Comment payer conformément les prestataires à travers le monde
Depuis la pandémie, des millions de travailleurs dans le monde ont quitté la supervision d'un seul employeur pour devenir leur propre patron. Maintenant, l'économie mondiale des "petits boulots" bat son plein, attendue pour atteindre plus de 455 milliards de dollars d'ici 2030.
L'essor du travailleur indépendant offre de nouvelles opportunités. Les prestataires définissent leurs propres horaires, travaillent d'où ils veulent, et entreprennent des projets d'essai avec plusieurs clients à la recherche de ce qui leur convient le mieux. Les entreprises économisent sur les coûts d'équipement, de formation et d'avantages sociaux, tout en ayant plus de flexibilité de personnel pour tenir compte des hauts et des bas de leurs besoins commerciaux.
Mais les entreprises peuvent gâcher cet arrangement si elles ne versent pas rapidement aux prestataires le revenu qu'ils ont durement gagné, avec un minimum de conditions. Quelle est la meilleure façon de procéder si votre personnel est réparti dans plusieurs villes, pays ou continents, chacun ayant ses propres règles en matière de rémunération ?
Ce guide vous aidera à payer les prestataires internationaux rapidement et en toute conformité. Apprenez à les intégrer, à les distinguer des employés à temps plein et à connaître toutes les options qui s'offrent à vous en matière de gestion de la paie.
Pour plus d'informations, regardez notre webinaire sur comment payer les prestataires mondiaux.
Préparation de contrats d'entreprise conformes
Contrairement à l'embauche de salariés, vous n'avez pas besoin d'affilier les nouveaux prestataires indépendants à des avantages sociaux ou de déduire des impôts en leur nom. Mais avant qu'ils ne commencent à travailler, ils doivent signer un contrat d'entreprise. Ces contrats juridiquement contraignants établissent les conditions de la relation de travail et doivent toujours inclure les éléments suivants :
- Les responsabilités du poste
- Le calendrier, avec la date de début et la date limite
- Les attentes en termes d'heures
- La structure de paiement (par projet, sur la base d'un contrat d'honoraires ou en fonction du temps et du matériel)
- La fréquence des paiements
- La devise de paiement pour les prestataires internationaux
- La politique de résiliation
Les accords doivent également préciser ce qui se passe si un prestataire ne s'acquitte pas de ses responsabilités, inclure des accords de non-divulgation pour protéger les informations exclusives et définir des protections de la propriété intellectuelle pour déterminer qui détient les droits sur le travail produit.
Il est crucial que les accords de prestataire respectent les lois locales du travail dans la juridiction du travailleur indépendant. Comme les lois sur l'emploi varient entre les pays, vous avez besoin d'ajuster les accords si vous recrutez dans plusieurs régions. Envisagez de solliciter des experts juridiques locaux pour adapter les contrats à des pays spécifiques et éviter tout problème de conformité. Vous pourriez également utiliser une solution de gestion des prestataires comme Rippling, qui propose des modèles de contrats préétablis pour plus de 50 pays, qui sont à la fois conformes aux réglementations locales et personnalisables. Ils sont également stockés en toute sécurité sur la plateforme Rippling et facilement accessibles à des fins de référence, de sorte que les entreprises et les prestataires indépendants connaissent toujours leurs attentes.
Les risques de mauvaise classification
Si l'embauche de travailleurs indépendants peut être une aubaine pour votre entreprise, il est essentiel de s'assurer qu'il s'agit bien de travailleurs indépendants et non de salariés déguisés. Une classification erronée des employés peut entraîner des amendes et des pénalités élevées, le versement d'arriérés de salaire et de prestations rétroactives, ainsi que des poursuites civiles. Aux États-Unis, par exemple, l'IRS réclame 50 dollars pour chaque W-2 non payé, ainsi que les impôts FICA impayés et d'autres pénalités, que la classification erronée ait été accidentelle ou non.
Des exemples réels des conséquences graves de la mauvaise classification incluent :
- En 2021, les tribunaux néerlandais ont statué que les conducteurs d'Uber étaient des employés ayant droit à des arriérés de salaire et avantages sociaux, et ont infligé à l'entreprise une amende de 50 000 €. Puis, la Cour Suprême des États-Unis a statué de même, avec Uber payant 8,4 millions de dollars pour régler un recours collectif avec les conducteurs de Californie.
- En 2015, FedEx a déboursé 228 millions de dollars après avoir mal classifié les conducteurs comme des prestataires indépendants en Californie. L'entreprise a été reconnue coupable de violation des lois sur le travail de l'état en ne fournissant pas aux conducteurs des avantages sociaux tels que le paiement des heures supplémentaires et l'assurance contre les accidents du travail.
- Au Canada, les poursuites pour classification erronée sont en hausse; les dommages réclamés dans les poursuites récentes vont de 30 millions à 200 millions de dollars.
Alors, comment distingue-t-on un prestataire d'un employé ?
- Prestataire : Un individu ou une entreprise qui fournit des biens ou des services à une autre entité selon les termes spécifiés dans un contrat.
- Employé : Un individu embauché par un employeur pour travailler pour une entreprise de manière régulière qui a droit à certains avantages.
Bien qu'aucun facteur unique ne soit déterminant, les principaux facteurs que les entreprises doivent considérer lorsqu'elles distinguent les employés des prestataires sont les suivants :
Prestataire
Employé
Degré de contrôle
Le prestataire contrôle les aspects clés de la manière dont il effectue son travail.
Le travail quotidien d'un employé est supervisé par l'entreprise, qui peut dicter la manière dont le travail est effectué.
Permanence de la relation
Le contrat a tendance à avoir une date de fin définie.
Le contrat n'a pas de date de fin définie (bien que de nombreux pays autorisent les contrats de travail à durée déterminée).
Degré d'intégration
Ne participe pas aux processus typiques de l'entreprise ; le travail d'un véritable prestataire n'est pas considéré comme faisant partie intégrante de l'entreprise.
Participe aux processus de l'entreprise ; le travail d'un employé est considéré comme faisant partie intégrante de l'entreprise.
Risques de profits et de pertes
Un prestataire peut réaliser un bénéfice ou subir des pertes financières grâce à son travail.
Un salarié ne supporte pas de risque économique.
Exclusivité du service
Un prestataire peut librement fournir des services à plusieurs organisations.
Un salarié travaille généralement pour son employeur de manière exclusive.
Les méthodes de paiement courantes pour les prestataires internationaux
Si vous avez embauché (et correctement classé) un prestataire mondial, vous devez déterminer comment les payer. Voici les méthodes de paiement standard, avec certains de leurs avantages et limitations.
Le virement international
La SWIFT (the Society for Worldwide Interbank Financial Telecommunication) est un système financier qui relaie les paiements internationaux vers un réseau de 11 000 banques membres réparties dans 200 pays. Un prestataire fournit son numéro de compte bancaire et le code SWIFT de la banque, puis les entreprises peuvent envoyer des paiements internationaux.
Si cette méthode est sûre et fiable (traitement en un à quatre jours ouvrables), elle s'accompagne également de frais bancaires élevés, souvent cachés, de taux de change défavorables et de frais de service potentiels pour chaque virement.
Disons, par exemple, que vous payez un prestataire aux Philippines. Le virement bancaire peut passer par trois ou quatre banques intermédiaires, qui facturent toutes des frais de traitement. Ainsi, au moment où votre prestataire est réellement payé, il peut trouver un dépôt plus petit que ce qu'il attendait.
De plus, les frais SWIFT peuvent être volatils ; un transfert peut entraîner plusieurs frais tandis que l'autre n'en a aucun. Cela peut gêner les prestataires internationaux qui se retrouvent à jouer un jeu de devinettes ennuyeux.
Le mandat postal international
Semblable à un chèque papier, cette méthode consiste à envoyer un paiement physique par la poste à un prestataire vivant à l'étranger. Les entreprises doivent généralement se rendre dans une Western Union, une banque ou un bureau de poste pour acheter le mandat, puis les prestataires doivent se rendre à leur banque pour effectuer un dépôt une fois le mandat reçu.
Bien que cette option puisse être utile pour atteindre les prestataires internationaux qui n'ont pas accès aux paiements numériques, ces paiements prennent un certain temps à traiter et exigent que le payeur et le bénéficiaire se rendent dans un lieu physique, le prestataire faisant un deuxième voyage pour déposer les fonds, qui sont conservés en dépôt jusqu'à ce que le chèque soit compensé.
Les mandats s'accompagnent également de frais de virement, de taux de change défavorables et peuvent être soumis à des périodes de compensation de plusieurs semaines qui retardent l'accès d'un prestataire à l'argent qui lui est dû.
Les paiements numériques
Les paiements numériques sont des services de transfert d'argent qui permettent d'envoyer et de recevoir des fonds en ligne. La plupart permettent un transfert d'argent presque instantané. Il n'y aura pas de frais cachés, mais il y aura des frais de fournisseur (PayPal, par exemple, facture environ 4% du paiement total). Les prestataires ont également besoin de comptes avec le service de paiement numérique spécifique pour recevoir leurs fonds, et certains services ne fonctionnent pas dans certains pays.
Bien sûr, au lieu de mettre en place une méthode distincte pour payer les sous-traitants internationaux, l'option la plus simple est de les payer en même temps que les employés, en une seule fois. C'est ce que vous permet de faire Rippling, tout en gérant les formulaires fiscaux localisés, en offrant des options de devises flexibles et en proposant différentes méthodes de retrait, garantissant ainsi à votre équipe internationale d'être payée à temps et sans erreur.
Des plateformes telles que Rippling peuvent également vous aider à faire face aux fluctuations des taux de conversion des devises dans les pays où vous embauchez des prestataires. De nombreux pays exigent que les travailleurs soient payés dans leur monnaie d'origine. Vous ne devez donc jamais supposer qu'un prestataire international sera payé en dollars américains.
Mais les taux de change changent constamment, ce qui signifie que la devise dans laquelle vous payez les prestataires indépendants dans d'autres pays peut finir par faire une grande différence dans votre flux de trésorerie et vos dépenses d'exploitation. Bien qu'il soit difficile de tirer parti manuellement des fluctuations de change, Rippling paie automatiquement les prestataires dans leur devise locale. Vous pourrez spécifier un nombre quelconque de devises différentes et les payer toutes au cours du même cycle de paie, et établir un rapport sur les montants locaux ou les montants convertis en USD.
Regardez notre webinaire pour plus d'informations sur la détermination de la devise à utiliser pour payer les prestataires internationaux.
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Rippling simplifie le paiement des prestataires internationaux en :
- Fournissant des modèles de contrats de consultance spécifiques à chaque pays et en les stockant pour signature électronique
- Envoyant le paiement dans la devise locale ou en USD
- Payant tous les prestataires en une fois, peu importe leur lieu de résidence
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Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Ce matériel a été préparé à des fins informatives uniquement, et n'est pas destiné à fournir, et ne doit pas être utilisé pour, des conseils fiscaux, juridiques ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant d'engager dans toute activité ou transaction liée.
