Liste de contrôle pour les nouvelles recrues : un guide étape par étape pour l'intégration des employés en Australie

• Préparez-vous à effectuer des retenues d'impôt. Vous devrez effectuer des paiements d'impôts au nom de votre nouvel employé par le biais d'un processus connu sous le nom de "pay-as-you-go" (PAYG) withholding (retenue à la source). Assurez-vous d'être enregistré auprès de l'Australian Taxation Office (ATO) et d'avoir le numéro de dossier fiscal (TFN) du nouvel employé. Les entreprises australiennes qui offrent des avantages supplémentaires à leurs employés peuvent être tenues de payer une taxe sur les avantages sociaux. Certaines petites entreprises qui versent des salaires supérieurs à un certain seuil (variable selon l'État et le territoire) doivent payer un impôt régional sur les salaires.

• Connaissez le fonds de leur garantie de retraite. Vous êtes tenu de verser des cotisations à la superannuation (le système de retraite australien) à un fonds choisi par l'employé. Assurez-vous donc qu'il dispose d'un formulaire de choix standard quatre semaines avant sa date d'entrée en fonction. Vous devez également prévoir un fonds par défaut si le nouvel employé décide de ne pas choisir le sien.

• Inscrivez-les aux avantages sociaux. Outre la pension de retraite, l'indemnisation des accidents du travail, les congés payés, les congés de maladie et les congés parentaux sont des prestations obligatoires en Australie. Les droits exacts peuvent varier en fonction de l'attribution et de l'État ou du territoire (voir notre guide des avantages sociaux en Australie).

• Ajoutez-les à la liste de paie. Vous devez payer vos employés basés en Australie en dollars australiens (AUD), sauf si vous avez obtenu leur autorisation écrite de les payer dans une autre devise. Vous devez également communiquer les informations relatives à la paie à l'ATO par le biais de son système STP (Single Touch Payroll) ; assurez-vous donc d'être correctement inscrit. Consultez notre guide complet sur la gestion des salaires pour les employés en Australie.

• Commandez et configurez leurs appareils. Qu'il travaille sur site ou à distance, votre nouvel employé a besoin des bons outils pour faire son travail. Pour l'aider à prendre ses marques, veillez à commander et à configurer les appareils dont il a besoin avant son premier jour de travail.

• Configurez leurs comptes d'applications. Il y a tellement d'applications à suivre… Email, Slack, Zoom, Figma, et ainsi de suite. Votre nouvel employé ne doit pas s'inquiéter d'avoir accès aux outils dont il a besoin alors qu'il vient de commencer. Configurez leurs comptes d'applications avant leur premier jour, afin que tout soit prêt pour une connexion facile (et rapide).

• Préparez les ressources dont ils auront besoin. Il peut s'agir des éléments suivants :
• Une copie de votre liste de contrôle pour l'accueil des nouveaux arrivants
• Un manuel de l'employé
• La déclaration de mission, les politiques et les valeurs de votre entreprise
• Une liste des membres de l'équipe
• Un aperçu de leur première journée
• La description de leur poste et les priorités principales
• Toutes autres ressources spécifiques à leur fonction dont ils pourraient avoir besoin

• Planifiez leur orientation. Veillez à planifier à l'avance les activités d'orientation de votre nouvel employé. Il peut s'agir d'une rencontre individuelle avec son supérieur, de réunions avec son équipe ou même d'une sortie d'équipe pour son premier jour, le déjeuner est une excellente option ! Prévenez tout le monde à l'avance pour qu'ils puissent venir.

• Envoyez un e-mail de bienvenue. Créez un e-mail de bienvenue contenant tous les détails sur ce à quoi votre nouvel employé peut s'attendre le premier jour. Il peut s'agir d'un programme pour le premier jour, de notes sur les politiques du bureau, d'une foire aux questions sur le premier jour et de tout ce dont il aura besoin pour se sentir à l'aise.

Le 1er jour

• Assurez-vous que son espace de travail est prêt. Si votre nouvel employé travaille au bureau, assurez-vous que son bureau est équipé de tout ce dont il a besoin. Personnalisez son espace de travail avec une plaque nominative et envisagez de lui offrir un cadeau de bienvenue décoratif pour son premier jour afin de faire une bonne première impression.

• Envoyez un e-mail de "bienvenue dans l'équipe". Vous pouvez également envoyer un e-mail à toute l'entreprise pour présenter le nouvel employé, lui fournir une brève biographie et une description de son poste, et encourager les collègues à venir le saluer. Cela peut donner à votre nouvel employé un premier aperçu de la culture d'entreprise à laquelle il peut s'attendre. Apprenez à rédiger le parfait e-mail de "bienvenue dans l'équipe" à l'aide de notre guide.

• Donnez-leur un ordre du jour pour les aider à démarrer. Il est difficile pour les nouveaux embauchés de saisir les responsabilités qui leur incombent dès le premier jour sans un ordre du jour. Que ce soit par e-mail ou en personne, donnez-leur un plan de match sur ce qui les attend au cours de leurs premiers jours de travail, y compris les réunions, les tâches et les autres responsabilités.

• Prévoyez un entretien individuel avec son supérieur. Le superviseur de votre nouvel employé sera une source d'information importante tout au long de son parcours professionnel. Commencez la relation du bon pied en organisant une première réunion pour répondre à toutes les questions. Assurez-vous que le nouvel employé se sente à l'aise pour donner et recevoir un retour d'information, car cet échange bilatéral est encouragé dans la plupart des lieux de travail australiens.

• Planifiez une rencontre avec leur collègue d'intégration ou leur mentor. Il est utile de faire appel à un collègue amical pour guider votre nouvel employé tout au long de l'expérience d'intégration. Prévoyez du temps pour cette rencontre et n'oubliez pas qu'elle peut être décontractée, envisagez de lui offrir un flat white au café du coin.

• Organisez un événement pour faire connaissance avec son équipe ou ses pairs les plus proches. Que ce soit au bureau ou à l'extérieur (ou virtuellement), une rencontre avec tous les membres de l'équipe du nouvel employé permet de briser la glace, tout en s'assurant que le nouvel employé sait avec qui il travaillera et comment y accéder.

• Faites visiter le bureau. Si votre nouvel employé travaille en personne, faites-lui faire le tour de son nouveau bureau dès qu'il s'y est installé. Montrez-lui les toilettes, la cuisine et les salles de stockage, et donnez-lui une idée générale de l'endroit où se trouvent les collègues avec lesquels il devra peut-être interagir. C'est également le moment de le présenter brièvement à ses collègues.

• Fournissez-lui une liste de contacts. Avant la fin de la journée, partagez une "antisèche" de la liste de l'entreprise, noms, fonctions et coordonnées sur toutes les plateformes, afin de vous assurer que votre nouvel employé sait à qui s'adresser pour des questions spécifiques.

Pendant leurs premiers 90 jours

• Planifiez une formation organisationnelle et spécifique à votre rôle. L'objectif de votre nouvel employé au cours des premiers mois doit être de découvrir votre entreprise et son rôle au sein de celle-ci. Au cours de la première semaine, commencez par une formation organisationnelle qui lui permettra de découvrir l'entreprise, ses objectifs, sa raison d'être et ses valeurs. Passez ensuite à une formation spécifique qui les aidera à acquérir des compétences et des informations spécifiques dont ils auront besoin pour réussir dans leur poste. Le gouvernement australien propose une série de programmes de soutien pour aider à financer certaines formations, notamment des mesures d'incitation à la préparation à l'emploi et à la création d'entreprise.

• Confiez-leur du travail et aidez-les à se fixer des objectifs. Les nouveaux embauchés assimilent beaucoup d'informations au cours des premiers mois de travail. Il n'est donc pas surprenant que leur travail ne soit pas parfait tout de suite. Lorsque vous leur confiez du travail, commencez doucement et encouragez-les à poser des questions si nécessaire. Envisagez de fixer avec eux des objectifs réalistes qui, s'ils sont atteints, vous permettront de leur confier davantage de responsabilités.

• Planifiez des visites de contrôle et des séances de mentorat pour l'aider à rester sur la bonne voie. Les visites de contrôle avec un nouvel employé vous permettent de suivre ses progrès. C'est aussi l'occasion idéale de revoir et de réévaluer les objectifs. Quelle que soit la fréquence de ces réunions, essayez de les programmer à intervalles réguliers pour assurer la cohérence.

• Offrez-lui un retour d'information régulier pendant qu'il s'installe. Il est essentiel de fournir un retour d'information régulier pour s'assurer que votre nouvel employé reste sur la voie des objectifs qu'il s'est fixés. Gardez à l'esprit que, par rapport à la culture nord-américaine, les lieux de travail australiens sont souvent plus décontractés ; vous pouvez rester ludique et humoristique tout en faisant passer votre message.

• Demandez-leur leur avis sur la manière dont vous pouvez améliorer l'expérience d'intégration. Le retour d'information est une voie à double sens, en particulier dans les environnements de travail australiens, qui ont tendance à avoir des hiérarchies moins rigides. Assurez-vous que votre nouvel employé se sente autorisé à donner son avis sur les processus de l'entreprise.

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