So stellen Sie Mitarbeiter in Polen durch einen Arbeitgeber des Records (EOR) ein [2023 Leitfaden]

Mitarbeitereinstellungen in Polen? Ausländische Arbeitgeber, die am talentierten Arbeitsmarkt des Landes interessiert sind, können damit beginnen, polnische Auftragnehmer zu beschäftigen und internationale Zahlungen zu senden. Aber wenn du expandieren und Vollzeitmitarbeiter einstellen möchtest, musst du eine Rechtseinheit gründen oder durch einen Employer of Record (EOR) einstellen.

Die Registrierung einer Rechtseinheit kann Monate dauern. Einmal eingerichtet, erfordert es Kenntnisse über komplexe polnische und EU-Beschäftigungsgesetze. Jeder Fehltritt kann zu Bußgeldern und rechtlichen Schritten von Polens Nationaler Arbeitsinspektion führen, die den polnischen Arbeitskodex durchsetzt. Dies deckt Bereiche wie Arbeitszeiten und die Arbeitswoche, Vergütung, Arbeitsbedingungen, Feiertage, Freizeit, Jahresurlaub, Beendigung und mehr ab.

Alternativ kannst du einen „Employer of Record“ (EOR) nutzen, der sich um die polnische Lohnabrechnung, Steuern und Compliance-Anforderungen kümmert.

Hier ist eine Schritt-für-Schritt-Anleitung zur Einstellung durch einen EOR in Polen.

Schritt für Schritt: Wie man durch einen Employer of Record in Polen einstellt

Schritt #1: Entscheide zwischen einem polnischen EOR und einer Rechtseinheit

Solltest du polnische Angestellte durch einen EOR einstellen, oder deine eigene Einheit gründen? Dies hängt von den Ressourcen, der Größe deines Unternehmens und den Plänen zur Skalierung ab.

• Rechtseinheit in Polen. Die Einrichtung einer Rechtseinheit von Grund auf erfordert normalerweise eine Registrierung bei lokalen Behörden, die Eröffnung eines lokalen Bankkontos und die Konsultation mit lokalen Experten, um die Einhaltung der polnischen Steuer- und Arbeitsgesetze einschließlich der polnischen Sozialversicherungsanstalt zu gewährleisten. Polens Nationale Arbeitsinspektion nimmt alle Arbeitsbeschwerden ernst. Es gibt viele Schritte in diesem Prozess und Fehler können Verzögerungen verursachen, um einsatzbereit zu sein.
• Polnischer EOR. Ein EOR ist ein Drittanbieterservice, der als Arbeitgeber im Namen eines Unternehmens operiert – das bedeutet, du musst nicht deine eigene Einheit gründen. Neben der Möglichkeit, Vollzeitmitarbeiter in Polen einzustellen, kann ein polnischer Employer of Record Service alle rechtlichen Anforderungen für die Einhaltung der EU- und polnischen Gesetze für Gehaltsabrechnungen, befristete Verträge und Vorteile übernehmen. Zu den EOR-Dienstleistungen gehören auch die Berechnung und Einbehaltung von Steuern zum richtigen Steuersatz, das Onboarding und das Verwalten von Mitarbeitern und das Führen der Gehaltsabrechnung.

Im Jahr 2023 gab es mehrere Änderungen am Arbeitskodex, einschließlich Bereichen wie Remote-Arbeit, Alkoholkontrollen, neue Urlaubsarten und Elternrechte. Die Vertrautheit mit dem Nationalen Gesundheitsfonds und der Polnischen Sozialversicherungsanstalt (ZUS) ist ebenfalls wichtig. ZUS reguliert Leistungen durch eine Reihe von Gesetzen und Vorschriften. Es deckt viele Ansprüche ab, einschließlich Krankheit und Wochen des Mutterschaftsurlaubs, langfristige Arbeitsunfähigkeit, Altersrente, Arbeitsunfallabdeckung und mehr.

Step #2: How to choose the best EOR for your business

Before you choose a platform, you should consider the services you will need, and how much you plan to grow your global hiring presence.

• Is the EOR active in the countries in which you need to hire? The first, and perhaps most obvious consideration when choosing an EOR for global expansion.
• Does the EOR own its own entities in the countries it services? If the EOR does not own the entities, it means they are partnering with a local or third-party provider.
• How does the EOR protect your sensitive and confidential information? It is vital that your EOR has the appropriate data protections in place, as well as secure technology that eliminates potential disclosures of private information.
• Does the EOR offer automated solutions? You may want to look for an EOR that automates the busy work like onboarding and benefits enrollment and other common HR and IT tasks.
• What is the EOR’s support model? It’s essential that your EOR has support staff that are both easy to contact and experts in the regulations of the countries in which you are hiring.

Get the full checklist in our guide: What is an EOR?

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Schritt #3: Wie Sie Ihre polnischen Mitarbeiter einstellen und onboarden

Sobald Sie ein EOR, das in Polen arbeitet, ausgewählt haben, können Sie den Onboarding-Prozess beginnen, indem Sie die folgenden Informationen von Ihren neuen Mitarbeitern sammeln:

• Name (entsprechend dem Konto, auf das ihr Gehalt eingezahlt wird).
• Geburtsdatum und Einstellungsdatum.
• Kontaktinformationen, einschließlich ihrer Postadresse in Polen.
• PESEL persönliche ID-Nummer.
• NIP Steueridentifikationsnummer.
• Bankkontoinformationen.
• Zu bezahlender Betrag in Polnischen Złoty (PLN).
• ZUS ZUA: Formular zur Anmeldung für Sozialversicherungsleistungen.
• ZUS ZZA: Formular für staatliche Krankenversicherungsleistungen.
• ZUS ZCNA: Krankenversicherung für Familienmitglieder von Arbeitnehmern oder Selbstständigen.
• Polnische Krankenversicherungskarte (karty ubezpieczenia zdrowotnego oder KUZ) Informationen.
• Medizinische Untersuchung.
• Beachten Sie, dass EU/EWR-Bürger keine Arbeitserlaubnis für Polen benötigen.

Als Nächstes müssen Sie einen Arbeitsvertrag senden, der wichtige Arbeitsbedingungen wie Art der Arbeit, Position, Arbeitsort, Arbeitszeiten, Vergütung, Arbeitsbeginn und Probe- oder Bewertungszeitraum festlegt. Der polnische Arbeitsgesetzgeber fordert, dass Arbeitgeber neue Mitarbeiter über die Rechte und Pflichten beider Parteien (das Arbeitsverhältnis), Vergütung, Probezeit und so weiter informieren.

Ein EOR kann automatisch Arbeitsverträge lokalisieren und verteilen. Jeder polnische Mitarbeiter erhält einen gesetzlich konformen Vertrag, der gesetzliche Anforderungen für Probezeiten, Arbeitszeiten, Mindestlohn, Sozialleistungen und Kündigungspolitik, wie Abfindung und Kündigungsfristen, bietet. 

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Schritt #4: Gehaltsabrechnung durchführen

Für das A bis Z von globaler Beschäftigung und Gehaltsabrechnung, lesen Sie unseren umfassenden Leitfaden zur Durchführung internationaler Gehaltsabrechnungen für Mitarbeiter in Polen.

Sobald Sie die Informationen eines neuen Mitarbeiters gesammelt haben und beide Parteien Arbeitsverträge unterschrieben haben, wird ein EOR Ihre polnischen Mitarbeiter in Złoty (PLN) bezahlen, während gesetzlich vorgeschriebene Steuern vom Gehalt abgezogen werden. Dies beinhaltet Beiträge zu:

• Sozialversicherung und Rentenpläne.
• Krankenversicherung.
• Unfallversicherung.
• Andere freiwillige Ansprüche (betriebliche Altersvorsorge).

In Polen ist es üblich, Mitarbeitern monatlich einen Gehaltszettel auszuhändigen, der entweder in Papierform oder digital vorliegen kann.

Häufig gestellte Fragen zur Anstellung durch ein EOR in Polen

Wie viel kostet ein EOR?

EORs verwenden typischerweise eine von zwei Preisstrukturen:

• Feste monatliche Gebühr pro Mitarbeiter
• Prozentsatz des Gehalts plus anwendbare Steuern

Beide Methoden können auch mit verschiedenen Verwaltungsgebühren, Onboarding-Gebühren und anderen Kosten für zusätzliche Funktionen einhergehen. 

Beachten Sie, dass Sie ein EOR nicht für Ihre gesamte Belegschaft verwenden müssen. Wenn Sie dessen Nutzung segmentieren möchten, werden Ihnen nur die Mitarbeiter in Rechnung gestellt, die Sie über das EOR beschäftigen.

Was ist der Unterschied zwischen einem EOR und einem PEO?

Eine Professional Employer Organization (PEO) ist Mit-Arbeitgeber der Belegschaft eines Unternehmens und bietet Verwaltungsdienstleistungen wie das Bezahlen von Mitarbeitern, das Handhaben von Compliance und das Einreichen von Gehaltssteuern. Das Unternehmen und das PEO sind gemeinsam für die Belegschaft verantwortlich. PEO-Dienste erlauben jedoch nicht, in anderen Ländern einzustellen, in denen Sie keine lokale Einheit gegründet haben. 

Ein EOR hingegen ist der alleinige Arbeitgeber des Teils Ihrer Belegschaft, den Sie dafür nutzen, und übernimmt alle damit verbundenen Haftungen. Ein EOR ermöglicht Unternehmen, mit Mitarbeitern in anderen Ländern zusammenzuarbeiten, ohne eine rechtliche Einheit zu gründen.

Schützt ein EOR Ihre sensiblen und vertraulichen Informationen?

Während die Auslagerung Ihres Gehaltsabrechnungsmanagements an ein EOR Ihnen Zeit und Compliance-Risiken erspart, setzt das Teilen Ihrer Daten mit Unternehmen, die Drittanbieter verwenden, Sie Datenverletzungen durch manuelle Uploads aus. In Polen wird der Datenschutz durch das europäische Recht, die Allgemeine Datenschutzverordnung (GDPR), geregelt. Das polnische Amt für Datenschutz (UODO) untersucht Beschwerden und hat eine Reihe von Unternehmen mit Bußgeldern belegt. Im Jahr 2022 verhängte UODO ein Bußgeld von EUR 1.000.000 (USD 1.098.950) für einen Datenschutzverstoß. Die Strafen können bis zu EUR 20.000.000 (USD 21.979.300) hoch sein.

Sie sollten sich nach Arbeitgebern des Records (EOR) umsehen, die den Datenschutz priorisieren, einschließlich:

• Einhaltung branchenüblicher Datenschutzvorschriften in verschiedenen Ländern.
• Sichere Infrastruktur mit Wartung rund um die Uhr.
• Sorgfältig geprüftes Personal.

Sie können auch eine Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) mit einem Lohnabrechnungsdienstleister abschließen, der solide Datenschutzpraktiken vorschreibt und rechtlichen Schutz bietet.

Überlegen Sie, Ihr eigenes Unternehmen in Polen zu gründen? Laut Weltbank dauert dies in Polen durchschnittlich 37 Tage.

Unterstützt ein EOR bei der Steuererklärung in Polen?

Ein EOR kann automatisch Ihre Arbeitgebersteuern in Polen berechnen und anmelden. Es kann Mitarbeitern auch offizielle Unterlagen über ihr Netto- und Bruttoeinkommen, abgezogene Steuern, Leistungen und andere Beiträge zur Verfügung stellen. Für Unternehmen kann ein EOR Unterlagen einreichen, die abdecken:

• Einkommen aus Beschäftigung.
• Steuerpflichtige Leistungen.
• Abgezogene Einkommensteuer.
• Andere erforderliche Abzüge vom Bruttoeinkommen.

Welche Sozialleistungen sind für polnische Mitarbeiter obligatorisch?

Obligatorische Sozialleistungen für Mitarbeiter in Polen sind:

• Rentenversicherung.
• Invaliditätsversicherung.
• Unfallversicherung bei der Arbeit.
• Beschäftigungskapitalplan (PKK) Altersvorsorgeplan.
• Arbeitsschutzunterweisung und ärztliche Untersuchungen.
• krankheitsbedingte Abwesenheit.
• Urlaubsansprüche.
• Gesetzliche oder öffentliche Feiertage (Weihnachten, Neujahrstag, Verfassungstag, Unabhängigkeitstag usw.).
• Elternzeit (einschließlich Vaterschafts- und Mutterschaftsurlaub).

Für weitere Informationen zu den obligatorischen Leistungen in Polen, lernen Sie unseren kompletten Leitfaden kennen.

Welche Kosten tragen Arbeitgeber für Vollzeitmitarbeiter in Polen?

Zusätzlich zu Steuern sind Arbeitgeber dafür verantwortlich, die folgenden Beiträge von den Gehaltsschecks ihrer Vollzeitmitarbeiter abzuziehen. Dies sind die Arbeitgeberbeiträge (aber beachten Sie, dass sich die Abzüge gemäß neuen polnischen Arbeitsgesetzen ändern können):

Arbeitgeber zahlen auch Mitarbeitern für gesetzliche Feiertage (es gibt 13) und Jahresurlaub.

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Rippling und seine Partner bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dazu gedacht, und sollte nicht dafür verwendet werden, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu erhalten. Sie sollten vor der Durchführung entsprechender Aktivitäten oder Transaktionen Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren.