Paie internationale et mondiale : tout ce qu'il faut savoir

Qu'est-ce que la paie internationale ?

La paie internationale est le processus par lequel une entreprise envoie l'argent dû à ses employés et prestataires indépendants à l'étranger. Avec une main-d'œuvre internationale, cela signifie qu'il faut se conformer à des lois sur l'emploi, des réglementations fiscales et des régimes d'avantages sociaux différents dans chaque juridiction où vous embauchez.

Ainsi, même si votre siège social se trouve à Toronto, vous ne pouvez pas vous appuyer sur le régime de retraite canadien pour déterminer les cotisations de retraite que vous devez verser à un employé vivant en Inde. Et si vous engagez un prestataire britannique, il se peut qu'il vous demande de le payer en livres sterling et non en dollars. Plus vos effectifs sont dispersés, plus le traitement des salaires à l'échelle mondiale devient complexe.

Gestion internationale de la paie : 10 points à garder à l'esprit

Les processus de paie, les réglementations et les coutumes varient considérablement d'une région à l'autre. Voici les principaux facteurs de différenciation.

Création d'une entité locale

Les entités locales sont des structures commerciales qui permettent à votre entreprise d'exercer des activités dans une juridiction donnée. Elles sont souvent nécessaires pour embaucher des employés internationaux, mais chaque pays a des politiques, des délais et des exigences en matière de documentation qui lui sont propres.

Bien qu'il puisse être coûteux et complexe de créer une entité locale dans chaque juridiction où vous embauchez, une solution de contournement consiste à utiliser une entreprise de portage salarial (EPS), qui gère les paiements internationaux pour vous (voir plus loin).

Embauchez, payez et gérez des personnes dans le monde entier avec Rippling.

Contrats de travail et contrats d'entreprise

Avant que quiconque ne soit payé, les employeurs et les travailleurs doivent remplir des documents. Les prestataires doivent signer des contrats décrivant l'étendue et les détails de leurs services (salaire, délais, flux de travail), tandis que les employés doivent signer des accords définissant leurs principales conditions de travail (salaire, avantages sociaux, exigences en matière de préavis de licenciement).

N'oubliez pas que les pays ont des exigences différentes en ce qui concerne le contenu de ces accords, conformément à la législation du travail en vigueur dans le pays où vit votre employé. Les clauses de non-concurrence, par exemple, ne sont pas applicables dans toutes les juridictions.

Les accords avec les salariés peuvent également varier d'un pays à l'autre. L'Australie, par exemple, compte plus de 100 types d'accords avec les salariés (connus sous le nom de "awards") dans tous les secteurs d'activité, chacun ayant ses propres barèmes de rémunération et ses propres exigences légales.

L'intégration

Chaque nouvel employé doit être intégré dans votre système de paie. Cela signifie que vous devez collecter les informations personnelles et bancaires nécessaires suffisamment tôt pour pouvoir les payer dès que leur premier versement est dû.

L'intégration d'un nouveau travailleur dans le système peut prendre un certain temps, surtout si vous embauchez dans un nouveau pays. Les prestataires internationaux doivent souvent attendre trois mois avant d'être rémunérés pour leur travail. Familiarisez-vous avec les délais d'intégration dans les différentes juridictions et envisagez d'utiliser une solution de main-d'œuvre qui établit rapidement la paie pour les talents internationaux.

Législation fiscale, taux et délais

Les charges sociales peuvent être assez difficiles à gérer avec des employés nationaux. Avec une main-d'œuvre internationale, vous devez vous conformer aux réglementations fiscales en vigueur dans chaque juridiction où vous embauchez. Cela signifie qu'il faut déterminer le taux d'imposition sur le revenu de chaque employé (qui varie d'une juridiction à l'autre), fournir les documents appropriés dans les délais impartis et suivre les mises à jour des politiques, car les lois fiscales changent régulièrement.

L'omission de formulaires et le non-respect des délais vous exposent à des pénalités fiscales. Si vous ne disposez pas de la bande passante nécessaire pour suivre l'évolution constante des lois fiscales internationales, vous devriez envisager d'utiliser un logiciel de gestion de la paie qui gère pour vous la conformité fiscale au niveau mondial.

Calculez, retenez et payez automatiquement les impôts avec Rippling.

Réglementation salariale

Les pays ont des lois et des normes différentes en ce qui concerne le traitement des salaires au niveau mondial. Il s'agit notamment des éléments suivants

• Le calendrier de paie : La fréquence des paies varie d'un pays à l'autre en fonction des accords et des lois sur l'emploi. Alors que les employés américains sont souvent payés toutes les deux semaines ou tous les deux mois, la France suit un cycle de paie mensuel. Assurez-vous de savoir quand et à quelle fréquence vous devez effectuer le traitement des salaires à l'échelle mondiale.
• La semaine de travail et les heures supplémentaires : Les accords locaux spécifient souvent des semaines de travail formelles différentes. Dans certaines juridictions, les salariés ont droit au paiement des heures supplémentaires après 35 heures hebdomadaires. Dans d'autres, le seuil est fixé à 40 heures. Les taux exacts de rémunération des heures supplémentaires varient également. Vous ne pouvez donc pas appliquer une politique générale à l'ensemble de votre personnel international si vous souhaitez garantir la conformité au niveau mondial.
• Le salaire minimum : Les pays ont des lois fédérales et régionales différentes en matière de salaire minimum, dont vous devez toujours tenir compte lorsque vous gérez des salaires internationaux. Vous devez également rechercher les distinctions entre les salaires légalement requis et les salaires compétitifs dans votre secteur d'activité.
• Le mode de paiement : Il se peut que vous ayez besoin de processus de paiement différents pour les travailleurs internationaux. Renseignez-vous sur les délais, les exigences et les frais associés aux chèques papier, aux virements bancaires et aux dépôts directs.
• La rémunération supplémentaire : De nombreux pays accordent aux employés un 13e (et parfois un 14e) mois de salaire à la fin de l'année. Dans certains pays, cette mesure est obligatoire. Dans d'autres, il s'agit d'une coutume. Quoi qu'il en soit, vous devez connaître les meilleures pratiques en matière de primes dans tous les pays où vous embauchez.

Les avantages sociaux

Les exigences légales et les meilleures pratiques en matière d'avantages sociaux varient d'un pays à l'autre. Vous devez connaître vos responsabilités en matière de :

• Les cotisations retraite
• Les congés payés (y compris les vacances, arrêts maladie et congé parental)
• L'assurance maladie
• L'indemnisation des accidents du travail
• Les indemnités de licenciement

D'autres avantages, tels que le bien-être, le travail à domicile et les repas, peuvent ne pas être légalement obligatoires. Mais ils peuvent vous aider à vous démarquer sur un marché du travail concurrentiel. Si vous les offrez, ils doivent être pris en compte dans vos services de paie internationaux.

La catégorisation des travailleurs

Par rapport aux salariés, il y a moins de choses à gérer lorsque l'on embauche et paie des prestataires internationaux, qui déclarent leurs propres impôts et contrôlent leurs conditions de travail. Mais il est essentiel de s'assurer que la classification des travailleurs est exacte. Si votre relation d'affaires avec un prestataire ressemble davantage à celle d'un employé, vous courez le risque d'une classification erronée, ce qui peut entraîner des amendes élevées, des frais de justice et une atteinte à la réputation.

Si vous souhaitez obtenir de l'aide pour établir la distinction entre prestataire et employé, utilisez l'outil d'analyse de la classification des travailleurs de Rippling.

Les frais bancaires

Les paiements internationaux entraînent généralement des frais. Les entreprises qui utilisent le réseau SWIFT (Society for Worldwide Interbank Financial Transactions) pour effectuer des paiements transfrontaliers en toute sécurité, par exemple, doivent généralement payer entre 2 et 5 % de frais de change.

De nombreux pays exigent que vous payiez les travailleurs dans leur monnaie locale, ce qui vous oblige à surveiller votre masse salariale pour tenir compte de la volatilité des taux de change. Vous gagnerez du temps en utilisant un logiciel de paie international qui vous permet de payer les employés et les sous-traitants dans leur devise locale en un seul cycle de paie.

La protection des données

Une main-d'œuvre internationale rend les données des employés vulnérables aux atteintes à la vie privée. Certains pays exigent des employeurs qu'ils précisent, dans des contrats écrits, comment les informations privées seront collectées et utilisées sur le lieu de travail, à l'instar du règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'Union européenne.

Si l'externalisation de la gestion de la paie auprès d'un prestataire tiers peut vous faire gagner du temps et vous épargner des risques de non-conformité, le partage de vos données avec ce prestataire peut s'avérer délicat. La plupart des solutions de gestion globale de la paie prétendent offrir une gestion globale de la paie, mais en réalité, elles externalisent secrètement la plupart de leurs produits et technologies à des fournisseurs tiers. Vous vous exposez donc à un risque accru de violation des données en cas de téléchargement manuel.

Au minimum, vous devriez conclure un accord de traitement des données avec un service de paie qui impose des pratiques saines en matière de protection de la vie privée et assure une protection juridique.

Mais vous devez accorder une attention particulière aux solutions de main-d'œuvre mondiale qui accordent la priorité à la protection des données. Recherchez des systèmes qui :

• Respectent les réglementations en matière de protection de la vie privée en vigueur dans les différents pays
• Construisent des infrastructures sécurisées avec une maintenance permanente
• Vérifient soigneusement le personnel.

Vos données sont sécurisées avec Rippling.

Les effectifs des ressources humaines

Idéalement, le système que vous utilisez pour gérer la paie internationale vous aidera dans toutes les facettes de la gestion du personnel : recrutement, intégration, changement de rôle des employés ou des sous-traitants, approbation des congés, administration des avantages sociaux… tout ce qu'il faut.

C'est pourquoi la meilleure solution est un SIRH global qui regroupe toutes ces tâches disparates sous un même toit. L'envoi des formulaires, la gestion des salaires et la gestion de la conformité sont automatisés, ce qui permet au département des ressources humaines d'être plus souple.

• Regardez Literati, une entreprise de technologie éducative qui a utilisé Rippling pour réduire son effectif à seulement deux administrateurs pour les opérations RH et IT pour 160 employés.
• Morning Consult a également opté pour Rippling et a également réduit son effectif RH à deux administrateurs qui gèrent 500 employés. Puisque Rippling peut gérer la complexité du traitement des paiements globaux en 90 secondes, Morning Consult a réduit son temps de gestion de la paie de 84%.

Avantages et inconvénients des différents services de paie internationale

Nous en avons mentionné quelques-uns au fur et à mesure, mais voici les différents moyens de traiter et de gérer les salaires internationaux, ainsi que les avantages et les inconvénients de chaque option.

Gérez le cycle de vie complet de votre personnel international avec Rippling

Rippling est le seul logiciel de paie international et SIRH natif qui vous aide à gérer tous les aspects de votre personnel international dans le même système. Vous pouvez payer les employés de tous les pays dans les devises locales en un seul cycle de paie, ce qui vous permet de traiter les paiements en une fraction du temps d'un agrégateur conventionnel.

De plus, Rippling est conçu pour soutenir chaque étape de la croissance de votre entreprise. Que vous commenciez modestement et n'embauchiez que des sous-traitants internationaux, ou que vous cherchiez à étendre votre présence mondiale en gérant des employés étrangers avec vos propres entités locales, vous pouvez conserver le même système de paie, même si vos tactiques changent.

Demandez une démo aujourd'hui pour voir comment Rippling peut simplifier le traitement des salaires au niveau mondial.

Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils en matière de fiscalité, de droit ou de comptabilité. Ce matériel a été préparé à des fins informatives uniquement et ne doit pas être utilisé comme base pour des conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant d'engager des activités ou transactions relatives.