So bezahlen Sie internationale Auftragnehmende in Portugal [2024]
Die Möglichkeit, ein globales Team einzustellen, eröffnet Ihnen die Chance, mit einer vielfältigen Palette an Talenten zusammenzuarbeiten. Mit der heutigen Technologie ist das Einstellen von Auftragnehmenden in Ländern wie Portugal einfacher als je zuvor – egal, wo sich Ihr internationales Unternehmen befindet. Beim Bezahlen Ihrer Mitarbeitenden sollten Sie alle notwendigen Schritte kennen, um die Arbeits- und Steuergesetze in Portugal einzuhalten.
Erfahren Sie, wie Sie Auftragnehmende gemäß den portugiesischen Arbeitsgesetzen korrekt einstufen, einbinden und bezahlen, damit Sie nach Erhalt der ersten Rechnung sofort einsatzbereit sind.
Schritt #1: Klassifizieren Sie Ihre Beschäftigten
Das Beauftragen von selbstständigen Auftragnehmenden bieten Ihnen einige Vorteile gegenüber Angestellten. Arbeitgeber sind etwa nicht dafür verantwortlich, Sozialleistungen für selbstständige Mitarbeitende zu verwalten oder Steuern von der Vergütung abzuziehen. Stattdessen kümmern sich Auftragnehmende selbst um ihre Steuerabführung und Sozialabgaben (Hinweis: Die einzige Ausnahme ist, wenn Auftragnehmende bis zu 80% ihres Umsatzes von Ihnen erzielen. In diesen Fällen sind Sie für eine Sozialversicherungssteuer von 5% auf alle Zahlungen an diesen Auftragnehmenden verantwortlich).
Allerdings kann die fehlerhafte Klassifizierung in Portugal zu strengen Strafen führen, darunter:
- Rückwirkende Beiträge zur Sozialversicherung und zum Lohnentschädigungsfonds
- Einhaltung der Anforderungen an die Unfallversicherung am Arbeitsplatz
- Rückwirkende Gutschriften für bezahlte Feiertage, Weihnachts- und Urlaubszulagen (gesetzliche Boni), Essenszuschüsse und andere Sozialleistungen für Vollzeitbeschäftigte
- Bußgelder von über 9.000 €
Wenn portugiesische Mitarbeitende eine Fehlklassifizierung geltend machen, werden die portugiesischen Gerichte sowohl die Vertragsvereinbarung als auch die tatsächlichen Verhältnisse (d.h. wie Angestellte tatsächlich für Sie arbeiten) prüfen, um festzustellen, ob die Vereinbarung eine Scheinvereinbarung ist. Folgende Faktoren werden dabei berücksichtigt:
Auftragnehmende
Angestellte
Viel Kontrolle. Auftragnehmende haben die Freiheit, zu entscheiden, wie, wann und wo sie ihre Arbeit erledigen. Das Unternehmen kann nur dann Anweisungen erteilen, wenn dies aus geschäftlichen Gründen erforderlich ist, und diese müssen angemessen und erforderlich sein.
Mehr Kontrolle durch den Arbeitgeber. Angestellte unterliegen mehr Kontrolle und Anweisungen durch ihren Arbeitgeber, der ihnen vorgibt, wie die Arbeit auszuführen ist, Arbeitstage festlegt und möglicherweise Vorgaben über den Arbeitsort macht.
Die Ausrüstung und Geräte sind im Besitz des Auftragnehmenden.
Die Ausrüstung und Geräte werden vom Unternehmen bereitgestellt. Das Unternehmen kann Angestellten auch die Ausrüstungskosten erstatten.
Vergütung nach geleisteter Arbeit. Auftragnehmende erhalten Zahlungen nur, wenn sie die Dienstleistungen erfolgreich erbracht und Rechnungen eingereicht haben.
Regelmäßige Vergütung. Angestellte erhalten regelmäßig ein Gehalt, unabhängig von den erbrachten Leistungen.
Kein Anspruch auf Sozialleistungen. Auftragnehmende haben keinen Anspruch auf dieselben Sozialleistungen und Schutzmaßnahmen wie Angestellte und sind selbst für die Zahlung ihrer Steuern verantwortlich.
Anspruch auf Sozialleistungen. Angestellte haben Anspruch auf Sozialleistungen und Schutzrechte, wie Mindestlohn, Rentenbeiträge und Urlaubsvergütung.
Keine Unternehmensbindung. Auftragnehmende dürfen vertraglich nicht an ein einziges Unternehmen gebunden sein. Sie bieten ihre Dienstleistungen für mehrere Kunden an.
Exklusive Dienstleistungen. Angestellte können vertraglich verpflichtet sein, Dienstleistungen nur für ihren Arbeitgeber zu erbringen.
Keine Disziplinarmaßnahme. Das Unternehmen ist nicht berechtigt, Disziplinarmaßnahmen gegen Auftragnehmendewegen zu ergreifen und kann die Vereinbarung nur bei Vertragsbruch kündigen.
Disziplinarmaßnahme. Angestellte können bei einem Fehlverhalten Disziplinarmaßnahmen unterliegen.
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Kostenloses Quiz startenSchritt #2: Bestimmen Sie die beste Methode zur Bezahlung von Auftragnehmenden
Nachdem Sie Ihre Vertragsvereinbarung erstellt haben, sollten Sie die Bezahlung von Auftragnehmenden festlegen. Mit dem Aufstieg globaler Belegschaften und der Remote-Arbeit haben Arbeitgeber heutzutage mehr Möglichkeiten denn je für internationale Zahlungen. Hier sind einige Optionen:
- Banküberweisungen. In diesem Fall würden Sie ein portugiesisches Bankkonto eröffnen und dieses nutzen, um Gelder auf die Konten von Auftragnehmenden einzuzahlen. Sie können auch Ihre eigene Bank verwenden, um eine globale Überweisung zu senden.
- Internationale Zahlungsanweisungen. Zahlungsanweisungen können langsam sein, da Sie diese physisch erwerben müssen und der Auftragnehmende sie dann physisch einzahlen muss. Zudem können Zahlungsanweisungen mit Gebühren und schlechten Wechselkursen verbunden sein.
- Digitale Geldbörsen oder Zahlungsplattformen. Nicht jede digitale Zahlungsplattform ist in Portugal verfügbar. Zum Beispiel sind CashApp und Venmo nicht verfügbar. Sie können Plattformen wie Wise verwenden, um Gelder zu überweisen. Beachten Sie jedoch, dass Wechselkurse täglich schwanken können, was es schwierig macht, Ihre ausgehenden Beträge vorherzusagen.
- Globale Gehaltsabrechnungsdienste. In den meisten Fällen werden Auftragnehmende nicht in die regelmäßige Gehaltsabrechnung einbezogen, da sie nicht denselben Abzügen unterliegen wie Angestellte. Stattdessen stellen Auftragnehmende Rechnungen für ihre Dienstleistungen, die dann von der Kreditorenbuchhaltung bearbeitet werden.
Schritt #3: Nutzen Sie eine globale Gehaltsabrechnungssoftware zur Zahlungsabwicklung
Wie Sie im vorherigen Schritt gesehen haben, gibt es viele Optionen, wie Sie Auftragnehmende in Portugal bezahlen können. Der schnellste und einfachste Weg ist allerdings die Bezahlung über eine globale Gehaltsabrechnungssoftware.
Mit Rippling bezahlen Sie Auftragnehmende auf der ganzen Welt.
Schritt #4: Steuerformulare berechnen und einreichen
Arbeitgeber sind in Portugal nicht verpflichtet, Steuern für Auftragnehmende einzubehalten und zu zahlen. Stattdessen stellen Freiberufler*innen sogenannte "grüne Quittungen" (recibos verdes) aus. Nach der Rechnungsstellung verwenden sie diese Quittungen als Zahlungsnachweis und zur Deklaration ihres Einkommens für steuerliche Zwecke. Selbstständige müssen diesen Beleg jedes Mal verwenden, wenn sie eine Dienstleistung erbringen oder ein Produkt verkaufen. Achten Sie darauf, die Aufzeichnungen über getätigte Zahlungen und alle erhaltenen grünen Belege aufzubewahren.
Wenn Ihr Unternehmen in den Vereinigten Staaten ansässig ist, sollten Sie internationale Auftragnehmende das IRS-Formular W-8BEN ausfüllen lassen. Dies bestätigt ihren ausländischen Vertragsstatus.
Mühelose Verwaltung von Auftragnehmenden auf der ganzen Welt
Das Wachstum Ihrer internationalen Belegschaft ist mit Rippling besonders einfach. Sie können internationale Auftragnehmende in Portugal und auf der ganzen Welt an einem einzigen Ort bezahlen.
FAQs zur Bezahlung von Auftragnehmenden in Portugal
Müssen Sie Steuern einbehalten, wenn Sie Auftragnehmende in Portugal bezahlen?
Nein, Sie müssen in diesem Fall keine Lohnsteuer einbehalten. Auftragnehmende sind verpflichtet, ihre eigene Einkommenssteuer zu zahlen.
Gilt der portugiesische Mindestlohn für selbstständige Auftragnehmende in Portugal?
Mindestlohnvorschriften gelten nicht für sie.
Erhalten portugiesische Auftragnehmende Sozialleistungen?
In den meisten Fällen sind Sie nicht verpflichtet, Sozialleistungen anzubieten oder Sozialversicherungsbeiträge zu leisten. Eine Ausnahme besteht, wenn Auftragnehmende mehr als 80 % ihres Umsatzes von Ihnen erhalten. In diesem Fall sind Sie für eine Sozialversicherungssteuer von 5 % auf alle an ihn geleisteten Zahlungen verantwortlich.
Das Anbieten von Sozialleistungen an selbstständige Auftragnehmende kann das Risiko erhöhen, dass sie von Gerichten als fehlerhaft klassifiziert angesehen werden.
Können Sie Auftragnehmende in Portugal in Ihrer Heimatwährung bezahlen?
In Portugal ansässige Auftragnehmende müssen in Euro (EUR) bezahlt werden – es sei denn, Sie haben explizit deren schriftliche Zustimmung erhalten, sie in einer anderen Währung zu bezahlen. Legen Sie vor Beginn der Arbeit im Vertrag die verwendete Währung fest.
Viele internationale Zahlungsanbieter, wie Rippling, unterstützen die Bezahlung von Auftragnehmenden entweder in Euro oder Ihrer Währung.
Können Sie Auftragnehmende in Portugal manuell bezahlen?
Ja, Sie können die Gehaltsabrechnung selbst durchführen, indem Sie einen Gehaltsrechner verwenden und Direktüberweisungen auf die Konten von Mitarbeitenden vornehmen. Viele Kleinunternehmer*innen tun dies als Kostensenkungsmaßnahme, jedoch ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung zeitaufwendig – insbesondere für Firmen mit einer wachsenden globalen Belegschaft.
Es gibt auch Risiken bei der manuellen Verarbeitung von Zahlungen:
- Einhaltung von Vorschriften: Bei der manuellen Eingabe gibt es mehr Raum für Fehler und Versäumnisse. Dies könnte zu Problemen bei der Einhaltung der Vorschriften führen.
- Datenschutz: Die manuelle Verarbeitung der Gehaltsabrechnung birgt Datenschutzrisiken, insbesondere wenn Sie Tabellenkalkulationen oder Papierunterlagen verwenden. Dies erhöht das Risiko, dass sensible Informationen verloren gehen, gestohlen oder missbraucht werden.
- Erfahrungen von Auftragnehmenden. Manuelle Zahlungen können langsam sein und es mangelt an Transparenz bezüglich der Zahlungszeitpläne. Dies kann für Auftragnehmende frustrierend sein, die versuchen, ihr Einkommen nachzuvollziehen.
Wie werden Auftragnehmende in Portugal zu Angestellten?
Obwohl die Verwendung von selbstständigen Auftragnehmenden Flexibilität und finanzielle Vorteile mit sich bringen kann, benötigen Sie manchmal auch Vollzeitangestellte. In Portugal ist ein schriftliches Dokument für die Einstellung von Auftragnehmenden erforderlich, aber nicht unbedingt für die Einstellung von Angestellten. Ein Anstellungsverhältnis kann einfach eine mündliche Vereinbarung sein. Allerdings wird dringend empfohlen, einen Arbeitsvertrag aufzustellen, auch wenn dieser nicht obligatorisch ist, um die Bedingungen und Konditionen der Rolle festzulegen. Dies wird Ihre Arbeitgeber-Arbeitnehmer-Beziehung klären und Sie schützen, falls rechtliche Streitigkeiten auftreten.
Angestellte haben Anspruch auf Urlaub und bezahlte Feiertage. Arbeitgeber müssen außerdem Lohnsteuerabzüge vornehmen und Beiträge zur Sozialversicherung leisten. Die portugiesische Sozialversicherung deckt u. a. Arbeitsunfähigkeit, Krankheitsurlaub, Arbeitslosigkeit und Elternurlaub (Mutter- und Vaterschaftsurlaub) ab.
Um Angestellte einzustellen und Auftragnehmende in Vollzeitbeschäftigte umzuwandeln, benötigen Sie eine lokale Niederlassung. Alternativ können Sie einen Employer of Record (EOR) nutzen, wie Rippling, um das Onboarding und die Gehaltsabrechnung durchzuführen. Da die Einrichtung einer eigenen Niederlassung komplex, teuer und zeitaufwendig sein kann, sollten Sie erwägen, diese Aufgabe an einen EOR auszulagern.
Rippling und die damit verbundenen Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde ausschließlich zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dazu gedacht, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu geben oder darauf zu vertrauen. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater konsultieren, bevor Sie sich auf damit zusammenhängende Aktivitäten oder Transaktionen einlassen.
