Le guide facile des vérifications des antécédents des employés au Royaume-Uni

Vous voulez embaucher des employés au Royaume-Uni ? Avant d'intégrer un nouvel employé, il est crucial de réaliser une vérification de ses antécédents. Cela vous permettra non seulement de vous assurer que votre nouvel employé est bien la personne la plus qualifiée pour le poste, mais aussi de vous protéger, vous et vos employés, contre les comportements criminels.

Cependant, les règles entourant les vérifications d'antécédents varient d'un pays à l'autre. Les entreprises basées en dehors du Royaume-Uni pourraient trouver le processus plus complexe qu'elles ne le pensaient. Vous devez comprendre ce qui est autorisé en vertu des lois sur le travail du Royaume-Uni, ainsi que les différents types de services de divulgation et d'interdiction (DBS) que le gouvernement britannique autorise, ainsi que ce que vous êtes autorisé à vérifier, comment le faire, et comment vous êtes obligé de gérer et de stocker des données sensibles.

Ce guide étape par étape vous aidera à effectuer des vérifications légales des casiers judiciaires et d'autres types de vérifications d'antécédents lorsque vous embauchez des employés au Royaume-Uni.

Table des matières

• Êtes-vous légalement obligé de faire des vérifications d'antécédents sur les employés au Royaume-Uni ?
• Est-il légal de faire des vérifications d'antécédents sur les prestataires au Royaume-Uni ?
• Quels types de vérifications d'antécédents les entreprises effectuent-elles couramment sur les employés et les prestataires au Royaume-Uni ?
• Quels types de vérifications d'antécédents sont illégaux au Royaume-Uni ?
• Quand devriez-vous réaliser des vérifications d'antécédents des employés au Royaume-Uni ?
• La manière la plus simple d'effectuer une vérification d'antécédents sur un employé ou un prestataire britannique
• Erreurs de vérification d'antécédents à éviter au Royaume-Uni
• Questions fréquentes sur les vérifications d'antécédents au Royaume-Uni

Êtes-vous légalement obligé de faire des vérifications d'antécédents sur les employés au Royaume-Uni ?

Oui. En 2008, le gouvernement du Royaume-Uni a adopté le Acte de Vérification d'Antécédents d'Emploi qui exige que les employeurs effectuent des vérifications des casiers judiciaires, des vérifications des références, et même des vérifications de crédit avant de commencer le processus d'intégration.

Les employeurs ont le droit de demander des informations qui les aideront à conduire un processus de vérification d'antécédents approfondi. En plus des vérifications énumérées ci-dessus, il est crucial de s'assurer que l'employé a le droit de travailler au Royaume-Uni (c'est-à-dire qu'il n'est pas là illégalement) et de vérifier son historique financier, de santé et d'éducation.

Avant d'entamer le processus de vérification des antécédents, vous devez obtenir le consentement de l'employé. En outre, ses données doivent être stockées en toute sécurité et vous devez lui permettre de les consulter s'il le demande. Enfin, vous n'êtes pas autorisé à demander des informations qui sortent du cadre de la vérification des antécédents autorisée par le gouvernement britannique, et toutes les informations qui vous sont fournies sont confidentielles.

Est-il légal d'effectuer des contrôles préalables à l'emploi sur les prestataires au Royaume-Uni ?

Oui, c'est légal et une pratique courante d'effectuer des vérifications d'antécédents sur les prestataires indépendants au Royaume-Uni, bien que ces processus de vérification ne soient souvent pas aussi étendus que ceux que les personnes classées comme employés subissent.

Voici chaque type de vérification en détail :

• Casier judiciaire. Pour effectuer une vérification du casier judiciaire, demandez une vérification DBS auprès du Disclosure and Barring Service.
• Historique d'emploi. Il est conseillé de contacter le service des ressources humaines ou le service des salaires de l'ancienne entreprise du salarié pour vérifier ses dates d'emploi, son salaire et la raison de son départ.
• Vérification de références. Vous pouvez contacter toute référence d'emploi que la nouvelle recrue fournit pour obtenir plus d'informations sur elle et déterminer si elle serait un bon choix et si son historique d'emploi est précis.
• Droit au travail. Assurez-vous que la nouvelle recrue a le droit de travailler au Royaume-Uni. Elle peut le prouver en vous montrant son passeport britannique ou irlandais (actuel ou expiré), en vous donnant une copie de son acte de naissance britannique ou irlandais, ou en vous donnant un certificat attestant qu'elle est un citoyen britannique naturalisé.
• Références scolaires. Les employeurs peuvent contacter le lycée, l'université ou le collège d'un potentiel employé pour confirmer que ses qualifications et compétences sont légitimes.
• Sanctions au Royaume-Uni/internationales. Assurez-vous que le potentiel employé n'est pas sur la liste des sanctions du Royaume-Uni ou internationales. Ce sont des listes publiées qui détaillent les noms, numéros de passeport et autres informations des individus qui sont dans de mauvais termes avec le gouvernement. Cela est particulièrement pertinent si vous embauchez quelqu'un pour travailler dans les secteurs financier ou maritime.
• Tests de drogue. Bien que les tests de drogue soient très rares au Royaume-Uni, ils peuvent être effectués dans les cas où travailler sous l'influence constituerait un risque pour la sécurité de l'employé et de ses collègues.
• Profils sur les réseaux sociaux. Selon le rôle de la nouvelle recrue, les employeurs sont autorisés à examiner les comptes de réseaux sociaux de la nouvelle recrue à la recherche de comportements illégaux ou violents qui pourraient constituer une menace sur le lieu de travail. Toutefois, les vérifications des réseaux sociaux doivent être entièrement transparentes.
• Antécédents de conduite. Adressez-vous à l'agence des permis de conduire et des véhicules pour vous assurer qu'une personne est bien celle qu'elle prétend être. Notez que les employeurs ne sont autorisés à consulter les antécédents de conduite d'une embauche potentielle via la DVLA que si son rôle exigera qu'elle conduise.
• Dossiers médicaux. Bien que vous ne puissiez pas exercer de discrimination à l'encontre d'un employé sur la base de son dossier médical, dans certains cas, vous êtes légalement tenu d'examiner ses antécédents médicaux, par exemple s'il est appelé à utiliser des machines lourdes ou à conduire un camion commercial, ou encore s'il travaille pour vous en tant que coursier. Vous devez obtenir le consentement écrit du médecin du nouvel employé avant d'examiner ses antécédents médicaux.
• Vérification de crédit. Les vérifications de crédit sont principalement limitées aux personnes travaillant dans le secteur financier ou si elles vont travailler dans un rôle qui nécessite des tâches financières.

Quels types de vérifications des antécédents sont illégaux au Royaume-Uni ?

• Questions sur la santé ou un handicap. Les vérifications préalables à l'embauche ne peuvent porter sur le dossier médical d'une personne que si la loi l'exige (par exemple, si elle doit conduire un véhicule utilitaire) ou si cela est nécessaire à l'exécution de son travail (par exemple, les compagnies d'assurance exigent des entreprises qu'elles fassent passer des examens de santé à leurs coursiers). Par ailleurs, vous n'avez le droit de poser des questions sur le handicap d'une personne que si vous avez l'intention de les utiliser, comme le dit le gouvernement britannique, dans le cadre d'une "action positive" (c'est-à-dire que vous cherchez activement à inclure davantage de personnes handicapées sur le lieu de travail afin d'accroître la diversité ou de réduire la discrimination). Vous êtes autorisé à choisir un employé handicapé plutôt qu'un employé valide si les deux sont qualifiés pour le poste.
• Demander à quelqu'un sa date de naissance. Il est légalement interdit de demander à une personne de fournir sa date de naissance si le poste exige qu'elle ait un certain âge pour effectuer les tâches nécessaires. Par exemple, les adolescents de 16 ou 17 ans ne peuvent servir de l'alcool qu'avec l'accord du directeur.
• Demander au candidat s'il a fait l'objet de condamnations pénales antérieures au cours de la procédure de présélection. Avant de demander une vérification DBS pour un employé, en particulier un employé ayant des condamnations passées, assurez-vous que vous êtes en droit de le faire. Si vous n'êtes pas habilité à le faire, vous ne pouvez pas exercer de discrimination à l'encontre d'une personne simplement parce qu'elle a des condamnations antérieures.

En outre, vous n'avez pas le droit d'exercer une discrimination à l'encontre d'une personne si elle présente des "caractéristiques protégées". Nous en parlerons plus en détail dans la section FAQ. Pour l'instant, il est important de garder à l'esprit que s'il est prouvé que vous pratiquez une discrimination à l'encontre de certains employés potentiels, ces derniers peuvent intenter une action en justice contre vous.

Quand devriez-vous effectuer des vérifications d'antécédents d'emploi au Royaume-Uni ?

Au Royaume-Uni, les employeurs sont légalement tenus d'effectuer des vérifications d'antécédents. Ils peuvent le faire soit avant d'envoyer un contrat officiel d'emploi soit une fois que vous avez commencé le processus d'intégration. Quelle que soit l'option choisie, lorsque l'on vous demande de remplir un formulaire de vérification préalable à l'embauche, soyez honnête : l'omission de certaines informations nuira presque à coup sûr à votre réputation, et l'employeur révoquera probablement son offre.

La manière la plus simple d'effectuer une vérification d'antécédents sur un employé ou un prestataire au Royaume-Uni

Bien que vous puissiez procéder vous-même à une vérification de vos antécédents, les lois britanniques sont complexes et nécessitent un investissement en temps important ainsi qu'une connaissance approfondie de la manière de naviguer dans les bases de données britanniques et des différences entre, par exemple, la vérification du Disclosure and Barring Service (DBS), la vérification de la FCA, et d'autres encore.

Plutôt que de vous occuper vous-même de ce casse-tête et de risquer la non-conformité, ou de devoir reporter le processus d'intégration parce que vous avez du mal à comprendre ce que vous devez faire, il est préférable de faire appel à une tierce partie bien informée.

Plusieurs sociétés différentes peuvent effectuer des vérifications d'antécédents sur des employés potentiels au Royaume-Uni, notamment Rippling, HireRight et BackCheck.

Rippling est de loin la plus simple, car les vérifications d'antécédents sont directement intégrées dans le processus d'intégration. Il suffit de saisir les informations de base relatives à l'embauche, telles que le salaire et la date de début, et Rippling s'occupe du reste :

• Envoyez la lettre d'offre et le dossier de la nouvelle recrue
• Effectuez automatiquement une vérification d'antécédents conforme à la loi et vérifiez les résultats
• Ajoutez la nouvelle recrue à la paie
• Inscrivez-la aux avantages sociaux

…et tout le reste dont ils ont besoin dès le premier jour. Voyez Rippling aujourd'hui.

N'oubliez pas que l'employeur doit donner son accord pour procéder à une vérification des antécédents. Après avoir informé l'employé potentiel, il lui demandera son accord par écrit.

Les erreurs à éviter en matière de vérification d'antécédents au Royaume-Uni

• Supposer que les vérifications d'antécédents au Royaume-Uni sont les mêmes partout en Angleterre, en Écosse, au Pays de Galles et en Irlande du Nord. Le processus de vérification d'antécédents entre les États-Unis et le Royaume-Uni est assez différent, mais il y a un autre piège à prendre en compte. Par exemple, les outils pour effectuer la vérification DBS en Angleterre et au Pays de Galles diffèrent de ceux utilisés en Écosse et en Irlande du Nord.
• Récolter trop de données. Vous ne pouvez pas collecter plus d'informations que nécessaire pour effectuer la vérification d'antécédents. Les employeurs sont limités à demander aux employés potentiels de remplir uniquement ce qui est nécessaire dans les formulaires de divulgation. Vous ne pouvez pas demander des informations supplémentaires « au cas où ».
• Ne pas obtenir le consentement de l'employé. La loi du Royaume-Uni mandate que les employés consentent aux vérifications d'antécédents et que l'employeur leur permette d'accéder à leurs données sur demande à tout moment.
• Demander aux employés potentiels des informations sur leur casier judiciaire qu'ils ne sont pas obligés de divulguer. Il est crucial de comprendre les lois du Royaume-Uni qui régissent ce que les employés doivent et ne doivent pas divulguer à un employeur potentiel. La loi sur la réadaptation des délinquants (ROA) non seulement empêche ceux qui ont commis des crimes mineurs d'être discriminés, mais elle empêche également les employeurs de leur demander au sujet des condamnations effacées. Le non-respect de la ROA pourrait vous mettre dans une situation délicate, et vous pourriez vous retrouver face à des répercussions juridiques.
• Ne pas comprendre ce que vous pouvez et ne pouvez pas utiliser sur les réseaux sociaux. Bien qu'il soit parfaitement acceptable de consulter le compte de réseaux sociaux d'un candidat potentiel (et de nombreux employeurs le font), soyez prudent : vous n'êtes pas autorisé à utiliser certaines informations que vous trouvez sur le profil de réseaux sociaux d'un candidat pour lui refuser le travail. Les seules informations que vous pouvez utiliser sont pertinentes pour le rôle qu'ils vont remplir, et faites attention à ne pas violer les lois sur la discrimination. Vous pouvez être poursuivi s'il est prouvé que vous avez discriminé un candidat potentiel en fonction de ses réseaux sociaux.
• Sauter la vérification d'antécédents. En raison de l'investissement en temps et de la complexité des lois sur le travail au Royaume-Uni, vous pourriez être tenté de simplement renoncer à la vérification d'antécédents pour maintenir le processus d'embauche fluide. Toutefois, c'est une erreur : le Royaume-Uni vous oblige à enquêter sur le droit de travail de l'employé, son casier judiciaire, son historique d'emploi et d'autres informations pertinentes. Si vous ne le faites pas, vous vous exposez vous et votre équipe à des problèmes légaux et même à un environnement non sécurisé.

Rippling facilite la réalisation de vérifications d'antécédents au Royaume-Uni.

Questions fréquentes sur les vérifications d'antécédents au Royaume-Uni

Les vérifications des antécédents sont-elles légales au Royaume-Uni ?

Oui, les vérifications d'antécédents sont non seulement légales au Royaume-Uni, mais les employeurs sont tenus de les effectuer.

Quelle langue utilisez-vous pour les vérifications des antécédents au Royaume-Uni ?

Les processus de vérification des antécédents seront menés dans la langue officielle du Royaume-Uni : l'anglais.

Quelles sont les « caractéristiques protégées » au Royaume-Uni ?

Les caractéristiques protégées incluent l'âge, la race, la religion, le sexe, l'orientation sexuelle, la réassignation de genre, le handicap, la grossesse et la maternité, et le mariage et les partenariats civils. Vous ne pouvez pas exercer de discrimination à l'encontre de personnes susceptibles d'être recrutées pour l'une de ces raisons.

Qu'est-ce que le DBS, et jusqu'où les vérifications des antécédents criminels peuvent-elles remonter ?

Malheureusement, il n'y a pas de réponse simple à la question de savoir jusqu'où les employeurs peuvent remonter lors de la réalisation d'une vérification des antécédents criminels et de la vérification de votre droit de travail.

Plutôt, les employeurs au Royaume-Uni utilisent les vérifications du Disclosure and Barring Service (DBS). Cet organisme conserve des enregistrements détaillés des historiques criminels des individus. Les vérifications du DBS se présentent sous quatre formes différentes :

• Vérification basique. Cette vérification montre les « condamnations non expirées » (c'est-à-dire les condamnations qui n'ont pas encore atteint le point où elles peuvent être effacées de votre dossier) et les avertissements conditionnels, qui sont des alternatives à la poursuite pour un crime de faible niveau.
• Vérification standard. Cette vérification montrera à la fois les condamnations « expirées » (c'est-à-dire les condamnations qui ont atteint le point où elles peuvent être retirées du dossier d'un individu) et non expirées. Elle fournit un aperçu plus complet de l'historique criminel d'un individu et inclut les réprimandes officielles et les avertissements finaux.
• Vérification approfondie. C'est une vérification standard qui est renforcée par toute information que la police pourrait juger pertinente pour l'employeur à connaître sur un candidat potentiel.
• Vérification approfondie avec liste d'exclusion. Celle-ci est assez explicite. Il contient tous les mêmes éléments que le contrôle approfondi, avec un ajout majeur : Il permet de déterminer si vous avez été légalement empêché de remplir la fonction pour laquelle vous avez postulé.

La plupart du temps, les employés ne peuvent pas demander eux-mêmes un contrôle DBS. Malheureusement, le Disclosure and Barring Service reste assez vague sur la question de savoir quand un employé doit informer un employeur de son casier judiciaire au cours de la procédure de présélection. La seule chose sur laquelle il est clair, en fait, c'est que les employeurs doivent vérifier s'ils sont autorisés à poser des questions sur les condamnations passées.

Qu'est-ce qu'une vérification FCA ?

L'autorité de conduite financière (FCA) exige des employeurs dans certains secteurs de s'assurer que les employés sont honnêtes, ont de l'intégrité et vivent à la hauteur de leur réputation. Ces secteurs inclus :

• Organisations d'investissement financier
• Compagnies d'assurance
• Compagnies de crédit à la consommation
• Compagnies d'argent électronique
• Sociétés coopératives

En plus des vérifications criminelles, d'identité, de droit de travailler, d'emploi et éducatives standards, la FCA exige également que les employeurs s'assurent que l'individu n'a pas de sanctions au Royaume-Uni ou internationales, qu'il est solvable et n'a pas déposé de dossier de faillite, et qu'il passe la vérification du registre des services financiers.

Quels sont les avantages des vérifications des antécédents au Royaume-Uni ?

La réalisation de vérifications des antécédents présente de nombreux avantages pour les employeurs, y compris :

• Une sécurité accrue. Effectuer une vérification des antécédents de chaque employé assure un environnement de travail sûr pour l'entreprise et ses employés car cela peut filtrer les candidats à l'emploi qui représentent une menace ou qui nuiraient à la réputation ou aux travailleurs d'une entreprise.
• Une protection contre l'embauche de travailleurs illégaux. Si vos employés n'ont pas le droit de travailler au Royaume-Uni, vous pouvez être amendé jusqu'à 20 000 GBP.
• Une protection contre la fraude professionnelle. En évitant d'embaucher des chercheurs d'emploi malhonnêtes et non qualifiés, vous protégez la réputation de votre entreprise. Seuls les employés qui sont honnêtes au sujet de leur travail et de leur formation et qui peuvent prouver leurs qualifications seront un atout pour votre entreprise.

Intégrer les nouveaux employés et effectuer des vérifications préalables à l'embauche avec Rippling

Avec le système de gestion des talents de Rippling, vous pouvez intégrer sans problème les nouvelles recrues et les préparer au succès. Il suffit de saisir des informations d'embauche de base comme le salaire et la date de début, et Rippling s'occupe du reste, y compris la réalisation d'une vérification des antécédents conforme à la loi et la vérification électronique des résultats.

Prêt à bien démarrer avec chaque nouvelle recrue ? Voyez Rippling aujourd'hui.

Rippling et ses filiales ne fournissent pas de conseils fiscaux, comptables ou juridiques. Ce matériel a été préparé à des fins d'information seulement, et ne doit pas être pris en compte pour des conseils fiscaux, juridiques, ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction liée.