So bezahlen Sie internationale Auftragnehmende in Kenia [2024]
Globale Unternehmen, die internationale, remote arbeitende Teams aufbauen möchten, richten ihren Blick zunehmend auf Ostafrika. Besonders Kenia, bekannt als "Silicon Savannah", gewinnt durch seinen schnellen Internetausbau, qualifizierte IT-Fachkräfte und Englischkenntnisse an Bedeutung. Es überrascht nicht, dass viele globale Unternehmen auf Städte wie Nairobi und Mombasa setzen, um ausländische Auftragnehmende zu engagieren.
Bevor Sie jedoch die ersten Freelancer*innen einstellen, sollten Sie die Grundlagen der Bezahlung von kenianischen Auftragnehmenden kennen. Sich in den Arbeits- und Steuergesetzen im Ausland zurechtzufinden, ist nicht einfach – und die rechtskonforme Bezahlung kann komplizierter sein, als Sie denken.
Dieser Schritt-für-Schritt-Leitfaden hilft Ihnen weiter. Nachfolgend haben wir die Grundlagen für die Bezahlung von internationalen Auftragnehmenden in Kenia zusammengestellt, damit Sie Ihre globale Belegschaft erfolgreich aufbauen können.
Schritt #1: Klassifizieren Sie Ihre Beschäftigten in Kenia
Wie viele andere Länder unterscheidet auch Kenia zwischen selbstständigen Auftragnehmenden und Angestellten. Eine Fehlklassifizierung birgt erhebliche Risiken. In zwei Fällen aus dem Jahr 2013, Everett Aviation und Kapa Oil Refineries, wurde festgestellt, dass Angestellte fehlklassifiziert wurden. Den Arbeitgebern wurde auferlegt, ihre Steuerverpflichtungen zu erfüllen, eine Strafe von 25 % auf die festgesetzte Steuerschuld zu zahlen, sowie zusätzliche 2 % Zinsen ab dem Zeitpunkt, an dem die Steuer ursprünglich fällig war.
Die Arbeitgeber in Kenia sind für Einkommenssteuern, Sozialversicherung, Gehaltsabzüge, Sozialleistungen und andere Ausgaben für Angestellte verantwortlich. Eine falsche Klassifizierung von Angestellten kann bedeuten, dass Sie für all dies aufkommen müssen – zuzüglich Strafen und Zinsen.
Leider gibt es in den kenianischen Gesetzen keine klaren Regeln zur Unterscheidung zwischen Angestellten und selbstständigen Auftragnehmenden. Historisch gesehen haben die Gerichte eher auf das Wesen des Anstellungsverhältnisses als auf den Wortlaut des Anstellungsvertrags geachtet. Hier sind die Faktoren, die die Gerichte und Steuerbehörden typischerweise berücksichtigen:
Auftragnehmende
Angestellte
Hohes Maß an Eigenkontrolle. Auftragnehmende sollten wenig bis keine Aufsicht während ihrer Tätigkeit haben, solange sie das geforderte Ergebnis liefern. Sie sollten ihre Arbeitszeiten selbst festlegen, von Orten ihrer Wahl aus arbeiten und nur die zugewiesenen Aufgaben oder Projekte erledigen dürfen.
Mehr Anweisungen vom Arbeitgeber. Angestellte arbeiten unter der direkten Aufsicht und Kontrolle ihres Arbeitgebers. Dieser kann ihre Arbeitszeiten festlegen oder verlangen, dass sie von einem bestimmten Ort aus arbeiten. Im Gegensatz zu spezifischen Aufgaben oder einzelnen Projekten ist die Art der Arbeit breiter gefasst.
Geräte und Equipment sind im Besitz der Auftragnehmenden.
In der Regel werden Geräte und Equipment vom Unternehmen bereitgestellt.
Weniger integriert. Auftragnehmende sollten nicht an Angestellten- oder Managementaktivitäten teilnehmen, es sei denn, sie werden ausdrücklich dazu eingeladen.
Stark integriert. Angestellte nehmen am "Leben" der Organisation teil, in der sie arbeiten, und beteiligen sich an Entscheidungsprozessen und Geschäftsabläufen.
Kein Anspruch auf Rente oder Abfindungen. Auftragnehmende sollten nicht Teil des Rentenplans einer Organisation sein. Wenn ihr Vertrag ausläuft (oder wenn sie gekündigt werden), erhalten sie keine Abfindungen.
Anspruch auf Rente und Sozialleistungen. Angestellte haben Anspruch auf gesetzliche Sozialleistungen, die Rente, Krankenversicherung, Urlaub und mehr umfassen.
Nach Abschluss der Arbeit bezahlt. Auftragnehmende sollten erst dann bezahlt werden, wenn sie ihre Arbeit abgeschlossen und eine Rechnung eingereicht haben.
Regelmäßige Gehaltszahlungen. Angestellte sollten ihr Gehalt in regelmäßigen wöchentlichen, zweiwöchentlichen oder monatlichen Raten erhalten.
Keine Disziplinarverfahren. Wenn Auftragnehmende unterdurchschnittliche Leistungen erbringen oder sich Fehlverhalten zuschulden kommen lassen, können sie sofort gekündigt werden. Sie sollten nicht den Disziplinarverfahren des Arbeitgebers unterworfen sein.
Disziplinarverfahren bei schlechter Leistung oder Fehlverhalten. Angestellte können nicht so einfach wie Auftragnehmende gekündigt werden. Sie sollten einem Disziplinarverfahren unterzogen werden.
Nicht exklusiv. Auftragnehmende dürfen vertraglich nicht an einen einzigen Arbeitgeber gebunden sein. Sie können gleichzeitig für mehrere Kunden arbeiten.
Exklusiv. Angestellte können gesetzlich verpflichtet sein, gleichzeitig nur für einen Arbeitgeber zu arbeiten.
Die Kündigung erfolgt gemäß den Vertragsbedingungen. Auftragnehmende können jederzeit gekündigt werden, solange die Kündigungsbedingungen in ihrem Vertrag eingehalten werden.
Die Kündigung ist stark reglementiert. Für Angestellte ist die Kündigung äußerst schwierig und muss einem strengen Prozess folgen, der Fairness gegenüber den Angestellten gewährleistet.
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Kostenloses Quiz startenSchritt #4: Stellen Sie sicher, dass Auftragnehmende in Kenia über die richtigen Steuerinformationen verfügen
Selbstständige Auftragnehmende in Kenia sind dafür verantwortlich, ihre Steuererklärungen einzureichen, ihre Einkommenssteuer zu zahlen und Steuern einzubehalten – wenn sie als Unternehmen registriert sind.
Um Steuern online zu bezahlen, müssen die Steuerzahler*innen Folgendes tun:
- Online für eine PIN bewerben, um iTax zu verwenden.
- Melden Sie sich bei iTax an, indem Sie Ihre PIN, Ihr Passwort und die Antwort auf Ihre Sicherheitsfrage im Online-Portal eingeben.
- Geben Sie ihre PIN erneut ein und wählen Sie alle zutreffenden Steuerverpflichtungen aus. Laden Sie die Formulare herunter, füllen Sie sie aus, laden Sie sie im Portal hoch und vervollständigen Sie alle erforderlichen Online-Formulare.
- Sobald Sie fertig sind, reichen Sie die Steuererklärung ein und zahlen etwaige fällige Steuern bis zur Frist.
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Häufig gestellte Fragen zur Abwicklung der Gehaltsabrechnung für Auftragnehmende in Kenia
Müssen Sie bei der Bezahlung von Auftragnehmenden in Kenia Steuern einbehalten?
Nein. Auftragnehmende in Kenia sind verpflichtet, ihre eigenen Steuern einzureichen und zu bezahlen.
Gilt der kenianische Mindestlohn für selbstständige Auftragnehmende in Kenia?
Nein, Mindestlohnvorschriften gelten nicht für sie.
Erhalten kenianische Auftragnehmende Sozialleistungen?
Nein. Da kein Anstellungsverhältnis vorliegt, haben Auftragnehmende keinen Anspruch auf gesetzliche Sozialleistungen wie bezahlten Urlaub und maximale Arbeitszeiten. Derzeit testet das Land eine landesweite universelle Krankenversicherung, doch bis das Programm vollständig implementiert ist, haben selbstständige Auftragnehmende keinen Anspruch auf Krankenversicherung.
Können Sie Auftragnehmende in Kenia in Ihrer Heimatwährung bezahlen?
Am besten bezahlen Sie kenianische Auftragnehmende in ihrer lokalen Währung (KES). Wenn Sie sie in einer anderen Währung bezahlen möchten, sollten Sie sicherstellen, dass Sie vorher eine schriftliche Zustimmung einholen.
Können Sie Auftragnehmende in Kenia manuell bezahlen?
Ja. Viele kleine Unternehmen wählen diesen Weg, um Kosten zu sparen. Allerdings kann die manuelle Bezahlung zeitaufwendig und arbeitsintensiv sein, insbesondere wenn Sie mit mehreren Auftragnehmenden in Kenia und in anderen Ländern zusammenarbeiten. Manuelle grenzüberschreitende Zahlungen bergen zudem Risiken:
- Einhaltung von Vorschriften. Manuelle Lohnabrechnungen bergen das Risiko menschlicher Fehler und Versäumnisse. Die Nutzung einer Plattform wie Rippling hingegen gewährleistet die Einhaltung aller örtlichen Gesetze und Vorschriften, unabhängig davon, wo sich Auftragnehmende befinden.
- Datenschutz. Die manuelle Gehaltsabrechnung wird häufig mit Papierunterlagen und Tabellenkalkulationen durchgeführt. Das birgt das Risiko, dass persönliche Daten verloren gehen, gestohlen oder missbraucht werden können.
- Erfahrung von Auftragnehmenden. Die manuelle Bezahlung kann ein langsamer, ineffizienter Prozess sein. Oft wissen Auftragnehmende nicht genau, wofür sie bezahlt werden oder wann sie Zahlungseingänge erwarten können.
Wie werden Auftragnehmende in Kenia zu Angestellten?
Die Einstellung von Auftragnehmenden hat viele Vorteile, aber manchmal benötigen Sie dennoch Vollzeitangestellte (oder vielleicht wünschen sich Auftragnehmende eine Vollzeitstelle). Um Auftragnehmende in Kenia zu Vollzeitangestellten zu machen, müssen Sie bestimmte rechtliche Anforderungen erfüllen. Wenn Sie allerdings noch keine kenianischen Angestellten haben, müssen Sie zuerst einen Rechtsträger gründen oder einen Employer of Record (EOR)-Service nutzen.
Rippling und die verbundenen Tochtergesellschaften bieten keine Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung an. Dieses Material wurde nur zu Informationszwecken erstellt und ist nicht dazu gedacht, Steuer-, Rechts- oder Buchhaltungsberatung zu geben oder darauf beruhend Entscheidungen zu treffen. Sie sollten Ihre eigenen Steuer-, Rechts- und Buchhaltungsberater*innen konsultieren, bevor Sie irgendwelche verwandten Tätigkeiten oder Transaktionen eingehen.
