Cómo gestionar la nómina internacional para empleados en los Países Bajos (Actualizado 2024)
Los Países Bajos son una excelente opción para una sucursal en el extranjero, pero configurar tu negocio, contratar empleados y gestionar la nómina será un desafío.
Esta guía completa para gestionar la nómina de los empleados en los Países Bajos te guiará a través del proceso de registrar tu empresa, contratar empleados y ponerlos en la nómina para asegurar que tu expansión se desarrolle sin problemas.
Tabla de contenidos
- Paso #1: Regístrate como empleador o selecciona un EOR
- Paso #2: Elige una solución de software de nómina global
- Paso #3: Determina el estado de empleo de tus trabajadores
- Paso #4: Recopila información de tus empleados para la nómina
- Paso #5: Establece el salario del empleado en euros
- Paso #6: Ejecuta la nómina
- Paso #7: Presenta tus impuestos mensuales y anuales
- Preguntas frecuentes sobre la gestión de la nómina en los Países Bajos
Paso #1: Regístrate como empleador o selecciona un EOR
Si decides establecer tu propia entidad en los Países Bajos en lugar de usar un EOR, del cual hablaremos a continuación, aquí están los pasos que necesitarás seguir.
- Selecciona la estructura empresarial adecuada para tu compañía, elige un nombre que esté disponible (la Oficina de Propiedad Intelectual del Benelux tendrá esta información) y consigue una dirección comercial que esté en los Países Bajos
- Registra tu compañía en la Cámara de Comercio de los Países Bajos (KVK) y en la Administración de Impuestos y Aduanas holandesa
Asegúrate también de abrir una cuenta bancaria holandesa y que tu compañía esté listada en el Handelsregister, lo cual se hace a través del KVK.
¿Puedo usar un EOR en su lugar?
Sí, está perfectamente bien usar un Empleador de Registro (EOR) en lugar de intentar expandir una sucursal independiente de tu compañía a los Países Bajos por ti mismo. Muchas empresas que deciden operar en los Países Bajos utilizan EORs para completar las múltiples inscripciones requeridas para nuevas entidades, gestionar la nómina, emitir beneficios y navegar por los problemas de cumplimiento internacional. Establecer un negocio en los Países Bajos requiere una inversión de tiempo significativa, y la mayoría de las empresas más pequeñas no tienen los recursos para invertir.
Paso #2: Elige una solución de software de nómina global
Primero, es vital entender los dos tipos de soluciones de nómina internacional: procesadores de nómina globales y agregadores de nómina globales. Puedes aprender sobre ambos en nuestra guía.
- Procesadores de nómina globales en realidad procesan tu nómina, transmiten fondos, y calculan y presentan impuestos en cada país a través de su propio software. Simplemente dicho: los procesadores de nómina globales te permiten pagar a tus empleados internacionales tan fácilmente como a tus empleados locales: juntos en una sola ejecución de pago.
- Agregadores de nómina globales agregan proveedores de nómina locales en cada país y transmiten manualmente tus archivos de nómina a ellos.
Paso #3: Determina el estado de empleo de tus trabajadores
Antes de incorporar nuevos trabajadores y empezar a gestionar la nómina, necesitas clasificar a los trabajadores que contrates como empleados o contratistas independientes. Clasificar correctamente a los miembros del equipo es crucial para cumplir con las leyes holandesas.
Hay criterios específicos para que los empleadores utilicen cuando estén clasificando a un trabajador. Estos incluyen:
- Mutualidad de obligación: Si hay un compromiso vinculante por parte de la compañía de ofrecer trabajo y por parte del consultor de proporcionar trabajo.
- Servicio personal: Un empleado debe proporcionar sus servicios personalmente, y si existe el derecho a nombrar un sustituto, esto normalmente será calificado de tal manera a discreción del empleador.
- Control: El grado de control que la entidad empleadora tiene sobre las horas de trabajo y el lugar de trabajo del trabajador.
- Otras actividades: Si el trabajador puede realizar otros trabajos fuera de la entidad empleadora y, si es así, en qué medida.
- Pago y prestaciones: Un empleado será pagado una cantidad fija en una fecha de pago regular según sus horas trabajadas, e independientemente de los objetivos de rendimiento o la finalización de proyectos.
- Integración: Cuánto se involucra un trabajador en la compañía y su gestión y cómo es percibido por terceros.
- Instalaciones y equipo: Un contratista independiente normalmente proporcionará su propio equipo y materiales para poder realizar los servicios mientras que un empleado dependerá del empleador para proporcionar lo mismo.
- Riesgo financiero: ¿Qué parte tiene la responsabilidad por cualquier pérdida surgida del acuerdo? Un empleado será pagado incluso cuando no haya suficiente trabajo para mantenerlos ocupados y no asumirá ningún riesgo financiero al trabajar para el empleador.
- Tributación: Qué parte asume la responsabilidad por los impuestos surgidos del compromiso. Un contratista independiente autónomo será responsable del pago de su propio impuesto sobre la renta y contribuciones a la seguridad social, mientras que el empleador se hará cargo de estos en el caso de los empleados.
Step #4: Collect information from your employees for payroll
Para incluir empleados en la nómina en los Países Bajos, necesitarás recoger la siguiente información de ellos:
- Su nombre, iniciales, fecha de nacimiento y dirección completa
- Su Número de Servicio al Ciudadano (BSN)
Luego, llena el formulario oficial y envíalo a la Administración de Aduanas e Impuestos de los Países Bajos.
Paso #5: Establecer el salario del empleado en euros
Dado que los Países Bajos son miembros de la zona euro, si tu compañía contrata empleados holandeses, independientemente de dónde esté la sede, debes pagarles en euros.
Paso #6: Ejecutar la nómina
Tienes una entidad (ya sea propia o a través de un EOR), has configurado tu sistema de nómina global, y has asegurado que tus empleados estén correctamente clasificados bajo la ley holandesa.
¡Hora de ejecutar la nómina!
Aquí tienes una vista previa de cómo funciona el sistema de nómina global de Rippling:
Paso #7: Declarar tus impuestos
Los salarios se pagan una vez al mes en los Países Bajos, y aunque la fecha límite oficial no es hasta fin de mes, la mayoría de las empresas emiten cheques de pago alrededor del 25 del mes debido a los plazos fiscales de la nómina. Los empleadores en los Países Bajos deben pagar los impuestos sobre la nómina apropiados y presentar las declaraciones de impuestos de la nómina al final del mes siguiente.
Preguntas frecuentes sobre cómo ejecutar la nómina en los Países Bajos
¿Qué son los impuestos sobre la nómina en los Países Bajos?
Los empleadores son responsables de pagar la cantidad correcta de impuesto sobre la nómina y contribuciones de seguros al gobierno holandés una vez al mes.
Los impuestos sobre la nómina consisten en lo siguiente:
- Impuesto sobre el salario
- Contribuciones al seguro nacional
- Contribuciones al seguro de personas empleadas
- Contribución dependiente del ingreso según la Ley del Seguro de Salud (Zvw)
¿Cuáles son las penalizaciones por presentar la declaración de impuestos tarde en los Países Bajos?
Si te pierdes un plazo para pagar tus impuestos sobre la nómina en los Países Bajos, se te cobrará una multa administrativa del 3% sobre el saldo pendiente. Si no presentas tu declaración de impuestos o te pierdes el plazo de presentación, se te cobrará €68.
¿Cuál es el salario mensual promedio para los empleados en los Países Bajos?
El salario mensual promedio para los empleados en los Países Bajos es de €3,333 en 2023.
¿Cuál es el salario mínimo en los Países Bajos?
El salario mínimo en los Países Bajos se indexa dos veces por año: cada 1 de enero y cada 1 de julio. A partir del 1 de enero de 2024, el salario mínimo para los empleados de 21 años o más es de €13.27 por hora.
¿Cuánto cuesta gestionar la nómina en los Países Bajos?
La cantidad exacta que le costará a tu empresa gestionar la nómina depende de una variedad de factores, incluyendo el número de empleados que tienes y qué características quieres que incluya tu software.
¿Puedo gestionar la nómina manualmente para los empleados en los Países Bajos?
Algunos propietarios de pequeñas empresas deciden que prefieren gestionar la nómina ellos mismos en un intento de reducir sus costos generales. Sin embargo, ejecutar la nómina es un proceso que consume tiempo, y la complejidad de pagar impuestos, y calcular y deducir seguros sociales en los Países Bajos requerirá una inversión seria de tus recursos. Si decides hacerlo solo, hay riesgos potenciales a tener en cuenta, tales como:
- Cumplimiento: Gestionar la nómina manualmente en los Países Bajos, sin usar un software de nómina global nativo, te pone en riesgo de errores manuales y omisiones, los cuales pueden resultar en sanciones severas. Rippling maneja tu trabajo de cumplimiento por ti, incluyendo calcular y deducir las cantidades correctas de cada tipo de impuesto sobre la nómina.
- Seguridad: Procesar la nómina manualmente puede presentar riesgos de seguridad, especialmente si estás usando hojas de cálculo o registros en papel. Esto aumenta el riesgo de que la información sensible de los empleados se pierda, sea robada o mal utilizada.
¿Cómo se pagan a los contratistas independientes en los Países Bajos?
- First, ensure you’re correctly classifying this individual as an independent contractor (you can use Rippling’s free Worker Classification Analyzer).
- A continuación, acuerda los términos de pago con el contratista: la tarifa por hora o por proyecto, la cadencia de pago y el método de pago (depósito directo, cartera virtual, etc.).
- Recopila su información de nómina, incluyendo su nombre, fecha de nacimiento, información de contacto e información de la cuenta bancaria.
- Usa tu software de nómina elegido para pagar a los contratistas en euros. Con Rippling, puedes pagar a tus contratistas holandeses en euros, en una sola ejecución de nómina, sin esperar transferencias o conversiones.
Rippling y sus afiliados no proporcionan asesoramiento fiscal, legal o contable. Este material se ha preparado solo con fines informativos, y no está destinado a proporcionar, y no debe ser tomado como, asesoramiento fiscal, legal o contable. Debes consultar a tus propios asesores fiscales, legales y contables antes de participar en cualquier actividad o transacción relacionada.
