Wie man Mitarbeiter in Kanada über einen Arbeitgeber der Akte (EOR) einstellt [2023 Leitfaden]

Einstellung in Kanada? Ausländische Arbeitgeber, die an der Nutzung des qualifizierten Arbeitskräftepools des Landes interessiert sind, können damit beginnen, kanadische Auftragnehmer/ Subunternehmer einzustellen und internationale Zahlungen zu senden. Aber wenn Sie expandieren und Vollzeit-Mitarbeiter einstellen möchten, müssen Sie eine juristische Person gründen oder über einen Employer of Record (EOR) einstellen.

Alternativ können Sie ein „Employer of Record" (EOR) nutzen, das die kanadische Lohn-, Steuer- und Compliance-Anforderungen übernimmt. Durch die Einheiten von Rippling EOR können Sie schnell und konform Mitarbeiter in Kanada einstellen und mit ihnen arbeiten.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die Einstellung über einen EOR in Kanada.

Schritt für Schritt: Wie man durch einen Employer of Record in Kanada einstellt

Schritt #1: Entscheiden zwischen einem kanadischen EOR und einer juristischen Person

Sollten Sie kanadische Mitarbeiter über einen EOR einstellen oder Ihre eigene Einheit gründen? Das hängt von den Ressourcen, der Größe Ihres Unternehmens und den Plänen zur Skalierung ab.

• Juristische Person in Kanada. Die Gründung einer juristischen Person von Grund auf erfordert meist eine Registrierung bei lokalen Behörden, die Eröffnung eines lokalen Bankkontos und die Beratung durch lokale Experten, um die Einhaltung von Steuer- und Arbeitsrecht zu gewährleisten.
• Kanadischer EOR. Ein EOR ist ein Drittanbieterdienst, der im Namen eines Unternehmens als Arbeitgeber fungiert - was bedeutet, dass Sie Ihre eigene Einheit nicht gründen müssen. Neben der Möglichkeit, Vollzeitkanadische Mitarbeiter einzustellen, kümmern sich EORs um alle rechtlichen Anforderungen für die Einhaltung kanadischer Gesetze für Lohnabrechnung, Verträge und Sozialleistungen. EOR-Dienste umfassen auch die Berechnung und Einbehaltung von Steuern, das Onboarding und die Verwaltung von Mitarbeitern sowie die Gehaltsabrechnung.

Die Registrierung einer juristischen Person kann Monate in Anspruch nehmen. Einmal etabliert, erfordert es Kenntnisse über komplexe kanadische Arbeitsgesetze, die nach Provinz und Territorium variieren. Jeder Fehltritt kann zu Bußgeldern und rechtlichen Schritten von der Canadian Revenue Agency (CRA) führen.

Mitarbeiter in Kanada in 90 Sekunden mit Rippling einstellen

Normalerweise ist das Einrichten einer Unternehmenseinheit im Ausland ein langwieriger, teurer Prozess. Aber durch die EOR-Einheiten von Rippling können Sie schnell und konform mit Menschen im Ausland anfangen zu arbeiten und sie einzustellen. Siehe Rippling.

Schritt #3: Wie man seine kanadischen Mitarbeiter einstellt und onboardet

Sobald Sie einen EOR ausgewählt haben, der in Kanada arbeitet, können Sie mit dem Onboarding-Prozess beginnen, indem Sie die folgenden Informationen von Ihren neuen Mitarbeitern sammeln:

• Name (entsprechend dem Konto, auf das Sie ihr Gehalt einzahlen werden).
• Geburtsdatum und Einstellungsdatum.
• Kontaktdaten, einschließlich ihrer Postanschrift in Kanada.
• Sozialversicherungsnummer.
• Arbeitserlaubnis (falls zutreffend).
• Bankkontoinformationen.
• Zu zahlender Betrag in kanadischen Dollar (CAD).
• Ausgefüllte TD1-Formulare. Jeder Vollzeitmitarbeiter muss eine Personal Tax Credits Return (TD1-Formular) ausfüllen, und sie müssen jedes Mal ein neues einreichen, wenn sie Änderungen an ihren persönlichen Steuergutschriften vornehmen.

Als Nächstes müssen Sie ein Arbeitsvertrag versenden, der die wichtigsten Arbeitsbedingungen umreißt. Ein EOR kann Arbeitsverträge automatisch lokalisieren und verteilen. Jede Einstellung in Kanada wird einen gesetzlich konformen Vertrag haben, der gesetzliche Anforderungen für Probezeiten, Arbeitszeiten, Mindestlohn, Sozialleistungen und Kündigungsrichtlinien wie Abfindung und Kündigungsfristen anbietet.

Beispiel: Nehmen wir an, Sie stellen zwei Stundenmitarbeiter in Kanada ein, die in verschiedenen Provinzen leben, in denen separate Überstundenbezahlungsanforderungen gelten.

Wenn Sie einen EOR in Kanada verwenden, wird es separate Arbeitsverträge erstellen, um zu berücksichtigen, dass der Bewohner von Ontario berechtigt ist, 1,5x den Basislohn nach 44 Stunden in einer Arbeitswoche zu erhalten, und der Bewohner von British Columbia den Überstundensatz nach acht Stunden an einem Arbeitstag bekommt.

Rippling EOR markiert automatisch nicht konforme Krankheitstagsrichtlinien und informiert Sie, wie Sie diese korrigieren können. Wenn Sie Ihren Mitarbeitern mehr Urlaub geben möchten, um den Richtlinien in anderen Ländern zu entsprechen, können Sie das auch tun. Siehe Rippling.

Schritt #4: Gehaltsabrechnung durchführen

Für das A bis Z zur globalen Gehaltsabrechnung, lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden zur Durchführung internationaler Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter in Kanada.

Nachdem Sie die Informationen eines neuen Mitarbeiters gesammelt und beide Parteien Arbeitsverträge unterschrieben haben, wird ein EOR Ihre kanadischen Mitarbeiter in CAD bezahlen und dabei gesetzlich vorgeschriebene Steuern von den Gehältern einbehalten. Dazu gehören Beiträge zu:

• Bundes- und Provinzeinkommenssteuern
• Kanadischer Rentenplan (oder der Rentenplan von Québec für Einwohner Québecs)
• Arbeitslosenversicherung
• Beschäftigungsgesundheitssteuer
• Arbeiterunfallversicherung

Keep in mind many EOR companies are payroll aggregators, meaning they pay employees via third-party vendors. This makes for slower processing times and headaches when it comes to managing international employees under the same system.

Rippling EOR hingegen vereinfacht die globale Anstellung, indem es native Gehaltsabrechnungssoftware verwendet, um Gelder zu senden und Steuern zu handhaben, sodass Sie kanadische Mitarbeiter zusammen mit Ihrer lokalen Belegschaft bezahlen können – alles in einem einzigen Gehaltslauf.

Nachfolgend finden Sie eine Vorschau darauf, wie das globale Gehaltsabrechnungssystem von Rippling mit einem Klick funktioniert:

Häufig gestellte Fragen zum Einstellen durch einen EOR in Kanada

Wie viel kostet ein EOR?

EORs verwenden typischerweise eine von zwei Preisstrukturen:

• Feste monatliche Gebühr pro Mitarbeiter
• Prozentsatz der Gehaltsabrechnung plus anwendbare Steuern

Beide Methoden können auch verschiedene Verwaltungsgebühren, Onboarding-Gebühren und andere Kosten für Zusatzfunktionen beinhalten.

Beachten Sie, dass Sie nicht Ihren gesamten Belegschaft durch einen EOR beschäftigen müssen. Wenn Sie dessen Nutzung segmentieren möchten, werden Ihnen nur die Mitarbeiter in Rechnung gestellt, die Sie durch den EOR beschäftigen.

Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und PEO?

Eine Professional Employer Organization (PEO) beschäftigt gemeinsam die Belegschaft eines Unternehmens und bietet administrative Dienstleistungen wie das Bezahlen von Mitarbeitern, die Handhabung der Compliance und das Einreichen von Gehaltssteuern an. Das Unternehmen und die PEO sind gemeinsam für die Belegschaft verantwortlich. Ein PEO ermöglicht es jedoch nicht, Mitarbeiter in anderen Ländern einzustellen, in denen Sie keine lokale Einheit gegründet haben.

Ein EOR hingegen ist der alleinige Arbeitgeber des Teils Ihrer Belegschaft, für den Sie es verwenden, und übernimmt alle damit verbundenen Haftungen. Ein EOR ermöglicht es Unternehmen, mit Mitarbeitern in anderen Ländern zu arbeiten, ohne eine rechtliche Einheit zu gründen.

Schützt ein EOR Ihre sensiblen und vertraulichen Informationen?

Während die Auslagerung Ihres Gehaltsabrechnungsmanagements an einen EOR Ihnen Zeit und Compliance-Risiken erspart, setzt Sie die Weitergabe Ihrer Daten an Unternehmen, die Drittanbieter verwenden, manuellen Uploads und Datenpannen aus.

Sie sollten EORs suchen, die Datenschutz priorisieren, einschließlich:

• Einhaltung branchenüblicher Datenschutzbestimmungen in verschiedenen Ländern.
• Sichere Infrastruktur mit rund um die Uhr Wartung.
• Sorgfältig geprüftes Personal.

Sie können auch eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DVA) mit einem Gehaltsabrechnungsdienst abschließen, die solide Datenschutzpraktiken vorschreibt und rechtlichen Schutz bietet.

Hilft ein EOR bei kanadischen Steuererklärungen?

Ein EOR kann automatisch Ihre Steuern in Kanada berechnen und einreichen. Rippling ist zum Beispiel ein autorisierter Gehaltsabrechner der CRA. Im Namen Ihres Unternehmens kann es T4-Formulare verteilen und einreichen, die Folgendes umreißen:

• Gesamteinkommen.
• Arbeitseinkommen.
• Steuerpflichtige Leistungen.
• Abgezogene Einkommenssteuer.
• Beiträge zum Kanadischen Rentenplan (CPP) oder regionale Rentenpläne wie der Rentenplan von Québec (QPP).
• Prämien für die Arbeitslosenversicherung (EI).

Welche verpflichtenden Sozialleistungen gibt es für kanadische Mitarbeiter?

Die Beschäftigungsstandards und -vorschriften Kanadas bieten die folgenden obligatorischen Mitarbeiterleistungen:

• Rente
• Krankheitstage
• Elternzeit (einschließlich Vaterschafts- und Mutterschaftsurlaub)
• Anderer geschützter Urlaub (wie Urlaub aus familiärer Verantwortung und für mitfühlende Betreuung)
• Urlaubsansprüche (variieren je nach Dienstjahr)
• Gesetzliche Feiertage
• Arbeitnehmerentschädigung

Ein Gruppenkrankenversicherungsplan ist nicht verpflichtend, wird aber empfohlen, und die genauen Leistungen variieren je nach Provinz. Nicht jede Provinz hat auch die gleichen Feiertage. Zum Beispiel ist der Gedenktag ein gesetzlicher Feiertag in Alberta und British Columbia, aber nicht in Ontario.

Für weitere Informationen über verpflichtende Leistungen in Kanada, lesen Sie unseren vollständigen Leitfaden.

Rippling und seine Partner bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung. Dieses Material wurde zu Informationszwecken vorbereitet und ist nicht dazu gedacht, und sollte nicht dafür verwendet werden, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu bieten. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren, bevor Sie irgendeine verwandte Aktivität oder Transaktion durchführen.