So bezahlen Sie internationale Auftragnehmende in Mexiko [2024]
Laut der Weltbank umfasst Mexikos Arbeitsmarkt fast 57 Millionen Beschäftigte. Das bedeutet, dass es für ausländische Unternehmen viele Möglichkeiten gibt, hochqualifizierte Auftragnehmende zu finden. Wie können Sie mit ihnen zusammenarbeiten und dabei die mexikanischen Arbeitsgesetze einhalten?
Lesen Sie weiter, um zu erfahren, wie Sie mexikanische Auftragnehmende zu einem Teil Ihres globalen Teams machen können. Im Folgenden finden Sie eine Schritt-für-Schritt-Anleitung, die zeigt, wie Sie die Bezahlung für selbstständige Auftragnehmende abwickeln können.
Schritt #1: Klassifizieren Sie Ihre Beschäftigten
Mexikanische Behörden betrachten Auftragnehmende und Angestellte als zwei unterschiedliche Arbeitskategorien. Seit 2022 wird die falsche Klassifizierung von Beschäftigten nach mexikanischem Recht als Steuerbetrug angesehen. Es ist entscheidend, Ihre Beschäftigten korrekt einzuordnen, um das Risiko einer falschen Klassifizierung zu vermeiden.
Wenn Auftragnehmende davon überzeugt sind, dass sie durch einen Anstellungsvertrag abgedeckt sein sollten, können sie eine Klage gegen Sie einreichen. Ein mexikanisches Gericht wird alle Aspekte des Verhältnisses prüfen. Sollte festgestellt werden, dass Sie Mitarbeitende falsch klassifizieren, können die Strafen Folgendes umfassen:
- Nachzahlung ausstehender Sozialleistungen und Abfindungen
- Nachzahlung unbezahlter Steuern und Sozialversicherungsbeiträge, zuzüglich Verspätungsgebühren, Zinsen und anderer Strafen
- Geldstrafen von bis zu dem 5.000-fachen des Werts der Einheit der Aktualisierungsmaßnahme pro Arbeitnehmer*in (im Jahr 2023 entsprach dies MXN 103,74 pro Tag)
- In bestimmten Fällen können strafrechtliche Anklagen erhoben werden
Berücksichtigen Sie die folgenden Unterschiede, um zu entscheiden, ob Sie Vollzeitbeschäftigte oder Auftragnehmende wählen sollten:
Auftragnehmende
Angestellte
Hohes Maß an Autonomie. Da Auftragnehmende selbstständig sind, genießen sie mehr Autonomie bei der Festlegung, wann und wie sie ihre Arbeit erledigen. Sie haben keinen festen Arbeitszeitplan.
Mehr Überwachung durch das Unternehmen. Als Arbeitgeber können Sie mehr Kontrolle über die Arbeit Ihrer Angestellten ausüben, einschließlich des Ortes, der Art und Weise und der Zeiten, zu denen die Aufgaben erfüllt werden müssen. Sie unterliegen auch festen Arbeitszeiten.
Arbeitswerkzeuge und -ausrüstungen sind im Besitz der selbstständigen Auftragnehmenden.
Arbeitsmittel und Ausrüstung werden in der Regel vom Arbeitgeber bereitgestellt.
Keine Sozialleistungen vom Unternehmen. Selbstständige Auftragnehmende sind selbst dafür verantwortlich, Einkommensteuer und Sozialbeiträge zu zahlen. Sie haben keinen Anspruch auf staatlich vorgeschriebene Sozialleistungen vom Auftraggeber. Für die Krankenversicherung müssen sie sich selbst für einen Krankenversicherungsplan anmelden.
Anspruch auf Sozialleistungen. Arbeitgeber sind dafür verantwortlich, Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträge für ihre Angestellten zu zahlen. Unter anderem haben sie Anspruch auf krankheitsbedingte Abwesenheit, Mutterschaftsurlaub und Elternzeit. Zusätzlich haben sie Anspruch auf Gewinnbeteiligung.
Befristete Verträge sind üblich. Selbstständige Auftragnehmende arbeiten häufig auf Grundlage von befristeten Vereinbarungen. Sie haben keinen Anspruch auf Abfindung, Weihnachtsgeld oder Elternzeit.
Abgedeckt durch unbefristete Verträge. Angestellte werden auf unbefristete Verträge eingestellt, was eine Abfindung bei Kündigung garantiert.
Erhalt des Lohns nach Rechnungsstellung. Die Rechnung spezifiziert die genauen Dienstleistungen (eine Beratungsgebühr) für jeden Monat.
Erhalt eines regelmäßigen Gehalts, unabhängig von der im Monat geleisteten Arbeit
Dienstleistungen für mehrere Unternehmen. Selbstständige Auftragnehmende handeln nicht wie Angestellte. Sie sind frei, ihre Dienstleistungen auch anderen Unternehmen anzubieten.
Exklusive Dienstleistungen. Ihr Anstellungsverhältnis kann Ihren Angestellten untersagen, für andere Firmen zu arbeiten.
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Kostenloses Quiz startenSchritt #2: Bestimmen Sie die beste Methode zur Bezahlung Ihrer Auftragnehmenden
Bevor Sie anfangen, mit selbstständigen Auftragnehmenden zusammenzuarbeiten, sollten Sie sich auf eine Bezahlmethode einigen. Es gibt einige Optionen, aus denen Sie wählen können. Dabei ist es wichtig, eine Lösung zu finden, die sowohl für Ihr Unternehmen als auch für Auftragnehmende funktioniert. Hier sind einige Aspekte, die Sie berücksichtigen können:
Überweisung: Sie können entweder ein lokales Bankkonto eröffnen und die Gelder auf die Konten der mexikanischen Auftragnehmenden überweisen oder eine internationale Banküberweisung tätigen. Obwohl dies die gängigste Zahlungsmethode ist, kann sie aufgrund von Währungsumrechnungskursen und Überweisungsgebühren ziemlich kostspielig sein.
Online-Geldtransferanbieter: Alternativ können Sie Geldtransferanbieter wie PayPal, Xoom oder Wise wählen. Auftragnehmende erhalten ihr Geld durch diesen Prozess schnell, allerdings können diese Dienste mit Kosten verbunden sein. PayPal erhebt etwa von beiden Parteien 2,99% des Gesamtbetrags der Transaktion plus 49 Cent für die Rechnungsstellung. Zudem müssen Sie die Wechselkurse berücksichtigen, die täglich schwanken können.
Globale Gehaltsabrechnungsdienste: Da selbstständige Auftragnehmende für die Zahlung ihrer eigenen Einkommensteuer verantwortlich sind, werden sie normalerweise nicht in die Gehaltsabrechnung des Unternehmens einbezogen. Sie stellen Rechnungen aus, die oft an die Kreditorenbuchhaltung gehen. Wenn Sie jedoch eine Plattform wie Rippling nutzen, können Sie sowohl Angestellte als auch Auftragnehmende in einem System bezahlen, unabhängig von ihrem Standort.
Schritt #3: Verwenden Sie eine globale Gehaltsabrechnungssoftware zur Verarbeitung von Zahlungen
Wie Sie im vorherigen Schritt gesehen haben, gibt es viele Methoden, um Rechnungen von Auftragnehmenden zu begleichen. Dennoch ist der einfachste und schnellste Weg, Zahlungen über eine globale Lohnbuchhaltungssoftware abzuwickeln.
Rippling ermöglicht es Ihnen, Zahlungen an selbstständige Auftragnehmende zu senden – selbst wenn diese weltweit verteilt sind.
Schritt Nr. 4: Steuerformulare berechnen und einreichen
Wenn Sie mexikanische Auftragnehmende beauftragen, müssen Sie sich auch um die richtige Besteuerung kümmern, um rechtskonform zu bleiben. Dies umfasst korrekte Steuerberechnungen sowie das Einreichen der entsprechenden Steuerformulare. Auftragnehmende müssen sich bei den mexikanischen Steuerbehörden als selbstständige Dienstleistende registrieren und ihre unterzeichneten Rechnungen aufbewahren.
Bei Zahlungen erhalten Freiberufler*innen ihr Gehalt in voller Höhe. Es sind keine Abzüge erforderlich, da Auftragnehmende die Steuern selbst begleichen müssen. Seit April 2021 verlangt die mexikanische Regierung jedoch, dass Auftragnehmende ihre Verträge alle vier Monate dem Instituto Mexicano del Seguro Social (IMSS) und dem Instituto del Fondo Nacional de la Vivienda para los Trabajadores (INFONAVIT) melden.
Unternehmen, die Auftragnehmende in Mexiko einstellen, sollten ihnen die folgenden Dokumente vorlegen:
- Eine W-8BEN für Einzelpersonen, oder
- Ein W-8BEN-E für diejenigen, die ein Geschäft betreiben.
Beide werden verwendet, um das Land des steuerlichen Wohnsitzes des Auftragnehmenden zu überprüfen und somit Abzüge oder Befreiungen von den US-Steuern geltend zu machen.
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Häufig gestellte Fragen zur Bezahlung von Auftragnehmenden in Mexiko
Müssen Sie Steuern einbehalten, wenn Sie Auftragnehmende in Mexiko bezahlen?
Selbstständige Auftragnehmende in Mexiko sind für die Begleichung ihrer eigenen Steuern verantwortlich, sodass Sie keine Abzüge von deren Bezahlung vornehmen müssen.
Gilt der mexikanische Mindestlohn für Auftragnehmende in Mexiko?
Nein, sie sind von der Mindestlohn- und Überstundenbezahlung ausgenommen. Andere Arbeitsgesetze können ebenfalls nicht auf mexikanische Auftragnehmende zutreffen.
Erhalten mexikanische Auftragnehmende Sozialleistungen?
Nein. Sozialleistungen wie Sozialversicherungsbeiträge, bezahlter Urlaub oder Gewinnbeteiligungsprämien werden nicht an sie ausgezahlt. Wenn Sie Auftragnehmenden Sozialleistungen gewähren möchten, ist es am sichersten, sie zu bitten, den entsprechenden Geldwert in ihre Rechnungen aufzunehmen.
Lassen sich Auftragnehmende in Mexiko in Ihrer Heimatwährung bezahlen?
In der Regel werden mexikanische Auftragnehmende in ihrer eigenen Währung, dem mexikanischen Peso (MXN), bezahlt. Möchten Sie in einer anderen Währung bezahlen, sollten Sie dies schriftlich festhalten. Einige Selbstständige ziehen es vor, in mexikanischen Pesos bezahlt zu werden, um teure Umrechnungsgebühren und Wechselkursschwankungen zu vermeiden.
Mit Rippling bezahlen Sie globale Auftragnehmende in ihrer lokalen Währung, ohne auf Überweisungen oder Umrechnungen warten zu müssen.
Können Sie Auftragnehmende in Mexiko manuell bezahlen?
Ja, das können Sie. Kleinunternehmer*innen wickeln Zahlungen häufig manuell ab, um Kosten zu sparen. Das kann funktionieren, wenn Sie nur mit wenigen Auftragnehmenden zusammenarbeiten. Aber bei einer Großzahl von Freiberufler*innen wird dieses Verfahren zu kompliziert.
Bedenken Sie auch, dass die manuelle Verarbeitung von Zahlungen Risiken mit sich bringt. Ihre Gehaltsabrechnung ist nicht nur anfällig für menschliche Fehler, sondern auch für Sicherheitsrisiken, insbesondere wenn Sie Tabellenkalkulationen oder Papierdokumente verwenden.
Wie werden Auftragnehmende in Mexiko zu Angestellten?
Die Zusammenarbeit mit internationalen Auftragnehmenden kann aus betrieblicher und finanzieller Sicht vorteilhaft sein. Mit der Zeit könnten Sie jedoch in Erwägung ziehen, Auftragnehmende in Vollzeitbeschäftigte umzuwandeln. Dies ist möglich, bringt jedoch Anforderungen in Bezug auf die Gehaltsabrechnung und zusätzliche rechtliche Verpflichtungen mit sich.
Das größte potenzielle Hindernis ist die Einrichtung eines lokalen Rechtsträgers in Mexiko, um ein Anstellungsverhältnis in Vollzeit anzubieten. Wenn Sie jedoch den Aufwand der Gründung einer eigenen Niederlassung vermeiden möchten, können Sie einen Employer of Record wie Rippling nutzen. Rippling hilft Ihnen dabei, Angestellte einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten.
Rippling und die verbundenen Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde ausschließlich zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dazu bestimmt, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu bieten oder darauf als solche zu vertrauen. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater*innen konsultieren, bevor Sie sich an entsprechenden Aktivitäten oder Transaktionen beteiligen.
