So stellen Sie Mitarbeiter in den Niederlanden über einen Arbeitgeber of Record (EOR) ein [2023 Leitfaden]

Es ist nicht überraschend, dass Unternehmen von Talenten in den Niederlanden angezogen werden. Die Niederlande liegen unter den europäischen Ländern an der Spitze bei digitalen Fähigkeiten und gehören zu den Top Drei beim Aufbau von Talenten – was sie zu einem der besten Länder für Talentwettbewerb macht. Für die Unternehmen, die darauf bedacht sind, das Arbeitskräftepotenzial des Landes in Amsterdam und niederländische Mitarbeiter im ganzen Land einzustellen, müssen Sie überlegen, eine rechtliche Einheit zu gründen oder über einen Employer of Record (EOR) einzustellen.

Eine rechtliche Einheit zu registrieren, kann Monate dauern und Sie daran hindern, mit der Arbeit im Land zu beginnen. Die Einhaltung von Compliance kann schwierig sein, da sich die niederländischen Arbeitsgesetze ständig ändern. Sie können schnell Strafen und harte Strafen für die falsche Einstufung von Arbeitnehmern oder die Zahlung falscher Steuern durch die niederländische Steuer- und Zollverwaltung erhalten.

Alternativ können Sie einen “Employer of Record” (EOR) verwenden, der sich um die niederländische Gehaltsabrechnung, Steuern und Compliance-Angelegenheiten kümmert. Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Einstellen über einen EOR in den Niederlanden.

Schritt für Schritt: Wie man in den Niederlanden über einen Employer of Record einstellt

Schritt #1: Entscheiden Sie zwischen einem niederländischen EOR und einer rechtlichen Einheit

Die Entscheidung zwischen einer rechtlichen Einheit oder die Inanspruchnahme eines Employer of Record-Dienstes hängt weitgehend von den Ressourcen, der Größe und den Expansionsplänen Ihres Unternehmens im Land ab.

• Rechtliche Einheit in den Niederlanden. Das Einrichten einer rechtlichen Einheit von Grund auf erfordert in der Regel eine Registrierung bei den lokalen Behörden, das Öffnen eines niederländischen Bankkontos und die Beratung durch lokale Experten, um die Compliance mit Steuer- und Arbeitsgesetzen sicherzustellen. Es kann eine Belastung sein. Zuerst müssen Sie die richtige Geschäftsform für Ihr Unternehmen in den Niederlanden wählen, einen verfügbaren Namen aussuchen und eine Geschäftsadresse einrichten. Anschließend müssen Sie Ihr Unternehmen bei der Niederländischen Handelskammer (KVK) und der niederländischen Steuer- und Zollverwaltung registrieren, nur um den Prozess zu beginnen.

• Niederländischer EOR. Ein EOR ist ein Drittanbieter-Dienst, der im Namen eines Unternehmens als Arbeitgeber agiert – das bedeutet, Sie müssen keine eigene Einheit gründen. EORs ermöglichen es Ihnen nicht nur vollzeit niederländische Mitarbeiter einzustellen, sondern kümmern sich auch um alle rechtlichen Anforderungen für die Einhaltung der niederländischen Gesetze bezüglich Gehaltsabrechnung, Arbeitsverträgen und Sozialleistungen wie Krankenversicherung und Mutterschaftsurlaub. EOR-Dienstleistungen beinhalten auch die Berechnung und Einbehaltung der Einkommensteuer, die Einstellung und Verwaltung von Mitarbeitern und die Gehaltsabrechnung.

Schritt #2: Wie man den besten EOR für Ihr Unternehmen auswählt

Bevor Sie eine Plattform auswählen, sollten Sie die Dienstleistungen, die Sie benötigen, und wie sehr Sie Ihre globale Einstellungspräsenz ausweiten möchten, berücksichtigen.

• Ist der EOR in den Ländern aktiv, in denen Sie einstellen müssen? Die erste und vielleicht offensichtlichste Überlegung bei der Auswahl eines EOR für die globale Expansion.
• Besitzt der EOR eigene Einheiten in den Ländern, in denen er Dienstleistungen anbietet? Wenn der EOR die Einheiten nicht besitzt, bedeutet dies, dass er mit einem lokalen oder Drittanbieter zusammenarbeitet.
• Wie schützt der EOR Ihre sensiblen und vertraulichen Informationen? Es ist entscheidend, dass Ihr EOR den angemessenen Datenschutz hat und über sichere Technologie verfügt, die mögliche Offenlegungen privater Informationen verhindert.
• Bietet der EOR automatisierte Lösungen an? Sie möchten vielleicht einen EOR suchen, der die Routinearbeit wie Onboarding und Registrierung von Sozialleistungen sowie andere allgemeine HR- und IT-Aufgaben automatisiert.
• Wie ist das Support-Modell des EOR? Es ist essentiell, dass Ihr EOR über Supportmitarbeiter verfügt, die sowohl leicht zu kontaktieren sind als auch Experten in den Vorschriften der Länder sind, in denen Sie einstellen.

Holen Sie sich die vollständige Checkliste in unserem Leitfaden: Was ist ein EOR?

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Schritt #3: So stellen Sie niederländische Mitarbeiter ein und führen das Mitarbeiter-Onboarding durch

Ein globales Beschäftigten-Team zu führen, ist nichts für schwache Nerven, und die Wahl eines Employer of Record (EOR), um beim Einstellen von Vollzeitmitarbeitern in den Niederlanden konform zu bleiben, ist der richtige Schritt, um schnell tätig zu werden. Sobald Sie sich für einen EOR entschieden haben, benötigen Sie die folgenden Informationen, um den Onboarding-Prozess mit Ihren neuen Mitarbeitern zu beginnen:

• Ihren Namen, Initialen, Geburtsdatum und vollständige Adresse
• Ihre Bürgerservicenummer (BSN)
• Das Gehalt des Mitarbeiters in Euro

Füllen Sie dann das offizielle Formular aus und senden Sie es an die niederländische Zoll- und Steuerverwaltung.

Als Nächstes müssen Sie den Beschäftigungsstatus des Arbeitnehmers klassifizieren, ob es sich um einen Vollzeitmitarbeiter oder einen selbständigen Auftragnehmer handelt. Sie müssen einen Arbeitsvertrag einschließlich eines Angebotsbriefs senden, in dem die Arbeitsbedingungen dargelegt sind.

Die Niederlande sind sehr streng, was ihre Arbeitsgesetze angeht, um das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben ihrer Mitarbeiter zu wahren. Niederländische Gesetze, insbesondere im Buch 7 des niederländischen Bürgerlichen Gesetzbuches, haben verpflichtende Sozialleistungsrichtlinien und Strafen festgelegt, falls Arbeitgeber sie nicht korrekt implementieren. Diese erforderlichen Leistungen umfassen eine dreiteilige Rente, mindestens 20 bezahlte Urlaubstage pro Jahr, gesetzliche Feiertage, unbegrenzte Krankheitstage, Krankenversicherung und Pflegeversicherung.

Ein EOR kann Arbeitsverträge automatisch lokalisieren und verteilen, um diese erforderlichen Leistungen und mehr einzuschließen, während Sie im heutigen Arbeitsmarkt wettbewerbsfähig bleiben. Jeder niederländische Mitarbeiter wird einen rechtlich konformen Vertrag erhalten, der gesetzliche Anforderungen für Probezeiten, Arbeitszeiten, Renten, Mindestlohn, Sozialleistungen und Kündigungsrichtlinien wie Abfindung und Kündigungsfristen bietet. Durchschnittliche Arbeitswochen (gängige Praxis) liegen zwischen 36-40 Stunden und es wird nicht verlangt, an Sonntagen/Wochenenden und/oder an öffentlichen Feiertagen zu arbeiten, es sei denn, dies ist im Arbeitsvertrag/Tarifvertrag festgelegt.

Lokale Arbeitsgesetze schützen die Arbeitnehmer und besagen, dass ein unbefristeter Vertrag nicht ohne die Zustimmung der UWV (Behörde für Arbeitnehmerversicherungen) gekündigt werden kann. Befristete Arbeitsverträge können während der Probezeit gekündigt oder nicht verlängert werden. Im Gegensatz dazu können Auftragnehmer/Freelancer, die befristete Verträge haben, jederzeit mit einer Kündigungsfrist gekündigt werden.

Schritt #4: Führen Sie die Lohnabrechnung durch

Sobald Sie die Informationen eines neuen Mitarbeiters gesammelt haben und beide Parteien Arbeitsverträge unterzeichnet haben, wird ein EOR Ihre niederländischen Mitarbeiter mit ihrem jährlichen Gehalt in EUR bezahlen und dabei die gesetzlich erforderlichen Steuern von ihrem Gehalt mit dem richtigen Steuersatz gemäß lokalen Gesetzen einbehalten. Arbeitgeber zahlen Lohnsteuer und Beiträge auf das monatliche Gehalt der Mitarbeiter, einschließlich:

• Einkommensteuer
• Sozialversicherungsbeiträge
• Mandatory private healthcare

Während die Lohnabrechnung einmal im Monat um den 25. herum erfolgt, müssen Arbeitgeber die Lohnsteuern bis zum Ende des folgenden Monats entrichten und abführen. Wenn Sie diese Lohnsteuern nach dem Fälligkeitstag nicht bezahlen, wird Ihnen eine Verwaltungsstrafe von 3 % auf den offenen Betrag in Rechnung gestellt. Wenn Sie Ihre Steuererklärung nicht abgeben oder die Abgabefrist verpassen, werden Ihnen 68 € berechnet. Für das A-Z der globalen Beschäftigungslöhne lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden zur Durchführung internationaler Lohnabrechnungen für Mitarbeiter in den Niederlanden.

Häufig gestellte Fragen zur Einstellung über einen EOR in den Niederlanden

Was kostet ein EOR?

EORs verwenden typischerweise eine von zwei Preisstrukturen:

• Feste monatliche Gebühr pro Mitarbeiter
• Prozentsatz des Gehalts plus anwendbare Steuern

Beide Methoden können auch mit verschiedenen Verwaltungsgebühren, Onboarding-Kosten und anderen Kosten für zusätzliche Funktionen einhergehen. 

Denken Sie daran, dass Sie nicht Ihren gesamten Beschäftigtenstamm über einen EOR beschäftigen müssen. Wenn Sie dessen Nutzung segmentieren möchten, werden Ihnen nur die Mitarbeiter in Rechnung gestellt, die Sie über den EOR beschäftigen.

Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und einem PEO?

Eine Professional Employer Organization (PEO) beschäftigt gemeinsam die Belegschaft eines Unternehmens und bietet administrative Dienstleistungen wie die Bezahlung von Mitarbeitern, die Handhabung von Compliance und die Abwicklung der Gehaltsabrechnungen. Das Unternehmen und die PEO sind gemeinsam für die Belegschaft verantwortlich. Eine PEO erlaubt Ihnen jedoch nicht, in anderen Ländern einzustellen, in denen Sie keine lokale Entität eingerichtet haben. 

Ein EOR hingegen ist der alleinige Arbeitgeber des Teils Ihrer Belegschaft, für den Sie ihn nutzen, und übernimmt alle damit verbundenen Haftungen. Ein EOR ermöglicht es Unternehmen, mit Mitarbeitern in anderen Ländern zusammenzuarbeiten, ohne eine rechtliche Einheit gründen zu müssen.

Schützt ein EOR Ihre sensiblen und vertraulichen Informationen?

Während die Auslagerung Ihres Lohnabrechnungsmanagements an einen EOR Ihnen Zeit sparen und das Compliance-Risiko verringern kann, sind Sie Datenverstößen durch manuelle Uploads ausgesetzt, wenn Sie Ihre Daten mit Unternehmen teilen, die Drittanbieter verwenden. 

Nach dem Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten haben Bürger der Niederlande das Recht zu wissen, was mit ihren persönlichen Daten gemacht wird und wer Zugang dazu hat. Die Datenschutzbehörde überwacht die Einhaltung und prüft, ob Organisationen das Gesetz befolgen.

Sie sollten nach EORs suchen, die Datenschutz priorisieren, einschließlich:

• Einhaltung branchenüblicher Datenschutzvorschriften in verschiedenen Ländern.
• Sichere Infrastruktur mit Rund-um-die-Uhr-Wartung.
• Sorgfältig geprüftes Personal.

Sie können auch eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DVA) mit einem Lohnabrechnungsdienst abschließen, die solide Datenschutzpraktiken vorschreibt und rechtlichen Schutz bietet. 

Hilft ein EOR bei den niederländischen Steuererklärungen?

Ein EOR kann Ihre Steuern in den Niederlanden automatisch berechnen und einreichen. Rippling ist beispielsweise ein autorisierter Lohnabrechnungsanbieter in den Niederlanden. Der Arbeitgeber ist verpflichtet, jeden Monat einen Gehaltszettel, oder loonstrookje, sowie am Jahresende einen zusammenfassenden Gehaltszettel über alle Einnahmen und Abzüge bereitzustellen.

Im Auftrag Ihres Unternehmens kann es ein loonstrookje verteilen und einreichen, das Folgendes umreißt:

• Bruttogehalt.
• Nettogehalt.
• Einbehaltene Steuern.
• Arbeitgeberbeiträge zu den Sozialversicherungen.

Was sind die obligatorischen Sozialleistungen für niederländische Arbeitnehmer?

The Dutch Civil Code provides the following mandatory employee benefits:

• Renten.
• krankheitsbedingte Abwesenheit.
• Elternzeit (einschließlich Vaterschafts- und Mutterschaftsurlaub).
• Urlaubsanspruch (Mindestens 20 bezahlte Urlaubstage).
• Gesetzliche Feiertage (nicht in der Gesamtzahl der Urlaubstage enthalten).
• Krankenversicherung.
• Pflegeversicherung.

Viele niederländische Arbeitgeber bieten zusätzliche ergänzende Leistungen an, wie Zuschüsse für Home-Offices, ein 13. Monatsgehalt oder Urlaubsgeld, gesetzlichen Jahresurlaub, erweiterten Vaterschaftsurlaub und andere Arten von gesetzlich geschütztem Urlaub.

Lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden für weitere Informationen über obligatorische Leistungen in den Niederlanden.

Was sind die Arbeitgeberkosten für Vollzeitmitarbeiter in den Niederlanden?

Arbeitgeber in den Niederlanden sind verantwortlich dafür, dass die folgenden Abzüge vom Gehalt ihrer Vollzeitmitarbeiter vorgenommen werden. Die gesamten Arbeitgeberlohnskosten können bis zu 33,29% betragen (exklusive Zusatzleistungen).

Finden Sie die Einzelheiten unten:

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Rippling und seine Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und ist nicht als Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung gedacht. Sie sollten vor der Durchführung von damit zusammenhängenden Aktivitäten oder Transaktionen Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren.