Le guide facile pour les vérifications des antécédents des employés aux Pays-Bas

Quand vous envisagez d'embaucher des employés aux Pays-Bas, ne sautez pas l'étape de la vérification des antécédents dans le processus de sélection. Vérifier les références du potentiel employé à travers une vérification des antécédents professionnels est utile pour voir s'ils conviennent bien à votre entreprise et vital pour éliminer les risques de fraude ou de responsabilité pour votre entreprise.

Mais quel type de vérification des antécédents est autorisé aux Pays-Bas ? Rester conforme à la vérification de l'emploi, la classification des travailleurs, et tout ce qui accompagne l'embauche à l'étranger peut être un défi pour une entreprise mondiale. En tant qu'employeur, vous devrez suivre les lois et réglementations locales pour voir quel type de données personnelles vous pouvez accéder avant l'embauche. Par exemple, aux Pays-Bas, le potentiel employé doit avoir signé un formulaire de consentement avant que vous conduisiez une vérification des antécédents.

Continuez à lire pour découvrir comment rester légalement conforme lors de la demande de vérifications des antécédents des employés aux Pays-Bas et quelles erreurs éviter pour ne pas être sanctionné.

Table des matières

• Êtes-vous légalement obligé de réaliser des vérifications des antécédents sur les employés néerlandais ?
• Est-il légal de réaliser des vérifications des antécédents sur les prestataires néerlandais ?
• Quels types de vérifications des antécédents les entreprises effectuent-elles couramment sur les employés et les prestataires néerlandais ?
• Quels types de vérifications des antécédents sont illégaux aux Pays-Bas ?
• Quand devez-vous réaliser des vérifications des antécédents des employés néerlandais ?
• La façon la plus facile de réaliser une vérification des antécédents sur un employé ou un prestataire néerlandais
• Erreurs de vérification des antécédents à éviter aux Pays-Bas
• Questions fréquentes sur les vérifications des antécédents aux Pays-Bas

Êtes-vous légalement obligé de réaliser des vérifications des antécédents sur les employés néerlandais ?

Non, réaliser des vérifications des antécédents aux Pays-Bas n'est pas légalement obligatoire.

La plupart des employeurs néerlandais procèdent à un contrôle des antécédents afin de vérifier l'historique de l'emploi. Cependant, les vérifications d'antécédents sont étroitement surveillées par le Règlement général sur la protection des données (RGPD) de l'UE afin de garantir la confidentialité des données personnelles du candidat.

Les employeurs doivent adhérer à l'article 88 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). L'article 88 indique que les employeurs ne peuvent accéder qu'aux données directement pertinentes pour le poste vacant. Réaliser une vérification des antécédents nécessite aussi un formulaire de consentement signé par le candidat. L'employeur doit respecter les lois locales, protéger les données personnelles du candidat et ne recueillir que les informations nécessaires pour prendre la bonne décision d'embauche.

Est-il légal de réaliser des vérifications des antécédents sur les prestataires néerlandais ?

Oui, il est légal de réaliser des vérifications des antécédents sur les prestataires tant que vous obtenez un consentement écrit et signé du prestataire potentiel.

Quels types de vérifications des antécédents les entreprises effectuent-elles couramment sur les employés et les prestataires néerlandais ?

Les Pays-Bas disposent d'un cadre et de limites particulières en ce qui concerne le processus de vérification des antécédents. Au cours du processus d'embauche, les employeurs doivent avoir une raison légitime de procéder à une vérification des antécédents en rapport avec le poste occupé. Il existe plusieurs types de contrôles d'antécédents que vous pouvez effectuer aux Pays-Bas.

Voici chaque type de vérification plus en détail :

• Certificat de bonne conduite (VOG). Le verklaring omtrent het gedrag (VOG) est obtenu par l'Agence d'Intégrité et de Vérification (Justis) ou la municipalité locale. Il montre à l'employeur que l'employé n'a pas de casier judiciaire en rapport avec le poste à pourvoir et peut être obtenu par le candidat à l'emploi. Ce certificat est utilisé à la place de la vérification standard des antécédents criminels, car la police néerlandaise ne divulgue pas les rapports d'antécédents criminels.
• Rapport de crédit. Dans certaines situations où ce type de rapport est pertinent pour le rôle, les employeurs peuvent demander le rapport de crédit du demandeur d'emploi pour obtenir un aperçu de leur historique de crédit. Le rapport inclura toutes les informations financières irrégulières, y compris les faillites, les jugements judiciaires et l'historique de remboursement du bureau principal de crédit, le Bureau Krediet Registratie (BKR).
• Antécédents professionnels. Le demandeur d'emploi peut fournir les numéros de téléphone de ses précédents employeurs pour vérifier ses dates d'emploi, son titre, la raison du départ et des informations supplémentaires.
• Vérification des références. Effectuer une vérification des références personnelles est attendu aux Pays-Bas pour poser des questions supplémentaires sur leur parcours professionnel.
• Vérification de sécurité. Dans certains cas, un rôle peut nécessiter une autorisation de sécurité. L'Agence Néerlandaise du Renseignement peut effectuer une vérification de sécurité et émettre une déclaration d'aucune objection s'ils réussissent.
• Vérification des études. Les employeurs peuvent contacter les institutions précédentes dans l'historique académique du demandeur d'emploi pour vérifier les références et confirmer les diplômes.
• Profils sur les réseaux sociaux. Les contrôles des réseaux sociaux deviennent plus courants concernant les vérifications des antécédents parmi les employeurs pour voir comment une nouvelle embauche se conduit dans leurs profils publics.
• Registre des listes noires. Géré par l'Autorité Néerlandaise de Protection des Données, vous pouvez confirmer que le demandeur d'emploi n'est pas sur une liste noire. Cette liste peut contenir des individus qui ont commis un crime ou une fraude contre un ancien employeur.

Quels types de vérifications des antécédents sont illégaux aux Pays-Bas ?

• La loi sur l'examen médical interdit de demander aux candidats des informations sur la santé non pertinentes pour l'annonce d'emploi. À moins que le rôle n'exige un état de santé spécifique, il est interdit de faire un dépistage médical ou de demander des dossiers médicaux. Les candidats ont le droit de ne pas divulguer leurs informations personnelles sur la santé. Le comité des plaintes sur les examens médicaux pré-emploi appliquera des sanctions si les règlements ne sont pas correctement suivis.
• Demander des informations sur l'ethnie, l'orientation sexuelle ou la religion. Les examens pré-emploi ne peuvent pas demander des informations personnelles sur le candidat selon l'Article 88 de la conformité au RGPD de l'UE. Vous devez traiter tous les candidats potentiels de manière égale.
• Demander des informations supplémentaires non pertinentes pour la description du poste et ne pas respecter les lois et règlements néerlandais sur la confidentialité établis par l'Autorité de Protection des Données, par exemple, demander un rapport de crédit quand il n'est pas nécessaire pour déterminer l'adéquation du candidat pour le rôle.

Quand devez-vous réaliser des vérifications des antécédents professionnels des employés néerlandais ?

Les vérifications pré-emploi se déroulent avant que le candidat néerlandais soit embauché et se voie offrir un contrat de travail. Avant d'envoyer une promesse d'embauche, l'employeur doit effectuer toutes les vérifications des antécédents nécessaires et confirmer que le candidat est le bon candidat pour le poste vacant.

Avant de réaliser une vérification des antécédents, l'employeur doit demander au candidat à l'emploi de remplir et de signer un formulaire de consentement avec les détails de la vérification des antécédents.

La façon la plus facile de réaliser une vérification des antécédents d'un employé ou d'un prestataire néerlandais

Il existe plusieurs entreprises différentes capables de réaliser des vérifications des antécédents des employés aux Pays-Bas, y compris Rippling, Skuad et HireRight. La plus simple de toutes est de loin Rippling car les vérifications des antécédents sont directement intégrées dans le processus d'intégration. Il suffit d'entrer les informations basiques d'embauche comme le salaire et la date de début, et Rippling enverra la promesse d'embauche et les documents pour la nouvelle recrue, et réalisera automatiquement une vérification des antécédents juridiquement conforme et vérifiera les résultats. Voyez Rippling aujourd'hui.

Les erreurs à éviter dans les vérifications des antécédents aux Pays-Bas

• Ne pas réaliser de vérification des antécédents. Bien que les vérifications des antécédents et toutes ses réglementations ajoutent une étape supplémentaire au processus d'embauche, vous pourriez être tenté de ne pas le faire. Selon certaines études, environ 50% des candidats mentent sur leurs compétences, donc une vérification des antécédents vous aidera à filtrer les candidats inadaptés et à protéger le nom de votre entreprise.
• Toutes les vérifications des antécédents ne se valent pas. Les vérifications des antécédents aux Pays-Bas ne fonctionnent pas comme aux États-Unis. Le processus est hautement réglementé, avec différents types par rapport à une norme unique. Le gouvernement encourage les employeurs à ne collecter que des données pertinentes pour le rôle.
• Conserver les données trop longtemps. Suite à la vérification pré-emploi, l'employeur ne doit conserver les données que jusqu'à ce que leur but soit atteint. Dans ce cas, le candidat a été embauché. Selon le RGPD, une fois que les données sont utilisées et n'ont plus de but, elles doivent être supprimées de manière sécurisée et permanente.
• Ne pas demander le consentement du candidat. Avant de réaliser une vérification des antécédents, vous devez obtenir le consentement explicite, écrit et signé du candidat.
• Demander des informations médicales. Selon la loi sur l'examen médical, les employeurs ne peuvent pas demander aux candidats des informations personnelles sur leur état de santé si elles ne sont pas pertinentes pour l'offre d'emploi.
• Collecter des informations inutiles. La collecte d'informations non pertinentes lors d'un screening peut violer les droits à la vie privée du candidat, conduisant à des sanctions de la part du Règlement Général sur la Protection des Données de l'UE.

Questions fréquemment posées sur les vérifications des antécédents aux Pays-Bas

Les vérifications des antécédents sont-elles légales aux Pays-Bas ?

Oui, les vérifications des antécédents sont légales aux Pays-Bas et une étape standard parmi les entreprises néerlandaises.

Les employeurs doivent se conformer aux lois et réglementations néerlandaises sur la vie privée pour éviter des sanctions pour avoir collecté trop d'informations ou ne pas avoir protégé la vie privée du candidat. Toute vérification des antécédents doit être directement pertinente pour le travail en question, y compris la vérification de l'éducation, l'historique des postes et les contrôles de sécurité. Les employeurs ne peuvent pas discriminer en fonction de la religion, la race, le genre ou d'autres caractéristiques protégées. Le consentement signé du candidat est requis pour réaliser toute vérification des antécédents.

Quelle langue utilisez-vous pour les vérifications des antécédents aux Pays-Bas ?

Un certificat de bonne conduite demandé (VOG) sera rédigé en néerlandais mais accompagné d'un CV en anglais. Toute autre documentation pertinente au processus d'embauche peut être soumise en néerlandais ou en anglais, selon l'institution. 

Comment les lois sur la vie privée affectent-elles les vérifications des antécédents aux Pays-Bas ?

Les Pays-Bas ont des réglementations strictes concernant la vie privée des candidats à l'emploi sous l'Autorité de Protection des Données néerlandaise et l'Article 88 du Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD). Les employeurs doivent avoir une raison légitime pour demander une vérification des antécédents et doivent demander la moindre quantité de données personnelles nécessaires pour prendre une décision d'embauche.

L'employeur doit également demander un formulaire de consentement signé par le candidat pour réaliser une vérification des antécédents. Toute donnée personnelle du candidat doit être stockée en sécurité jusqu'à ce qu'elle ne serve plus à aucun but et être supprimée de manière permanente.

Comment les lois sur les droits humains affectent-elles les vérifications des antécédents aux Pays-Bas?

En tant qu'employeur, tenez toujours compte des politiques des Pays-Bas sur les droits humains lors de la conduite des vérifications des antécédents. Il est interdit de discriminer les candidats sur des facteurs tels que le genre, la race, l'âge, l'état civil, la religion, ou toute autre caractéristique protégée.

Pour les candidats à un emploi ayant un casier judiciaire, les employeurs doivent veiller à ne pas les disqualifier uniquement sur la base de leur casier judiciaire, en examinant attentivement les circonstances et les antécédents. Par exemple, si le poste implique de travailler avec une population vulnérable comme les enfants ou les personnes âgées.

Les différents secteurs aux Pays-Bas nécessitent-ils différents types de vérifications des antécédents?

Selon le secteur, certaines vérifications des antécédents peuvent être plus pertinentes que d'autres aux Pays-Bas. Par exemple, un certificat de conduite est nécessaire pour un rôle dans les services de garde d'enfants et la conduite de taxi, tandis qu'un rapport de crédit est indispensable dans les postes de comptabilité et de finance. 

Un candidat cherchant à gérer des informations confidentielles peut avoir besoin de vérification d'emploi et de contrôle de sécurité. Souvenez-vous d'accéder seulement aux données dont vous avez besoin pour prendre une décision d'embauche.

Jusqu'à combien de temps remontent les vérifications des antécédents criminels?

Cela dépend de l'infraction criminelle. Les casiers judiciaires commencent à 12 ans pour les infractions majeures comme le vol ou le meurtre et apparaîtront dans votre certificat de conduite. Pour la plupart des emplois, l'histoire criminelle partagée remonte typiquement seulement à cinq ans. Pour les emplois dans la garde d'enfants, l'assistance aux personnes âgées et les emplois de sécurité, les vérifications des antécédents peuvent remonter jusqu'à 10 ans ou même plus, selon l'employeur.

Quels sont les avantages de réaliser des vérifications des antécédents aux Pays-Bas?

Les vérifications des antécédents apportent de nombreux avantages pour les employeurs, incluant :

• Recruter les meilleurs talents. Les vérifications des antécédents aident à valider les qualifications et à filtrer les candidats avec l'éducation et les compétences nécessaires pour réussir. Dans de nombreux cas, jusqu'à la moitié des candidats mentiront sur l'obtention d'un diplôme.
• Protéger contre la responsabilité. Une vérification des antécédents aidera à filtrer les candidats pouvant avoir des antécédents inadaptés et affecter la sécurité de votre entreprise et de ceux qui y travaillent.
• Embaucher est couteux. Les vérifications des antécédents aident à filtrer les candidats à l'emploi qui ne conviennent pas pour le rôle et à économiser du temps et de l'argent sur le long terme.
• Protéger contre la fraude professionnelle. Les vérifications des antécédents protègent le nom de votre entreprise et sa réputation en aidant à éviter les chercheurs d'emploi frauduleux et en les signalant.

Intégrer les nouvelles recrues et réaliser des vérifications des antécédents avec Rippling

Avec le système de gestion des talents de Rippling, vous pouvez intégrer les nouvelles recrues et les préparer pour le succès. Entrez simplement les informations d'embauche de base comme le salaire et la date de début, et Rippling fait le reste, y compris la réalisation d'une vérification des antécédents conforme à la loi et la vérification électronique des résultats.

Prêt à démarrer rapidement avec chaque nouvelle recrue? Voyez Rippling aujourd'hui.

Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, comptables ou juridiques. Ce contenu a été préparé à des fins informatives uniquement, et ne doit pas être considéré pour des conseils fiscaux, juridiques, ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, juridiques et comptables avant de vous engager dans toute activité ou transaction.