Mit einem herausragenden Talentpool, der von einer starken Arbeitsethik geprägt ist, ist Schweden ein idealer Standort für globale Unternehmen, die das Potenzial von unabhängigen Auftragnehmern innerhalb der eigenen Grenzen nutzen möchten.
Wenn Sie jedoch nicht mit den schwedischen Steuer- und Arbeitsvorschriften vertraut sind, könnten Sie bei der Einstellung von Auftragnehmenden auf Hindernisse stoßen. Das geschickte Navigieren dieser Herausforderungen erfordert sorgfältige Aufmerksamkeit – von der genauen Klassifizierung Ihrer Beschäftigten über die Auswahl zuverlässiger Zahlungsmethoden bis hin zur Sicherstellung ordnungsgemäßer Dokumentation.
Aber keine Sorge, dieser Leitfaden wird Ihnen Schritt für Schritt helfen. Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie schwedische Auftragnehmende einstellen sowie bezahlen und dabei die lokalen Arbeitsgesetze einhalten.
Schritt #1: Klassifizieren Sie Ihre Beschäftigten in Schweden
Zwar gibt es in Schweden kein spezielles Gesetz oder Gesetzbuch, das sich mit selbstständigen Auftragnehmenden befasst, doch bietet das Beschäftigungsschutzgesetz (Lagen om anställningsskydd) einen klaren Rahmen für die Definition des Verhältnisses zwischen Arbeitgebern und Angestellten.
Laut diesen Kriterien treffen auf selbstständige Auftragnehmende folgende Eigenschaften zu:
- Sie können Ihren Arbeitsplan und Ihre Arbeitszeiten selbst bestimmen.
- Sie arbeiten an Projekten für mehrere Unternehmen.
- Sie nutzen ihre persönlichen Geräte und ihre eigene Ausrüstung.
- Sie agieren unabhängig von den Kernfunktionen des Unternehmens (das bedeutet auch, dass sie keine interne E-Mail-Adresse besitzen).
- Sie haben die Möglichkeit, Aufgaben zu delegieren oder an Subunternehmer*innen weiterzugeben.
- Sie arbeiten ohne direkte Aufsicht oder Anleitung.
Zusätzlich sind Arbeitgeber verpflichtet, Steuern zu zahlen und Sozialleistungen für Angestellte bereitzustellen, nicht jedoch für Auftragnehmende. Folglich könnten einige skrupellose Arbeitgeber ihre Beschäftigten absichtlich als Auftragnehmende klassifizieren, um finanzielle Verpflichtungen zu umgehen.
Unabhängig davon, ob die falsche Einstufung absichtlich oder unabsichtlich erfolgt, können Unternehmen mit erheblichen Geldstrafen und rechtlichen Konsequenzen seitens der schwedischen Regierung rechnen. Wird ein Unternehmen bei der falschen Einstufung von Angestellten ertappt, führt dies nicht nur zu rechtlichen Komplikationen, sondern auch dazu, dass es den falsch eingestuften Angestellten Löhne und Sozialleistungen erstatten muss.
Für ein besseres Verständnis finden Sie hier eine Übersicht der Faktoren, welche die örtlichen Behörden bei einer Klassifizierung von Beschäftigten in Betracht ziehen:
Auftragnehmende
Angestellte
Hohe Eigenkontrolle. Auftragnehmende genießen in der Regel mehr Autonomie, um zu entscheiden, wann und wie sie ihre Arbeit erledigen.
Mehr Anleitung vom Arbeitgeber. Angestellte erhalten mehr Kontrolle und Anleitung von ihrem Arbeitgeber. Letzterer gibt Anweisungen, wie die Arbeit auszuführen ist und kann auch bestimmte Arbeitszeiten festlegen.
Auftragnehmende verwenden in der Regel ihre persönlichen Geräte und ihre eigene Ausrüstung.
Arbeitgeber stellen ihren Angestellten die notwendigen Ausrüstungen und Geräte zur Verfügung.
Kein Anspruch auf Sozialleistungen. Auftragnehmende erhalten nicht die gleichen Sozialleistungen und Schutzmaßnahmen wie Angestellte und müssen ihre eigenen Steuern zahlen.
Anspruch auf Sozialleistungen. Angestellte haben Anspruch auf Sozialleistungen und Schutzmaßnahmen, wie Mindestlohn und Urlaubsgeld. Sie können zudem Leistungen wie Renten, Krankenversicherung und bezahlte krankheitsbedingte Abwesenheiten erhalten.
Hohes Haftungsrisiko. Auftragnehmende übernehmen in der Regel die Haftung für die von ihnen geleistete Arbeit.
Kein Haftungsrisiko. Angestellte sind im Allgemeinen vor der Haftung für arbeitsbedingte Probleme geschützt.
Weitergabe von Aufgaben. Auftragnehmende können Arbeit an andere Unternehmen oder Einzelpersonen delegieren.
Keine Weitergabe von Aufgaben. Angestellte müssen ihre Arbeit selbst erledigen. Sie dürfen Aufgaben nicht ohne Genehmigung des Unternehmens delegieren.
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Los geht'sSchritt Nr. #2: Bestimmen Sie den besten Weg, um Auftragnehmende in Schweden zu bezahlen
Als Nächstes sollten Sie eine Zahlungsmethode für die Entlohnung auswählen.
Im Zeitalter der wachsenden globalen Belegschaften und der weit verbreiteten Fernarbeit haben Sie eine große Auswahl an Möglichkeiten, um internationale Zahlungen zu senden. Hier sind Ihre besten Optionen:
- Banküberweisungen: Dies beinhaltet die Eröffnung eines schwedischen Bankkontos, um eine Direktüberweisung der Gelder auf die Konten der Freelancer*innen vorzunehmen. Alternativ können Sie Ihre eigene Bank verwenden, um eine sichere internationale Überweisung durchzuführen. Beachten Sie, dass für diese Überweisungen häufig erhebliche Gebühren anfallen.
- Internationale Zahlungsanweisungen: Internationale Zahlungsanweisungen sind zwar eine gängige Methode zur Bezahlung, aber sie bringen lange Bearbeitungszeiten mit sich. Dies liegt daran, dass der Arbeitgeber die Zahlungsanweisung persönlich abholen muss. Anschließend müssen Auftragnehmende diese bei Erhalt einzahlen. Zudem sind Zahlungsanweisungen in der Regel mit Gebühren und ungünstigen Wechselkursen verbunden.
- Digitale Geldbörsen oder Zahlungsplattformen: Viele Arbeitgeber bevorzugen Plattformen wie PayPal oder Wise, um grenzüberschreitende Geldüberweisungen zu erleichtern. Beachten Sie, dass nicht alle digitalen Plattformen weltweit zugänglich sind (z. B. ist Venmo auf die USA beschränkt). Außerdem unterliegen ihre Wechselkurse Schwankungen, was die Prognose von Ausgaben erschwert.
- Globale Gehaltsabrechnungsdienste: In der Regel sind Auftragnehmende nicht Teil des regulären Gehaltsabrechnungssystems, da keine Steuern von ihrem Arbeitgeber abgezogen werden. Stattdessen senden sie Rechnungen für die geleistete Arbeit, und die Bezahlung erfolgt über die Kreditorenbuchhaltung. In diesem Modell sind sie auch selbst für die Abwicklung ihrer Steuerzahlungen verantwortlich.
Nutzen Sie Rippling um schwedische Angestellte und Auftragnehmende in einem System zu bezahlen.
Schritt #3: Verwenden Sie eine globale Gehaltsabrechnungssoftware zur Bezahlung von schwedischen Auftragnehmenden
Wie in Schritt #2 erklärt, gibt es mehrere Methoden, um Auftragnehmende in Schweden zuverlässig zu bezahlen. Wenn Sie nach dem schnellsten und einfachsten Ansatz suchen, ist eine globale Gehaltsabrechnungssoftware der beste Weg.
Rippling ermöglicht es Ihnen, Auftragnehmende auf der ganzen Welt zu bezahlen.
Schritt Nr. 4: Stellen Sie sicher, dass schwedische Auftragnehmende über die richtigen Steuerinformationen verfügen
Nach Angaben der schwedischen Steuerbehörde (Skatteverket) können Arbeitgeber, die einen unbefristeten, laufenden Vertrag mit Bürger*innen haben, die Verantwortung für deren Steuern nach dem PAYE-System (pay-as-you-earn) übernehmen.
Allerdings sind selbstständige schwedische Staatsbürger*innen dafür verantwortlich, ihre Einkommenssteuer, Unternehmenssteuer, Mehrwertsteuer und Sozialabgaben selbst zu verwalten.
Je nach der Steuersituation der Auftragnehmenden und der Arbeitsart, müssen Sie ihnen möglicherweise Steuerformulare zur Verfügung stellen. Wenn Ihr Unternehmen in den USA tätig ist, sollten Auftragnehmende ein IRS-Formular W-8BEN ausfüllen, um ihre Selbstständigkeit zu bestätigen.
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Das Management von internationalen Auftragnehmenden ist mit Rippling ein Kinderspiel. Bezahlen Sie Ihre Beschäftigten in Schweden und auf der ganzen Welt in einem System.
Häufig gestellte Fragen zur Abwicklung der Gehaltsabrechnung für Auftragnehmende in Schweden
Müssen Sie in Schweden Steuern einbehalten, wenn Sie Auftragnehmende bezahlen?
Nein, ausländische Unternehmen sind nicht dazu verpflichtet. Es liegt in der Verantwortung der Auftragnehmenden, ihre eigenen Steuererklärungen, Steuererklärungen und Sozialversicherungsbeiträge zu verwalten.
Gilt der schwedische Mindestlohn auch für selbstständige Auftragnehmende in Schweden?
Nein, die Regeln zum Mindestlohn gelten nicht für sie.
Erhalten schwedische Auftragnehmende Sozialleistungen?
Nein, sie erhalten nicht die gleichen Sozialleistungen wie Vollzeitangestellte, die Krankengeld und bezahlten Urlaub erhalten. Erhalten Auftragnehmende solche Leistungen, steigt das Risiko einer Fehlklassifizierung.
Können Sie Auftragnehmende in Schweden in Ihrer Heimatwährung bezahlen?
Es ist üblich, schwedische Auftragnehmende in ihrer Landeswährung, der Schwedischen Krone (SEK), zu bezahlen. Wenn sie jedoch schriftlich zustimmen, können Sie sie auch in Ihrer eigenen Währung bezahlen.
Die meisten internationalen Zahlungsanbieter, wie Rippling, unterstützen Zahlungen an Auftragnehmende sowohl in Schwedischen Kronen als auch in Ihrer eigenen Währung.
Können Sie Auftragnehmende in Schweden manuell bezahlen?
Viele Kleinunternehmer*innen entscheiden sich dafür, die Bezahlung manuell zu bearbeiten, um Geld zu sparen. Diese Vorgehensweise kann jedoch sehr zeitaufwendig sein. Wenn Ihr Unternehmen wächst und beginnt, mit Auftragnehmenden aus verschiedenen Ländern zusammenzuarbeiten, wird die manuelle Lohnabrechnung noch komplizierter.
Zusätzlich birgt die manuelle Verarbeitung von Bezahlungen erhebliche Risiken für Sie und Ihr Unternehmen. Dazu gehören:
- Einhaltung von Vorschriften: Wenn Sie sich auf die manuelle Dateneingabe verlassen, erhöht sich das Risiko, Fehler zu machen oder wichtige Informationen zu übersehen. Dies könnte zu Problemen mit den gesetzlichen Anforderungen führen.
- Datenschutzprobleme: Es ist wichtig, die Datenschutzrisiken zu bedenken, wenn Sie Bezahldaten mithilfe von Tabellenkalkulationen oder Papierunterlagen verwalten. Diese Methoden können leicht zum Verlust, Diebstahl oder Missbrauch sensibler Daten führen.
- Erfahrung von Auftragnehmenden: Manuelle Bezahlungen können langsam sein und häufig fehlt die notwendige Transparenz bezüglich der Zahlungsabsicht. Dies führt zu einer frustrierenden Erfahrung für Auftragnehmende, die ihr Einkommen nachvollziehen müssen.
Wie werden Auftragnehmende in Schweden zu Angestellten?
Obwohl das Engagieren von Auftragnehmenden Flexibilität und gewisse finanzielle Vorteile bieten kann, gibt es Situationen, in denen Sie Vollzeitangestellte benötigen. Bei der Umwandlung sollten Sie sicherzustellen, dass alle gesetzlichen Verpflichtungen erfüllt werden.
Das schwedische Recht schreibt vor, dass Angestellte Verpflichtungen wie Lohnabzüge und Leistungen erhalten müssen. Wenn Sie beabsichtigen, Personal einzustellen, müssen Sie eine Niederlassung gründen oder einen Employer of Record (EOR)-Dienstes nutzen. Rippling EOR kann Ihnen dabei helfen, schwedische Angestellte in einem einzigen System einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten.
Rippling und die verbundenen Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und dient nicht der Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung und sollte auch nicht als solche herangezogen werden. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater*innen konsultieren, bevor Sie sich an entsprechenden Aktivitäten oder Transaktionen beteiligen.
