruf erscheinen und strikte Anweisungen befolgen, einschließlich des Empfangs und lauten Vorlesens von Codes von ihrer Mobilnummer und E-Mail, während sie ihren Pass und Führerschein neben ihrem Gesicht zeigen. Nachdem der Videoanruf aufgenommen und eingereicht wurde, müssen sie einen Folgeanruf tätigen, um ihre DSC-Informationen per Voice Call zu überprüfen, einschließlich der Beantwortung aller Fragen, die der Betreiber möglicherweise zu ihrer Identität hat.
• Es ist obligatorisch für ausländische Unternehmen, einen Resident Director in Indien zu ernennen, wenn sie eine Tochtergesellschaft, ein Joint Venture oder eine Niederlassung im Land gründen wollen. Das bedeutet, sich auf einen Ihrer ersten Mitarbeiter zu verlassen, da es später schwer ist, sie zu entfernen. 
• Indische Mitarbeiter haben je nachdem, in welchem Staat sie leben, unterschiedliche gesetzliche Mindestansprüche auf bezahlten Urlaub.
• Indien hat auch neue Regeln darüber, wie Arbeitgeber die persönlichen Daten der Mitarbeiter schützen müssen.

Dies sind nur einige der Feinheiten, die man bedenken sollte, bevor man eine rechtliche Einheit im Land gründet. 

Als Arbeitgeber ist es Ihre Verantwortung, alle Gesetze und Vorschriften in jedem Land, in dem Sie Geschäfte machen, zu kennen und einzuhalten. Bei der Auswahl zwischen einem EOR oder der Gründung Ihrer eigenen Einheit sind hier einige Überlegungen, die Sie berücksichtigen müssen:

Eine rechtliche Entität im Ausland einzurichten, ist ein langer, teurer Prozess. Doch durch Rippling's EOR-Entitäten können Sie Mitarbeiter und Auftragnehmer in Indien und auf der ganzen Welt schnell, konform und für einen Bruchteil der Kosten einstellen. Siehe Rippling.

Rippling und seine Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Buchhaltungs- oder Rechtsberatung. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dazu gedacht, und sollte nicht als Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung betrachtet werden. Sie sollten vor der Durchführung von damit verbundenen Aktivitäten oder Transaktionen Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren.