Permis de travail pour les employés en Pologne : un guide complet pour les employeurs

Quand vous prévoyez d'embaucher ou d'élargir les opérations de votre entreprise en République de Pologne, il est important de garantir que tous les employés possèdent l'autorisation de travail requise. Embaucher des individus sans autorisation appropriée est illégal et peut entraîner des conséquences significatives, incluant des amendes, de l'emprisonnement, ou une interdiction d'employer des travailleurs étrangers.

Pour garantir la conformité avec les lois sur l'immigration et faciliter un processus sans encombre, lisez notre guide complet avant de faire votre première embauche en Pologne ou de transférer un employé là-bas. Vous trouverez des informations essentielles, y compris les détails sur les individus qui requièrent un visa de travail, le processus de demande de permis de travail, et les questions fréquentes concernant les permis de travail pour les employés en Pologne.

Qu'est-ce qu'un permis de travail en Pologne ?

Deux documents sont requis pour les ressortissants étrangers et les citoyens non-UE pour travailler en Pologne : un permis de travail et un visa de travail. Le permis de travail permet à un employé de travailler légalement dans le pays et le visa de travail permet au travailleur de vivre en Pologne. Il existe différents types de visas et de permis de travail.

Le permis de travail le plus courant est le type A. Il est utilisé pour les contrats de travail standard, si l'employeur a un bureau en Pologne. Un permis de travail de type C est destiné aux personnes employées par un employeur étranger pour travailler en Pologne. L'employeur doit demander ce permis de travail.

Les visas de travail les plus courants sont le visa de court séjour (Schengen Type C) ou le visa de long séjour (Schengen Type D). Ces derniers permettent aux ressortissants étrangers de vivre en Pologne.

Ensemble, ces documents permettent aux travailleurs étrangers de s'engager dans un emploi légal au sein de la Pologne pour une période spécifiée. À l'expiration, les individus doivent soit renouveler leurs permis soit retourner dans leur pays d'origine.

Qui a besoin d'un visa de travail en Pologne ?

Les ressortissants étrangers qui n'ont pas de résidence permanente en Pologne, ont besoin d'obtenir un permis de travail et un visa de travail pour être légalement employés dans le pays.

Cependant, il existe plusieurs exemptions. En voici quelques-unes :

• Les citoyens des états membres de l'UE/EEE, les citoyens de la Suisse, et leurs familles
• L'époux étranger d'un citoyen polonais
• Ceux qui ont obtenu le statut de réfugié ou la protection en Pologne.
• Ceux avec un permis de résident long-terme de l'UE délivré par les autorités polonaises.
• Ceux avec un permis de séjour pour raisons humanitaires.
• Les individus possédant un permis de résidence temporaire accordé en Pologne pour des circonstances spécifiques, telles que la réunification familiale ou les études.
• Les formateurs impliqués dans des stages professionnels, exerçant des rôles de conseil ou de supervision, ou possédant des qualifications spécifiques et des compétences dans les cadres de programmes mis en œuvre sous l’égide de l’Union européenne ou d’autres programmes d’aide internationale.
• Les enseignants de langues étrangères
• Les membres des médias
• Les artistes (maximum 30 jours dans une année calendaire)
• Les résidents long-terme de l'UE. Ce sont des personnes qui ne sont pas citoyennes de l'UE mais qui ont vécu légalement dans l'UE pendant au moins cinq ans.
• Les étudiants à temps plein inscrits dans des études en Pologne ou les participants engagés dans des études doctorales à temps plein en Pologne.

Il est important de noter que les ressortissants étrangers qui prévoient de travailler à distance en Pologne pour des employeurs qui n'ont pas une présence juridique dans le pays, ne sont pas tenus de détenir un permis de travail. Cependant, ils devront avoir un visa de résidence.

Quand vous envoyez une lettre d'offre à une nouvelle recrue en Pologne, cela devrait inclure une clause mentionnant que l'offre est conditionnelle à leur éligibilité à travailler légalement en Pologne.

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Combien de temps faut-il pour obtenir un permis de travail en Pologne ?

Les délais de traitement varient en fonction du type de permis/visa, mais vont généralement de 6 à 12 semaines.

Types de visas de travail en Pologne

Il existe plusieurs types de permis de travail et de visas de travail en Pologne. Ces derniers varient selon la nationalité de l'employé, la durée de l'emploi, et le type d'emploi. Les permis les plus importants si vous embauchez des travailleurs étrangers (non-UE) en Pologne sont un permis de travail de type A et soit un visa Schengen de type C ou D.

• Permis de travail :
• Type A : pour les étrangers auxquels un employeur polonais propose un emploi. Un permis de séjour en cours de validité est requis.
• Type B : pour les individus étrangers employés comme membres du conseil d'administration.
• Type C : pour les individus étrangers envoyés travailler en Pologne à travers un transfert intra-entreprise.
• Type D : pour les individus étrangers envoyés travailler en Pologne dans des services d'exportation par un employeur étranger qui n'a pas de branche polonaise.
• Type E : pour les individus étrangers envoyés travailler en Pologne pour d'autres raisons.
• Type S : pour les individus étrangers travaillant dans l'agriculture ou l'hébergement pour un employeur étranger.
• Visas de travail :
• Type C : ce visa est valable dans l'Espace Schengen et permet au titulaire de rester dans le territoire de tous les pays Schengen (y compris en Pologne) pour un maximum de 90 jours pendant une période de 180 jours.
• Type D : un visa national de type D permet l'entrée et le séjour en Pologne pour plus de 90 jours (jusqu'à un an). Il permet également de voyager dans d'autres états membres de l'Espace Schengen pour jusqu'à 90 jours pendant une période de 180 jours, tandis que le visa est valide.
• Visa freelance/prestataire : le visa freelance en Pologne est valable pour deux ans et peut être renouvelé avant l'expiration. Ce visa requiert que le demandeur ait des clients polonais en plus des clients étrangers.
• La carte bleue UE : la carte bleue UE est accordée aux travailleurs non-UE hautement qualifiés, leur permettant de vivre et travailler dans un pays de l'UE. L'éligibilité requiert des qualifications professionnelles supérieures ainsi qu'un contrat de travail ou une offre ferme d'emploi avec une durée d'au moins un an.

N'oubliez pas, les résidents de l'Union européenne ne sont pas couverts par ces permis car ils ont automatiquement l'autorisation de travailler en Pologne et dans d'autres États de l'UE.

Processus de demande pour les permis de travail et visas polonais

Voici les étapes requises pour obtenir les permis de travail et visas de travail les plus courants en Pologne :

Permis de travail : dans le cas du permis de type A, le plus courant, l'employeur dépose la demande au nom de l'employé. Ceci est fait à l'un des bureaux Voivodeship régionaux en Pologne (dans la région où l'employé travaillera).

• L'employeur soumet la demande de permis.
• Les frais de demande sont payés.
• L'employeur fournit une documentation sur leur statut légal, les archives de fonctionnement, l'acte de la société, et un état des profits et pertes.
• L'employeur fournit des informations sur l'employé, comme une copie de leur passeport en cours de validité, des détails sur l'assurance maladie, et d'autres informations pertinentes.
• L'employeur fournit une copie du contrat de travail.
• À l'approbation par le Voïvode (gouverneur régional), le permis est délivré par le bureau de la Voïvodat régional.

Visas de travail : voici les étapes requises par l'employé pour obtenir un visa de travail qui leur permettra de vivre en Pologne. Les visas de type C et D sont les plus courants. Un permis de travail est toujours requis pour travailler dans la plupart des cas.

• Type C - Il s'agit d'un visa de courte durée couvrant une période de 90 jours. Le titulaire peut rester en Pologne et dans les pays de l’aire Schengen de l’UE.
• Type D - Il s'agit d'un visa de longue durée pour jusqu'à un an, incluant 90 jours dans d'autres pays Schengen.

Voici les étapes nécessaires pour postuler pour les visas de type C ou D :

• Avant qu’un travailleur postule, il doit trouver l’ambassade ou le consulat polonais le plus proche et prendre rendez-vous. Cette information peut être trouvée sur le site web du ministère des affaires étrangères polonais.
• Le travailleur doit contacter l'ambassade ou le consulat pour déterminer les documents requis dans leur cas.
• Le travailleur remplit un formulaire en ligne.
• Le travailleur rassemble la documentation pertinente (photographies, passeport, documents supplémentaires spécifiés par le consul).
• Le jour du rendez-vous prévu, le travailleur soumet la documentation au personnel de l’ambassade/consulat. Un entretien personnel peut être requis, si nécessaire. Le temps de traitement peut prendre de 6 à 12 semaines.
• À l'approbation, l'employé reçoit le visa.
• À l'entrée en Pologne, le travailleur doit enregistrer son adresse, collecter les permis pertinents, et demander une carte de résidence.

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Questions fréquemment posées à propos des permis de travail pour les employés en Pologne

Les citoyens américains ont-ils besoin d'un permis de travail pour travailler en Pologne ?

Oui. Les citoyens américains doivent suivre les mêmes règles que les étrangers pour obtenir un permis de travail et un visa de travail pour la Pologne.

Quels documents sont nécessaires pour postuler pour un permis de travail polonais et un visa ?

Lors de la demande d'un permis de travail polonais, l'employeur aura besoin :

• D'un formulaire de demande de permis de travail
• D'une preuve de paiement des frais
• D'une copie du passeport ou de document de voyage de l'employé
• D'une preuve de l'assurance médicale de l'employé
• D'une preuve du statut légal de l'employeur (du registre national de la cour)
• Des archives de l'activité économique de l'employeur
• De l'acte de la société
• Des états des profits et pertes
• D'un accord d'emploi
• D'une documentation supplémentaire si nécessaire

Lors de la demande d'un visa de travail polonais, le demandeur aura besoin :

• Du formulaire de demande de visa
• D'une photographie
• Du passeport ou d'un document de voyage
• D'une copie de la page du passeport avec les données personnelles et une photo
• D'une preuve de l'assurance maladie
• D'une preuve d'hébergement
• D'une preuve de fonds suffisants
• D'une preuve des arrangements de voyage
• D'un certificat d'emploi (uniquement pour les enseignants de langue)
• D'un permis de travail (voir ci-dessus)
• De documents supplémentaires selon les besoins

Quel est le moyen le plus rapide d'obtenir un permis de travail en Pologne ?

Le processus ne peut pas être accéléré. Cependant, les employeurs et leurs travailleurs peuvent éviter des retards de traitement en s'assurant que la demande est complète et inclut tous les documents et formulaires requis lors de la soumission initiale.

Combien coûte l'obtention d'un permis de travail polonais et d'un visa de travail ?

Les frais pour les permis de travail et visas de travail polonais les plus courants varient. Les montants ci-dessous sont listés en złoty polonais (PLN), euro et dollars américains.

Les membres de la famille sont-ils inclus dans les demandes de visa de travail en Pologne ?

Les membres de la famille d'un étranger vivant déjà en Pologne et demandant un visa de travail peuvent également demander un visa. La demande pour un membre de la famille est faite par la personne déjà en Pologne. Cela s'applique aux visas de travail pour les employés hautement qualifiés ainsi que pour les travailleurs employés. Cependant, les conditions spécifiques peuvent varier.

Comment renouveler votre visa/permis de travail en Pologne ?

Un permis de travail polonais peut être prolongé par l'employeur via le renouvellement du contrat de travail. Ce processus doit être commencé 30 jours avant l'expiration du visa. L'employeur a l'option de demander l'extension à un bureau régional de Voivodeship ou par une application en ligne.

Concernant les visas : les étrangers ayant l'intention de rester en Pologne plus de 90 jours peuvent demander un visa de long séjour ou un visa de type D. Ce visa leur permet d'entrer en Pologne et de rester de manière continue ou pour plusieurs périodes totalisant plus de 90 jours pendant la durée de validité du visa, jusqu'à un an. Le visa de long séjour est obtenu auprès d'une ambassade à l'étranger et doit être converti en permis de résidence après l'arrivée en Pologne. Pour des séjours de plus de trois mois, un permis de résidence temporaire, valable jusqu'à trois ans, doit être obtenu. Dans de rares cas, un visa Schengen de type C peut être prolongé. Les visas de type D ne peuvent pas être prolongés.

Y a-t-il une limite au nombre de permis de travail que vous pouvez obtenir en Pologne ?

Dans la plupart des cas, les permis de travail ne sont valables que pour des contrats de travail spécifiques. L'employeur peut prolonger le contrat de travail afin de prolonger la validité du permis. Si l'employé est titulaire d'un visa de type D, il doit passer à un permis de séjour pour les périodes supérieures à un an.

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