Überwachung am Arbeitsplatz: Was Führungskräfte wissen müssen

Die Überwachung am Arbeitsplatz ist ein heikles Thema, das oft zu Spannungen zwischen Arbeitgebern und Angestellten führt. Während Unternehmen die Produktivität und Sicherheit ihrer Arbeitnehmenden kontrollieren möchten, besteht gleichzeitig die Notwendigkeit, die Rechte und Privatsphäre der Mitarbeitenden zu schützen. Diese Balance zu finden, ist entscheidend für ein harmonisches und effizientes Arbeitsumfeld.

In diesem Beitrag beleuchten wir die verschiedenen Facetten der Überwachung am Arbeitsplatz. Von der Kontrolle der Arbeitszeit und Internetnutzung über GPS-Tracking bis hin zu Kameraüberwachung und Taschenkontrollen – lesen Sie in diesem Artikel, was erlaubt ist und welche Rechte der Arbeitnehmenden dabei berücksichtigt werden müssen. Außerdem erfahren Sie, welche Maßnahmen Arbeitgeber ergreifen dürfen, ohne die Privatsphäre ihrer Angestellten zu verletzen.

Die rechtlichen Grundlagen der Überwachung am Arbeitsplatz

Die Überwachung am Arbeitsplatz ist ein sensibler Bereich, der strengen gesetzlichen Regelungen unterliegt. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sie die Privatsphäre ihrer Mitarbeitenden respektieren und die rechtlichen Vorgaben einhalten.

Arbeitszeiterfassung

Arbeitgeber haben nicht nur das Recht, die Arbeitszeit ihrer Angestellten zu überwachen –, sie sind mittlerweile sogar dazu verpflichtet. Im September 2022 hat das Bundesarbeitsgericht nämlich entschieden, dass Firmen die Arbeitszeit ihrer Beschäftigten dokumentieren müssen. An einer entsprechenden Gesetzesänderung wird derzeit gearbeitet. Durch die Erfassung der Arbeitszeit soll sichergestellt werden, dass die vertraglich vereinbarten Arbeitszeiten eingehalten und Arbeitnehmende nicht durch unbezahlte Überstunden ausgebeutet werden.

Die Überwachung kann beispielsweise durch Zeiterfassungssysteme oder elektronische Stempelkarten erfolgen. Wichtig ist dabei, dass die Daten nur zu diesem Zweck verwendet und sicher aufbewahrt werden.

Internetüberwachung

Die Überwachung der Internetnutzung am Arbeitsplatz ist zulässig, solange sie im Rahmen der Unternehmensrichtlinien erfolgt und die Mitarbeitenden über die Überwachungsmaßnahmen informiert werden. Arbeitgeber dürfen sicherstellen, dass ihre Beschäftigten das Internet nur für arbeitsbezogene Zwecke verwenden, und eine Privatnutzung ausdrücklich verbieten.

Bei einem solchen offiziellen Verbot darf dann auch durch das berufliche E-Mail-Postfach stichprobenartig auf private E-Mails kontrolliert werden. Im Verdachtsfall ist auch eine Überprüfung des Browserverlaufs zulässig. Softwarelösungen wie Keylogger, die Maus- und Tastaturaktivitäten aufzeichnen, dürfen jedoch nur dann eingesetzt werden, wenn Verdacht auf eine Straftat oder eine grobe Pflichtverletzung besteht.

GPS-Tracking

Für Unternehmen ist das GPS-Tracking insbesondere bei Außendienstmitarbeitenden interessant, um deren Standort und Routen nachzuvollziehen. Eine transparente Kommunikation über den Einsatz von GPS-Tracking ist hierbei unerlässlich. Mitarbeitende müssen wissen, wann und wie ihre Bewegungen verfolgt werden. Außerdem dürfen die Daten nur dazu verwendet werden, Abläufe zu verbessern und die Effizienz zu steigern, z. B. um die Route zu optimieren.

Ohne Anfangsverdacht dürfen Unternehmen keine GPS-Daten speichern. Des Weiteren dürfen die Trackingdaten nicht einzelnen Mitarbeitenden zuordenbar sein. Denn das verstößt gegen die Persönlichkeitsrechte der Beschäftigten.

Telefonüberwachung

Die Überwachung von Telefongesprächen kann aus verschiedenen Gründen erfolgen, beispielsweise zur Qualitätssicherung im Kundenservice oder zur Einhaltung von Unternehmensrichtlinien. Arbeitgeber müssen jedoch sicherstellen, dass das Monitoring den gesetzlichen Anforderungen entspricht und die Privatsphäre der Arbeitnehmenden gewahrt bleibt. Die Überwachung sollte stets im Einklang mit den Datenschutzbestimmungen erfolgen und klar kommuniziert werden. Eine ausdrückliche Zustimmung aller am Anruf Beteiligten ist Voraussetzung.

Kameraüberwachung

Unternehmen möchten mit einer Kameraüberwachung am Arbeitsplatz in erster Linie die Sicherheit verbessern und Diebstahl vermeiden. Diese Maßnahme ist aber nur bei einem öffentlich zugänglichen Arbeitsplatz zulässig, beispielsweise in den Geschäftsräumen, in dem sich auch Kund*innen aufhalten. Die Kamera muss dann klar gekennzeichnet sein. 

Kameraüberwachung darf nicht in Bereichen eingesetzt werden, die die Intimsphäre der Mitarbeitenden betreffen, wie in Sanitäranlagen oder Pausenräumen. Sie muss als Mittel verhältnismäßig sein. Arbeitgeber sollten ihre Beschäftigten zudem über den Zweck und den Umfang der Überwachung informieren. In den meisten Fällen ist eine verdeckte Videoüberwachung verboten.

Taschenkontrollen

Taschenkontrollen sind in manchen Branchen üblich, um Diebstahl zu verhindern. Solche Inspektionen sind jedoch nur unter bestimmten Voraussetzungen und mit Einwilligung der Mitarbeitenden zulässig. Sie dürfen ausschließlich stichprobenartig und an externen Taschen, das heißt, nicht direkt am Körper durchgeführt werden. Arbeitgeber sollten klare Richtlinien und Prozesse für diese Kontrollen festlegen und kommunizieren.

Überwachung durch Detektive

Die Überwachung durch Detektive ist eine Maßnahme, die in Ausnahmefällen eingesetzt wird, beispielsweise bei Verdacht auf schwere Verfehlungen oder Diebstahl. Arbeitgeber müssen hierbei besonders sensibel vorgehen und die gesetzlichen Vorgaben strikt einhalten. Diese Maßnahme sollte immer das letzte Mittel sein und nur dann erfolgen, wenn alle anderen Möglichkeiten ausgeschöpft sind.

Ein vager Verdacht reicht nicht. Bei unbegründeter Überwachung verlieren alle dabei entstandenen Bildaufnahmen ihre Gültigkeit und es können Schmerzensgeldforderungen auf das Unternehmen zukommen.

Unterschiedliche Rahmenbedingungen in den einzelnen Ländern

Wenn Ihr Unternehmen auch Geschäftstätigkeiten außerhalb von Deutschland hat, sollten Sie sich unbedingt über mögliche Abweichungen der gesetzlichen Regelungen vor Ort informieren. Um auf der sicheren Seite zu sein, haben Sie auch die Möglichkeit, mit einem Employer of Record zusammenzuarbeiten, der sich mit den rechtlichen Bestimmungen in den entsprechenden Ländern im Detail auskennt.

Rechte der Mitarbeitenden mit Blick auf Überwachungsmaßnahmen

Arbeitnehmende haben das Recht, über sämtliche Überwachungsmaßnahmen am Arbeitsplatz informiert zu werden. Transparenz und Kommunikation sind hierbei entscheidend, um das Vertrauen der Mitarbeitenden zu erhalten und rechtliche Konflikte zu vermeiden.

Information und Einwilligung

Vor der Implementierung von Überwachungsmaßnahmen müssen Arbeitgeber ihre Angestellten umfassend informieren und deren Einwilligung einholen. Dies gilt insbesondere für Maßnahmen, die die Privatsphäre der Mitarbeitenden betreffen. Eine klare und verständliche Kommunikation der Überwachungspraktiken ist unerlässlich.

Datenschutz und Privatsphäre

Der Schutz der personenbezogenen Daten der Mitarbeitenden ist von zentraler Bedeutung. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass sämtliche erhobenen Daten sicher verwahrt und nur für den vorgesehenen Zweck verwendet werden. Dies bedeutet, dass Zugangsbeschränkungen und Sicherheitsvorkehrungen getroffen werden müssen, um unbefugten Zugriff auf die Daten zu verhindern.

Schutz der Mitarbeitenden vor übermäßiger Überwachung

Übermäßige Überwachung kann das Vertrauen und die Motivation der Mitarbeitenden erheblich beeinträchtigen. Arbeitgeber sollten daher stets abwägen, welche Maßnahmen wirklich notwendig sind und wie sie diese transparent und respektvoll umsetzen können. Eine übermäßige Kontrolle kann zu einem Klima des Misstrauens führen und die Arbeitsatmosphäre negativ beeinflussen.

Psychische Belastung

Übermäßige Überwachung kann zu erheblichem psychischem Stress bei den Mitarbeitenden führen. Das Gefühl, ständig beobachtet zu werden, kann die Arbeitsleistung und das allgemeine Wohlbefinden negativ beeinflussen.

Vertrauensverlust

Ein hohes Maß an Überwachung kann zu einem Vertrauensverlust zwischen Mitarbeitenden und Arbeitgebern führen. Vertrauen ist eine grundlegende Voraussetzung für eine erfolgreiche Zusammenarbeit.

Optimieren Sie die Überwachung am Arbeitsplatz mit Rippling

Die Überwachung am Arbeitsplatz ist ein komplexes Thema, bei dem sowohl die Rechte der Mitarbeitenden als auch die Interessen des Arbeitgebers berücksichtigt werden müssen. Es ist entscheidend, ein Gleichgewicht zwischen notwendigen Überwachungsmaßnahmen und dem Schutz der Privatsphäre der Arbeitnehmenden zu finden. Mit den richtigen Strategien und Tools können Sie sicherstellen, dass Ihre Ansätze effektiv und rechtskonform sind.

Mit Rippling haben Sie eine leistungsstarke Plattform an Ihrer Seite, die Ihnen hilft, die Überwachung und Verwaltung Ihrer Mitarbeitenden optimal zu gestalten. Nutzen Sie unsere innovativen Lösungen, um Transparenz und Effizienz in Ihrem Unternehmen zu fördern. Starten Sie noch heute und optimieren Sie Ihre Überwachungsprozesse mit Rippling – für ein sicheres und produktives Arbeitsumfeld.

Rippling und die dazugehörigen Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dafür gedacht, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu geben und sollte nicht als solche herangezogen werden. Sie sollten sich an Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater*innen wenden, bevor Sie an diesbezüglichen Aktivitäten oder Transaktionen teilnehmen.