Le guide facile pour les contrôles d'antécédents des employés en Pologne

Vous souhaitez embaucher à Varsovie ou à Kraków ? Où que vous développiez votre équipe en Pologne, la vérification des antécédents est une étape cruciale. Non seulement la vérification des antécédents permet de s'assurer des compétences de votre nouvel employé, mais elle peut également contribuer à éliminer les risques liés à l'arrivée d'une menace potentielle pour votre entreprise.

Mais pour les entreprises internationales embauchant des employés en Pologne, naviguer dans le processus de vérification des antécédents peut être intimidant. En Pologne, le traitement des données privées est strictement réglementé par le Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l’Union européenne et la loi polonaise sur la protection des données personnelles. Vous devez savoir ce qui est autorisé en vertu du droit polonais et de l'UE, comment vous êtes obligé de gérer et de stocker les données sensibles de vos employés, et plus encore.

Si vous avez besoin d'un guide pour mener des vérifications des antécédents des employés complètes et conformes à la loi en Pologne, lisez la suite.

Table des matières

• Êtes-vous légalement obligé de faire des vérifications des antécédents pour les employés polonais ?
• Est-ce légal de faire des vérifications des antécédents pour les prestataires polonais ?
• Quels types de vérifications des antécédents les entreprises font-elles couramment sur les employés et prestataires polonais ?
• Quels types de vérifications des antécédents sont illégaux en Pologne ?
• Quand devriez-vous effectuer les vérifications des antécédents des employés polonais ?
• La manière la plus simple de faire une vérification des antécédents sur un employé ou un prestataire polonais
• Les erreurs à éviter dans les vérifications des antécédents en Pologne
• Questions fréquemment posées sur les vérifications des antécédents en Pologne

Êtes-vous légalement obligé de faire des vérifications des antécédents pour les employés polonais ?

Bien que ce ne soit pas obligatoire, les vérifications des antécédents sont légales en Pologne mais elles sont soumises à des limitations strictes.

• Le candidat doit donner son autorisation et toutes les vérifications doivent être conformes au droit de l'UE et au droit polonais. Les employeurs doivent obtenir le consentement explicite des candidats avant de mener des vérifications des antécédents. Il est de la responsabilité de l'employeur de protéger les informations personnelles du candidat, de maintenir leur confidentialité et d'utiliser les informations recueillies uniquement à des fins légitimes.
• Le candidat peut également révoquer l'autorisation à tout moment sans crainte de représailles.

Les employeurs sont autorisés à demander des informations sur les candidats qui sont pertinentes pour le poste comprenant le nom, la date de naissance, les coordonnées, les qualifications, l'éducation, et l'historique d'emploi.

Mais les employeurs devraient faire des vérifications minimales pour s'assurer que le travailleur est bien qui il prétend être : vous ne pouvez demander que des informations directement liées au poste. Demander des informations personnelles relatives à l'orientation sexuelle, l'origine ethnique et l'appartenance à des organisations comme des églises et des partis politiques n'est pas autorisé. Toutes les demandes doivent être conformes au code du travail polonais, à la loi polonaise sur la protection des données personnelles et au Règlement Général sur la Protection des Données (RGPD) de l'Union européenne.

Est-ce légal de faire des vérifications des antécédents pour les prestataires polonais ?

Pourvu que vous ayez le consentement du prestataire, oui, il est légal de faire des vérifications des antécédents pour les prestataires en Pologne. Vous devez vous assurer que vous êtes conforme aux réglementations relatives à la vie privée.

Voici une présentation plus détaillée de chaque type de contrôle :

• Casier judiciaire. Une vérification du casier judiciaire, y compris les condamnations pénales, nécessite l'accès aux données du Registre National des Casiers Judiciaires de la Pologne. Cependant, l'accès à ces informations est très restreint et n'est autorisé que pour certaines professions telles que le personnel de sécurité, les enseignants et certains emplois dans le secteur financier.
• Historique d'emploi. Vous pouvez contacter les départements RH ou de paie des précédents employeurs d'une nouvelle recrue pour vérifier son emploi passé et confirmer sa capacité à faire le travail. Toutefois, ces données doivent être pertinentes pour le poste. Tout le reste pourrait violer les réglementations sur la vie privée.
• Vérification des références. Vous pouvez contacter les références fournies par une nouvelle recrue, mais vous ne pouvez pas exiger de références.
• Autorisation de travail. Vous pouvez demander une preuve que le candidat est légalement autorisé à travailler en Pologne. Cela peut être une preuve de citoyenneté ou un visa de travail.
• Historique des études. Les documents fournis par le candidat sont considérés comme une preuve de son parcours scolaire. Les employeurs ne doivent pas contacter les établissements d'enseignement pour demander des informations pour confirmation. Vous pouvez demander au candidat de parler de son parcours éducatif sur la base des informations fournies.
• Rapports de crédit. Les vérifications de crédit et les demandes d'informations financières personnelles ne sont généralement pas autorisées. Des exceptions sont faites pour les emplois impliquant la gestion des actifs pour le compte de votre organisation ou entreprise.
• Profils sur les réseaux sociaux. Vous pouvez vérifier les profils sur les réseaux sociaux, mais uniquement sur les plateformes professionnelles comme LinkedIn. Les autres canaux de réseaux sociaux doivent être évités car ces informations sont considérées comme personnelles. Leur collecte peut enfreindre le RGPD.
• Registres de conduite. Vous pouvez vérifier le registre de conduite d'un candidat avec son consentement, mais uniquement si la conduite fait partie du travail.
• Dossiers médicaux. En Pologne, les travailleurs sont tenus de passer des examens médicaux préventifs avant d'être autorisés à travailler. Cela permet de s'assurer que l'employé est suffisamment apte à effectuer le travail. Les dossiers médicaux sont couverts par les lois polonaises et européennes sur la protection de la vie privée. Les informations médicales ne sont accessibles que si elles sont nécessaires au travail et autorisées par la loi. Le consentement est également requis.

Quels types de vérifications des antécédents sont illégaux en Pologne?

• Questions sur l'ethnie, les convictions personnelles et autres informations personnelles. Le RGPD de l'UE restreint les employeurs de rassembler et d'utiliser des données personnelles révélant l'origine raciale ou ethnique, les opinions politiques, les croyances religieuses ou philosophiques, et l'appartenance syndicale. Le traitement des données génétiques, des données biométriques dans le but d'identifier de manière unique une personne, des données concernant la santé, et des données concernant la vie sexuelle ou l'orientation sexuelle d'une personne est interdit.
• Les lois sur la vie privée en Pologne sont très strictes. Sauf si certains critères sont remplis et la demande est considérée comme légale selon les réglementations de l'UE et de la Pologne, vous ne pouvez demander que des informations personnelles telles que le nom, la date de naissance, les coordonnées et les documents liés au travail (expérience, historique d'emploi, éducation).

Quand devez-vous effectuer les vérifications d'antécédents des employés polonais?

Les vérifications d'antécédents des employés en Pologne devraient être réalisées dans le cadre du processus de présélection, typiquement après qu'une offre d'emploi conditionnelle a été faite à un candidat. Cela signifie qu'un employeur ne peut procéder à une vérification des antécédents que si l'offre d'emploi est subordonnée à la réussite de la vérification des antécédents. Les employeurs doivent également informer par écrit le candidat à l'emploi qu'une vérification de ses antécédents sera effectuée et obtenir son consentement écrit.

La manière la plus simple d'effectuer une vérification des antécédents d'un employé ou d'un prestataire polonais

Plusieurs entreprises peuvent effectuer des vérifications d'antécédents sur les employés en Pologne, y compris Rippling, HireRight et BackCheck. La plus simple de toutes est Rippling car les vérifications d'antécédents sont directement intégrées dans le flux d'intégration.

Il vous suffit d'entrer les informations de base de l'embauche comme le salaire et la date de début, et Rippling enverra la lettre d'offre et les documents de nouvelle recrue, et effectuera automatiquement une vérification d'antécédents conforme à la loi et vérifie les résultats. Voyez Rippling aujourd'hui.

Les erreurs à éviter dans les vérifications d'antécédents en Pologne

• Collecter trop de données. Il est essentiel pour les employeurs de suivre les lois de l'UE et polonaises sur la vie privée et de noter comment elles mettent l'accent sur la collecte minimale de données. Cela signifie ne collecter que les données nécessaires pour le rôle de la nouvelle recrue.
• Ne pas obtenir le consentent de l'employé. Les lois sur la vie privée de l'Union européenne et de la Pologne exigent également des employeurs qu'ils obtiennent le consentement des candidats avant de commencer le processus. Les entreprises doivent également être transparentes avec les candidats sur quelles données elles utilisent pour réaliser leur vérification d'antécédents, avec qui leurs informations personnelles sont partagées, et pourquoi.
• Ne pas supprimer les données des candidats non retenus. Les employeurs doivent supprimer les données personnelles des candidats non retenus lorsque le poste est pourvu. Si l'employeur souhaite utiliser les données à d'autres fins, comme conserver un CV en dossier pour des ouvertures futures, ils doivent avoir le consentement écrit du candidat.
• Sauter la vérification d'antécédents. Avec toutes les différentes réglementations en Pologne et dans l'UE, effectuer des vérifications d'antécédents sur des embauches mondiales peut sembler décourageant, et il peut être tentant de les éviter. Mais les vérifications d'antécédents, même minimes, sont une partie importante de l'intégration des employés et aident à vous protéger, vous et votre entreprise. L'exercice de la diligence raisonnable est crucial lors de l'embauche.

Rippling rend facile la réalisation de vérifications d'antécédents en Pologne.

Questions fréquentes sur les vérifications d'antécédents en Pologne

Les vérifications d'antécédents sont-elles légales en Pologne?

Oui, les vérifications d'antécédents limitées sont légales en Pologne, à condition qu'elles soient menées conformément aux lois polonaises et de l'UE sur la vie privée, à la législation sur les droits de l'homme et à d'autres règlements applicables.

Les employeurs sont autorisés à demander aux candidats des informations pertinentes pour le poste à pourvoir. Il s'agit notamment du nom, de la date de naissance, des coordonnées, de la formation, des qualifications professionnelles et des antécédents professionnels.

D'autres vérifications sont autorisées avec consentement, mais seulement dans des cas spécifiques et elles doivent être conformes aux lois sur la confidentialité polonaises et de l'UE. Les employeurs doivent également s'assurer qu'ils ne discriminent pas les candidats à l'emploi sur la base de tout motif protégé, tel que la race, le genre, la religion ou l'historique criminel.

Quelle langue utilisez-vous pour les contrôles des antécédents en Pologne ?

Les contrôles des antécédents en Pologne sont réalisés et documentés en polonais. Si vous utilisez un prestataire de services pour effectuer les contrôles des antécédents, vous pouvez utiliser l'anglais avec votre employé.

Comment les lois sur la confidentialité affectent les contrôles des antécédents en Pologne ?

Les réglementations sur la confidentialité en Pologne et les lois sur la confidentialité de l'UE (GDPR) sont très strictes et ont un impact significatif sur les contrôles des antécédents. Les lois sur la confidentialité polonaises et de l'UE s'étendent même au-delà des frontières de la Pologne, ce qui signifie qu'elles doivent être suivies par les organisations mondiales embauchant des employés en Pologne.

Comment les lois sur les droits de l'homme affectent les contrôles des antécédents en Pologne ?

Les vérifications d'antécédents en Pologne relèvent généralement des réglementations de l'UE et de la Pologne en matière de données, de vie privée et de travail. Toutefois, si ces données sont utilisées à des fins de discrimination pour des motifs tels que l'orientation sexuelle, l'origine raciale ou ethnique et le sexe (pour n'en citer que quelques-uns), cela pourrait relever des lois sur les droits de l'homme. Toutefois, en Pologne, la plupart des discriminations sur le lieu de travail sont couvertes par le code du travail polonais.

Les différentes industries en Pologne exigent-elles différents contrôles des antécédents ?

Différents types de contrôles d'antécédents sont autorisés pour différentes industries. La règle générale en Pologne est qu'un employeur ne doit effectuer des contrôles d'antécédents que s'ils sont nécessaires au poste du nouvel employé, par exemple, vous ne devez effectuer un contrôle de permis de conduire que si le rôle nécessite de conduire. Ceux qui cherchent à travailler dans l'aviation civile, par exemple, peuvent subir un contrôle de sécurité supplémentaire.

Jusqu'où remontent les contrôles de casier judiciaire ?

En Pologne, la vérification des antécédents criminels peut remonter jusqu'à la date à laquelle le candidat a atteint l'âge de 18 ans et est devenu un adulte légal.

Quels sont les avantages de réaliser des contrôles d'antécédents en Pologne ?

Les contrôles d'antécédents offrent de nombreux avantages pour les employeurs, y compris :

• Une sécurité améliorée. Effectuer une vérification des antécédents dans le cadre du processus de recrutement peut aider à identifier les candidats à un poste potentiel qui peuvent présenter une menace pour l'entreprise ou ses employés.
• Une protection contre l'embauche négligente. Si un employé d'une entreprise se livre à une inconduite publique, l'entreprise peut être considérée comme responsable. Pour atténuer ce risque, effectuer des contrôles d'antécédents peut révéler des inconduites antérieures et aider l'entreprise à prendre des décisions éclairées lors de l'embauche.
• Une meilleure qualité d'embauche. Les contrôles d'antécédents jouent un rôle crucial dans l'identification des candidats potentiels à un emploi qui peuvent avoir fourni des informations inexactes ou incohérentes sur leur travail ou leur historique éducatif sur leur candidature ou CV. En vérifiant l'exactitude de leurs qualifications et en confirmant leur identité, ces contrôles aident à garantir que les candidats sont honnêtes dans leurs candidatures à un emploi.
• Une protection contre la fraude professionnelle. Effectuer des contrôles d'antécédents peut protéger la réputation de votre entreprise en détectant les candidats à un emploi malhonnêtes et frauduleux, évitant ainsi tout dommage potentiel à l'image de l'entreprise.

Intégrez de nouvelles recrues et effectuez des contrôles des antécédents avec Rippling

Avec le système de gestion des talents de Rippling, vous pouvez intégrer de nouvelles recrues et les préparer au succès. Il suffit de saisir les informations de base pour l'embauche, comme le salaire et la date de début, et Rippling s'occupe du reste, y compris réaliser un contrôle d'antécédents conforme à la loi et vérifier électroniquement les résultats.

Prêt à bien démarrer avec chaque nouvelle recrue ? Voyez Rippling aujourd'hui.

Rippling et ses affiliés ne fournissent pas de conseils fiscaux, comptables ou juridiques. Ce matériel a été préparé à des fins d'information uniquement, et n'est pas destiné à fournir, et ne doit pas être utilisé pour des conseils fiscaux, légaux, ou comptables. Vous devriez consulter vos propres conseillers fiscaux, légaux et comptables avant de vous engager dans des activités ou transactions connexes.